F\u00fcr viele Wanderbegeisterte und Radsportenthusiasten ist die Alpen\u00fcberquerung ein festes Ziel auf ihrer Bucket List. Diese sportliche Herausforderung ist nat\u00fcrlich nicht ohne eine gute Vorbereitung und Zeitplanung zu bew\u00e4ltigen. \u00c4hnlich verh\u00e4lt es sich auch im Arbeitsalltag: Wenn uns die To-Do-Liste mal wieder wie ein unbezwingbarer Berg und der Tag viel zu kurz im Verh\u00e4ltnis der zu erledigenden Aufgaben erscheint, hilft nur eins: exzellentes Selbst- und Zeitmanagement. Um dies zu erreichen, bedarf es der richtigen Werkzeuge. Zwei sehr popul\u00e4re Methoden, um sowohl Privat- als auch Berufsleben besser zu strukturieren sind die ALPEN-Methode und die „Getting Things Done“ Methode. Diese m\u00f6chten wir Ihnen im Folgendem vorstellen.<\/p>\n
Eine einfache, aber effektive Art, den Tagesablauf zu planen und das Zeitmanagement zu optimieren ist die sogenannte ALPEN-Methode \u2013 damit Sie in stressigen und chaotischen Zeiten schnell \u201e\u00fcber den Berg\u201d sind.<\/p>\n
Bei dieser vom Zeitmanagement Experten Lothar Seiwert entwickelten einfachen Methode geht es darum, sich einen schnellen und effektiven \u00dcberblick \u00fcber alle anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Hierzu nutz man die Buchstaben ALPEN. Am besten schreibt man dazu am Vorabend alle Aufgaben, Termine und Aktivit\u00e4ten (A<\/strong>) des n\u00e4chsten Tages auf und versucht die ungef\u00e4hre L\u00e4nge einzusch\u00e4tzen (L<\/strong>). Da man sich meist versch\u00e4tzt, was den zeitlichen Aufwand betrifft, baut man nun Puffer (P<\/strong>) ein. So l\u00e4sst es sich zeitlich flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und man erh\u00e4lt einen \u00dcberblick \u00fcber die kommenden Aufgaben, Termine und Aktivit\u00e4ten und deren zeitlichen Aufwand. Nun gilt es zu entscheiden (E<\/strong>) womit am n\u00e4chsten Morgen als erstes begonnen werden soll. Am besten schluckt man die dickste Kr\u00f6te, also die Aufgabe, f\u00fcr die man die meiste Konzentration braucht, gleich als erstes am Morgen. Eat the frog first<\/strong> hei\u00dft es nicht ohne Grund im Zeitmanagement<\/a>. Morgens sind wir noch konzentriert und k\u00f6nnen Dinge rasch erledigen. Im Laufe des Tages kommen leider viele neue Anfragen und Ablenkungen hinzu. Das Tagesgesch\u00e4ft l\u00e4sst uns dann kaum noch Zeit f\u00fcr die wichtigen Aufgaben des Tages.<\/p>\n Nicht zu vergessen: am Ende des Arbeitstages eine Bilanz ziehen und nachkontrollieren (N<\/strong>). Gleichzeitig kann man nun auch schon den kommenden Tag planen.<\/p>\n Feierabend-Routine:<\/strong> Letztendlich f\u00e4llt auch das Abschalten nach dem Arbeitstag leichter, wenn Sie die ALPEN Methode nutzen. Der kommende Tag ist vorbereitet, alle Termine und Aufgaben sind klar. Der Mental Load und der Stress werden minimiert. Mit cleverer Selbstorganisation haben Sie weniger Stress und Zeit und Kraft zum Auftanken im Privatleben.<\/p>\n Die Zeitmanagementmethode \u201eGetting Things Done\u201c (kurz: \u201eGTD\u201c) eignet sich besonders gut f\u00fcr Menschen, die sich schnell von ihren t\u00e4glichen Verpflichtungen \u00fcberfordert f\u00fchlen, alles auf den letzten Dr\u00fccker erledigen und gerne mal Aufgaben oder Termine aus den Augen verlieren. Wer jedoch eine Abneigung gegen Listen hat, d\u00fcrfte sich mit GTD eher schwertun, da es sich um ein Allroundsystem handelt, das mit Listen und Terminkalender f\u00fcr Beruf und Privatleben arbeitet.<\/p>\n Im Kern geht es darum, das Gehirn zu entlasten und Stress zu reduzieren, indem alle Aufgaben schriftlich erfasst werden und daher nicht mehr vergessen. So k\u00f6nnen wir in Ruhephasen besser entspannen und das n\u00e4chtliche, schlafraubende Gr\u00fcbeln nimmt ab. Umfangreichere Aufgaben werden in kleinere Teilaufgaben aufgesplittet, und auf konkrete Termine festgelegt. Zu guter Letzt stellen t\u00e4gliche und w\u00f6chentliche Reviews sicher, dass wir alle Projekte und To-Do\u2019s im Blicke behalten.<\/p>\n Die vom US-Produktivit\u00e4tsberater David Allen entwickelte Methode gliedert sich in f\u00fcnf aufeinander aufbauende Schritte:<\/p>\n 1. Sammeln Zuerst sammeln Sie alle Termine, Aufgaben und Ideen aus Ihren digitalen, wie analogen Eing\u00e4ngen (Mail-Postfach, Tischkalender, OneNote, etc.) und halten Sie fest. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie diese digital (Zum Beispiel mit Evernote oder Trello) oder handschriftlich zusammentragen.<\/p>\n Um festzustellen, wie mit den einzelnen Aufgaben zu verfahren ist, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:<\/p>\n 1. Worum handelt es sich? Lautet die Antwort auf die letzte Frage Nein<\/strong>, gibt es folgende M\u00f6glichkeiten: Lautet Ihre Antwort auf die letzte Frage Ja<\/strong>, haben Sie folgende Optionen: Tipp:<\/strong> Es gibt immer unvorhersehbare Aufgaben, die uns jederzeit im Verlauf des Tages \u201e\u00fcberraschen\u201c k\u00f6nnen. F\u00fcr diese Aufgaben sollte t\u00e4glich Notfallzeitpuffer eingeplant werden.<\/p>\n Nun m\u00fcssen alle Aufgaben in unterschiedliche Listen einsortiert werden. Alle Aufgaben, die eine Handlung erfordern und l\u00e4nger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, kommen entweder auf die \u201eN\u00e4chste Schritte\u201d-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt (siehe unten)<\/p>\n Projekte<\/strong> N\u00e4chste Schritte<\/strong> Warteliste\/Erinnerungsliste<\/strong> Vielleicht-Irgendwann-Liste<\/strong> \u00dcbrigens handelt es sich bei den aufgef\u00fchrten Listen lediglich um Vorschl\u00e4ge. Nat\u00fcrlich steht es Ihnen frei, die Listen anders zu benennen oder zu erweitern.<\/p>\n Zwar sorgen Sie durch das Organisieren Ihrer Termine und Aufgaben f\u00fcr \u00dcbersichtlichkeit, allerdings ist dies noch kein Garant daf\u00fcr, dass alles in der vorgesehenen Zeit erledigt wird und Ihre Produktivit\u00e4t steigt. Damit dies gelingt, m\u00fcssen die Listen regelm\u00e4\u00dfig anhand von Reviews durchgesehen und \u00fcberpr\u00fcft werden \u2013 nur so k\u00f6nnen Sie sicher sein, dass das System auf dem neusten Stand ist und Ihnen nichts \u201edurchrutscht\u201c. Erst dann ist es m\u00f6glich, sich voll und ganz auf die aktuell anstehende Aufgabe zu konzentrieren, ohne Angst, etwas zu vergessen.<\/p>\n T\u00e4gliche Reviews:<\/strong> W\u00f6chentliche Reviews:<\/strong> Der letzte Schritt der GTD-Methode ist selbsterkl\u00e4rend: Die Planung ist abgeschlossen und es geht endlich an die aktive Umsetzung der Aufgaben.<\/p>\n Die Getting Things Done Methode ist nicht kompliziert, aber komplex. Es wird einige Zeit ben\u00f6tigen, bis Ihnen das System in Fleisch und Blut \u00fcbergeht. Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken. Die Zeit, die Sie zun\u00e4chst f\u00fcr das Etablieren der Methode ben\u00f6tigen, zahlt sich schon bald durch eine strukturiertere und effizientere Arbeitsweise und gesteigerte Produktivit\u00e4t aus.<\/p>\n Eine gute Unterst\u00fctzung f\u00fcr GTD bietet Outlook. Damit lassen sich zum Beispiel Aufgaben und Projekte als Termine in den Kalender eintragen. So ist eine feste Zeit f\u00fcr die jeweilige Aufgabe reserviert, und Outlook erinnert rechtzeitig daran, dass wir uns darum k\u00fcmmern sollten. Es lassen sich auch direkt Aufgaben erstellen, terminieren und diesen Priorit\u00e4ten zuweisen.<\/p>\n Zus\u00e4tzlich bietet Outlook die M\u00f6glichkeit, einen Statusbericht in Form einer E-Mail an Kollegen oder den Chef zu senden. Gerade in Zeiten von Homeoffice bietet das Tool eine gute M\u00f6glichkeit, die eigene Leistung sichtbar zu machen und in Kontakt zum Team zu bleiben. Auch auf Meeting-Einladungen, die per E-Mail in Outlook ankommen, l\u00e4sst sich Getting Things Done anwenden. Sobald der Termin best\u00e4tigt ist, wird dieser automatisch in den Outlook Kalender \u00fcbertragen. Ohne weiteres Zutun wird aus der Aufgabe \u201eTeilnahme am Meeting xy\u201c ein Termin, an den wiederum das System eigenst\u00e4ndig erinnert und die Aufgabe wandert von einer Stufe im GTD System in die n\u00e4chste.<\/p>\n Fazit:<\/strong> Wenn\u2019s eng wird: 6 Tipps f\u00fcr besseres Zeitmanagement<\/a><\/p>\nStress reduzieren mit effizienten Listen: Die \u201eGetting Things Done\u201c Methode<\/h2>\n
\n2. Verarbeiten
\n3. Organisieren
\n4. Durchsehen
\n5. Erledigen<\/p>\n1. Schritt: Sammeln<\/h3>\n
2. Schritt: Verarbeiten<\/h3>\n
\n2. Wie viel Zeit beansprucht die Aufgabe?
\n3. Wird eine Aktion ben\u00f6tigt? Ja\/Nein<\/p>\n
\n\u2022 Die Notiz kann entsorgt werden, da sie nicht mehr gebraucht wird.
\n\u2022 Sie k\u00f6nnen derzeit nicht handeln, m\u00fcssen es vielleicht aber sp\u00e4ter. In dem Fall wird die Notiz in einem \u201eVielleicht\u201c Ordner gespeichert.<\/p>\n
\n\u2022 To-Dos, die in weniger als zwei Minuten bearbeitet werden k\u00f6nnen, sollten Sie direkt erledigen und nicht ins GTD-System \u00fcbernehmen.
\n\u2022 Alle Aufgaben, die mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen, werden in die entsprechenden GTD-Listen \u00fcbertragen (Siehe Schritt 3).
\n\u2022 Delegieren Sie Aufgaben, falls m\u00f6glich. Diese To-Dos werden in der Warteliste\/Erinnerungsliste vermerkt (siehe Schritt 3).<\/p>\n3. Schritt: Organisieren<\/h3>\n
\nLaut GTD-Methode ist jede Aufgabe, die verschiedene Schritte enthalten, sind ein Projekt. Das trifft auf einen geplanten Umzug ebenso zu, wie auf die Erstellung einer Website oder Marketingkampagne. Erfassen Sie zun\u00e4chst alle Projekte auf einer Projektliste, und definieren dann f\u00fcr jedes Projekt die einzelnen Teilschritte, die Sie als festen Termin inklusive Deadline und rechtzeitiger Erinnerung in Ihrem Kalender festhalten. Alle To-Dos, die Sie delegiert haben, setzen Sie auf eine Warte-, beziehungsweise Erinnerungsliste.<\/p>\n
\nHier werden alle Aufgaben erfasst, die (im Gegensatz zu Projekten) in einem Schritt durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. Nun ordnen Sie die einzelnen To-Dos nach Priorit\u00e4t und halten zudem die Zeit fest, die Sie voraussichtlich f\u00fcr die Bearbeitung ben\u00f6tigen.<\/p>\n
\nAlles, was delegiert wurde, wird auf einer Warteliste-, beziehungsweise Erinnerungsliste notiert und abgehakt, sobald die andere Person sie abgeschlossen hat.<\/p>\n
\nAuf dieser Liste notieren Sie Aufgaben, die nicht eilig oder besonders dringend sind, aber trotzdem irgendwann erledigt werden sollten (zum Beispiel PC aufr\u00e4umen oder B\u00fcro entr\u00fcmpeln).<\/p>\nSchritt 4: Durchsehen<\/h3>\n
\nGehen Sie mindestens einmal t\u00e4glich Ihre Aufgabenliste durch, um zu kontrollieren, ob sie noch auf dem aktuellen Stand und alle erledigten To-Dos gestrichen sind und um die n\u00e4chsten Aufgaben auszuw\u00e4hlen. Den Kalender hingegen sollten Sie mindestens zweimal t\u00e4glich checken, um keine Termine zu verpassen. Leeren Sie auch t\u00e4glich alle Eingangsk\u00f6rbe.<\/p>\n
\nEinmal pro Woche sollten Sie eine Wochendurchsicht vornehmen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie Termine, ordnen gegebenenfalls Priorit\u00e4ten neu und sortieren Sie erledigte Aufgaben aus, um den \u00dcberblick zu behalten. Dar\u00fcber hinaus werden bei den w\u00f6chentlichen Reviews auch neue Projekte ins System eingepflegt und n\u00e4chste Teilschritte definiert.<\/p>\nSchritt 5: Erledigen<\/h3>\n
„Getting things done“ im Alltag anwenden<\/h2>\n
\nDie hier beschriebenen Zeitmanagement-Methoden lassen sich sehr gut kombinieren. Leider gibt es nicht die eine, f\u00fcr alle perfekte Zeitmanagementmethode. Probieren Sie die hier vorgestellten Tools einfach einmal aus und testen Sie weitere Methoden. Pr\u00fcfen Sie, was sich in Ihren Alltag integrieren l\u00e4sst und lesen Sie dazu auch die folgenden Artikel:<\/p>\n