Viele Anwender denken bei Microsoft Office 365 an die Standards der Microsoft-Office-Familie wie Word, Excel oder PowerPoint. Doch die professionelle Office-Software hat noch weit mehr zu bieten und erleichtert die Zusammenarbeit im Team enorm. Hier kommen unsere 10 Power-Tipps f\u00fcr den Umgang mit Microsoft Office 365.<\/p>\n
Um sensible Dateien oder Nutzerkonten vor unbefugtem Zugriff zu sch\u00fctzen, bietet Microsoft Office 365 die M\u00f6glichkeit einer Multi-Faktor-Authentifizierung. Diese wird vom Administrator im „Admin Center“ unter „Mehr\u201d und „Setup Azure mehrstufige Authentifizierung“ eingerichtet.<\/p>\n
Die t\u00e4gliche E-Mail-Flut im Office kann schnell daf\u00fcr sorgen, dass Mailprogramme unter der riesigen Dateimenge regelrecht \u00e4chzen und deutlich langsamer werden. Eine einfache Abhilfe schafft Microsoft Office 365 mit SharePoint sowie OneDrive. So k\u00f6nnen Sie zum Beispiel gro\u00dfe Dateianh\u00e4nge einfach in OneDrive abspeichern und danach den Dateilink per Mail versenden. Der:die Empf\u00e4nger:in hat nach dem Versenden automatisch Zugriffsrechte auf die Datei.<\/p>\n
Office 365 erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit beim Bearbeiten von Dokumenten durch die integrierte Kommentarfunktion. Sobald Sie z. B. ein Dokument von einem:einer Kolleg:in erhalten, k\u00f6nnen Sie als angemeldete:r Nutzer:in direkt Kommentare hinterlassen. Ihr:e Kolleg:in erh\u00e4lt diese dann live in seinem:ihrem Dokument eingeblendet. Die Kommentarfunktion starten Sie einfach, indem Sie ein Wort markieren und \u00fcber „Einf\u00fcgen“ auf „Kommentar\u201d klicken. Jeder Kommentar enth\u00e4lt Ihren Benutzernamen. So wissen Ihre Kolleg:innen sofort, wer kommentiert hat.<\/p>\n
Wer nicht immer nur am Arbeitsplatz im B\u00fcro, sondern flexibel und ortsunabh\u00e4ngig mit dem Smartphone arbeiten m\u00f6chte, kann das mit Office 365 problemlos tun. Hierf\u00fcr starten Sie die ActiveSync-Konfiguration auf Ihrem Ger\u00e4t, melden sich mit Mail-Adresse sowie Passwort an und w\u00e4hlen „Exchange\/Office365\u201d aus. Anschlie\u00dfend f\u00fcgen Sie Ihren Account hinzu und k\u00f6nnen Word, Excel & Co. auf dem Smartphone verwenden. Alles, was Sie dort eingeben, wird dann direkt synchronisiert und Sie k\u00f6nnen danach an derselben Stelle wieder im B\u00fcro weiterarbeiten.<\/p>\n
Microsoft Office 365 erzeugt eine gro\u00dfe Zahl an Daten und Informationen. Skype-Konversationen, Word-Dokumente, Exchange-Postf\u00e4cher oder Office365-Gruppen, um alle Elemente von Office 365 zu durchsuchen, steht Ihnen als Nutzer das eDiscovery-Center zur Verf\u00fcgung. Mit den passenden Stichw\u00f6rtern finden Sie schnell die gew\u00fcnschten Konversationen oder Dokumente. Sehr praktisch ist auch die Standort-Suche.<\/p>\n
Office 365 bietet Ihnen die M\u00f6glichkeit, mit Ihren Kolleg:innen in Echtzeit an unterschiedlichen Orten gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten zu arbeiten. Hierf\u00fcr verwenden Sie einfach OneDrive oder SharePoint. In der Sidebar der Anwendungen teilen Sie Ihre Dokumente direkt. Alle Beteiligten erhalten immer die aktualisierte Ansicht, nachdem \u00c4nderungen vorgenommen wurden.<\/p>\n
Zum Freigeben des Dokuments reicht die E-Mail-Adresse der Kolleg:innen aus, die sie f\u00fcr ihren Microsoft-Account verwenden. Die Einladung kann zum Bearbeiten oder nur zum Anzeigen von Projekten verschickt werden. Neben \u00c4nderungen am Dokument selbst sind auch Kommentare in Echtzeit m\u00f6glich.<\/p>\n
Bearbeiten Sie gerade ein Dokument und haben eine R\u00fcckfrage an Ihre:n Kolleg:in, k\u00f6nnen Sie Skype for Business starten. Im jeweiligen Office-Programm finden Sie das Skype-Symbol, das Sie einfach anklicken, um den Chat oder Videoanruf zu starten. So k\u00f6nnen Sie direkt mit dem Feedback des:der Kollegin weiterarbeiten. Das Office-Dokument k\u00f6nnen Sie auch schlie\u00dfen, wenn Sie sich nach der Bearbeitung noch \u00fcber Skype weiter unterhalten wollen.
\nSehr praktisch ist die Chat-Funktion auch, um bei einem:einer Kund:in nachzufragen und ihn:sie direkt in den Arbeitsprozess einzubeziehen. Der Vorteil: Ihr Gegen\u00fcber muss Skype nicht zwingend installiert haben, um am Chat teilzunehmen.<\/p>\n
Werden Dokumente von mehreren Nutzern \u00fcber Office 365 bearbeitet, kann die Fehlersuche komplexer werden. Doch mit dem detaillierten Dokumentenverlauf haben Sie jederzeit den \u00dcberblick, wann wer \u00c4nderungen am Dokument vorgenommen hat und k\u00f6nnen die entsprechenden Arbeitsschritte bei Bedarf wieder r\u00fcckg\u00e4ngig machen. Den Versionsverlauf finden Sie unter „Datei“ und dann „Verlauf\u201d.<\/p>\n
Wenn Sie Ihr OneNote-Notizbuch freigeben, k\u00f6nnen alle Beteiligten darin Notizen hinterlassen. Diese Funktion bietet sich zum Beispiel f\u00fcr Meetings oder f\u00fcr R\u00fcckfragen zu Ideen und Vorschl\u00e4gen an. Alle Eintr\u00e4ge im geteilten Notizbuch werden genau mit Person und Uhrzeit erfasst, sodass Sie jederzeit den \u00dcberblick behalten.<\/p>\n
Office 365 bietet Ihnen die M\u00f6glichkeit, g\u00e4ngige Gesch\u00e4ftsprozesse wie das Einholen von Genehmigungen oder das Sammeln von Feedback nahezu zu automatisieren. Hierf\u00fcr verwenden Sie einfach SharePoint-Workflows. Nach dem Start arbeitet das Programm die voreingestellte Routine ab und dokumentiert alle einzelnen Schritte. Sie sparen sich damit viel Zeit.<\/p>\n
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