{"id":22257,"date":"2023-01-12T17:25:59","date_gmt":"2023-01-12T16:25:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?p=22257"},"modified":"2026-06-02T14:16:04","modified_gmt":"2026-06-02T12:16:04","slug":"die-wichtigsten-kennzahlen-im-personalcontrolling","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/personalmanagement\/die-wichtigsten-kennzahlen-im-personalcontrolling\/","title":{"rendered":"Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling"},"content":{"rendered":"<p>Der Fachkr\u00e4ftemangel wird HR-Abteilungen auch in Zukunft besch\u00e4ftigen. Besonders gesucht sind gut ausgebildete und erfahrene Besch\u00e4ftigte. Der Markt scheint \u201eleergefegt\u201d. Doch woran liegt das und was k\u00f6nnen Unternehmen und Recruiter:innen tun, um ihren Bedarf zu decken? Antworten auf diese Fragen liefern Personalkennzahlen. Sie geben Personalmanager:innen wertvolle Einblicke in ihre Prozesse \u2013 und zeigen auf, wo Verbesserungsbedarf besteht.<\/p>\n<h2>Personalcontrolling: Definition<\/h2>\n<p>Wie lange bleiben Besch\u00e4ftigte durchschnittlich im Unternehmen und wie lange dauert es, bis ein:e Bewerber:in eingestellt ist? Die f\u00fcr die Beantwortung der Fragen notwendigen Daten zu erheben und zu analysieren, ist Aufgabe des Personalcontrollings. Oftmals auch HR-Controlling genannt, umfasst das Personalcontrolling alle Ma\u00dfnahmen, die zur Kontrolle und Steuerung personeller Vorg\u00e4nge wie dem Recruiting- oder <a href=\"\/blog\/themen\/personalentwicklung\/onboarding\/\">Onboardingprozess<\/a> eingesetzt werden. Die daf\u00fcr relevanten Kennzahlen werden oftmals auch Key Performance Indicators, kurz KPI, genannt.<\/p>\n<h2>Antworten auf Management-Fragen: Die Vorteile von Personalcontrolling<\/h2>\n<p>Das Personalcontrolling bietet nicht nur Personaler:innen wertvolle Einblicke, sondern auch dem Management die M\u00f6glichkeit, in einer einheitlichen Sprache zu kommunizieren und strategische Ma\u00dfnahmen datenbasiert zu treffen. Statt Bauchgef\u00fchl gibt es dank vorab festgelegter HR Kennzahlen konkrete Aussagen, auf die sich auch das Management in seinen strategischen Entscheidungen st\u00fctzen kann.<\/p>\n<p>Zeigen die Ergebnisse aus dem Personalcontrolling beispielsweise, dass in zwei \u00e4hnlichen Abteilungen mit gleichem Personalbestand die Kennzahl \u201eProduktivit\u00e4t\u201c stark variiert, so lohnt sich ein etwas tiefgehender Blick. Wo besteht Verbesserungsbedarf? Haben sich die Aufgaben stark ver\u00e4ndert? Ben\u00f6tigt eine Abteilung mehr Ressourcen oder Kompetenzen?<\/p>\n<h2>Die wichtigsten Personalkennzahlen im \u00dcberblick<\/h2>\n<p>Personalkennzahlen, <a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/personalmanagement\/potenziale-der-people-analytics-fuer-hr\/\">Personal-KPI<\/a> oder auch HR-KPI lassen sich in quantitative und qualitative Kennzahlen unterteilen. Zu den quantitativen Kennzahlen z\u00e4hlen messbare Kennzahlen wie K\u00fcndigungen oder Anzahl der Mitarbeiter:innen. Bei den qualitativen Kennzahlen handelt es sich um nur bedingt messbare Kennzahlen wie Produktivit\u00e4t, die Zufriedenheit der Besch\u00e4ftigten oder das Kompetenzlevel einzelner Abteilungen. HR-KPIs gibt es zudem in den verschiedensten Bereichen. Die wichtigsten stellen wir im \u00dcberblick vor:<\/p>\n<h3>Recruiting<\/h3>\n<p>KPIs aus dem Recruiting geben Aufschluss dar\u00fcber, wie erfolgreich der Recruiting-Prozess im Unternehmen abl\u00e4uft. Dazu betrachten Personalcontroller:innen die folgenden Kennzahlen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Time-to-hire<\/strong>: Diese Kennzahl beschreibt die Zeit, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle vergeht. In Zeiten des Fachkr\u00e4ftemangels gilt hier \u201eje k\u00fcrzer, desto besser\u201d.<\/li>\n<li><strong>Cost-per-hire<\/strong>: Diese Kennzahl beschreibt die Kosten pro Einstellung. Sie setzen sich in Abh\u00e4ngigkeit der Time-to-hire aus dem Gehalt und der Arbeitszeit der Recruiter:innen sowie externen Kosten f\u00fcr Jobb\u00f6rsen oder Bewerbermanagementsysteme zusammen.<\/li>\n<li><strong>Qualit\u00e4t der Bewerbungskan\u00e4le<\/strong>: Nehmen wir an, \u00fcber Social Media kommen pro Stellenausschreibung im Schnitt knapp 300 Bewerbungen rein und \u00fcber die eigenen Karrierewebsite nur 100? Das klingt erst einmal gut. Sind von den 300 Bewerbungen durch Social Media aber nur 2 Bewerbungen passend, steht das in keinem Verh\u00e4ltnis zu den etwa 20 passenden Bewerbungen, die beispielsweise \u00fcber die Karrierewebsite reinkommen. Eine daraus abgeleitete Ma\u00dfnahme k\u00f6nnte folglich sein, die Karrierewebsite noch attraktiver auszugestalten, anstatt Werbebudget in Stellenanzeigen auf Social Media zu investieren.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Produktivit\u00e4t und Gesch\u00e4ftsentwicklung<\/h3>\n<p>Personalkennzahlen bieten auch dem Management eine gute Grundlage f\u00fcr strategische Entscheidungen. Dazu z\u00e4hlen beispielsweise:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Personalbestand nach Organisationseinheiten<\/strong>: Wie sind die personellen Ressourcen im Unternehmen verteilt? Fehlen in manchen Abteilungen eventuell Mitarbeiter:innen?<\/li>\n<li><strong>Altersstruktur der Belegschaft<\/strong>: Wie steht es um die Altersstruktur im Unternehmen? Sind mehr junge oder mehr \u00e4ltere Mitarbeiter:innen vertreten? Wenn ja: In welchen Positionen sind diese angestellt? Basierend auf dieser Kennzahl planen Organisationen ihr Personal \u2013 um Engp\u00e4sse fr\u00fchzeitig zu vermeiden.<\/li>\n<li><strong>Frauenquote nach Positionen<\/strong>: Auch die Personalstruktur in Bezug auf Geschlechter kann wertvolle Einblicke geben. Je diverser ein Unternehmen, desto besser.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>F\u00fchrung und Kultur<\/h3>\n<p>HR Kennzahlen k\u00f6nnen zudem einen Einblick in die Kultur eines Unternehmens bieten. Das geht beispielsweise mit folgenden KPIs:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Anzahl Coachings pro F\u00fchrungskraft:<\/strong> Bieten Unternehmen ihren F\u00fchrungskr\u00e4ften Coachings als Entwicklungsma\u00dfnahme an, kann die Anzahl der genutzten Coaching-Sessions Einblicke in die Bereitschaft der F\u00fchrungskr\u00e4fte geben, sich weiterzuentwickeln.<\/li>\n<li><strong>Dauer der F\u00fchrungspositionen:<\/strong> Wie lange F\u00fchrungskr\u00e4fte auf ihren Positionen bleiben, kann als Zeichen f\u00fcr erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Team verstanden werden. Ist die Fluktuation allerdings hoch, k\u00f6nnte das ein Anzeichen f\u00fcr Unstimmigkeiten sein.<\/li>\n<li><strong>Anzahl an ausl\u00e4ndischen F\u00fchrungskr\u00e4ften<\/strong>: Die Anzahl ausl\u00e4ndischer F\u00fchrungskr\u00e4fte kann ebenfalls aufzeigen, wie divers und bunt eine Unternehmenskultur ist.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Personalentwicklung und Weiterbildung<\/h3>\n<p>Der Fachkr\u00e4ftemangel l\u00e4sst sich mit Neueinstellungen allein nicht bek\u00e4mpfen. Vielmehr sind Organisationen gut beraten, ihre bestehenden Mitarbeiter:innen weiterzubilden und mit bestimmten Ma\u00dfnahmen auch langfristig ans Unternehmen zu binden. Um diese zu definieren, lohnt sich der Blick auf folgende Kennzahlen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Anzahl an Bildungsabschl\u00fcssen<\/strong>: Wie sind Mittlere Reife, Abitur, Masterand:innen und Doktorand:innen im Unternehmen verteilt und welche Weiterbildungsma\u00dfnahmen sind in Abh\u00e4ngigkeit dieser Kennzahl gefordert?<\/li>\n<li><strong>Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter:in<\/strong>: Wie viele Weiterbildungen besucht ein:e Mitarbeiter:in im Schnitt pro Jahr? 0-1? Justiere nach und biete eventuell attraktivere Formate an, um die Besch\u00e4ftigten zu motivieren!<\/li>\n<li><strong>Kosten pro Weiterbildung:<\/strong> Gibt es eventuell Weiterbildungsformate, die teuer, aber kaum gebucht werden? Kennzahlen aus diesem Bereich sichern die Qualit\u00e4t der Weiterbildungsangebote im Unternehmen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Achtung: Personalkennzahlen richtig erheben und verwalten<\/h2>\n<p>Kennzahlen sind sch\u00f6n und gut, doch gibt es inzwischen dutzende. Welche sind die richtigen und wie lassen sich diese erheben?<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich gilt: Jedes Unternehmen sollte f\u00fcr sich individuell entscheiden, welche HR Kennzahlen wichtig sind. Hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Die einzige Spielregel: Die erhobenen Personalkennzahlen sollten relevant und so pr\u00e4zise wie m\u00f6glich sein. Zudem sollten sie in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum immer wieder erhoben werden, um die Vergleichbarkeit zu sichern und letztlich auch, um Ma\u00dfnahmen gezielt einzuleiten.<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich gilt hervorzuheben: Bei den Kennzahlen aus dem Personalcontrolling handelt es sich in den meisten F\u00e4llen um personengebundene Daten, die den Datenschutzbestimmungen unterliegen. Welche Daten d\u00fcrfen \u00fcberhaupt erhoben werden und in welchen F\u00e4llen muss der Personal- oder Betriebsrat hinzugezogen werden? Wie und wie lange d\u00fcrfen die Daten gespeichert werden und wie lassen sich Daten \u00fcberhaupt sicher l\u00f6schen?<\/p>\n<p><strong>Lies vertiefend zu diesem Thema auch unseren Beitrag<\/strong>:\u00a0<a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/personalmanagement\/hr-controlling-mit-kennzahlen-zu-mehr-transparenz\/\">HR-Controlling: Mit Kennzahlen zu mehr Transparenz<\/a><\/p>\n<h2>FAQ:<\/h2>\n<h3>Was sind die wichtigsten HR-Kennzahlen, wenn du Personalentscheidungen besser begr\u00fcnden willst?<\/h3>\n<p>Die wichtigsten HR-Kennzahlen sind diejenigen, die dir helfen, konkrete Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Dazu geh\u00f6ren zum Beispiel Kennzahlen zum Recruiting, zur Personalstruktur, zur Weiterbildung, zur F\u00fchrungskultur und zur Mitarbeiterbindung. Entscheidend ist nicht, m\u00f6glichst viele Zahlen zu sammeln, sondern die richtigen Fragen zu beantworten. Wie schnell besetzt ihr offene Stellen? Welche Kan\u00e4le liefern wirklich passende Bewerbungen? Wo entstehen hohe Weiterbildungskosten ohne erkennbaren Nutzen? Welche Abteilungen sind personell \u00fcberlastet? Wenn du solche Fragen mit belastbaren Daten beantworten kannst, wird HR vom reaktiven Dienstleister zum strategischen Partner f\u00fcr Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und F\u00fchrungskr\u00e4fte.<\/p>\n<h3>Wie kannst du vermeiden, dass Personalcontrolling nur zus\u00e4tzliche Arbeit ohne Nutzen erzeugt?<\/h3>\n<p>Personalcontrolling bringt nur dann echten Mehrwert, wenn du vor der Datenerhebung kl\u00e4rst, welche Entscheidungen damit unterst\u00fctzt werden sollen. Viele HR-Teams starten mit zu vielen Kennzahlen und verlieren sich dann in aufwendigen Reports, die niemand nutzt. Besser ist ein schlanker Einstieg mit wenigen Kennzahlen, die regelm\u00e4\u00dfig ausgewertet und mit Ma\u00dfnahmen verbunden werden. Wenn eine hohe Time-to-hire sichtbar wird, sollte daraus zum Beispiel eine konkrete Pr\u00fcfung des Recruitingprozesses folgen. Wenn Weiterbildungsangebote kaum genutzt werden, sollte HR hinterfragen, ob Formate, Inhalte oder Kommunikation zur Zielgruppe passen. So entsteht aus Zahlen praktische Steuerung statt reiner Dokumentation.<\/p>\n<h3>Warum reicht es nicht aus, nur Recruitingkennzahlen wie Time-to-hire oder Cost-per-hire zu betrachten?<\/h3>\n<p>Recruitingkennzahlen sind wichtig, weil sie zeigen, wie schnell und effizient offene Stellen besetzt werden. Sie erz\u00e4hlen aber nur einen Teil der Geschichte. Eine schnelle Einstellung ist wenig wert, wenn neue Mitarbeitende nach kurzer Zeit wieder gehen oder nicht zu den Anforderungen der Stelle passen. Deshalb solltest du Recruitingdaten immer mit weiteren Kennzahlen verbinden, etwa zur Qualit\u00e4t der Bewerbungskan\u00e4le, zur Fluktuation, zum Onboarding und zur langfristigen Entwicklung der Besch\u00e4ftigten. Gerade im Fachkr\u00e4ftemangel entsteht Wettbewerbsvorteil nicht nur durch schnelle Einstellungen, sondern durch passgenaue Auswahl, gute Integration und gezielte Bindung.<\/p>\n<h3>Wie findest du heraus, welche HR-Kennzahlen f\u00fcr dein Unternehmen wirklich relevant sind?<\/h3>\n<p>Der beste Ausgangspunkt sind die aktuellen Herausforderungen deines Unternehmens. Hat das Management Sorge wegen steigender Personalkosten, brauchst du andere Kennzahlen als bei hoher Fluktuation oder langen Besetzungszeiten. Sinnvoll ist es, die wichtigsten HR-Ziele mit den Unternehmenszielen abzugleichen. Danach kannst du pr\u00fcfen, welche Daten bereits vorhanden sind, wie verl\u00e4sslich sie sind und ob sie regelm\u00e4\u00dfig vergleichbar erhoben werden k\u00f6nnen. Eine Kennzahl ist nur dann relevant, wenn sie pr\u00e4zise genug ist, wiederholt gemessen werden kann und eine Entscheidung ausl\u00f6sen kann. Alles andere wirkt zwar professionell, hilft dir im Arbeitsalltag aber kaum weiter.<\/p>\n<h3>Warum musst du beim Personalcontrolling Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an mitdenken?<\/h3>\n<p>Viele HR-Kennzahlen beruhen auf personenbezogenen oder zumindest personenbeziehbaren Daten. Deshalb darf Personalcontrolling nicht nur fachlich und technisch gedacht werden, sondern muss auch rechtlich sauber aufgesetzt sein. Du solltest fr\u00fch kl\u00e4ren, welche Daten wirklich gebraucht werden, wer Zugriff darauf hat, wie lange sie gespeichert werden und wann der Betriebsrat oder Personalrat einzubeziehen ist. Das sch\u00fctzt nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden. Wenn Besch\u00e4ftigte den Eindruck haben, dass Kennzahlen zur Kontrolle einzelner Personen genutzt werden, leidet die Akzeptanz. Transparente Ziele, klare Zust\u00e4ndigkeiten und ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten sind deshalb eine zentrale Voraussetzung f\u00fcr wirksames HR-Controlling.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der Fachkr\u00e4ftemangel wird HR-Abteilungen auch in Zukunft besch\u00e4ftigen. Besonders gesucht sind gut ausgebildete und erfahrene Besch\u00e4ftigte. Der Markt scheint \u201eleergefegt\u201d. Doch woran liegt das und was k\u00f6nnen Unternehmen und Recruiter:innen tun, um ihren Bedarf zu decken? Antworten auf diese Fragen liefern Personalkennzahlen. 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