Mittwochabend 22:45h, Frau Vonderstra\u00df schaltet ihren Rechner in den Flugmodus und klappt ihn zu. Ihr Flug LX 176 von Z\u00fcrich \u00fcber Singapur nach Melbourne steuert gerade auf das Rollfeld zu und Frau Vonderstra\u00df genie\u00dft diese kurze Verschnaufpause. Direkt nach dem Start nutzt sie den Langstreckenflug zur Vorbereitung ihrer mehrt\u00e4gigen Dienstreise. Frau Vonderstra\u00df ist angestellte Gesch\u00e4ftsf\u00fchrerin eines international t\u00e4tigen Produktionsunternehmens und m\u00f6chte in 10 Tagen Australien m\u00f6glichst viele Termine unterbringen. An den wenigen freien Tagen dazwischen besucht sie Freunde und Gesch\u00e4ftspartnerinnen. Inlandsfl\u00fcge und Mietwagen daf\u00fcr sind bereits gebucht, den vollen Terminkalender ist sie von ihren sonstigen Reisen gewohnt. Das besondere dieses Mal wird der anschlie\u00dfende Familienurlaub. Frau Vonderstra\u00df hat 2 Wochen Urlaub hinten dran geh\u00e4ngt und ihre Familie kommt am Tag der letzten Konferenz nachgereist. Den Mietwagen daf\u00fcr hat sie bereits verl\u00e4ngert, auch die ersten \u00dcbernachtungen werden sie und ihre Familie einfach im gleichen Veranstaltungshotel genie\u00dfen. Kurz denkt sie daran, dass es wohl komplizierter wird, diese Dienstreise abzurechnen \u2013 zum Gl\u00fcck wei\u00df sie inzwischen, worauf sie bei Belegen achten muss und kann alles Weitere seinen Entgeltabrechnenenden \u00fcberlassen.<\/p>\n
Unter die Reisekosten fallen grunds\u00e4tzlich<\/p>\n
die durch die berufliche Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit entstehen. Immer wieder nutzen Arbeitnehmende eine Dienstreise aber auch, um das Berufliche mit dem Privaten zu verbinden und h\u00e4ngen ein paar Urlaubstage dran, oder besuchen zwischen zwei Terminen Freunde oder Familie. Entgeltabrechnende sehen sich also oft mit komplizierten Sonderf\u00e4llen konfrontiert.<\/p>\n
Wichtig bei solchen gemischt veranlassten Reisen ist die eindeutige Abgrenzung zwischen privaten und gesch\u00e4ftlich entstandenen Reisekosten. Frau Vonderstra\u00df notiert sich deswegen grunds\u00e4tzlich, welchen Terminen sie ihre Belege zuordnen kann. Im Abgleich mit ihrem Kalender kann sie dann problemlos erkennen, welche Belege f\u00fcr ihr Unternehmen relevant sind und welche sie privat bezahlt. Ihr Hotelzimmer hat sie im Vorfeld gebucht und l\u00e4sst die Rechnung auf den Namen der Firma ausstellen. Das Fr\u00fchst\u00fcck bucht sie nur spontan vor Ort dazu, wenn sie einen Tag ohne Gesch\u00e4ftstermin hat. Davon gibt es nicht besonders viele. Nur manchmal lassen sich Termine und Inlandsreisen nicht anders legen oder ein Tag Bedenkzeit zwischen Vertragsverhandlungen schien sinnvoll. Am Ende der Dienstreise haben ihre Entgeltabrechnenden einen Stapel Belege auf dem Tisch und m\u00fcssen entscheiden, welche Reisekosten wie erstattet werden.<\/p>\n
Im Fall von Frau Vonderstra\u00df l\u00e4sst sich deutlich abgrenzen, wann das Gesch\u00e4ftliche endet und ihr Urlaub beginnt. Im letzten Hotel belegt sie alleine bereits ein Doppelzimmer, weil ihre Frau nachreist. Hier l\u00e4sst sie sich vom Hotel den Preis eines Einzelzimmers nennen und legt ihrer Firma den Vergleich vor. Die Differenz begleicht sie selbst und auch das zus\u00e4tzliche Zimmer f\u00fcr ihre Kinder bezahlt sie ohnehin privat sowie die \u00dcbernachtungen, die privat folgen. Da die Konferenz bis in die Abendstunden geht und sie auch gesch\u00e4ftlich erst am Folgetag zur\u00fcckreisen k\u00f6nnte, wird diese Nacht noch vom Unternehmen erstattet. Der R\u00fcckflug, den er gemeinsam mit ihrer Familie zwei Wochen sp\u00e4ter antritt, wird ebenfalls als Fahrtkosten erstattet. Da es durch den privat veranlassten sp\u00e4teren Flug nicht zu einer Verteuerung kommt, d\u00fcrfen die kompletten Fahrtkosten sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstattet werden.
\nDen Mietwagen nutzt Frau Vonderstra\u00df 10 Tage gesch\u00e4ftlich und 14 Tage privat. Entsprechend werden die Kosten prozentual zwischen ihm und dem Unternehmen aufgeteilt.<\/p>\n
Im Alltag sind die Grenzen nicht immer so klar zu ziehen und es entstehen mehr Grauzonen zwischen Gesch\u00e4ftlichem und Privatem. So ist es beispielsweise durchaus m\u00f6glich, dass auch Kosten f\u00fcr eine:n Ehepartner:in erstattet werden, wenn die Anwesenheit gesch\u00e4ftlich erw\u00fcnscht ist.
\nJe weiter die Anreise, desto selbstverst\u00e4ndlicher wird, dass auch Tage zwischen Terminen zur Dienstreise z\u00e4hlen. Gerade wenn sich Verhandlungen \u00fcber mehrere Tage ziehen. Frau Vonderstra\u00df nutzt das freie Wochenende zwischen zwei Terminen, um ihre einstige Gastfamilie aus Schulzeiten zu besuchen. Den Inlandsflug dorthin bezahlt sie selbst, \u00dcbernachtungskosten fallen keine an. Da eine R\u00fcckreise nach Deutschland f\u00fcr zwei Tage au\u00dfer Frage steht, z\u00e4hlen auch die freien Tage dazwischen zur beruflichen Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit. \u00dcbernachtungskosten und Verpflegungspauschale werden also erstattet. Da Frau Vonderstra\u00df sich an manchen dieser Tage ein ausgiebiges Fr\u00fchst\u00fcck im Hotel g\u00f6nnt und die Rechnung auf sein Unternehmen ausstellen l\u00e4sst, m\u00fcssen 20 % der Pauschale abgezogen werden.<\/p>\n
Da bei der Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit h\u00f6here Kosten f\u00fcr die Verpflegung anfallen, bekommen Arbeitnehmende einen Pauschalbetrag pro Tag, an dem er ausw\u00e4rts t\u00e4tig ist. Seit der Reiskostenreform 2014 wird nur noch zwischen einer Abwesenheit von mehr als 24h und An- und Abreisetag unterschieden. Der Pauschalsatz richtet sich nach dem Land, das vor Mitternacht erreicht wird. Der Betrag ist abh\u00e4ngig vom Preisniveau des Landes und kann sich auch f\u00fcr einzelne, besonders teure St\u00e4dte erh\u00f6hen. Wird ein Teil der Verpflegung von Arbeitgebenden \u00fcbernommen (wie beispielsweise bei einer \u00dcbernachtung mit Fr\u00fchst\u00fcck), werden 20 % des Pauschalbetrags abgezogen. Die jeweils geltenden Pauschalbetr\u00e4ge werden regelm\u00e4\u00dfig vom Bundesministerium f\u00fcr Finanzen herausgegeben. F\u00fcr Frau Vonderstra\u00df\u2018 Entgeltabrechnende wird das letzte Schreiben bereits relevant, da sich zum 1. Januar 2018 auch die Pauschalbetr\u00e4ge f\u00fcr Australien ver\u00e4ndert haben.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Mittwochabend 22:45h, Frau Vonderstra\u00df schaltet ihren Rechner in den Flugmodus und klappt ihn zu. Ihr Flug LX 176 von Z\u00fcrich \u00fcber Singapur nach Melbourne steuert gerade auf das Rollfeld zu und Frau Vonderstra\u00df genie\u00dft diese kurze Verschnaufpause. Direkt nach dem Start nutzt sie den Langstreckenflug zur Vorbereitung ihrer mehrt\u00e4gigen Dienstreise. Frau Vonderstra\u00df ist angestellte Gesch\u00e4ftsf\u00fchrerin<\/p>\n