{"id":34221,"date":"2025-10-02T13:54:31","date_gmt":"2025-10-02T11:54:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?post_type=glossary&#038;p=34221"},"modified":"2025-10-02T13:54:31","modified_gmt":"2025-10-02T11:54:31","slug":"ersetzendes-scannen","status":"publish","type":"glossary","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/glossar\/ersetzendes-scannen\/","title":{"rendered":"Ersetzendes Scannen"},"content":{"rendered":"<h1><strong>Ersetzendes Scannen<\/strong><\/h1>\n<h2>Definition: Ersetzendes Scannen<\/h2>\n<p>Ersetzendes Scannen bezeichnet das rechtssichere Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Ziel, das Originaldokument nach dem Scanprozess vernichten zu d\u00fcrfen. Dabei muss die digitale Kopie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sodass sie als gleichwertiger Beleg anerkannt wird. Das Verfahren ist insbesondere in Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen relevant, etwa f\u00fcr die Archivierung von Rechnungen, Belegen oder Vertr\u00e4gen.<\/p>\n<p>Die Umsetzung basiert auf der Einhaltung technischer Regeln und Richtlinien wie TR-RESISCAN des Bundesamts f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nur wenn diese Anforderungen erf\u00fcllt sind, ist eine Vernichtung der Papierdokumente zul\u00e4ssig.<\/p>\n<h2>Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen<\/h2>\n<p>Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element des ersetzenden Scannens. Sie beschreibt detailliert, wie der gesamte Scanprozess abl\u00e4uft \u2013 von der Annahme der Dokumente \u00fcber die Digitalisierung bis zur Aufbewahrung der digitalen Versionen.<\/p>\n<p>Diese Dokumentation ist erforderlich, um bei Pr\u00fcfungen durch Finanzbeh\u00f6rden oder Wirtschaftspr\u00fcfer die Rechtssicherheit der digitalen Archivierung nachzuweisen. Sie muss jederzeit aktuell, vollst\u00e4ndig und nachvollziehbar sein. Enthalten sein sollten unter anderem:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Verantwortlichkeiten:<\/strong> Wer ist f\u00fcr den Prozess zust\u00e4ndig?<\/li>\n<li><strong>Scanprozess:<\/strong> Welche Hardware und Software wird verwendet?<\/li>\n<li><strong>Qualit\u00e4tskontrollen:<\/strong> Wie wird die Lesbarkeit gepr\u00fcft?<\/li>\n<li><strong>Aufbewahrung:<\/strong> Wie und wo werden die digitalen Dokumente gespeichert?<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Rechtliche Anforderungen und Richtlinien<\/h2>\n<p>F\u00fcr das ersetzende Scannen gelten klare rechtliche Vorgaben. Ma\u00dfgeblich sind dabei:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>GoBD:<\/strong> Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form<\/li>\n<li><strong>TR-RESISCAN:<\/strong> Technische Richtlinie des BSI zur Umsetzung sicherer Scanprozesse<\/li>\n<li><strong>DSGVO:<\/strong> Datenschutzrechtliche Vorschriften bei der Verarbeitung personenbezogener Daten<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nur wenn die Richtlinien eingehalten werden, gilt die digitale Kopie als rechtssicher und ersetzt das Originaldokument vollst\u00e4ndig.<\/p>\n<h2>Typische Anwendungsbereiche f\u00fcr ersetzendes Scannen<\/h2>\n<p>Ersetzendes Scannen kommt vor allem dort zum Einsatz, wo gro\u00dfe Mengen an Papierdokumenten verwaltet werden m\u00fcssen. Typische Einsatzgebiete sind:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Finanzbuchhaltung:<\/strong> Digitalisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen<\/li>\n<li><strong>Personalwesen:<\/strong> Scannen von Arbeitsvertr\u00e4gen und Bewerbungsunterlagen<\/li>\n<li><strong>Vertragsmanagement:<\/strong> Archivierung von Vertr\u00e4gen und Vereinbarungen<\/li>\n<li><strong>\u00d6ffentliche Verwaltung:<\/strong> Digitalisierung von Akten und Antr\u00e4gen<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"margin: 0in; font-family: Calibri; font-size: 11.0pt;\"><div class=\"seminartipp\">\r\n\t\r\n\t<div class=\"content-wrapper\">\r\n\t\t\r\n\t\t<div class=\"\">\r\n\t\t\t<h2>Unsere Seminarempfehlung<\/h2>\r\n\t\t\t<p class=\"h3\">Seminare \u00d6ffentlicher Dienst<\/p>\r\n\t\t\t<p>Der \u00f6ffentliche Dienst befindet sich im st\u00e4ndigen Wandel. Neue Gesetzesvorgaben und Rechts\u00e4nderungen bringen regelm\u00e4\u00dfig Ver\u00e4nderungen mit sich. Entdecke aktuelle Themen rund um den \u00f6ffentlichen Dienst.<\/p>\n<br\/>\r\n\t\t\t<a class=\"btn\" href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/oeffentlicher-dienst\" onclick=\"target_econda_article()\" data-track-style=\"clickbtn\" data-track-type=\"link\" data-track-action=\"recoprimary\" target=\"_blank\">Zu unserem Seminarangebot \u00d6ffentlicher Dienst<\/a>\r\n\t\t<\/div>\r\n\t<\/div>\r\n\t<div class=\"clear\"><\/div>\r\n\t\r\n<\/div>\n<h2>FAQ<\/h2>\n<h3>Welche Vorteile bietet ersetzendes Scannen?<\/h3>\n<p>Es spart Lagerkosten, reduziert Suchzeiten, erm\u00f6glicht schnellen Zugriff auf Dokumente und erleichtert die digitale Zusammenarbeit.<\/p>\n<h3>Was ist TR-RESISCAN?<\/h3>\n<p>TR-RESISCAN ist eine technische Richtlinie des BSI, die Anforderungen an einen sicheren Scanprozess definiert. Sie dient als Grundlage f\u00fcr die rechtssichere Umsetzung.<\/p>\n<h3>D\u00fcrfen Originale nach dem Scannen vernichtet werden?<\/h3>\n<p>Ja, aber nur wenn der Scanprozess dokumentiert ist, den rechtlichen Anforderungen entspricht und die digitale Kopie vollst\u00e4ndig und unver\u00e4nderbar archiviert wird.<\/p>\n<h3>Ist ersetzendes Scannen f\u00fcr alle Dokumente erlaubt?<\/h3>\n<p>Nein. Manche Dokumente wie notarielle Urkunden oder Testamente d\u00fcrfen nicht ersetzend gescannt und vernichtet werden. Eine rechtliche Pr\u00fcfung ist im Einzelfall n\u00f6tig.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ersetzendes Scannen Definition: Ersetzendes Scannen Ersetzendes Scannen bezeichnet das rechtssichere Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Ziel, das Originaldokument nach dem Scanprozess vernichten zu d\u00fcrfen. Dabei muss die digitale Kopie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sodass sie als gleichwertiger Beleg anerkannt wird. 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