{"id":30442,"date":"2025-03-21T14:29:58","date_gmt":"2025-03-21T13:29:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?post_type=glossary&#038;p=30442"},"modified":"2025-03-21T14:29:03","modified_gmt":"2025-03-21T13:29:03","slug":"verlaufsprotokoll","status":"publish","type":"glossary","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/glossar\/verlaufsprotokoll\/","title":{"rendered":"Verlaufsprotokoll"},"content":{"rendered":"<h1><strong>Verlaufsprotokoll<\/strong><\/h1>\n<h2>Verlaufsprotokoll: Definition<\/h2>\n<p>In diesem Protokoll wird neben den Ergebnissen (Informationen, Festlegungen usw. \u2013 siehe Ergebnisprotokoll) auch der Verlauf der Veranstaltung (Wortmeldungen in Diskussionen, Antr\u00e4ge, \u2026) dokumentiert. Wie ausf\u00fchrlich das geschieht, h\u00e4ngt von den W\u00fcnschen der Teilnehmenden bzw. von den gesetzlichen Vorgaben ab. Die ausf\u00fchrliche Form des Verlaufsprotokolls ist das w\u00f6rtliche Protokoll (Wortprotokoll oder auch Vollprotokoll). Hier wird alles \u2013 auch jeder Zwischenruf \u2013 festgehalten.<\/p>\n<p>Bitte beachten Sie: Dieses Protokoll hei\u00dft nicht \u201eVerlaufsprotokoll\u201c, weil etwa nur der Verlauf der Diskussion festgehalten wird. In jeder Veranstaltung sind die Ergebnisse das Wichtigste. Deshalb k\u00f6nnen Sie diese auch im Verlaufsprotokoll keinesfalls weglassen.<\/p>\n<h3><strong>Inhalt eines Verlaufsprotokolls:<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Formalien: Protokollkopf<\/strong> (Datum, Ort, Zeit, Teilnehmende\/Abwesende, Tagesordnung usw.) + <strong>Protokollfu\u00df:<\/strong> (evtl. Unterschriften, Anlagen, \u2026) Diese Punkte geh\u00f6ren mehr oder weniger in jedes Protokoll. Schauen Sie bitte auch in eine evtl. vorhandene Satzung oder Gesch\u00e4ftsordnung, was im Einzelnen gefordert wird.<\/li>\n<li><strong>Informationshandlungen<\/strong> (Pr\u00e4sentationen, Berichte, \u2026). Erfolgen in der Regel am Anfang eines Tagesordnungspunktes. Informationen dienen dazu, eine Diskussion\/Er\u00f6rterung einzuleiten, einen Sachverhalt zu problematisieren. F\u00fcr den Nachvollzug der Diskussion sind diese Informationen sehr wichtig: Was war die Ausgangsposition? Was ist das Problem?<\/li>\n<li><strong>Wortmeldungen: <\/strong>Typisch f\u00fcr das Verlaufsprotokoll ist, dass einzelne Redebeitr\u00e4ge aufgenommen werden. Nicht jeder Beitrag ist gleich wichtig und nicht jeder Redebeitrag muss aufgenommen werden. Ausnahme: w\u00f6rtliches Protokoll.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Folgende Wortmeldungen k\u00f6nnen unterschieden werden:<\/h3>\n<p><strong>Argumente f\u00fcr und wider:<\/strong> Diese sind wichtig f\u00fcr den Nachvollzug der Ergebnisse und geh\u00f6ren unbedingt in das Verlaufsprotokoll.<\/p>\n<p><strong>Kommentierungen: <\/strong>Das sind Bewertungen von Handlungen, Argumenten, &#8230; (z. B.: \u201eDas ist sehr wichtig, dass wir diese Ma\u00dfnahmen jetzt durchf\u00fchren.\u201c). Die Kommentierungen unterst\u00fctzen oft den Entscheidungsprozess und sind vor allem in politischen Veranstaltungen (Betriebsrat, Aufsichtsrat, Gemeinderat, \u2026) wichtig. Dabei wollen die Teilnehmenden zeigen, dass sie aktiv geworden sind. Im Arbeitsalltag sind diese Kommentierungen i. d. R. weglassbar.<\/p>\n<p><strong>Wiederholungen:<\/strong> Es kann sein, dass eine Person einen Redebeitrag einer anderen Person wiederholt. Dann kann diese Wiederholung weggelassen werden. In der Realit\u00e4t ist es jedoch h\u00e4ufig der Fall, dass es keine blo\u00dfe Wiederholung gibt, sondern doch der eine oder andere neue Aspekt eingeflochten wird. Dabei liegt es in der Verantwortung der Protokollf\u00fchrung, das zu erkennen und entsprechend in das Verlaufsprotokoll aufzunehmen.<\/p>\n<p><strong>Abschweifungen: <\/strong>Was nicht zum Thema geh\u00f6rt, kann selbstverst\u00e4ndlich weggelassen werden. Aber so klar ist die Praxis leider auch nicht. Es gibt Grenzbereiche. Auch hier hat die Protokollf\u00fchrung die Verantwortung zu entscheiden: Geh\u00f6rt das noch zum Thema oder nicht?<\/p>\n<p><strong>Ergebnisse: <\/strong>Die Ergebnisse geh\u00f6ren \u2013 wie bereits oben erw\u00e4hnt \u2013 auch ins Verlaufsprotokoll. Welche Ergebnisse es im Einzelnen gibt, erfahren Sie beim Ergebnisprotokoll.<\/p>\n<h2><strong>Wichtige Aspekte des Verlaufsprotokolls:<\/strong><\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Sprachliche Form:<\/strong> Die Redebeitr\u00e4ge k\u00f6nnen in Stichpunkten und\/oder in ganzen S\u00e4tzen dargestellt werden.<\/li>\n<li><strong>Sprachliche Darstellung im Konjunktiv (M\u00f6glichkeitsform):<\/strong> Wenn es strittige Punkte gibt &#8211; die eine Person behauptet das so, die andere Person behauptet das Gegenteil -, dann ist die sprachliche Darstellung im Konjunktiv angebracht. Die Protokollf\u00fchrung objektiviert damit die Aussagen und stellt diese nicht als Tatsache dar.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Beispiel Konjunktiv: <\/strong>Herr Mayer fordert, das Projekt m\u00fcsse sofort gestoppt werden. Frau Schmidt erwidert, das Projekt m\u00fcsse auf jeden Fall weitergef\u00fchrt werden.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gespr\u00e4chsverlauf<\/strong>: Ob der einzelne Rede- und Diskussionsbeitrag dokumentiert wird, h\u00e4ngt von seiner Wichtigkeit (Argument oder Kommentierung oder \u2026) und von den Vorgaben (z. B. Gesch\u00e4ftsordnungen) ab. Mitunter meldet sich eine Person und erhebt den Anspruch: \u201eNehmen Sie das bitte ins Protokoll auf.\u201c Wenn es die Gesch\u00e4ftsordnung zul\u00e4sst, muss die Protokollf\u00fchrung so handeln. Ansonsten sind nur die wesentlichen Argumente (s. oben) aufzunehmen.<\/li>\n<li><strong>Teilnehmende und ihre Beitr\u00e4ge<\/strong>: Die Namen der Teilnehmenden und ihre Beitr\u00e4ge werden erfasst, au\u00dfer es ist etwas anderes festgelegt. Anmerkungen zum Datenschutz: Der Name an sich &#8211; ist nicht gesch\u00fctzt. Wenn jemand in einer Veranstaltung mit seinem Namen auftritt und etwas beitr\u00e4gt, muss man grunds\u00e4tzlich davon ausgehen, dass auch sein Name im Protokoll genannt werden kann. Alles andere w\u00e4re lebensfremd.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Einsatz des Verlaufsprotokolls<\/strong><\/h2>\n<p>Das Verlaufsprotokoll ist besonders geeignet f\u00fcr Sitzungen und Meetings, in denen ein umfassender \u00dcberblick \u00fcber den Gespr\u00e4chsverlauf gew\u00fcnscht ist. Vorteile sind im Einzelnen:<\/p>\n<ol>\n<li>Nachnutzer k\u00f6nnen die Ergebnisse besser verstehen. Sie erkennen den Weg zu den Ergebnissen. Damit ist ein sehr guter Nachvollzug m\u00f6glich.<\/li>\n<li>Durch das Anf\u00fchren von Wortmeldungen entsteht ein Stimmungsbild. Wurde evtl. heftig diskutiert, prallten verschiedene Meinungen aufeinander oder gab es eine entspannte Diskussion?<\/li>\n<li>Ein wesentlicher Vorteil des Verlaufsprotokolls ist, dass Argumente nicht verloren gehen. Wenn beispielsweise mit dieser Veranstaltung noch kein abschlie\u00dfendes Ergebnis erzielt wird, kann bei der n\u00e4chsten Veranstaltung an den dokumentierten Argumenten angekn\u00fcpft werden. Man muss nicht wieder bei null anfangen.<\/li>\n<li>Das Verlaufsprotokoll entfaltet unter Umst\u00e4nden eine gr\u00f6\u00dfere Beweiskraft. Man kann zeigen, dass die eine oder andere Person sich so oder so ge\u00e4u\u00dfert hat. Damit kann andererseits auch ein Nachteil verbunden sein. Durch die einzelnen Wortmeldungen bietet das Verlaufsprotokoll eine gr\u00f6\u00dfere Angriffsfl\u00e4che.<\/li>\n<\/ol>\n<h2><strong>Protokollf\u00fchrung bei einem Verlaufsprotokoll:<\/strong><\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Das Mitschreiben ist bei einem Verlaufsprotokoll sehr anspruchsvoll<\/strong>: Es meldet sich ja keiner zu Wort und sagt: \u201eIch habe da mal eine Abschweifung.\u201c Die Protokollf\u00fchrung muss erst einmal alles mitschreiben. In der Regel entscheidet sich erst im Nachhinein, ob es ein wichtiges Argument oder eine Abschweifung ist.<\/li>\n<li><strong>Aufzeichnung der Veranstaltung<\/strong>: Das ist prinzipiell unter Beachtung des Datenschutzes m\u00f6glich. Das hei\u00dft, nach der Genehmigung des Protokolls muss die Aufzeichnung gel\u00f6scht werden. Erkundigen Sie sich am besten, ob eine Aufzeichnung gew\u00fcnscht wird bzw. \u00fcberhaupt m\u00f6glich ist.<\/li>\n<li><strong>Form des Verlaufsprotokolls<\/strong>: Ein Verlaufsprotokoll k\u00f6nnen Sie nicht in einer Tabelle darstellen. In der Regel nutzt man den Flie\u00dftext. Kennzeichen Sie aber unbedingt (z. B. durch Fettdruck am Zeilenanfang), wenn ein neuer Redebeitrag startet. Das erleichtert den Nachvollzug der Diskussion.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><strong>FAQs<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Was geh\u00f6rt in ein Verlaufsprotokoll?<\/strong><\/p>\n<p>Ein Verlaufsprotokoll enth\u00e4lt neben den Ergebnissen auch die Wortbeitr\u00e4ge aus der Diskussion.<\/p>\n<p><strong>Wer erstellt das Verlaufsprotokoll?<\/strong><\/p>\n<p>Die Protokollf\u00fchrung schreibt die Redebeitr\u00e4ge und die Ergebnisse mit und erstellt i. d. R. das Protokoll. Bei einem Verlaufsprotokoll ist es <strong>nicht m\u00f6glich<\/strong>, dass die Moderation gleichzeitig das Protokoll f\u00fchrt (also mitschreibt) und \u201enebenbei\u201c die Veranstaltung leitet.<\/p>\n<p><strong>Warum ist das Verlaufsprotokoll wichtig?<\/strong><\/p>\n<p>Es stellt sicher, dass alle Diskussionsprozesse und Entscheidungswege nachvollziehbar bleiben. Dar\u00fcber hinaus dient es vor allem der \u201eIdeenrettung\u201c.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Finde in unserer Themenwelt \u201e<a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/assistenz-office-management\">Assistenz &amp; Officemanagement<\/a>\u201c passende Seminare und Weiterbildung zum Thema.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Verlaufsprotokoll Verlaufsprotokoll: Definition In diesem Protokoll wird neben den Ergebnissen (Informationen, Festlegungen usw. \u2013 siehe Ergebnisprotokoll) auch der Verlauf der Veranstaltung (Wortmeldungen in Diskussionen, Antr\u00e4ge, \u2026) dokumentiert. 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