Termin bestimmen, Einladungen verschicken \u2013 fertig? Ganz so einfach ist die Vorbereitung einer Wohnungseigent\u00fcmer:innen-Versammlung nicht. Denn es lauern viele Fallstricke, die f\u00fcr Sie als WEG-Verwalter:in auch rechtlich problematisch sind, weil Beschl\u00fcsse anfechtbar werden k\u00f6nnen, wenn Sie gewisse formale Aspekte nicht beachten. Umso wichtiger ist eine gut durchdachte Planung.<\/p>\n
Das Wichtigste in K\u00fcrze:<\/strong><\/p>\n Die Einladung zur Eigent\u00fcmerversammlung steht f\u00fcr WEG-Verwalter:innen regelm\u00e4\u00dfig auf dem Programm: Mindestens einmal im Jahr m\u00fcssen Sie eine Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung einberufen. Was in welcher Reihenfolge besprochen wird, legen Sie als Verwalter:in fest, gegebenenfalls in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat, sofern es einen solchen gibt. Au\u00dferdem haben einzelne Eigent\u00fcmer:innen die M\u00f6glichkeit, weitere Tagesordnungspunkte hinzuzuf\u00fcgen, sofern sie dies entsprechend beantragen. Wichtig ist, dass die Eigent\u00fcmer:innen bereits im Vorfeld wissen, um welche Themen es bei der Versammlung gehen wird. Damit sollen sich die Eigent\u00fcmer:innen vorbereiten k\u00f6nnen <\/strong>und vor \u00fcberraschenden Beschl\u00fcssen gesch\u00fctzt werden<\/strong>. Geschieht dies nicht, k\u00f6nnen die Teilnehmer:innen die auf der Versammlung gefassten Beschl\u00fcsse rechtlich anfechten<\/strong>.<\/p>\n Das Formulieren der einzelnen Tagesordnungspunkte ist allerdings gar nicht einfach. Zwar reicht laut Gesetz eine stichwortartige Auflistung, andererseits m\u00fcssen Sie als WEG-Verwalter:in die anstehenden Themen so genau bezeichnen, dass jede:r Eigent\u00fcmer:in wei\u00df, wor\u00fcber er:sie entscheiden soll \u2013 sonst hat er:sie im Nachhinein wieder die M\u00f6glichkeit, rechtlich gegen die Beschl\u00fcsse vorzugehen. Die Tagesordnungspunkte sollten also nicht zu allgemein gehalten werden. In der Praxis hat es sich bew\u00e4hrt, bei Themen, die umstritten sind und voraussichtlich lange und kontrovers diskutiert werden \u2013 etwa wenn eine teure Reparatur ansteht \u2013 den Eigent\u00fcmer:innen bereits im Vorfeld der Eigent\u00fcmerversammlung ausf\u00fchrliche Informationen zukommen zu lassen. Dadurch k\u00f6nnen sich die Eigent\u00fcmer:innen schon im Voraus eine Meinung bilden, so dass bei dem Termin meistens wesentlich schneller <\/strong>ein Ergebnis erzielt werden kann.<\/p>\n Ganz wichtig: Unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ sollten Sie keine Beschl\u00fcsse fassen. Denn auch diese sind mangels hinreichender Bezeichnung in der Tagesordnung anfechtbar. Wollen die Eigent\u00fcmer:innen dennoch in diesem Teil der Sitzung besprochene Aspekte fixieren, sollten Sie die Teilnehmer auf die Rechtslage hinweisen und dies auch entsprechend dokumentieren.<\/p>\n Bevor Sie die Einladung samt Tagesordnung verschicken k\u00f6nnen, m\u00fcssen Zeitpunkt und Ort der Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung festgelegt werden. Grunds\u00e4tzlich gilt: Beides muss f\u00fcr die Eigent\u00fcmer:innen zumutbar sein. Gerade bei kleineren Gemeinschaften sollten Sie darauf achten, m\u00f6glichst jede:m Eigent\u00fcmer:in die Teilnahme zu erm\u00f6glichen. Als angemessen gilt ein Termin am Werktag ab 15 Uhr, in der Praxis haben sich jedoch Uhrzeiten zwischen 18 und 19 Uhr bew\u00e4hrt. Achten Sie auch darauf, dass der Termin nicht in die Urlaubs- und Ferienzeit f\u00e4llt.<\/p>\n Beim Versammlungsort gibt es mehrere M\u00f6glichkeiten \u2013 wichtig ist jedoch, dass der Ort nicht-\u00f6ffentlich ist. Denn: Beschl\u00fcsse, die in einer „\u00f6ffentlichen“ Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung gefasst werden, sind zwar nicht per se nichtig, die Eigent\u00fcmer:innen k\u00f6nnen Sie aber im Zweifel anfechten. Das hei\u00dft: Ein Treffen in einer Gastst\u00e4tte, in der neben den Versammlungsteilnehmer:innen auch noch weitere G\u00e4st:innen im Raum sind, eignet sich f\u00fcr den Termin nicht \u2013 ben\u00f6tigt wird ein Nebenzimmer mit separatem Zugang. Aber auch Ihr B\u00fcro kann eine gute Wahl sein, sofern Sie \u00fcber geeignete R\u00e4umlichkeiten und ausreichend Platz verf\u00fcgen. Prinzipiell sollte sich der Versammlungsort in der N\u00e4he des Objektes liegen, um das es geht und er sollte f\u00fcr alle Eigent\u00fcmer:innen gut erreichbar sein.<\/p>\n Und noch ein wenig Psychologie: Passen Sie die Wahl des Ortes der Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung an. Wichtig wird dies vor allem, wenn kontroverse Diskussionen anstehen. Denn R\u00e4ume haben einen nicht zu untersch\u00e4tzenden Wert auf Stimmung und Verhalten der Anwesenden.<\/p>\n Sind Termin und Ort gefunden, m\u00fcssen Sie die Einladungen verschicken. Auch hierbei sind gewisse Formalien zu beachten, damit Beschl\u00fcsse rechtssicher sind. Das Einladungsschreiben muss den Tagungsort und den Beginn der Versammlung enthalten. Zudem sind Sie dazu verpflichtet, jede Angelegenheit, \u00fcber die die Versammlung beraten und beschlie\u00dfen soll, aufzuf\u00fchren.<\/p>\n Verschickt werden muss die Einladung in „Textform“ \u2013 so sieht es das Gesetz vor. Im Unterschied zur Schriftform hei\u00dft das, dass das Dokument keine eigenh\u00e4ndige Unterschrift des:der WEG-Verwalter:in tragen muss. Es reicht, wenn die Person erkennbar ist, die das Schreiben verfasst hat. Das bedeutet: Sie m\u00fcssen die Einladung nicht zwangsl\u00e4ufig als Brief verschicken, eine E-Mail reicht beispielsweise auch.<\/p>\n Ganz wichtig:<\/strong> Das Einladungsschreiben muss rechtzeitig verschickt werden. Laut Wohnungseigentumsgesetz gilt eine Frist von mindestens 14 Tagen vor dem Termin. Das ist allerdings sehr knapp. Besser ist es, wenn Sie die Eigent\u00fcmer:innen mindestens vier Wochen im Voraus informieren. Dann k\u00f6nnen diese besser planen und haben auch noch Spielraum, etwa wenn sie im Urlaub sind und deshalb die Post l\u00e4nger liegenbleibt. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihnen als Verwalter:in noch genug Zeit bleibt, Anregungen f\u00fcr weitere Tagesordnungspunkte, die die Eigent\u00fcmer:innen vorschlagen, in die Versammlung aufzunehmen.<\/p>\n Einladen m\u00fcssen Sie alle Wohnungseigent\u00fcmer:innen, die zum Zeitpunkt der Versammlung im Grundbuch stehen. Aber auch werdende Eigent\u00fcmer:innen und gegebenenfalls Insolvenz-, Zwangs- oder Nachlassverwalter:innen und Testamentsvollstrecker:innen haben ein Recht auf die Teilnahme an der Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung. Steht ein:e Wohnungseigent\u00fcmer:in unter Betreuung, kann je nach Einzelfall auch der:die Betreuer:in zum Kreis der Personen geh\u00f6ren, der:die eine Einladung zur Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung bekommen muss. Nie\u00dfbraucher:innen indes geh\u00f6ren nicht auf die Einladungsliste.<\/p>\n Und was ist, wenn Sie aus Versehen jemanden vergessen? Das f\u00fchrt nicht automatisch dazu, dass die in der Versammlung gefassten Beschl\u00fcsse nichtig sind. Diese bleiben allerdings anfechtbar und k\u00f6nnen unter Umst\u00e4nden f\u00fcr unwirksam erkl\u00e4rt werden. Voraussetzung ist, dass binnen vier Wochen Klage bei Gericht erhoben wird.<\/p>\n Es gibt also viele Aspekte, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Eigent\u00fcmerversammlung bedenken m\u00fcssen. Haben Sie an alles gedacht? Hier noch einmal die wichtigsten Punkte als Checkliste im \u00dcberblick.<\/p>\n Ein \u00dcberblick f\u00fcr WEG-Verwalter:innen Termin bestimmen, Einladungen verschicken \u2013 fertig? Ganz so einfach ist die Vorbereitung einer Wohnungseigent\u00fcmer:innen-Versammlung nicht. Denn es lauern viele Fallstricke, die f\u00fcr Sie als WEG-Verwalter:in auch rechtlich problematisch sind, weil Beschl\u00fcsse anfechtbar werden k\u00f6nnen, wenn Sie gewisse formale Aspekte nicht beachten. Umso wichtiger ist eine gut durchdachte Planung. Das Wichtigste in<\/p>\n\n
Die Tagesordnung: Es muss klar sein, worum es geht<\/h3>\n
\nEin Beispiel: <\/strong>Bei der Versammlung soll beschlossen werden einzelne Punkte der Hausordnung zu \u00e4ndern. Sie bezeichnen den entsprechenden Tagesordnungspunkt mit „\u00c4nderung der Hausordnung“. Das w\u00e4re zu unbestimmt und k\u00f6nnte angefochten werden, weil nicht klar erkennbar ist, welche Aspekte der Hausordnung betroffen sind.<\/p>\nVersammlungsort und Uhrzeit: Geht’s auch am Wochenende in der Gastst\u00e4tte nebenan?<\/h3>\n
Einladung zur Eigent\u00fcmer:innen-Versammlung: Das muss drinstehen<\/h3>\n
Fristen beachten: Schreiben d\u00fcrfen nicht zu sp\u00e4t verschickt werden<\/h3>\n
Und wem m\u00fcssen Sie alles eine Einladung schicken?<\/h3>\n
Checkliste: Die wichtigsten Punkte im \u00dcberblick<\/h3>\n
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