Erfahren Sie, wie sich ein Protokoll definiert, wie Sie ein Protokoll schreiben, welche Struktur ein Protokoll haben sollte und welche Arten von Protokollen es gibt. Lesen Sie alles Wichtige von der Vor- bis zur Nachbereitung, einschlie\u00dflich spezieller Kontexte und fortgeschrittener Techniken.<\/p>\n
Ein Protokoll ist ein Dokument, das die Formalien, den Verlauf und die Ergebnisse von Veranstaltungen festh\u00e4lt. In der \u00d6ffentlichen Verwaltung hei\u00dft das Protokoll i. d. R. Niederschrift.<\/p>\n
Ob ein Protokoll geschrieben wird, h\u00e4ngt vom Wunsch der Teilnehmenden oder von gesetzlichen Vorgaben (= Gremienprotokoll) ab.<\/p>\n
Das Protokoll dient im Management vor allem dazu, den Arbeitsprozess zu steuern und alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Bei den gesetzlich vorgegebenen Protokollen geht es darum, die Sachverhalte (z. B. Beschl\u00fcsse) juristisch korrekt zu dokumentieren.<\/p>\n
Das Protokoll hat einen formalen <\/strong>und einen inhaltlichen Teil.<\/strong><\/p>\n Formaler Teil<\/strong> (Kopf und Fu\u00df des Protokolls = Protokollrahmen)<\/p>\n Im Protokollkopf<\/strong> stehen:<\/p>\n Zum formalen Teil geh\u00f6ren weiterhin \u2013 wenn notwendig \u2013 folgende Tagesordnungspunkte:<\/p>\n Im Protokollfu\u00df<\/strong> stehen:<\/p>\n Inhaltlicher Teil<\/strong><\/p>\n Hier stehen die einzelnen Tagesordnungspunkte mit Ihren Ergebnissen und evtl. der Verlauf der Veranstaltung (je nach Protokollart).<\/p>\n Bei einem Bericht<\/strong> legen Sie Sachverhalte dar, die in der Vergangenheit liegen. Deshalb steht der Bericht in einer Zeitstufe der Vergangenheit.<\/p>\n Ein Protokoll<\/strong> ist ein Live-Mitschnitt. Sie erstellen w\u00e4hrend der Veranstaltung in der Regel eine Mitschrift. Sp\u00e4ter nehmen Sie die Mitschrift und fertigen das Protokoll aus. Sie versetzen sich dabei in den Veranstaltungszeitpunkt zur\u00fcck. Deshalb steht das Protokoll in der Zeitstufe \u201ePr\u00e4sens\u201c (Gegenwart).<\/p>\n \u00a0Zusammengefasst:<\/strong><\/p>\n Ein Protokoll ist die formale und inhaltliche schriftliche Dokumentation einer Veranstaltung in der Zeitstufe Pr\u00e4sens.<\/p><\/blockquote>\n Es gibt grunds\u00e4tzlich \u2013 methodisch gesehen \u2013 nur zwei Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll <\/strong>und Verlaufsprotokoll.<\/strong><\/p>\n Die Ergebnisse sind das Allerwichtigste einer Veranstaltung. Diese m\u00fcssen Sie in jedem Fall dokumentieren. Beachten Sie: Auch kein Ergebnis ist ein Ergebnis!<\/p>\n Wichtige Ergebniskategorien:<\/strong><\/p>\n 1. Beschl\u00fcsse = Abstimmungen \u00fcber einen Text<\/strong> (Abstimmungsergebnisse geh\u00f6ren dazu) Das Ergebnis von Informationen ist das Wissen in den K\u00f6pfen der beteiligten Personen. <\/strong><\/p>\n In diesem Protokoll wird neben den Ergebnissen auch der Verlauf der Veranstaltung (Wortmeldungen in Diskussionen, Antr\u00e4ge, \u2026) dokumentiert. Wie ausf\u00fchrlich das geschieht, h\u00e4ngt von den W\u00fcnschen der Teilnehmenden bzw. von den gesetzlichen Vorgaben ab. Die ausf\u00fchrliche Form des Verlaufsprotokolls ist das Wortprotokoll. Hier wird alles \u2013 auch jeder Zwischenruf \u2013 festgehalten.<\/p>\n Selten wird ein \u201ereines\u201c Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll geschrieben. Oft kommt es zu Mischungen. Beachten Sie bei der Mischung Folgendes:<\/strong><\/p>\n Die kleinste Einheit eines Gesamtprotokolls ist der Tagesordnungspunkt.<\/strong><\/p>\n Ein Tagesordnungspunkt ist entweder Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll<\/strong>! \u00a0Eine Mischung innerhalb eines Tagesordnungspunktes ist nicht m\u00f6glich.<\/p>\n Entscheiden Sie zwischen Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll bitte immer anhand des Tagesordnungspunktes. Unter der Haupt\u00fcberschrift Protokoll k\u00f6nnen Tagesordnungspunkte mit verschiedenen Ausrichtungen vereint sein (=Protokollmischung).<\/p>\n Eine gr\u00fcndliche Vorbereitung ist entscheidend f\u00fcr die effektive Protokollf\u00fchrung. Sie legt den Grundstein f\u00fcr ein strukturiertes und vollst\u00e4ndiges Protokoll. Das sind die wesentlichen Schritte:<\/p>\n Wenn es m\u00f6glich ist, sprechen Sie diese Punkte auch mit der Moderation durch. Welche Ergebnisse erwartet die Moderation? Mithilfe dieser Vor\u00fcberlegungen k\u00f6nnen Sie zielgerichteter mitschreiben.<\/p>\n Verwenden Sie eine Software, mit der Sie w\u00e4hrend des Protokollierens gut zurechtkommen und die einen geeigneten Funktionsumfang bietet, wie etwa:<\/p>\n Microsoft Word:<\/strong><\/p>\n Google Docs:<\/strong><\/p>\n Notion:<\/strong><\/p>\n Das Protokoll ist in erster Linie ein Fachtext f\u00fcr Fachleute.<\/p>\n Daraus ergibt sich, dass Sie im Protokoll die jeweilige Fachsprache verwenden. Das Thema Verst\u00e4ndlichkeit spielt keine Rolle. Die Nachnutzer, die nicht mit der Fachsprache vertraut sind, m\u00fcssen sich entsprechend erkundigen.<\/p>\n Daraus ergibt sich weiterhin, dass die Protokollf\u00fchrung ein Grundwissen (kein Expertenwissen) zu den Fachw\u00f6rtern braucht. Ansonsten ist \u00fcbrigens auch kein sinnvolles Mitschreiben m\u00f6glich.<\/p>\n Aus der Pr\u00e4zision im sprachlichen Ausdruck ergibt sich der Wert des Protokolls beim Nachnutzen. Weitere sprachliche Anforderungen sind:<\/p>\n Beachten Sie bitte: <\/strong>Die indirekte Rede im Konjunktiv spielt immer nur bei der wortw\u00f6rtlichen Wiedergabe von Redebeitragen im Verlauf eine Rolle.<\/p>\n Ergebnisse d\u00fcrfen niemals im Konjunktiv dargestellt werden!<\/strong> Darauf k\u00f6nnen sich die Nachnutzer ansonsten nicht verlassen.<\/p>\n Effektive Protokollf\u00fchrung erfordert nicht nur eine gute Vorbereitung, sondern auch spezifische Techniken und Herangehensweisen w\u00e4hrend der Veranstaltung. Hier sind einige bew\u00e4hrte Tipps, die Ihnen dabei helfen, ein pr\u00e4zises und n\u00fctzliches Protokoll zu erstellen:<\/p>\n Die Aufgaben im Protokoll festhalten:<\/strong><\/p>\n Position des To-Dos im Protokoll: <\/strong>To-Dos sollten beim Protokollschreiben klar und deutlich dokumentiert werden. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmenden wissen, welche Aufgaben bis wann erledigt werden m\u00fcssen. Es gibt zwei g\u00e4ngige Methoden, um To-Dos im Protokoll festzuhalten:\u00a0<\/strong><\/p>\n a) Innerhalb der Tagesordnungspunkte<\/strong>: Erfassen Sie To-Dos unmittelbar nach dem entsprechenden Tagesordnungspunkt, in dem diese festgelegt wurden. Dies hilft den Verantwortlichen, den Kontext und die Details der Aufgaben zu verstehen.<\/p>\n b) Am Ende des Protokolls: <\/strong>Fassen Sie alle To-Dos am Ende des Protokolls in einer separaten Liste zusammen. Diese \u00dcbersicht ist besonders n\u00fctzlich, um einen schnellen \u00dcberblick \u00fcber die Aufgaben (z. B. f\u00fcr F\u00fchrungskr\u00e4fte) zu erhalten.<\/p>\n Struktur der Aufgaben: <\/strong>Unabh\u00e4ngig davon, wo Sie die To-Dos im Protokoll platzieren, sollten Sie immer klar strukturiert und leicht nachvollziehbar sein. Am besten eignet sich daf\u00fcr eine Tabelle. Eine g\u00e4ngige Tabellen-Struktur kann wie folgt aussehen:<\/p>\n Ausfertigung und Korrektur<\/strong>: Erstellen Sie das Protokoll m\u00f6glichst zeitnah nach der Veranstaltung. Ihre Erinnerungen k\u00f6nnen ansonsten schnell verblassen, was die exakte Erstellung des Protokolls erschwert.<\/p>\n Die Protokollf\u00fchrung kann und sollte \u201eOffenbare Unrichtigkeiten\u201c korrigieren:<\/p>\n – Rechtschreibfehler Die Protokollf\u00fchrung kann je nach Art der Veranstaltung und den spezifischen Anforderungen variieren. Folgende besondere Aspekte sind beim Protokollschreiben in verschiedenen Kontexten zu beachten:<\/p>\n Virtuelle Meetings<\/strong>:<\/p>\n Protokollf\u00fchrung in internationalen Kontexten:<\/strong><\/p>\n Die Moderation kann die Protokollf\u00fchrung wie folgt unterst\u00fctzen:<\/p>\n Mit dieser Unterst\u00fctzung durch die Moderation wird die Protokollf\u00fchrung optimiert.<\/p>\n Wenn Sie beim Protokollschreiben alles Wesentliche beachtet haben, k\u00f6nnen alle Nachnutzer von den folgenden Vorteilen profitieren:<\/p>\n Aus Gr\u00fcnden der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und m\u00e4nnlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. S\u00e4mtliche Personenbezeichnungen gelten gleicherma\u00dfen f\u00fcr alle Geschlechter.<\/em><\/p>\n Ein Protokoll (eine Niederschrift) ist die formale und inhaltliche schriftliche Dokumentation einer Veranstaltung in der Zeitstufe Pr\u00e4sens.<\/p>\n (Davon zu unterscheiden ist das so genannte \u201eDiplomatische Protokoll\u201c. Dieses beinhaltet den festgelegten Ablauf, z. B. bei einem Staatsbesuch.). Wird hier in diesem Artikel nicht thematisiert.<\/p>\n Im Arbeitsalltag werden Aufgaben verteilt oder Regeln festgehalten, um den Arbeitsprozess zu steuern. Des Weiteren geht es darum alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen.<\/p>\n Im juristischen Kontext geht es darum, mit Beschl\u00fcssen eine abgesicherte Grundlage f\u00fcr Verwaltungshandeln zu haben.<\/p>\n Das Protokoll hat einen formalen Teil <\/strong>(Protokollkopf und Protokollfu\u00df) und einen inhaltlichen Teil <\/strong>(Tagesordnungspunkte mit den Ergebnissen und evtl. dem Verlauf).<\/strong><\/p>\n Es gibt grunds\u00e4tzlich \u2013 methodisch gesehen \u2013 nur zwei Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll <\/strong>und Verlaufsprotokoll. <\/strong>Das Gesamtprotokoll kann eine Mischung sein. Ein Tagesordnungspunkt ist entweder Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll.<\/p>\n Des Weiteren gibt es andere Benennungen von Protokollen, die auf bestimmte Besonderheiten hinweisen: Ged\u00e4chtnisprotokoll, Simultanprotokoll, Wortprotokoll, Kurzprotokoll, \u2026<\/p>\n Das Protokollschreiben perfekt zu beherrschen, ist im Berufsleben eine wertvolle Qualifikation. Dies gilt im besonderen Ma\u00dfe f\u00fcr die Assistenz. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen aber auch alle anderen Mitarbeitenden in verschiedenen Veranstaltungen ihre Kompetenz zeigen.<\/p>\n Literaturhinweis: Erfahren Sie, wie sich ein Protokoll definiert, wie Sie ein Protokoll schreiben, welche Struktur ein Protokoll haben sollte und welche Arten von Protokollen es gibt. Lesen Sie alles Wichtige von der Vor- bis zur Nachbereitung, einschlie\u00dflich spezieller Kontexte und fortgeschrittener Techniken. Was ist ein Protokoll? Ein Protokoll ist ein Dokument, das die Formalien, den Verlauf<\/p>\n\n
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Abgrenzung Protokoll – Bericht<\/h2>\n
Arten von Protokollen<\/h2>\n
Ergebnisprotokoll<\/h3>\n
\n2. Feststellungen = Mess-Ergebnisse<\/strong> (Feststellung eines Ist-Standes, z. B. Bauabnahme)
\n3. Festlegungen = Bestimmungen von F\u00fchrungskr\u00e4ften<\/strong>
\n\u00a0 \u00a0 \u00a0a. Aufgaben (To-do-Liste): Was \u2013 Wer \u2013 Bis wann<\/strong>
\n\u00a0 \u00a0 \u00a0b.<\/strong> Dienstanweisungen: Was \u2013 alle \u2013 Ab wann
\n<\/strong>4.\u00a0 <\/strong>Informationen = Sonderform von Ergebnissen
\n<\/strong>Informationshandlungen (Pr\u00e4sentationen, Berichte, \u2026). Erfolgen in der Regel am Anfang eines Tagesordnungspunktes. Sie dienen einerseits dazu, alle beteiligten Personen (auch die Abwesenden im Nachhinein) auf den aktuellen Stand zu bringen. Andererseits dienen Informationen auch dazu, eine Diskussion\/Er\u00f6rterung einzuleiten, einen Sachverhalt zu problematisieren.<\/p>\nVerlaufsprotokoll<\/h3>\n
Protokollmischung: Ergebnis- und\/oder Verlaufsprotokoll?<\/h3>\n
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\nHier geht es beispielsweise um die Organisation einer Veranstaltung. Es werden nur die Festlegungen dokumentiert, wer macht was bis wann.<\/li>\n
\nHier geht es beispielsweise um eine Grundsatzentscheidung, ob ein Geb\u00e4ude abgerissen oder saniert wird. Dabei halten Sie neben dem Ergebnis auch wichtige Beitr\u00e4ge (Argumente) fest, die f\u00fcr oder gegen die jeweilige Variante sprechen.<\/li>\n<\/ul>\nVorbereitung beim Protokollschreiben<\/h2>\n
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Geeignete Software zum Protokoll schreiben<\/h2>\n
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Die Sprache im Protokoll<\/h2>\n
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\nSch\u00e4rfen Sie sprachliche Formulierungen dort, wo es m\u00f6glich ist und Sie als Protokollf\u00fchrung einen Handlungsspielraum haben. Eine Aufgabe soll nicht \u201ezeitnah\u201c oder \u201eso schnell wie m\u00f6glich\u201c erledigt werden, sondern bis zu einem konkreten Termin. Hinterfragen Sie die Ergebnisse auf pr\u00e4zise und eindeutige sprachliche Formulierungen.<\/li>\nTipps zur Protokollf\u00fchrung<\/h2>\n
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Nachbereitung des Protokolls<\/h2>\n
\n– Zahlendreher
\n– Stilfehler<\/p>\n\n
Protokollierung in speziellen Kontexten<\/h2>\n
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Rechtliche Aspekte der Protokollf\u00fchrung<\/h2>\n
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\nProtokolle \u00fcber Projekte (z. B. Bauma\u00dfnahmen) sollten langfristig aufbewahrt werden, weil die Projekte zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt wieder \u201eaufleben\u201c k\u00f6nnen. Informieren Sie sich \u00fcber eventuelle vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen in Ihrem Arbeitsbereich.<\/li>\nZusammenarbeit im Team<\/h2>\n
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H\u00e4ufige Fehler beim Protokollieren und wie man diese vermeidet<\/h2>\n
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Vorteile eines gut gef\u00fchrten Protokolls<\/h2>\n
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\nFAQs<\/h2>\n
Was ist ein Protokoll?<\/h3>\n
Wozu schreibt man ein Protokoll?<\/h3>\n
Was geh\u00f6rt in ein Protokoll?<\/h3>\n
Welche Protokollarten gibt es?<\/h3>\n
Protokollschreiben als Kompetenz:<\/h3>\n
\n<\/u>Beckmann\/Walter. Protokollf\u00fchrung \u2013 juristisch und sprachlich korrekt. Verlag C.H.Beck, 3. Auflage<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"