Heißes Eisen Datenschutz

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Bleiben Sie als Personalentwickler auf der sicheren Seite!

Das BDSG-neu, das im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab 25. Mai geltendes Recht wird, soll die Betroffenenrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten stärken. Ziel der Gesetzgeber ist es, personenbezogene Daten besser zu schützen und fortan mit drakonischen Geldstrafen vor Verstößen abzuschrecken. Das beinhaltet auch den Umgang mit Beschäftigtendaten. Für HR geht das zwingend mit einer Auseinandersetzung mit dem Thema Datenschutz einher, denn: je sensibler die Daten, desto mehr Achtung ist geboten.

1. Auskunftspflicht:

Arbeitnehmer müssen wissen, welche personenbezogenen Daten ihr Arbeitgeber von ihnen speichert, ob und wozu er sie verarbeitet – und sie müssen dazu ihre freiwillige Einwilligung geben. Grundsätzlich dürfen Unternehmen nur die Daten ihrer Beschäftigten speichern, die zur Beschäftigung zwingend erforderlich sind. Sollen zu Entwicklungszwecken weitere personenbezogene Daten von Mitarbeitern eingeholt werden, müssen Arbeitnehmer auch über deren Verwendung aufgeklärt werden und ihr ebenfalls zustimmen.

2. Freiwilligkeit:

Um Daten verarbeiten zu dürfen, muss im Vorfeld eine freiwillige Einverständniserklärung der betroffenen Person eingeholt werden. Hier gelten besonders strenge Auflagen. Der Mitarbeiter muss also einen Vorteil von zusätzlich erhobenen Daten haben, wie beispielsweise, wenn ein betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt wird.

3. Zweckmäßigkeit bei zusätzlichen Daten:

Zusätzliche Daten dürfen nur zweckmäßig erhoben werden. Gerade Personalentwickler leiten Feedback und Handlungsbedarf gerne aus Mitarbeiterbefragungen und Ähnlichem ab. Auch hier gilt die Maxime von Datensparsamkeit und Zweckmäßigkeit.

4. Besondere Daten:

Unter „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ fallen Aussagen zur ethischen Herkunft, Gesundheit, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Die Verarbeitung dieser Daten ist nur in Ausnahmefällen zulässig! Vorsicht: Personalentwickler sehen sich häufig mit besonders sensiblen Daten konfrontiert, die z. B. im Rahmen eines Mitarbeiterentwicklungsgesprächs zur Sprache kommen.

5. Zusätzliche Daten aus Schulungen:

Mitarbeiterdaten aus Fortbildungen und Schulungen wie z. B. Zeugnisse oder Bewertungen sind sehr sensibel. Über die Aufbewarung dieser Daten sollte in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten eine Strategie entwickelt werden.

6. Schulungen zum Datenschutz:

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, der mit personenbezogenen Daten zu tun hat, muss sich dem Datenschutz verpflichten und entsprechend geschult werden. Personalentwickler können jetzt das Ruder ergreifen und in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Datenschutz-Schulungen absolvieren – und diese auch korrekt nachgeschult und dokumentiert werden.

Es gilt daher: Personalentwickler sollten in engem Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten stehen.

Unser Tipp

Informationen und Qualifizierungsangebote zum Thema Datenschutz

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Über den Autor

Redaktionsleitung Magazin Fokus Personalentwicklung.

Dipl. Betriebswirtin mit langjähriger Praxiserfahrung in nationalen und internationalen Unternehmen.

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