Sie sind in vielen Projekten unterwegs, m\u00fcssen in unterschiedlichen Teams komplexe Aufgabenstellungen l\u00f6sen und\/oder arbeiten vielleicht parallel f\u00fcr mehrere Vorgesetzte? Wenn wir viele Aufgaben unterschiedlicher Art auf einmal bearbeiten m\u00fcssen, verlieren wir schnell die \u00dcbersicht und das Gef\u00fchl f\u00fcr die richtige Priorisierung der einzelnen To-Dos. Die Folge: Wir geraten in Panik und landen schnell in der sogenannten \u201eDringlichkeitsfalle“: Statt Aufgaben anzugehen, die uns unserem Ziel tats\u00e4chlich n\u00e4her bringen, verschwenden wir wertvolle Zeit mit Dingen, die uns wichtig erscheinen, es im Endeffekt aber nicht sind. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die h\u00e4ufigsten Fehler bei der Priorisierung sowie m\u00f6gliche L\u00f6sungsans\u00e4tze zur Selbstorganisation vor.<\/p>\n
Wenn Sie das Gef\u00fchl haben, dass alles gleich wichtig ist und schnell erledigt sein muss, stecken Sie vielleicht in der sogenannten Dringlichkeitsfalle.<\/p>\n
Eine zu fr\u00fche Feinplanung der folgenden Tage oder sogar Wochen f\u00fchrt zu Mehrarbeit. Eine solche \u201e\u00dcberadministration\u201c sieht beispielsweise so aus: Auf dem Tisch (oder im Postfach) werden etliche Priorit\u00e4ten-Stapel gebildet, die fortlaufend neu sortiert werden m\u00fcssen, weil sich die Priorit\u00e4ten ge\u00e4ndert haben.<\/p>\n
Wir kennen es doch alle: Kaum f\u00e4llt der Name eines bestimmten Kunden oder Vorgesetzten und schon schnellt die Priorit\u00e4t einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts innerhalb von Sekunden in die H\u00f6he. Vor allem verhandlungsstarke Kollegen und Kolleginnen nutzen das Hierarchie-Etikett gerne mal, um ihrer Forderung Druck zu verleihen: \u201eBefehl von ganz oben, Du wei\u00dft schon \u2026\u201c<\/p>\n
Die\/der nette Kolleg:in, die\/der mit ihrem\/seinem Anliegen direkt zu Ihnen an den Schreibtisch kommt, wird eher \u201ebedient\u201c als die\/der zur\u00fcckhaltende Mitarbeiter:in, die\/der immer noch auf ihre\/seine h\u00f6fliche Anfrage via Mail wartet, obwohl ihr\/sein Anliegen eigentlich wichtiger w\u00e4re.<\/p>\n
Tipp 1<\/strong>: Planen Sie in \u201eHorizonten\u201c, zum Beispiel Monat, Woche, Tag. Reservieren Sie f\u00fcr jeden Horizont Planungszeit und gehen Sie von \u201egrob\u201c nach \u201efein\u201c vor. Bestimmen Sie F\u00e4lligkeiten f\u00fcr Aufgabenpakete zun\u00e4chst grob (Monatshorizont), und verteilen Sie die Aufgaben erst in der Wochenplanung auf die einzelnen Tage. Den kleinsten Part bildet dann die Tagesplanung.<\/p>\n Tipp2:<\/strong> Wenden Sie das Eisenhower Prinzip<\/a> richtig an:<\/p>\n Tipp 3:<\/strong> Definieren Sie Fokusthemen. Zum Beispiel k\u00f6nnten Sie im Team oder mit der\/dem Chef:in vereinbaren, welche drei Themen f\u00fcr eine Woche (oder f\u00fcr einen Tag) Vorrang haben. Anfragen aus anderen Bereichen d\u00fcrfen dann zur\u00fcckgestellt werden. Wirklich dringende, spontane Aufgaben oder Anfragen sind davon nat\u00fcrlich ausgenommen.<\/p>\n Tipp 4:<\/strong> Eskalieren Sie! Kommunizieren Sie Terminengp\u00e4sse rechtzeitig, anstatt krampfhaft zu versuchen, es \u201eirgendwie\u201c zu schaffen. In gut funktionierenden Teams werden keine Schuldigen gesucht, sondern L\u00f6sungen. Zudem ist Termintreue auch ein wichtiger Grundpfeiler einer guten Zusammenarbeit im Projektteam.<\/p>\n Tipp 5:<\/strong> Begegnen Sie dem Druck von \u201eDr\u00e4nglern\u201c und spontanen Anfragen durch freundliches Nachfragen, um die tats\u00e4chliche Dringlichkeit einsch\u00e4tzen zu k\u00f6nnen. Behalten Sie dabei stets Folgendes im Hinterkopf: Egal, wer vor Ihnen steht, ein freundlicher Hinweis auf einen Alternativtermin (\u201ebis morgen Mittag schaffe ich das\u201c) oder m\u00f6gliche Konsequenzen (\u201edann geht uns Kunde XY auf die Barrikaden) sind keine Arbeitsverweigerung.<\/p>\n Fazit:<\/strong> In unserer immer komplexer werdenden Arbeitswelt schafft die Priorisierung die Basis f\u00fcr konzentriertes Arbeiten<\/a> und bildet die Grundlage, um Termine und Zeitpl\u00e4ne einzuhalten. Richtig gemacht, k\u00f6nnen Sie den \u00dcberblick behalten, fr\u00fchzeitig Engp\u00e4sse erkennen und so eine gute Zusammenarbeit im Team erm\u00f6glichen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Sie sind in vielen Projekten unterwegs, m\u00fcssen in unterschiedlichen Teams komplexe Aufgabenstellungen l\u00f6sen und\/oder arbeiten vielleicht parallel f\u00fcr mehrere Vorgesetzte? Wenn wir viele Aufgaben unterschiedlicher Art auf einmal bearbeiten m\u00fcssen, verlieren wir schnell die \u00dcbersicht und das Gef\u00fchl f\u00fcr die richtige Priorisierung der einzelnen To-Dos. Die Folge: Wir geraten in Panik und landen schnell in<\/p>\n\n