Die digitale Transformation stellt gerade \u00e4ltere Organisationen mit eingefahrenen Strukturen vor gro\u00dfe Herausforderungen, denn oftmals setzt sie einen grundlegenden Wandel und ein ver\u00e4ndertes Mindset im gesamten Unternehmen voraus. Um niemanden zu \u00fcberfordern und alle mitzunehmen, gilt es, lieber kleine Schritte zu gehen, als direkt gro\u00dfe Spr\u00fcnge zu machen. Eine gute Gelegenheit die Prinzipien der Agilit\u00e4t im kleinen Rahmen zu testen und anzuwenden sind Online-Meetings. Denn Hand aufs Herz: Wie effizient sind Ihre Remote-Meetings? Wir alle kennen und f\u00fcrchten diese scheinbar unendlichen Calls \u00fcber Zoom oder Teams, bei denen man von Pontius zu Pilatus kommt und am Ende der Frust \u00fcber die vergeudete Zeit gr\u00f6\u00dfer ist als der Erkenntnisgewinn. Deshalb m\u00f6chten wir Ihnen im Folgenden vorstellen, auf was es bei agilen Remote-Meetings ankommt, sodass Sie in Zukunft Ihre Video-Calls straffer und effektiver gestalten k\u00f6nnen.<\/p>\n
Der erste Schritt auf dem Weg zu agileren Online-Meetings lautet zun\u00e4chst ihre Grundprinzipien zu kennen und diese dann konsequent umzusetzen. Zwar existieren inzwischen verschiedene agile Meetingformate von \u201eDaily\u201c bis \u201eLean Coffee“, doch sie alle basieren auf denselben vier Prinzipien, die sowohl f\u00fcr Pr\u00e4senz- als auch f\u00fcr Online-Meetings gelten:<\/p>\n
Eine sehr strenge Deadline ist die Grundlage agiler (Online-)Meetings. Das bedeutet, dass sie p\u00fcnktlich starten und enden. Zudem wird pro Thema ein fixer Zeitrahmen festgesetzt.<\/p>\n
Agilit\u00e4t funktioniert nur bei gelebtem Teamwork. Deshalb muss der Moderierende sicherstellen, dass Relevantes vergemeinschaftet und geteilt wird. Das Streben nach einem gemeinsamen Zielverst\u00e4ndnis im Team ist existentiell.<\/p>\n
Damit alle Beteiligten stets fokussiert bleiben, ist es enorm wichtig, dass der Moderierende immer wieder die Aufmerksamkeit auf den aktuellen Agendapunkt zur\u00fcckf\u00fchrt.<\/p>\n
Statt Perfektes ausarbeiten zu wollen und sich im Klein-Klein zu verlieren, sollte das Augenmerk darauf liegen, Machbares zu verabschieden – verproben von kleinen, machbaren Schritten lautet die Devise.<\/p>\n
Traditionelle Meetings k\u00f6nnen im schlimmsten Fall folgenderma\u00dfen ablaufen: Sie beginnen nicht p\u00fcnktlich, drehen sich dann ewig im Kreis, ohne auf den Punkt zu kommen und dauern deshalb l\u00e4nger als eigentlich n\u00f6tig. Um all diesen schlechten \u201eAngewohnheiten\u201c entgegenzuwirken, arbeiten agile Meetings bevorzugt mit kurzen Formaten und einem festen Zeitrahmen. Dies gilt nicht nur f\u00fcr die Dauer des gesamten Meetings \u2013 jeder Aufgabe und jedem Thema der Besprechung sollte im Vorfeld eine bestimmte Zeitspanne zugeordnet werden. Aus diesem Grund ist die Erstellung einer Meeting-Agenda nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Das enge Timeboxing fordert die Teilnehmer:innen zum fokussierten Arbeiten und effektivem Austausch auf und h\u00e4lt alle Beteiligten in der Aufmerksamkeit \u2013 gerade online ein wichtiger Faktor. Ausufernden Diskussionen oder sinnlosen Debatten wird erst gar kein Raum geboten. F\u00fcr das konsequente Timekeeping ist der Moderierende zust\u00e4ndig, der vor jedem Meeting klar benannt werden sollte.<\/p>\n
Agile Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass nicht die Interessen der einzelnen Teilnehmer:innen im Vordergrund stehen. Stattdessen sollte der Fokus stets auf der von jedem einzelnen empfundenen Verantwortung bez\u00fcglich des Team- und somit auch des Unternehmenserfolgs liegen. Um dies zu unterst\u00fctzen, ist es wichtig, dass der Moderierende darauf achtet, dass die Teilnehmenden in ihren Beitr\u00e4gen und Verantwortlichkeiten aktiv von sich im Sinne von \u201eich tue\u201c sprechen, statt sich passiv hinter einem \u201eman sollte mal\u201c zu verstecken.<\/p>\n
Zudem sollten gleich zu Beginn der Besprechung Grund und Ziel(e) genannt werden, um allen Beteiligten nochmals das \u201eWarum\u201c des Meetings zu vergegenw\u00e4rtigen. Auch dies f\u00e4llt in den Aufgabenbereich des Moderierenden, ebenso die konkrete Zuordnung aller anstehenden Aufgaben an die zust\u00e4ndigen Personen zum Abschluss der Besprechung sowie die Anfertigung eines Protokolls, in dem die Aufgaben und Zust\u00e4ndigkeiten noch einmal schriftlich festgehalten werden. Ein nicht zu untersch\u00e4tzender Faktor ist au\u00dferdem die Zusammensetzung der Meetingteilnehmer:innen: Erwiesenerma\u00dfen f\u00fchrt Dynamik und rascher Wechsel in der Gruppenkonstellation methodisch zu einem breiteren Wissensshare und schnellen, konsensorientierten Entscheidungen. Die Arbeitsgruppen zwischendurch immer mal wieder \u201edurchzumischen\u201c kann frischen Wind grade in regelm\u00e4\u00dfige Besprechungen bringen. Au\u00dferdem sollten Sie sich die Frage stellen, ob es immer dieselben Gesichter sein m\u00fcssen, oder ob es nicht vielleicht sinnvoll ist, auch mal Mitarbeitende aus ganz andren Bereichen zu den Meetings einzuladen. Dies kann manchmal neue, ungeahnte Denkanst\u00f6\u00dfe und geben und neue Blickwinkel er\u00f6ffnen.<\/p>\n
Agile Formate fokussieren auf das, was umsetzbar ist, statt perfekte Ergebnisse und L\u00f6sungen zu erarbeiten, die nicht auf die Stra\u00dfe gebracht werden, weil sie sich \u00fcberholen. Agile Unternehmenskulturen haben das Prinzip des schnellen Ergebnisses verankert, das den Kunden zeitnah zufriedenstellt. Gleiches gilt f\u00fcr agile Remote-Meetings.<\/p>\n
Grundvoraussetzung f\u00fcr die Umsetzung dieser agilen Haltung und Vorgehensweise ist, dass alle Beteiligten den Mut haben, Entscheidungen nach dem sogenannten \u201eGEMO\u201c-Prinzip zu treffen: Wird ein Ergebnis als \u201egood enough to move on\u201c bewertet, ist es ineffizient, in weitere Optimierungsma\u00dfnahmen zu investieren.
\nBasis hierf\u00fcr ist, dass alle Mitarbeiter das Wertesystem des Unternehmens verinnerlicht haben und dass sie wissen, nach welchem Ma\u00dfstab sie den Reifegrad eines Ergebnisses beurteilen.<\/p>\n
Agile Formate sind mehr als nur schneller oder hipperes methodisches Agieren. Sie nutzen Iterative Schleifen und verfolgen den Ansatz \u201eDone is better than perfect\u201c – verf\u00fcgen also \u00fcber ein anderes Mindset. Der Kern des \u201eDone is better than perfect\u201c-Prinzips ist das fr\u00fchzeitige Prototyping mit Test. Das bedeutet, dass der Kunde bereits einen noch nicht perfekt ausgearbeiteten Prototyp oder Entwurf zur ersten Einsch\u00e4tzung bekommt. Dies hat den Vorteil, das eventuelle Fehlentwicklungen oder Missinterpretationen fr\u00fchzeitig erkannt werden und neue Anforderungen eingearbeitet werden k\u00f6nnen, was den Entwicklungsprozess erheblich beschleunigt.<\/p>\n
Zugleich steigert diese Vorgehensweise die Kundenzufriedenheit. Damit das \u201eDone is better than perfect\u201c-Prinzip wirklich funktionieren kann, bedarf es allerdings eines neuen Mindsets aller Beteiligten: Oft tun sich Unternehmen schwer Befindlichkeiten bez\u00fcglich Kritik und Fehlern zu \u00fcberwinden. Ein fr\u00fches Feedback zu einem Prototyp, beziehungsweise (noch) nicht perfekten Entwurf wird eingeholt, um zeitnah zu erkennen, ob man sich auf einem guten Weg befindet oder eventuell noch einmal komplett neu starten muss, ob Informationen fehlen oder die Fragestellung \u00fcberarbeitet werden muss. Diese sogenannte \u201eIterative Schleife\u201c muss ge\u00fcbt werden \u2013 sowohl auf Seite des Feedback-Gebenden als auch beim Feedback-Nehmenden. Das Ziel ist eine m\u00f6glichst kurze Feedbackschleife, damit der Prozess m\u00f6glichst schnell angepasst werden kann. Agile Formate bieten also idealerweiseeine Three in One \u2013 L\u00f6sung, die aus folgenden Schritten besteht:<\/p>\n
Fazit:<\/strong> Die digitale Transformation stellt gerade \u00e4ltere Organisationen mit eingefahrenen Strukturen vor gro\u00dfe Herausforderungen, denn oftmals setzt sie einen grundlegenden Wandel und ein ver\u00e4ndertes Mindset im gesamten Unternehmen voraus. Um niemanden zu \u00fcberfordern und alle mitzunehmen, gilt es, lieber kleine Schritte zu gehen, als direkt gro\u00dfe Spr\u00fcnge zu machen. Eine gute Gelegenheit die Prinzipien der Agilit\u00e4t<\/p>\n
\nKonsequent umgesetzt haben agile (Online)-Meetings das Potenzial, z\u00e4he Schritte im Moderationsprozess zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Das spart Zeit und Nerven bei allen Beteiligten und verspricht schnellere und zugleich zufriedenstellende Ergebnisse.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"