Beratung im Mittelstand: Ziele früher erreichen

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Bereits zum fünften Mal in Folge erhielt die Haufe Akademie auf dem Deutschen Mittelstands-Summit das Qualitätssiegel „Top Consultant” für ihre kundengerechte, mittelstandsorientierte Beratungsleistung. Christian Wulff überreichte die Auszeichnung zum „Top Berater 2016” an Kathrin Thieme-Wagner, Bereichsleitung Haufe Akademie Consulting, und Ullrich Grannemann, Leiter des Competence Center Leadership der Haufe Akademie. Der ehemalige Bundespräsident ist Mentor des Beratervergleichs TOP CONSULTANT.

Aber, wie sieht die preisgekrönte Beratung der Haufe Akademie-Consultants eigentlich konkret aus? Wir haben nachgefragt bei Claudia Raabe aus der Geschäftsführung des IT- und Engineering-Dienstleisters H&D International Group. Ihr ist die Verwaltung mit der Einkaufsabteilung unterstellt, die der Mittelständler mithilfe der Haufe Akademie grundlegend professionalisiert hat.

Vor welcher Herausforderung stand Ihr Unternehmen, als die Zusammenarbeit mit der Haufe Akademie begann?

Claudia Raabe: Unser Unternehmen ist in den vergangenen 16 Jahren von einem Vier-Mann-Betrieb zu einem Mittelständler mit 1.600 Mitarbeitern weltweit herangewachsen. Wenn neue Aufgaben anstanden, wurden entweder neue Mitarbeiter dafür eingestellt, oder bestehende Mitarbeiter haben diese Aufgaben übernommen. Auf diese Weise gab es beispielsweise eine Person, die Handys und Büromittel eingekauft hat und eine andere in der IT-Abteilung, die sich um Festnetztelefone und Hardware gekümmert hat. Diese verschiedenen Einkäufe wollten wir zu einer zentralen Einkaufsabteilung zusammenlegen.

Unser Ziel war eine Einkaufsabteilung, über die mindestens 80 Prozent aller Beschaffungen laufen – anders als bisher, wo nur 20 Prozent der Betriebsmittel von der Einkaufsabteilung und der Rest von den einzelnen Fachbereichen beschafft wurden.

Woher kam der Anstoß für die Zusammenarbeit mit der Haufe Akademie?

Die Mitarbeiter, die bei uns den Einkauf übernommen haben, waren oftmals klassische Sachbearbeiter aus der Verwaltung ohne spezielles Einkaufswissen. Zusätzlich hatten wir erfahrene Einkäufer eingestellt. Es hat sich also ein buntes Sammelsurium an Mitarbeitern um unseren Einkauf gekümmert, das wir gerne professionalisieren wollten.

Unsere Personalentwicklung hatte die Haufe Akademie schon häufiger mit Schulungen beauftragt und es war schnell klar, dass wir uns auch für dieses Projekt deren Unterstützung holen wollen. Sie hat das Projekt gemeinsam mit einem Experten-Team durchgeführt, das auf das Thema Einkauf spezialisiert ist. Es hat mir sehr gut gefallen, dass sie uns nicht „irgendeinen“ Referenten geschickt hat, sondern dafür gesorgt hat, dass wir durch ausgewiesene Fachleute beraten werden.

Wie hat die Haufe Akademie die H&D International Group dabei unterstützt, ihre Ziele zu erreichen?

Zuerst haben die Berater unsere Ausgangssituation analysiert und eine Standortbestimmung der einzelnen Mitarbeiter vorgenommen. Dann wurde geklärt, was ein zentraler Einkauf alles leisten muss, welche Prozesse notwendig sind und welche Standard-Tools und Abläufe sinnvoll sind. Früher hatten wir alles aus unserer Erfahrung heraus entschieden und daher war es wirklich hilfreich, dass Experten mit einem Blick von außen zu uns kamen und uns sagten, wie es idealerweise laufen sollte.

Die Berater waren regelmäßig für Workshops bei uns im Haus und haben sich intensiv mit unseren Zahlen, Daten, Fakten und Abläufen beschäftigt. Somit resultierte aus der gemeinsamen Arbeit keine Standardlösung, sondern ein auf uns zugeschnittenes Konzept. Wir haben zusammen erarbeitet, wie der kurzfristige und der langfristige Plan aussehen, wo wir wann stehen wollen und welche Mitarbeiter dafür wie gefördert werden müssen.

Was hat sich durch diese Zusammenarbeit im Unternehmen verändert?

Wir haben einige Richtlinien, wie zum Beispiel eine Einkaufsrichtlinie, erarbeitet und Standards geschaffen, die unternehmensweit gelten. Außerdem wurden die Mitarbeiter geschult, sodass wir jetzt über einen professionalisierten zentralen Einkauf verfügen.

Unsere Mitarbeiter hatten schon viele Erfolgserlebnisse. Sie sind mit Herzblut dabei und dankbar dafür, dass sie das Know-how an die Hand bekommen haben, das sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Es ist toll, ein so begeistertes und lernbegieriges Team zu haben, das regelmäßig stolz davon berichtet, wie es das neue Wissen anwenden konnte.

Woran machen Sie den Erfolg konkret fest?

Wir erkennen schon jetzt, weniger als ein Jahr nach Start der Zusammenarbeit mit der Haufe Akademie, sehr positive Effekte: Die Ziele, die wir uns für 2017 gesetzt hatten, haben wir jetzt schon erreicht. Die Einkaufsabteilung wird mittlerweile viel früher in die Prozesse eingebunden. Während damals viel am Einkauf vorbei beschafft und Lieferanten oftmals von fünf Fachbereichen separat angefragt wurden, können wir das jetzt gut bündeln. Der zentrale Einkauf bestellt somit ganz andere Mengen bei einem Lieferanten und hat dadurch eine viel bessere Verhandlungsgrundlage – sowie das dafür notwendige Know-how –, wodurch wir natürlich Einsparungen erzielen. Außerdem verbessert sich unsere Außenwirkung, da auch Externe merken, dass wir jetzt viel professioneller an die Sache herangehen.

Vielen Dank für das Gespräch!

Unser Tipp

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Quellenangabe Blogbeitrag-Titelbild: KD Busch/compamedia GmbH

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Über die Autoren

studierte Anglistik, Germanistik und später berufsbegleitend BWL in Freiburg. Seit 1999 ist sie Mitarbeiterin der Haufe Akademie. Content-Strategie und -Marketing, lebenslanges Lernen sowie IAL 4.0 (= Industrie, Arbeiten, Leben 4.0) sind die Themen, die sie beruflich und privat nachhaltig begeistern und zu denen sie, lange Jahre als PR-Managerin und seit Mai 2014 als Content-Managerin, für die Haufe Akademie schreibt, recherchiert und kommuniziert. (Anglistin, Germanistin (M.A.), Betriebswirtin (VWA)).

CAO (Chief Administration Officer) bei Hönigsberg & Düvel Datentechnik GmbH.

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