Zwischen Emotionen und geschickter Kommunikation

0

Strategisches Verhandeln ist eine Frage des Trainings

Kein seltener Fall im Arbeitsalltag: Das Projekt läuft schlecht, die Vertragspartner kommen zusammen und das Meilensteinmeeting offenbart massive Defizite. Gerade jetzt sind Einfühlungsvermögen und Verhandlungsgeschick gefragt.

Zielgerichtete Kommunikation in Projekten ist eine der komplexesten Angelegenheiten überhaupt, erst recht, wenn es um Zeit und Geld geht. Wenn die Kosten steigen, kochen meist auch die Emotionen hoch, die Gemüter sind erhitzt und nicht selten stellt sich die Frage: Wer hat Schuld? Wenn Businessverhandlungen von persönlichen und negativen Emotionen beherrscht werden, wundern sich die Beteiligten später, wieso die Situation aus dem Ruder lief und warum die eigenen Interessen kaum durchgesetzt wurden. Wer allerdings hartnäckig nur auf das eigene Ziel konzentriert ist, riskiert ebenfalls, dass die Situation eskaliert. Es geht darum, sein Gegenüber genau zu analysieren und zunächst geduldig zu reagieren.

Selbstreflexion und Analyse

Zu einer guten Verhandlung gehört demnach mehr und oft ganz anderes als nur ein Pokerface aufzusetzen und blind die eigenen Interessen zu verfolgen. Der Blick hinter die Kulissen der Verhandlungspositionen, auf Marktsituationen und Rahmenbedingungen, auf die Partner und sich selbst ist elementar. Welche Menschen aus welcher Firma werden mit am Tisch sitzen und warum werden sie welche Interessen haben? Die Wahrnehmung des Verhandlungspartners in seiner Situation kann ausschlaggebend sein, um behutsam und geschickt gerade auch die eigenen Anliegen platzieren zu können. Nicht nur die eigenen Ziele spielen eine Rolle, genauso wichtig ist es, das Interesse des Gegenübers zu kennen und sich beider Perspektiven bewusst zu sein. Das gibt Aufschluss darüber, wie eng der Schraubstock mit Forderungen gezogen werden darf, bevor die Schmerzgrenze beim Gegenüber erreicht ist und er dicht macht. Es geht also auch darum, zu erkennen, wann das Maß voll ist, um schließlich die Zange vielleicht doch wieder rechtzeitig etwas zu lockern. Hilfreich ist, die Situation schon im Vorfeld und aus der Distanz, sozusagen aus der Vogelperspektive zu betrachten, sogar durchzuspielen und sich nicht zu überschätzen. Eine gute Vorbereitung ist daher fundamental wichtig und ermöglicht auch, dass Verunsicherungstaktiken, der Gegenseite erkannt werden, beispielsweise, wenn plötzlich bisher noch nicht beteiligte Personen zum Treffen erscheinen.

Sinnvolles Training für Verhandlungsgeschick

Verhandlungsgeschickt ist trainierbar. Das gelingt nicht, indem ein Text wie dieser einfach gelesen und sich Wissen über Verhalten aneignet wird. Gut verhandeln bedeutet, in der Interaktion mit anderen Erfahrungen zu sammeln und auszuwerten. Wer hochkomplexe Kommunikationssituationen lenken möchte, der sollte üben. Das Verhalten in solchen Situationen kann sich Schritt für Schritt entwickeln und internalisiert werden. Beispielsweise durch Rollenspiele, die Empathie fördern sowie durch strukturierte Reflexion und erneutes Ausprobieren. Es geht darum, den Ernstfall zu üben: Wie reagieren andere auf mein Verhalten und wie sehen provokante Situationen aus? Das Wort Verhandlung sagt es bereits, es geht um Handlung, um Körpersprache und um Kommunikation. Hier zählt nicht allein das gesprochene Wort, sondern auch das nonverbale Verhalten. Wer geschickt verhandelt, dem gelingt das, weil er seine Gesprächspartner kennt, eine Lockerheit und Offenheit besitzt, aber auch eine standhafte Haltung. Ein guter Verhandlungspartner verlässt in der Situation die eigene Rolle nicht, genauso wenig aber überschätzt er sich. Der eigene Standpunkt ist klar, ebenso die eigene Haltung und Position. Treten unvorhergesehene Wendungen ein, rufen die Beteiligten ihr Know-how und zuvor besprochene Maßnahmen ab, um adäquat damit umzugehen. Dabei helfen beispielsweise 2-3 zuvor vereinbarte Zeichen, für Pausen, oder Taktikwechsel, falls sich der ursprünglich eingeschlagene Weg als Sackgasse erweist und eine kurze Besprechung und Unterbrechung notwendig wird.

Der Fehler: Wenn es an Routine fehlt

Gutes Verhandeln ist eine Frage reflektierter Routine; den meisten fehlt es schlichtweg an Flexibilität. Wer im Urlaub das Feilschen der Touristen um überteuerte Souvenirs beobachtet, der bemerkt schnell: Der Verkäufer ist oft überlegen. Vielen Menschen ist Handeln sehr unangenehm, die meisten wollen die Situation möglichst schnell über die Bühne bringen. Auch in der Arbeitswelt knicken die meisten spätestens dann ein, wenn es ein bisschen intensiver zugeht. Zu häufig hört man hierzulande den Satz: ich handle nicht gern. Oder: Feilschen liegt mir nicht. Was für ein Nachteil bei der Zielerreichung! Den meisten Menschen fehlt tatsächlich ausgerechnet diese wichtige Kompetenz. Dabei ist sie erlernbar, sogar gezielt trainierbar und für unzählige Situationen der Arbeitswelt so ungemein förderlich. Sei es, wenn interne Stakeholder zusammenkommen, bei Nachtragsverhandlungen im Projekt, bei Begegnungen mit Auftraggebern, aber auch bei Gehalts- und Beförderungsverhandlungen mit dem eigenen Chef sowie beim Einkauf oder Auftragsgesprächen mit externen Anbietern.
Nur sehr wenige Menschen empfinden tatsächlich Freude an diesem Spiel mit der schwankenden Situationskontrolle. Ja, es ist eine Herausforderung, höflich zu provozieren, bis die Gegenseite anbeißt oder auch angreift, nur um daraufhin direkt wieder einzulenken und so Grenzen der Verhandlung geschickt auszuloten. Aber Verhandlungsgeschick ist keine Gabe – sie kann und muss geübt werden. Gerade im Business-Kontext ist es besonders hilfreich, gezielt den eigenen Standpunkt zu vertreten: Vehement, jedoch nicht arrogant und immer mit einem Lächeln im Gesicht.

Der 6-Punkte-Plan für erfolgreiches Verhandeln

Die Vorbereitung

1) Verhandlungsziele festlegen

Was soll bei der Verhandlung erreicht werden und was ist dazu notwendig?
→ Definieren Sie sehr genau die einzelnen Ziele. Vor allem intern sollten Zeiträume, Liefertermine, Produkte, Materialien, Dienstleistungen oder Preise und mögliche Abweichungen mit Fachabteilungen diskutiert worden sein, um sie mit dem potenziellen Vertragspartner adäquat verhandeln zu können.

2) Die anstehende Kommunikationssituation verstehen

Wissen Sie ausreichend über sämtliche Rahmenbedingungen Bescheid?
→ Entwickeln Sie im Vorfeld ein Verständnis für die Märkte, Preise und den Anbieter oder das Unternehmen. Informieren Sie sich über den Background der Verhandlungspartner sowie über deren Interessen am Auftrag.

3) Konsens-Suche und Rollenklarheit

Wie passen die eigenen Ziele zu den Interessen der potenziellen Vertragspartner? Wer spricht und navigiert hauptsächlich?
→ Legen Sie bei mehreren Verhandlungspartnern steht schon im Vorfeld fest, wer spricht, wann der Wortführer wechselt und wer gegebenenfalls die Stellschrauben enger zieht. Sie sind sich der Hierarchie ihrer Ziele bewusst und haben ausreichend Wissen darüber, wo Abstriche in Kauf genommen werden könnten.

Die Verhandlungssituation

4) Weitere Informationen sammeln und aufmerksam bleiben

Sie bestimmen einen Protokollschreiber für die gesamte Verhandlung
→ Das Protokoll belegt im Nachhinein Themen, Daten und Fakten, aber auch etwaige wichtige Infos über Mikro-Expressionen, über Körpersprache und Reaktionen der eigenen und der Gegenseite.

5) Strategie und Taktik

Bleiben Sie nicht hängen und agieren Sie stets sachlich: standhaft, aber nicht egoistisch!
→ Aufgrund der guten Vorbereitung sind Sie sich der „Problemzonen“ bewusst, ebenso über die Schwierigkeit eines gemeinsamen Nenners. Sie sind darauf vorbereitet, kennen die kritischen Stellen, an denen es heftig werden kann und verfolgen nicht blind die eigene Position, sondern wägen ab und variieren flexibel. Nur so lassen sich auch Kompromisse durchbringen: standhaft, aber mit Gefühl und einer gewissen Offenheit.

Nachbereitung

6) Analysieren, auswerten und daraus lernen

Wie erfolgreich lief die Verhandlung? Und: Was ist das nächste Mal zu beachten?
→ Das Protokoll kann interessante Informationen darüber liefern, an welchen Stellen Verbesserungspotenzial herrscht. Die Analyse und Nachbesprechung gibt Aufschluss über mögliche Lerneffekte.

Und zu guter Letzt der wichtigste Tipp!

Erfolgreiches Verhandeln kann man lernen – allein eine Frage der Übung! Nicht nur Kommunikationsgeschick und Menschenkenntnis spielen eine Rolle – Routine ist der maßgebliche Faktor! Zum Üben bieten sich nicht nur Verhandlungen auf Flohmärkten oder Basaren an, sondern auch gezielte und professionelle Seminare mit guten Trainern.

 

Unser Seminartipp

Effective Meetings and Negotiations in English

How to convince and prevail – even in a foreign language


Zur Veranstaltung

 

 

 

 

Like
Like Love Haha Wow Sad Angry
Teilen Sie den Beitrag auf:

Über den Autor

Dr. Lothar Gutjahr

Lothar Gutjahr ist Coach und Trainer im Auftrag der Haufe Akademie. Als Selbstständiger hilft er seit über 20 Jahren mittelständischen und internationalen Unternehmen mit individuellen, massgeschneiderten Maßnahmen und steht ihnen als Coach, Mediator und Berater zur Seite.

Zur Themenübersicht Projekt-, Prozess- und Change Management

Comments are closed.