Öffentlicher Dienst: Wie man Reisekosten richtig abrechnet

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Wenn einer eine Reise tut, was darf er dann abrechnen? Welche Regelungen gelten, wenn er von einem Einsatzort gleich zum nächsten weiterreist? Was gilt bei einem Zwischenstopp zuhause? Wir zeigen, was Sie bei kniffligen Reisekostenfällen im öffentlichen Dienst beachten müssen.

Welche Regelungen gelten im öffentlichen Dienst?

In den meisten Fällen greifen kommunale Arbeitgeber bei Reisekostenabrechnungen auf das Bundesreisekostengesetz zurück. Zwar gilt dies eigentlich nur für Beamte, Richter und Soldaten. Der TVöD verweist aber in den meisten Fällen auf diese Regelungen.

Welche Reisekosten dürfen erstattet werden?

Reisekosten können vom Arbeitgeber in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen bzw. in Höhe (länderspezifischer) Pauschalen steuerfrei erstattet werden. Reisekosten sind

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten,

wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Diese reisekostenrechtliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Die Verpflegungsmehraufwendungen dürfen je nach Abwesenheitsdauer nur mit Pauschalbeträgen abgerechnet werden:

  • Abwesenheitsdauer bis 8 Stunden 0 EUR
  • mehr als 8 Stunden 12 EUR
  • mind. 24 Stunden 24 EUR

Einzelnachweise der Verpflegungskosten z.B. durch Rechnungsbelege sind ausgeschlossen.

Bei Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des Mitarbeiters steuerfrei gezahlt werden, allerdings ohne die Kosten für das Frühstück. Dies muss über die Verpflegungspauschale abgerechnet werden. Anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber für jede Übernachtung im Inland bis zu 20 EUR pauschal steuerfrei erstatten.

Knifflige Praxis-Beispiele: „Ketten-Auswärtstätigkeit“ mit und ohne Zwischenstopp

Beispiel: Ein Arbeitnehmer wird z.B. von seinem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der Arbeitnehmer zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung direkt von München nach Hamburg. Am Freitag kehrt der Arbeitnehmer zu seiner Berliner Wohnung zurück. Welche Verpflegungssätze gelten hier?

Ergebnis: Für Montag (Anreisetag) und Freitag (Abreisetag) kann der Arbeitgeber jeweils eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 EUR bezahlen. Für Dienstag bis Donnerstag kann er jeweils die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit i. H. v. 24 EUR steuerfrei erstatten.

Sonderfall Zwischenstopp: Kehrt der Arbeitnehmer zwischen 2 Dienstreisen – wenn auch nur kurz – zu seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung zurück, handelt es sich bei dem „Zwischentag“ um einen An- und Abreisetag. Für diesen Tag kann insgesamt nur 1-mal die Verpflegungspauschale i. H. v. 12 EUR erstattet werden. Um die Verpflegungspauschale in Höhe von 24 EUR setzt eine mindestens) 24-stündige Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte voraus.

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Fazit
Um Reisekosten korrekt abzurechnen, müssen Reisekostenabrechner das Bundesreisekostengesetz sowie die tarifrechtlichen und landesrechtlichen Besonderheiten kennen und wissen, wie sich z.B. eine erste Tätigkeitsstätte definiert und wie Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen richtig berechnet werden.

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Über den Autor

Dr. Emily Dang

Dr. Emily Dang ist Produktmanagerin für den Bereich Entgeltabrechnung und TVöD der Haufe Akademie.
Sie war zuvor bei einem namhaften Versicherungsunternehmen als Trainerin für den Außen- und Innendienst tätig und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Konzeption und Umsetzung von Bildungsmaßnahmen.

Zur Themenübersicht TVöD/TV-L in der Praxis

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