Professionelles Informationsmanagement im digitalen Office

Daten, Aufgaben und Dokumente effizient organisieren

In Assistenz und Sachbearbeitung laufen viele Informationskanäle zusammen. In der Flut von Dokumenten, Dateien und E-Mails müssen Sie den Überblick über Aktivitäten und Vorgänge behalten. Microsoft Office ist hier das zentrale Werkzeug. Outlook, Word, OneNote und der Windows-Explorer können viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Wie sicher sind PDF-Dokumente? Wie sieht eine übersichtliche, gemeinsame Ordnerstruktur aus? Machen Sie sich in diesem Training mit den effektivsten Arbeitsmethoden und Tools vertraut und erfahren Sie, wie Sie diese sinnvoll einsetzen.

Inhalte

Informationszentrale Outlook

Gegen die E-Mail-Flut.

Posteingang überwachen und strukturieren.

Übersicht schaffen mit angepassten Ansichten und bedingter Formatierung.

„Piler“ oder „Filer“? E-Mails ablegen oder alles in einem Ordner lassen?

Ablegen – wenn ja wohin?

Wiedervorlage in Outlook

Kategorien für zu Erledigendes.

Besonderheiten beim unpersönlichen oder Teampostfach.

Nachverfolgung gezielt einsetzen und auch für Empfänger einstellen.

E-Mails im Kalender – wann ist das sinnvoll?

Suchen und finden

Ansichten und Möglichkeiten des Windows-Explorers.

Arbeiten mit Metadaten – für alle Office-Dateien und Bilder.

Profi-Sucheingabe im Explorer.

Outlook-Suchtools.

Teamarbeit an Word-Dokumenten

Den Änderungsmodus gezielt einsetzen.

Änderungen mehrerer Benutzer verwalten.

Die Kommentarfunktion verwenden.

Das Dokument „reinigen“ und für die Freigabe vorbereiten.

OneNote als Infopool

Ein Notizbuch erstellen.

Inhalte einpflegen.

Dateien einbinden.

OneNote zur gemeinsamen Nutzung einrichten

Ein Vertretungshandbuch erstellen.

Notizbuch freigeben.

Markierungs- und Suchfunktionen.

Ordnung im digitalen Ordner

Gemeinsam eine Struktur festlegen.

Vorgaben für Dateibenennung erstellen und kommunizieren.

Transparente Regelungen für die Ordner auf gemeinsamen Laufwerken.

PDF-Formate

Unterschiede zwischen verschiedenen PDF-Formaten.

Kann ich PDF-Dateien durchsuch- oder bearbeitbar machen?

Wie sicher ist eine PDF-Datei?

Hinweis zu Ihrer persönlichen Lernumgebung

In Ihrer online Lernumgebung finden Sie nach Ihrer Anmeldung nützliche Informationen, Downloads und extra Services zu dieser Qualifizierungsmaßnahme.

Ihr Nutzen

Sie lernen,

  • trotz vieler parallel laufender Projekte die Übersicht zu behalten,
  • einen Ordnerplan zu erarbeiten – für papierhafte und elektronische Dokumente,
  • Dateien und Ordner eindeutig zu benennen und zielsicher wiederzufinden,
  • professionell Dokumente zu überarbeiten und zu kommentieren,
  • PDF-Dateien richtig einzusetzen,
  • die digitale Wiedervorlage professionell einzusetzen,
  • eine zeitgemäße Form der papiergebundenen Wiedervorlage aufzubauen,
  • Aufgaben elektronisch zu erfassen, zu delegieren und zu überwachen,
  • Informationen in OneNote zu verwalten,
  • ein Notizbuch zur gemeinsamen Nutzung anzulegen.

Trainerin

Methoden

Trainer-Input, Beamerpräsentation, Gruppenarbeit, Arbeitshilfen, Diskussion, Erfahrungsaustausch, Reflexion.

Teilnehmerkreis

Mitarbeiter aus Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung, die ihr Informationsmanagement überprüfen und optimieren wollen.

Bitte beachten Sie: Dieser Kurs kann als Inhouseveranstaltung auch für Lotus Notes-Anwender angeboten werden. Preis auf Anfrage.

Teilnehmerstimmen

Die Rundumbetreuung durch die Haufe-Akademie ist sehr gut!

Andrea Duchow

IAG – Ihlenberger Abfallentsorgungsgesellschaft mbH, Selmsdorf

Die Vor- und Nachbereitung über die Lernumgebung im Internet sowie die Schulungsunterlagen sind ausgezeichnet!

Melanie Krauß

Deutsches Klimarechenzentrum, Hamburg

Sehr gut war die Flexibilität der Referentin, die Themenschwerpunkte an den Bedürfnissen der Teilnehmer auszurichten und lockere Gruppenspiele einzustreuen.

Heike Edelmann

TÜV SÜD Auto Partner GmbH, Leinfelden-Echterdingen

Klasse! Ich konnte viele tolle Tipps für die Praxis mitnehmen!

Sandra Obermaier

Allianz Handwerker Services GmbH, München

"Herzlichen Dank für das wirklich sehr gelungene und informative Seminar. Ich habe schon einige interne und externe Seminare besucht und war wirklich von keinem so angetan - bzw. bin ich es immer noch - wie von diesem. Dankeschön für die tolle Zeit und die vielen Dinge, die ich in diesem Seminar lernen durfte."

Melanie Schwemmer

N-ERGIE Aktiengesellschaft, Nürnberg

Ø Seminarbewertung

ø 4,6 von 5

bei 316 Bewertungen

Seminarinhalte:
4,4
Verständlichkeit der Inhalte:
4,6
Praxisbezug:
4,5
Aktualität:
4,6
Teilnehmer­unterlagen:
4,6
Fachkompetenz:
4,8
Teilnehmer­orientierung:
4,8
Methodenvielfalt:
4,6
Schliessen

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Buchungs-Nr.:
83.09
Seminar
2 Tage
Teilnehmerzahl begrenzt
Termine & Orte
30.-31.01.18 
Düsseldorf
26.-27.04.18
München
13.-14.02.19
Köln
02.-03.04.19
München
1. Tag: 09:00 Uhr - ca. 17:00 Uhr
2. Tag: 08:30 Uhr - ca. 16:30 Uhr
Teilnahmegebühr
€ 1.290,- zzgl. MwSt.
€ 1.535,10 inkl. MwSt.

Die angegebene Teilnahmegebühr beinhaltet

  • ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
  • Pausenverpflegung und
  • umfangreiche Arbeitsunterlagen.

Die Übernachtungskosten im Hotel werden vom Teilnehmer direkt mit dem Hotel abgerechnet. Für die Hotelbuchung finden Sie in Ihrer Lernumgebung ein Reservierungsformular.

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