{"id":12898,"date":"2019-05-02T10:00:20","date_gmt":"2019-05-02T08:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?p=12898"},"modified":"2025-11-24T15:02:33","modified_gmt":"2025-11-24T14:02:33","slug":"datensicherheit-bei-der-lohnabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/entgeltabrechnung\/datensicherheit-bei-der-lohnabrechnung\/","title":{"rendered":"Datensicherheit bei der Lohnabrechnung"},"content":{"rendered":"<p>Die digitale Lohnabrechnung geh\u00f6rt zu den sensibelsten Bereichen im Unternehmen. Hier laufen jeden Monat hochvertrauliche Daten zusammen. Gleichzeitig steigt der Druck: mehr Automatisierung, mehr Remote Work, mehr gesetzliche Anforderungen. F\u00fcr Entgeltabrechner:innen bedeutet das: Datensicherheit ist kein Extra, sondern ein t\u00e4gliches Muss. Dieser Leitfaden zeigt dir verst\u00e4ndlich, praxisnah und Schritt f\u00fcr Schritt, worauf es heute wirklich ankommt \u2013 vom sicheren PDF \u00fcber KI bis Zero Trust.<\/p>\n<h2>1. Datenschutz oder Datensicherheit \u2013 was ist der Unterschied?<\/h2>\n<p>Viele verwenden beide Begriffe synonym \u2013 dabei gibt es einen entscheidenden Unterschied:<\/p>\n<ul>\n<li>Datenschutz regelt, wer welche personenbezogenen Daten verarbeiten darf und auf welcher rechtlichen Grundlage (z. B. Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht).<\/li>\n<li>Datensicherheit umfasst alle technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen, die Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff sch\u00fctzen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Kurz gesagt: Datenschutz ist das <em>Warum.<\/em> Datensicherheit ist das <em>Wie<\/em>.<\/p>\n<p>F\u00fcr Entgeltabrechner:innen hei\u00dft das: Selbst wenn du Daten korrekt verarbeitest, musst du zus\u00e4tzlich sicherstellen, dass sie technisch gesch\u00fctzt sind \u2013 auf dem Weg, bei Speicherung und im Zugriff.<\/p>\n<p>Warum das wichtig ist:<br \/>\nGehaltsdaten, Steuer-ID, Familienstand oder Krankenkasse geh\u00f6ren zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Gelangen sie in falsche H\u00e4nde, drohen Bu\u00dfgelder, Reputationssch\u00e4den und Vertrauensverlust.<\/p>\n<h2>2. Warum ist Datensicherheit in der Lohnabrechnung so wichtig?<\/h2>\n<p>Die Lohnabrechnung ist einer der sensibelsten HR-Bereiche. Schon eine falsch adressierte E-Mail oder ein ungesch\u00fctztes PDF kann eine meldepflichtige Datenschutzverletzung sein.<\/p>\n<p>Da Entgeltabrechner:innen t\u00e4glich mit vertraulichen Daten arbeiten, entstehen Risiken oft aus kleinen Alltagsfehlern z. B. \u00fcber alte Verteilerlisten, unverschl\u00fcsselte Dateien oder private Ger\u00e4te im Homeoffice.<\/p>\n<p>Typische Risiken im Payroll-Alltag sind zum Beispiel:<\/p>\n<ul>\n<li>Versand der Abrechnung an falsche Empf\u00e4nger<\/li>\n<li>Speicherung auf unverschl\u00fcsselten Laufwerken oder USB-Sticks<\/li>\n<li>Nutzung privater Ger\u00e4te ohne Schutz (BYOD)<\/li>\n<li>Phishing-Mails oder manipulierte Anh\u00e4nge<\/li>\n<li>Ungesicherte WLAN-Verbindungen im Homeoffice<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Beispiele zeigen, wie schnell im Alltag etwas passieren kann und wie gro\u00df die Auswirkungen sein k\u00f6nnen, wenn sensible Daten ungesch\u00fctzt sind. Damit genau das nicht passiert, verfolgt Datensicherheit klare Ziele, die den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung absichern.<\/p>\n<h3>2.1. Ziele der Datensicherheit<\/h3>\n<p>Damit so etwas nicht passiert, verfolgt Datensicherheit vier klare Ziele:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Vertraulichkeit:<\/strong> Nur befugte Personen d\u00fcrfen Daten einsehen.<\/li>\n<li><strong>Integrit\u00e4t:<\/strong> Daten bleiben vollst\u00e4ndig und unver\u00e4ndert.<\/li>\n<li><strong>Verf\u00fcgbarkeit:<\/strong> Daten stehen zuverl\u00e4ssig bereit, z. B. f\u00fcr Pr\u00fcfungen.<\/li>\n<li><strong>Nachhaltigkeit:<\/strong> Green-IT-L\u00f6sungen und sichere Cloudsysteme gewinnen an Bedeutung.<\/li>\n<\/ol>\n<blockquote class=\"orange\"><p><strong>Merke:<\/strong><br \/>\nJede technische Vereinfachung (Cloud, KI, Automatisierung) muss immer auch ein Sicherheitskonzept enthalten.<\/p><\/blockquote>\n<div class=\"seminartipp\">\r\n\t\r\n\t<div class=\"content-wrapper\">\r\n\t\t\r\n\t\t\t<div class=\"image\">\r\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"153\" height=\"133\" src=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten.jpg\" class=\"attachment-pod size-pod\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten.jpg 680w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten-150x130@2x.jpg 300w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten-150x130.jpg 150w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten-110x96.jpg 110w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/seminartipp-man-frau-laptop-daten-300x260@2x.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 153px) 100vw, 153px\" \/>\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\t<div class=\"content\">\r\n\t\t\t<h2>Unsere Seminarempfehlungen<\/h2>\r\n\t\t\t<p class=\"h3\">KI, Transparenz, Datenschutz: Zukunft der Lohnabrechnung rechtssicher gestalten<\/p>\r\n\t\t\t<p>Konkrete Umsetzungstipps f\u00fcr die Entgeltabrechnung in Bezug auf Entgelttransparenzgesetz, KI-Verordnung und Nachweisgesetz sowie dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz. Erfahre in diesem Seminar, wie du personenbezogene Daten sicher verarbeitest, gesetzliche Pflichten zuverl\u00e4ssig erf\u00fcllst und typische Fehler vermeidest.<\/p>\n<br\/>\r\n\t\t\t<a class=\"btn\" href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/33393\" onclick=\"target_econda_article()\" data-track-style=\"clickbtn\" data-track-type=\"link\" data-track-action=\"recoprimary\" target=\"_blank\">Seminar: KI, Transparenz, Datenschutz: Zukunft der Lohnabrechnung rechtssicher gestalten<\/a>\r\n\t\t<\/div>\r\n\t<\/div>\r\n\t<div class=\"clear\"><\/div>\r\n\t\r\n<\/div><h2>3. Gesetzlicher Rahmen: DSGVO, BDSG und neue EU-Vorgaben<\/h2>\n<p>Die DSGVO und das BDSG bilden das Fundament der Datensicherheit.<br \/>\nSie verpflichten Unternehmen, personenbezogene Daten \u00fcber ihren gesamten Lebensweg zu sch\u00fctzen \u2013 von der Erfassung \u00fcber die Verarbeitung bis zur L\u00f6schung.<\/p>\n<p>F\u00fcr die Entgeltpraxis bedeutet das:<\/p>\n<ul>\n<li>Systeme (Software, Cloud, Portale) m\u00fcssen DSGVO-konform sein.<\/li>\n<li>Zugriffe folgen dem \u201eNeed-to-know\u201c-Prinzip.<\/li>\n<li>\u00c4nderungen, Abrufe und L\u00f6schungen m\u00fcssen dokumentiert werden (Audit-Trail).<\/li>\n<li>Prozesse m\u00fcssen pr\u00fcfungssicher und nachvollziehbar sein.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Grundpflichten gelten schon heute f\u00fcr alle Unternehmen. Doch die Anforderungen steigen weiter: Auf europ\u00e4ischer Ebene werden aktuell zus\u00e4tzliche Sicherheits- und Transparenzstandards eingef\u00fchrt, die auch die Entgeltabrechnung betreffen. Besonders Systeme mit digitalen Workflows, Cloud-Anbindungen oder KI-gest\u00fctzten Funktionen m\u00fcssen diese neuen Vorgaben erf\u00fcllen.<\/p>\n<p>Das bedeutet: Entgeltabrechner:innen sollten wissen, welche Regelungen jetzt neu dazukommen \u2013 und was das f\u00fcr ihren Arbeitsalltag konkret bedeutet.<\/p>\n<h3>3.1. Neue EU-Vorgaben ab 2024\/25:<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>NIS2-Richtlinie:<\/strong> st\u00e4rkt europaweit die IT-Sicherheit durch h\u00f6here Anforderungen an das IT-Sicherheitsmanagement.<\/li>\n<li><strong><a href=\"\/blog\/glossar\/ki-verordnung\/\">EU-KI-Verordnung<\/a> (AI Act):<\/strong> schreibt vor, wie KI im HR-Bereich sicher eingesetzt werden darf. Die Entscheidungen m\u00fcssen dabei nachvollziehbar sein.<\/li>\n<li><strong>Hinweisgeberschutzgesetz:<\/strong> verlangt sichere Kommunikationswege im Unternehmen.<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"orange\"><p><strong>Wichtig:<\/strong><br \/>\nDu musst nicht IT-Profi sein aber auch ohne IT-Hintergrund sollten Payroll-Mitarbeitende verstehen, welche Datenfl\u00fcsse im System laufen und wer darauf zugreifen darf.<\/p><\/blockquote>\n<h2>4. Datensicherheit in der Praxis: Worauf Entgeltabrechner:innen achten sollten<\/h2>\n<p>Datensicherheit klingt oft technisch \u2013 betrifft aber den Payroll-Alltag ganz konkret. Viele Sicherheitsl\u00fccken entstehen nicht durch komplexe Hackerangriffe, sondern durch ganz einfache Routinen: ein ungesch\u00fctztes PDF, ein falscher Klick, eine Datei am falschen Speicherort.<\/p>\n<p>Damit dir das nicht passiert, findest du hier die wichtigsten Bereiche, in denen Datensicherheit f\u00fcr Entgeltabrechner:innen praktisch umgesetzt werden muss. Vom richtigen Datei-Format \u00fcber sicheren Versand bis hin zu Zugriffsrechten und Genehmigungen.<\/p>\n<h3>4.1 Format &amp; Speicherung sicher gestalten<\/h3>\n<p>Die Lohnabrechnung wird standardm\u00e4\u00dfig im PDF\/A-Format ausgegeben \u2013 unver\u00e4nderbar und rechtssicher (\u00a7 108 GewO). Damit daraus kein Sicherheitsrisiko wird gilt es folgendes zu beachten:<\/p>\n<ul>\n<li>PDF immer passwortsch\u00fctzen<\/li>\n<li>sichere Cloudspeicherung (EU-Server, ISO 27001)<\/li>\n<li>t\u00e4gliche Backups einrichten<\/li>\n<li>Zero-Trust-Prinzip: Jeder Zugriff muss authentifiziert werden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Viele Lohnprogramme verschl\u00fcsseln bereits automatisch. Pr\u00fcfe aber trotzdem, wo Daten gespeichert werden und wie lange, und wer darauf zugreifen kann.<\/p>\n<h3>4.2 Versand &amp; Zugriff sch\u00fctzen<\/h3>\n<p>Der sicherste Weg zur digitalen Gehaltsabrechnung ist ein <strong>Mitarbeiterportal<\/strong>. Hier loggen sich Besch\u00e4ftigte selbst ein per Passwort und idealerweise Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das verhindert, dass du versehentlich Daten ungesch\u00fctzt versendest. Eine der h\u00e4ufigsten Fehlerquellen in HR.<\/p>\n<p>Wenn du weiterhin den Versand per E-Mail bevorzugst, solltest du folgendes beachten:<\/p>\n<ul>\n<li>mindestens TLS, ideal Ende-zu-Ende-Verschl\u00fcsselung<\/li>\n<li>sichere Systeme wie S\/MIME oder PGP<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote class=\"orange\"><p><strong>Tipp:<\/strong><br \/>\nF\u00fcr kleinere Unternehmen gibt es spezialisierte Anbieter, die den verschl\u00fcsselten Versand komplett \u00fcbernehmen. Das ist oft sicherer und einfacher als die eigene E-Mail-L\u00f6sung.<\/p><\/blockquote>\n<h3>4.3 Zustimmung der Mitarbeitenden<\/h3>\n<p>Digitale Lohnabrechnungen d\u00fcrfen nur mit Einwilligung versendet werden. Diese sollte am besten im <a href=\"\/blog\/themen\/personalentwicklung\/onboarding\/\">Onboarding<\/a> schriftlich oder digital dokumentiert werden.<\/p>\n<blockquote class=\"orange\"><p><strong>Wichtig:<\/strong><br \/>\nAuch beim Versand an die private E-Mail-Adresse m\u00fcssen alle Sicherheitsanforderungen erf\u00fcllt sein.<\/p><\/blockquote>\n<h2>5. Datensicherheit und KI: Chancen und Risiken<\/h2>\n<p>KI unterst\u00fctzt heute bei Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfungen, Fehlererkennung und automatisierten Analysen. Payroll profitiert davon \u2013 aber nur bei sicherem Einsatz.<\/p>\n<p>Worauf du achten musst:<\/p>\n<ul>\n<li>KI nur mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten trainieren<\/li>\n<li>KI-Entscheidungen m\u00fcssen nachvollziehbar sein<\/li>\n<li>Tools m\u00fcssen DSGVO-konform zertifiziert sein<\/li>\n<li>KI kann Datensicherheit erh\u00f6hen, indem sie ungew\u00f6hnliche Zugriffe erkennt<\/li>\n<\/ul>\n<p>Beachte: KI ist eine Assistenz \u2013 nicht die finale Entscheidungsinstanz.<\/p>\n<h2>6. Neue Risiken: Cyberangriffe, Homeoffice &amp; BYOD<\/h2>\n<p>Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich massiv ver\u00e4ndert und damit auch die Risiken. Homeoffice, mobile Ger\u00e4te und vernetzte Tools machen die Entgeltabrechnung flexibler, aber auch anf\u00e4lliger f\u00fcr Angriffe. Damit Payroll-Daten gesch\u00fctzt bleiben, m\u00fcssen Sicherheitsregeln heute \u00fcberall greifen. Im B\u00fcro, zu Hause und unterwegs.<\/p>\n<p>Gefahren im \u00dcberblick:<\/p>\n<ul>\n<li>ungesicherte private Ger\u00e4te<\/li>\n<li>\u00f6ffentliches WLAN<\/li>\n<li>unverschl\u00fcsselte USB-Sticks<\/li>\n<li>sichtbare Dokumente im Homeoffice<\/li>\n<li>Phishing &amp; Social Engineering<\/li>\n<\/ul>\n<p>So sch\u00fctzt du dich:<\/p>\n<ul>\n<li>sensiblen Daten nie auf privaten Ger\u00e4ten speichern<\/li>\n<li>nur Unternehmensger\u00e4te + VPN nutzen<\/li>\n<li>regelm\u00e4\u00dfige Passwortwechsel und MFA<\/li>\n<li>Sicherheitsbewusstsein im Team f\u00f6rdern<\/li>\n<\/ul>\n<h2>7. Datensicherung im Alltag: 5 Praxistipps<\/h2>\n<p>Datensicherheit steht und f\u00e4llt mit dem t\u00e4glichen Handling von sensiblen Daten. Auch kleine Routinen entscheiden dar\u00fcber, ob Systeme stabil bleiben oder ob Sicherheitsl\u00fccken entstehen. Diese f\u00fcnf kompakten Praxistipps helfen dir, Risiken im Payroll-Alltag schnell und wirksam zu minimieren:<\/p>\n<ol>\n<li>\u00a0Automatische Backups \u2013 t\u00e4glich &amp; extern<\/li>\n<li>\u00a0Zugriffsrechte regelm\u00e4\u00dfig kontrollieren<\/li>\n<li>\u00a0Updates sofort installieren<\/li>\n<li>\u00a0\u00c4nderungen &amp; L\u00f6schungen dokumentieren<\/li>\n<li>\u00a0Awareness st\u00e4rken: Phishing, USB, Screensharing<\/li>\n<\/ol>\n<h2>8. Datensicherheit in Deutschland: Verantwortung mit Zukunft<\/h2>\n<p>Deutschland geh\u00f6rt bei Datenschutz und Datensicherheit weltweit zur Spitze und die Anforderungen steigen weiter. Digitale HR-Systeme, Cloudl\u00f6sungen und KI ver\u00e4ndern, wie Entgeltabrechnung funktioniert. Wer heute die Zusammenh\u00e4nge versteht, ist morgen nicht nur sicher, sondern auch fachlich einen Schritt voraus.<\/p>\n<p>Zuk\u00fcnftige Entwicklungen:<\/p>\n<ul>\n<li>Zero-Trust-Security in HR-Systemen<\/li>\n<li>tiefere Verzahnung von HR &amp; IT<\/li>\n<li>automatisierte, pr\u00fcfungssichere Audit-Trails<\/li>\n<li>nachhaltige, sichere Cloud-L\u00f6sungen (Green Cloud)<\/li>\n<\/ul>\n<h2>9. Datensicherheit ist Teamsache<\/h2>\n<p>Datensicherheit in der Lohnabrechnung ist kein technisches Detail, sondern ein Bestandteil professioneller Entgeltarbeit. Sie sorgt daf\u00fcr, dass Prozesse stabil laufen, Mitarbeitende gesch\u00fctzt sind und Pr\u00fcfungen sicher bestanden werden.<\/p>\n<p>F\u00fcr Entgeltabrechner:innen bedeutet das: Wer Sicherheitsanforderungen kennt und im Alltag zuverl\u00e4ssig umsetzt, arbeitet nicht nur gesetzeskonform, sondern verschafft sich auch selbst mehr Sicherheit im t\u00e4glichen Doing. Ein klarer Blick auf Datenfl\u00fcsse, Zugriffsrechte und sichere Tools macht die Abrechnung effizienter \u2013 und verhindert viele typische Fehler, bevor sie entstehen.<\/p>\n<p>Damit wird Datensicherheit zu einer Kompetenz, die sowohl das Unternehmen st\u00e4rkt als auch die eigene fachliche Rolle. Wer hier gut aufgestellt ist, arbeitet ruhiger, souver\u00e4ner und zukunftsf\u00e4higer.<\/p>\n<h2>10. 5-Minuten-Checkliste: Datensicherheit f\u00fcr Entgeltabrechner:innen<\/h2>\n<p><strong>Zugriff sichern<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Hast du aktuelle Zugriffsrechte gepr\u00fcft?<\/li>\n<li>MFA aktiv?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Dokumente sch\u00fctzen<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Sind alle PDF-Abrechnungen passwortgesch\u00fctzt?<\/li>\n<li>Speicherung nur auf sicheren EU-Servern?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Versand pr\u00fcfen<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Versand nur \u00fcber Portal oder verschl\u00fcsselte E-Mail?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Ger\u00e4te absichern<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>VPN aktiv?<\/li>\n<li>Keine privaten Ger\u00e4te f\u00fcr Firmendaten?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Prozesse dokumentieren<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>\u00c4nderungen dokumentiert?<\/li>\n<li>Backups vollst\u00e4ndig?<\/li>\n<\/ul>\n<h2>11. Do\u2019s &amp; Don\u2019ts im Payroll-Alltag<\/h2>\n<p>Do\u2019s<\/p>\n<p>\u2714 sichere Passw\u00f6rter + Passwortmanager<br \/>\n\u2714 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren<br \/>\n\u2714 Daten nur in sicheren HR-Systemen speichern<br \/>\n\u2714 PDF\/A &amp; Passwortschutz nutzen<br \/>\n\u2714 regelm\u00e4\u00dfige Awareness-Schulungen<br \/>\n\u2714 immer die aktuellsten Updates installieren<\/p>\n<p>Don\u2019ts<\/p>\n<p>\u2718 Lohnabrechnungen unverschl\u00fcsselt versenden<br \/>\n\u2718 private Ger\u00e4te oder Speichersticks nutzen<br \/>\n\u2718 PDFs lokal auf dem Desktop speichern<br \/>\n\u2718 Daten per WhatsApp oder ungesicherte Tools teilen<br \/>\n\u2718 Auf \u201eungew\u00f6hnliche\u201c E-Mails un\u00fcberlegt reagieren<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die digitale Lohnabrechnung geh\u00f6rt zu den sensibelsten Bereichen im Unternehmen. Hier laufen jeden Monat hochvertrauliche Daten zusammen. 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