So verhandeln Sie wirksam als Projektleiter!

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Die Erfolgschancen Ihres Projektes hängen eng mit den geforderten Leistungen, der verfügbaren Zeit und dem verfügbaren Budget zusammen. Ihr Verhandlungserfolg hängt wiederum stark davon ab, wie gut es Ihnen gelingt, mit Ihren Argumenten und Lösungsvorschlägen auf die Motive von Stakeholdern einzugehen.

Als Verhandlungsprofi unterscheiden Sie zu allererst zwischen Verhandlungspositionen und Motiven. Als Positionen bezeichnet man alle Forderungen, mit denen Sie Stakeholder in Projektverhandlungen konfrontieren. Ein Stakeholder verlangt beispielsweise von Ihnen, dass Sie ein Projekt binnen neun Monaten erfolgreich abschließen, Sie aber benötigen für die Umsetzung mindestens zwölf Monate. Es beginnt ein Feilschen um Positionen. Wenn niemand von seiner Position abrückt, gerät die Verhandlung ins Stocken. Gibt jemand zu stark nach, bleibt meist ein ungutes Gefühl, welches Folgeverhandlungen negativ beeinflussen kann.

Um solche Pattsituationen zu vermeiden, versuchen Verhandlungsprofis, die Beweggründe (Motive), die sich hinter diesen Positionen verbergen, so gut wie möglich zu verstehen, denn anders als Positionen lassen sich Motive meist auf vielfältige Art befriedigen. Um mehr über die Interessen von Stakeholdern zu erfahren, sollten Sie ihnen möglichst viele offene W-Fragen stellen, z. B. „Was ist Ihnen im Hinblick auf das Projekt besonders wichtig?“, „Wie sieht für Sie eine zufriedenstellende Verhandlungslösung aus?“. Erfahren Sie beispielsweise, dass ein Stakeholder Ihnen für Ihr Projekt lediglich sechs Monate einräumen möchte, weil er dringend Kosten sparen muss, können Sie mit ihm gemeinsam über alternative Kosteneinsparungsmöglichkeiten nachdenken. Je mehr Lösungsmöglichkeiten Sie gemeinsam entwickeln, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zu einer für beide Seiten zufriedenstellenden Einigung gelangen.

Neben sachlichen Interessen wie Kosteneinsparungen lohnt es sich, in Projektverhandlungen auch zwischenmenschliche Bedürfnisse wie Sicherheit und Anerkennung zu befriedigen. Vermitteln Sie einem Stakeholder ein Gefühl von Sicherheit, indem Sie ihm beispielsweise vor jedem Verhandlungsgespräch zur Vorbereitung wichtige Informationen zukommen lassen und hellen Sie seine Stimmung auf, indem Sie ihn beispielsweise für seine berufliche Erfahrung loben. In dieser Gefühlslage ist er eher bereit, über seine Interessen zu sprechen und Ihren Lösungsvorschlägen zuzustimmen. Je wichtiger Ihr Projekt ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Stakeholder ihre Entscheidungen selbst gegenüber Entscheidern rechtfertigen müssen, die meist nicht direkt an den Projektverhandlungen teilnehmen. Fragen Sie Stakeholder, wen sie von ihren Entscheidungen überzeugen müssen und worauf diese Personen besonders Wert legen. Legen Entscheider im Hintergrund beispielsweise viel Wert auf Qualität, könnten Sie Ihre Forderung nach einem höheren Projektbudget damit begründen, dass ein größerer Teil des Budgets in QM-Maßnahmen fließen soll. Je mehr Sie in Ihrer Argumentation auch die Interessen von Entscheidern im Hintergrund berücksichtigen, desto eher werden Stakeholder Ihre Lösungsvorschläge akzeptieren.

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Über den Autor

David Reinhaus

Trainer der Haufe-Akademie, Erfahrungen als Projektleiter in Unternehmen und Verbänden sowie als Verhandlungsberater in Wirtschaft und Politik, Lehrbeauftragter für Verhandlungsführung, Buchautor.

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