{"id":28943,"date":"2024-11-26T10:00:04","date_gmt":"2024-11-26T09:00:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?p=28943"},"modified":"2024-11-26T10:00:22","modified_gmt":"2024-11-26T09:00:22","slug":"reisekostenabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/entgeltabrechnung\/reisekostenabrechnung\/","title":{"rendered":"Reisekostenabrechnung f\u00fcr Entgeltabrechner:innen"},"content":{"rendered":"<p>Korrekt, transparent und nachvollziehbar muss sie sein, die Reisekostenabrechnung. F\u00fcr Besch\u00e4ftigte, um alle Kosten erstattet zu bekommen und f\u00fcr das Unternehmen bei Betriebspr\u00fcfungen. Jedoch \u00e4ndert sich das Reisekostenrecht best\u00e4ndig und somit auch der Umgang mit Reisekosten.<\/p>\n<p>Worauf kommt es f\u00fcr eine rechtlich sichere Abrechnungspraxis an? Erfahren Sie in diesem umfassenden Beitrag die wichtigsten Grundlagen f\u00fcr Entgeltabrechner:innen, welche rechtlichen Regelungen es gibt, wie Sie diese anwenden m\u00fcssen und welche Gestaltungsspielr\u00e4ume Sie haben. Weiterhin werden die Bestandteile der Reisekostenabrechnung, der Abrechnungsprozess sowie Sonderf\u00e4lle und Besonderheiten beleuchtet.<\/p>\n<h2>Was sind Reisekosten?<\/h2>\n<p>Reisekosten umfassen Mehraufwendungen in Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit.<\/p>\n<p>Gem\u00e4\u00df R 9.4 der Lohnsteuerrichtlinie sind Reisekosten:<\/p>\n<ul>\n<li>Fahrtkosten (\u00a7 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG),<\/li>\n<li>Verpflegungsmehraufwendungen (\u00a7 9 Abs. 4a EStG),<\/li>\n<li>\u00dcbernachtungskosten (\u00a7 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG) und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit (\u00a7 9 Abs. 4a Satz 2 und 4 EStG) des Arbeitnehmenden entstehen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Reisekosten k\u00f6nnen vom Arbeitgebenden an den Arbeitnehmenden steuerfrei erstattet werden. Wichtig ist, dass die gesetzlichen Pauschalen und Regelungen zur H\u00f6he der erstattungsf\u00e4higen Kosten und die gesetzlich vorgesehenen Dokumentationspflichten eingehalten werden.<\/p>\n<h2>Definition und Zweck der Reisekostenabrechnung<\/h2>\n<p>Die Reisekosten stehen grunds\u00e4tzlich in Zusammenhang mit einer beruflich veranlasste Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit, die als vor\u00fcbergehende berufliche T\u00e4tigkeit au\u00dferhalb der &#8222;ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte&#8220; definiert wird.<\/p>\n<p>Die berufliche Veranlassung der Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmende aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3), Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.<\/p>\n<blockquote><p><strong>Exkurs \u201eErste T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte\u201d:\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Eine erste T\u00e4tigkeitst\u00e4tte nach \u00a7 9 Abs. 4 EStG ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebenden, eines verbundenen Unternehmens (\u00a7 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgebenden bestimmten Dritten, der oder die dem Arbeitnehmenden dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie durch die ausf\u00fcllenden Absprachen und Weisungen bestimmt.<\/p>\n<p>Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmende dauerhaft<\/p>\n<p>1. typischerweise arbeitst\u00e4glich t\u00e4tig werden soll oder<br \/>\n2. je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeit t\u00e4tig werden soll.<\/p>\n<p>Eine T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte im Allgemeinen ist eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung, die r\u00e4umlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der T\u00e4tigkeit des Arbeitgebenden, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgebenden bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden verbunden oder dazu bestimmt sind, \u00fcberwiegend standortgebunden genutzt zu werden (BFH-Urteil vom 11. April 2019, VI R 12\/17, BStBl II S. 551).<\/p>\n<p>Das h\u00e4usliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist grunds\u00e4tzlich keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher keine erste T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte sein.<\/p>\n<p>Hinweis \u201eSammelpunkt\u201c: Liegt keine erste T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte vor und bestimmt der Unternehmer, dass sich dieser typischerweise an einem von ihm festgelegten Ort befindet (bspw. Treffpunkt am Bahnhof und Hinfahrt zu unterschiedlichen Einsatzorten) so werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte behandelt.<\/p>\n<p>Die Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit ist vor diesem Hintergrund jede T\u00e4tigkeit, die au\u00dferhalb der ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte ausgef\u00fchrt wird.<\/p><\/blockquote>\n<p>Eine Reisekostenabrechnung dient dazu, beruflich veranlasste Ausgaben, w\u00e4hrend einer beruflich bedingten Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit korrekt zu dokumentieren, sodass der Arbeitgebende diese steuerfrei erstatten kann.<\/p>\n<h2>Bedeutung der Reisekostenabrechnung f\u00fcr Unternehmen<\/h2>\n<p>Mitarbeitende, die sich bereit erkl\u00e4ren f\u00fcr ihren Arbeitgebenden beruflich bedingte Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten auszuf\u00fchren, sollten sich durch die Mehraufwendungen nicht belastet sehen. Eine richtige und schnelle Reisekostenabrechnung ist daher entscheiden daf\u00fcr, dass Mitarbeitende nicht die Motivation verlieren.<\/p>\n<p>Fehler in der Reisekostenabrechnung k\u00f6nnen zum Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden f\u00fchren. Klare und schnelle Prozesse bei der Abrechnung steigern hingegen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und das Vertrauen in das Unternehmen.<\/p>\n<p>Werden Vorschriften zur Reisekostenabrechnung nicht richtig umgesetzt, kann es bei Betriebspr\u00fcfungen zu Steuernachzahlungen, die sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden treffen, f\u00fchren.<\/p>\n<p>Wichtig ist daher:<\/p>\n<ul>\n<li>Pr\u00fcfung und Nachweis einer beruflich bedingten Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit<\/li>\n<li>Erstattung der richtigen (H\u00f6chst-)Betr\u00e4ge<\/li>\n<li>Ausreichende Dokumentation und Belegvorhaltung<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Rechtliche Grundlagen<\/h2>\n<h3>Gesetzliche Regelungen und Vorschriften<\/h3>\n<p>Bei den gesetzlichen Regelungen zur Reisekostenabrechnung ist zu unterscheiden, ob es sich um Besch\u00e4ftigte im \u00f6ffentlichen Dienst handelt oder um Mitarbeitende von Unternehmen:<\/p>\n<p>Ma\u00dfgebliche Regelungen f\u00fcr Unternehmen:<\/p>\n<ul>\n<li>Einkommenssteuergesetz (EStG)<\/li>\n<li>Lohnsteuerrichtlinie (LStR)<\/li>\n<li>BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenverg\u00fctungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ma\u00dfgebliche Regelungen im \u00f6ffentlichen Dienst:<\/p>\n<ul>\n<li>Bundesreisekostengesetz (BRKG) f\u00fcr Beamte und Angestellte im \u00f6ffentlichen Dienst<\/li>\n<li>Verordnung \u00fcber die Reisekostenverg\u00fctung der Bundesbeamten (BRKGV) f\u00fcr Bundesbeamte und Richter<\/li>\n<li>Reisekostengesetze der L\u00e4nder f\u00fcr Landesbeamte<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Betriebliche Richtlinien<\/h3>\n<p>Erg\u00e4nzend hierzu k\u00f6nnen Unternehmen Reisekostenrichtlinien einf\u00fchren, die interne Regeln und Vorgabe festlegen.<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich m\u00fcssen entsprechende Richtlinien auch die erw\u00e4hnten gesetzlichen Vorgaben widerspiegeln und diese den Mitarbeitenden transparent darstellen.<\/p>\n<p>Vor dem Hintergrund der eigenen Firmenphilosophie k\u00f6nnen auch weitere Rahmenbedingungen und Grenzen festgelegt werden. Dies betrifft beispielsweise bestimmte Obergrenzen f\u00fcr Reisekosten und die Nutzung von bestimmten Verkehrsmitteln. Aber auch prozessual sollten die Reisekostenrichtlinien beispielsweise den Genehmigungsprozess und die Notwendigkeit bestimmter Belege festlegen, die weitergehend Rechtssicherheit schaffen.<\/p>\n<div class=\"seminartipp\">\r\n\t\r\n\t<div class=\"content-wrapper\">\r\n\t\t\r\n\t\t\t<div class=\"image\">\r\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"153\" height=\"143\" src=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/seminartipp-man-frau-laptop-1.jpg\" class=\"attachment-pod size-pod\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/seminartipp-man-frau-laptop-1.jpg 620w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/seminartipp-man-frau-laptop-1-150x140@2x.jpg 300w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/seminartipp-man-frau-laptop-1-150x140.jpg 150w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/seminartipp-man-frau-laptop-1-300x281@2x.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 153px) 100vw, 153px\" \/>\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\t<div class=\"content\">\r\n\t\t\t<h2>Unsere Seminarempfehlung<\/h2>\r\n\t\t\t<p class=\"h3\">Reisekosten richtig abrechnen<\/p>\r\n\t\t\t<p>Ein sehr beliebtes Objekt f\u00fcr die Betriebspr\u00fcfer:innen sind zweifellos Ihre Reisekostenabrechnungen, da hier erfahrungsgem\u00e4\u00df Fehler gemacht werden und demzufolge die Erfolgsquote (f\u00fcr die Pr\u00fcfer:innen) relativ hoch ist. In diesem Seminar werden Sie systematisch mit dem Grundlagenwissen und der Erstellung der Reisekostenabrechnung vertraut gemacht. Wenn Sie bei der Betriebspr\u00fcfung keine b\u00f6sen \u00dcberraschungen erleben wollen, sollten Sie sich hier informieren, worauf es ankommt.<\/p>\n<br\/>\r\n\t\t\t<a class=\"btn\" href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/8790\" onclick=\"target_econda_article()\" data-track-style=\"clickbtn\" data-track-type=\"link\" data-track-action=\"recoprimary\" target=\"_blank\">Seminar: Reisekosten richtig abrechnen<\/a>\r\n\t\t<\/div>\r\n\t<\/div>\r\n\t<div class=\"clear\"><\/div>\r\n\t\r\n<\/div><h2>Bestandteile der Reisekostenabrechnung<\/h2>\n<h3>Fahrtkosten<\/h3>\n<p>Fahrtkosten sind die tats\u00e4chlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmenden durch die pers\u00f6nliche Benutzung eines Bef\u00f6rderungsmittels entstehen (R 9.5 LStR). Zu unterscheiden sind:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00d6ffentlichen Verkehrsmittel, d.h. Kosten f\u00fcr den entrichteten Fahrpreis einschlie\u00dflich etwaiger Zuschl\u00e4ge<\/li>\n<li>Nutzung des privaten Fahrzeugs<\/li>\n<\/ul>\n<h4><strong>Nutzung \u00f6ffentlicher Verkehrsmittel<\/strong><\/h4>\n<p>Bei der Nutzung von \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln ist die steuerfreie Erstattung der tats\u00e4chlich angefallenen Fahrtkosten m\u00f6glich, unter Vorlage der entsprechenden Belege (bspw. Ticket und\/oder Rechnung).<\/p>\n<p>Hierzu z\u00e4hlen zum Beispiel:<\/p>\n<ul>\n<li>Bahnreisen (Hinweis: Die Ausgaben f\u00fcr eine Bahncard k\u00f6nnen angesetzt werden, wenn sich die Fahrtkosten f\u00fcr alle Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten eines Jahres mindestens in H\u00f6he der Kosten der Bahncard tats\u00e4chlich verringern)<\/li>\n<li>Fl\u00fcge<\/li>\n<li>Taxifahrten<\/li>\n<\/ul>\n<p>Hier gelten grunds\u00e4tzlich keine gesetzlichen H\u00f6chstgrenzen, sofern diese nicht in betrieblichen Reisekostenrichtlinien festgelegt sind. Ausgenommen sind \u00f6ffentlich Bedienstete, f\u00fcr die das Bundesreisekostengesetz spezielle H\u00f6chstgrenzen vorsieht.<\/p>\n<p>Wichtig ist jedoch, dass bei Fahrten mit \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln keine M\u00f6glichkeit besteht diese \u00fcber die Kilometerpauschalen zu erstatten. Dies machte der Bundesfinanzhof mit BFH-Urteil vom 11.02.2021 &#8211; VI R 50\/18 deutlich.<\/p>\n<h4><strong>Dienstwagen und private PKW-Nutzung<\/strong><\/h4>\n<p>Steht den reisenden Mitarbeitenden ein Dienstwagen f\u00fcr berufliche Fahrten zur Verf\u00fcgung, \u00fcbernimmt der Arbeitgebende alle anfallenden Kosten. Dieser wird dem Mitarbeitenden vor allem f\u00fcr entsprechende berufliche Fahrten zur Verf\u00fcgung gestellt. Lediglich die private Nutzung sowie der entsprechende geldwerte Vorteil ist von den Mitarbeitenden zu versteuern, durch F\u00fchrung eines Fahrtenbuchs oder die 1 Prozent-Regelung.<\/p>\n<p>Wird hingegen der private PKW f\u00fcr die beruflich bedingte Fahrt genutzt, bestehen verschiedene M\u00f6glichkeiten die damit verbundenen Kosten anzusetzen.<\/p>\n<ul>\n<li>Ansetzen der tats\u00e4chlichen Aufwendungen, die dem Mitarbeitenden durch die pers\u00f6nliche Benutzung eines Bef\u00f6rderungsmittels entstehen<\/li>\n<li>Ansetzen der festgelegten Kilometerpauschalen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Um die tats\u00e4chlichen Aufwendungen zu ermitteln, ist der Teilbetrag der j\u00e4hrlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu ber\u00fccksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Dies hat durch ein Fahrtenbuch zu erfolgen. Der oder die Arbeitnehmende kann aufgrund der f\u00fcr einen Zeitraum von zw\u00f6lf Monaten ermittelten Gesamtkosten f\u00fcr das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verh\u00e4ltnisse wesentlich \u00e4ndern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt ver\u00e4nderter Leasingbelastungen.<\/p>\n<p><strong>Hinweis:<\/strong> Werden f\u00fcr ein Jahr alle Kosten aufgelistet, der Kilometerstand am Anfang und am Ende des Jahres festgehalten und der individuelle Kostensatz pro Kilometer berechnet, wird das Finanzamt grunds\u00e4tzlich dieses nicht beanstanden. Dies gilt, solange das Fahrzeug genutzt wird bzw. \u00fcber die Abschreibungsdauer.<\/p>\n<p>Alternativ k\u00f6nnen die Fahrtkosten auch mit den pauschalen Kilometers\u00e4tzen (z. B 30 Cent pro gefahrenen Kilometer beim PKW) angesetzt werden.<\/p>\n<p>Entsprechend des Bundesreisekostengesetzes wird eine Wegstreckenentsch\u00e4digung grunds\u00e4tzlich in H\u00f6he von 20 Cent je Kilometer zur\u00fcckgelegter Strecke gew\u00e4hrt \u2013 jedoch nur bis zu einem H\u00f6chstbetrag von 130,00 Euro f\u00fcr die gesamte Dienstreise (Hin- und R\u00fcckfahrt, Fahrten am Gesch\u00e4ftsort).<\/p>\n<p>Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, was bei Gesch\u00e4ftsreisen der Fall ist, betr\u00e4gt die Wegstreckenentsch\u00e4digung jedoch 30 Cent je Kilometer zur\u00fcckgelegter Strecke (ohne Festsetzung einer H\u00f6chstgrenze).<\/p>\n<p>Da das Ansetzen der tats\u00e4chlichen Aufwendungen die aufwendigste Methode f\u00fcr den Arbeitgebenden und die Mitarbeitenden ist, nutzen Arbeitgebende in der Praxis in der Regel die Kilometerpauschale.<\/p>\n<h3>\u00dcbernachtungskosten<\/h3>\n<p>\u00dcbernachtungskosten sind die tats\u00e4chlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmenden f\u00fcr die pers\u00f6nliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur \u00dcbernachtung im Rahmen der beruflichen Veranlassung entstehen. Ist die Unterkunft am ausw\u00e4rtigen T\u00e4tigkeitsort die einzige Wohnung\/Unterkunft des Arbeitnehmenden, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor.<\/p>\n<h4><strong>Hotelkosten<\/strong><\/h4>\n<p>Die Aufw\u00e4nde f\u00fcr eine \u00dcbernachtung k\u00f6nnen nach \u00a7 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG vom Arbeitgebenden in H\u00f6he der tats\u00e4chlich angefallenen Kosten unter Vorlage der entsprechenden Belege steuerfrei erstattet werden. \u00dcbernachtungskosten sind die tats\u00e4chlichen Aufwendungen f\u00fcr die pers\u00f6nliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur \u00dcbernachtung. Wie bei den Reisekosten mit \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln, ist gesetzlich zun\u00e4chst keine H\u00f6chstgrenze vorgeschrieben, sofern diese nicht in betrieblichen Reisekostenrichtlinien festgelegt ist. Abweichendes gilt auch hier f\u00fcr \u00f6ffentlich Bedienstete. Steuerfreie Erstattungen sind nur die reinen \u00dcbernachtungskosten; die Kosten f\u00fcr Fr\u00fchst\u00fcck, Mittag- und Abendessen sind mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten.<\/p>\n<h4><strong>Pauschalen f\u00fcr \u00dcbernachtungen<\/strong><\/h4>\n<p>Alternativ zur Erstattung der tats\u00e4chlichen Kosten, kann der Arbeitgebende f\u00fcr jede \u00dcbernachtung im Inland einen Pauschbetrag von 20,00 Euro steuerfrei erstatten. Bei \u00dcbernachtungen im Ausland d\u00fcrfen die \u00dcbernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tats\u00e4chlichen Aufwendungen mit den gesetzlich festgelegten Pauschbetr\u00e4gen f\u00fcr die einzelnen L\u00e4nder (\u00dcbernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden.<\/p>\n<p>Die Pauschbetr\u00e4ge d\u00fcrfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem oder der Arbeitnehmenden die Unterkunft vom Arbeitgebenden oder aufgrund seines Dienstverh\u00e4ltnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verf\u00fcgung gestellt wurde.<\/p>\n<p>Auch bei \u00dcbernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbetr\u00e4ge nicht zul\u00e4ssig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine d\u00fcrfen die Pauschbetr\u00e4ge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die \u00dcbernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.<\/p>\n<h3>Verpflegungskosten<\/h3>\n<p>Verpflegungsaufwendungen sind Kosten, die die Mitarbeitenden f\u00fcr die eigene Verpflegung auf Dienstreisen oder bei l\u00e4ngerer Abwesenheit von der Wohnung und dem ersten T\u00e4tigkeitsort ausgeben.<\/p>\n<h4><strong>Tagespauschalen<\/strong><\/h4>\n<p>Die Verpflegungsmehraufwendungen k\u00f6nnen durch die in \u00a7 9 Abs. 4a EStG festgelegten Pauschbetr\u00e4gen entsch\u00e4digt werden; und diese auch nur f\u00fcr die ersten drei Monate an derselben ausw\u00e4rtigen T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte (sogenannte drei Monatsfirst). Eine berufliche T\u00e4tigkeit an derselben T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte liegt nur vor, wenn die oder der Arbeitnehmende an dieser mindestens 3 Tage w\u00f6chentlich t\u00e4tig wird. Bei einer Unterbrechung von vier Wochen beginnt die Dreimonatsfrist erneut und beginnt erst wenn diese an drei Tagen in der Woche aufgesucht wird.<\/p>\n<p>Wichtig ist dabei, dass der Einzelnachweis von Verpflegungsmehraufwendungen nicht zum Abzug h\u00f6herer Betr\u00e4ge berechtigt. Folglich k\u00f6nnen zwar auch die tats\u00e4chlichen Kosten f\u00fcr die Verpflegungskosten vorgelegt werden, diese k\u00f6nnen jedoch nur bis zu den genannten H\u00f6chstgrenzen steuerfrei vom Arbeitgebenden erstattet werden.<\/p>\n<p>Die in \u00a7 9 Abs. 4a EStG festgelegten Pauschbetr\u00e4ge betreffen Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten innerhalb Deutschlands und gestalten sich wie folgt:<\/p>\n<ul>\n<li>28 Euro f\u00fcr jeden Kalendertag, an dem der oder die Arbeitnehmende 24 Stunden von seiner\/ihrer Wohnung und ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte abwesend ist,<\/li>\n<li>jeweils 14 Euro f\u00fcr den An- und Abreisetag, wenn der oder die Arbeitnehmende an diesem, einem anschlie\u00dfenden oder vorhergehenden Tag au\u00dferhalb seiner Wohnung \u00fcbernachtet,<\/li>\n<li>14 Euro f\u00fcr den Kalendertag, an dem der oder die Arbeitnehmende ohne \u00dcbernachtung au\u00dferhalb seiner\/ihrer Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte abwesend ist; beginnt die ausw\u00e4rtige berufliche T\u00e4tigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne \u00dcbernachtung, werden 14 Euro f\u00fcr den Kalendertag gew\u00e4hrt, an dem der oder die Arbeitnehmende den \u00fcberwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner\/ihrer Wohnung und der ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte abwesend ist.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ist die Erstattung durch den Arbeitgebenden h\u00f6her als der Pauschbetrag, ist die Differenz gleich Arbeitslohn und muss versteuert werden. Dieses kann durch eine Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent bis zum doppelten der gesetzlich festgelegten Pauschbetr\u00e4ge erfolgen.<\/p>\n<blockquote><p><strong>Hinweis:<\/strong> Sind bei einer \u00dcbernachtung im Hotel ein Fr\u00fchst\u00fcck bzw. Mittags- bzw. Abendessen inkludieret, so geh\u00f6ren diese Aufwendungen f\u00fcr die Verpflegung und die Hotelrechnung um diesen Betrag gek\u00fcrzt. Enth\u00e4lt die Hotelrechnung keinen detaillierten Ausweis f\u00fcr das Fr\u00fchst\u00fcck und\/oder Mittags- und Abendessen ist die Hotelrechnung um 20 Prozent der Verpflegungspauschale f\u00fcr das Fr\u00fchst\u00fcck und 40 Prozent f\u00fcr das Mittags- und Abendessen von den entsprechenden Verpflegungspauschalen zu k\u00fcrzen. Das w\u00e4re im Inland f\u00fcr das Fr\u00fchst\u00fcck 4,80 Euro und f\u00fcr das Mittags- und Abendessen 9,60 Euro. Gleiches gilt f\u00fcr die K\u00fcrzung der Verpflegungspauschalen, wenn ein Dritter die vorerw\u00e4hnte Verpflegung stellt.<\/p><\/blockquote>\n<h3>Nebenkosten<\/h3>\n<p>Reisenebenkosten sind alle Kosten, die zus\u00e4tzlich zu den Hauptkosten einer Gesch\u00e4ftsreise anfallen. Sie umfassen Aufwendungen, die nicht direkt f\u00fcr Transport (wie Fahrkarten oder Flugtickets) oder Unterkunft anfallen, sondern f\u00fcr weitere notwendige Ausgaben im Zusammenhang mit der Reise stehen.<br \/>\nHierzu z\u00e4hlen:<\/p>\n<ul>\n<li>Parkgeb\u00fchren<\/li>\n<li>Maut<\/li>\n<li>Gep\u00e4ckkosten<\/li>\n<li>Telefon- und Internetkosten<\/li>\n<li>Reiseversicherung<\/li>\n<li>Visageb\u00fchren<\/li>\n<li>Teilnahmegeb\u00fchren an Veranstaltungen<\/li>\n<li>Sonstige Geb\u00fchren<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgebenden ist nach \u00a7 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die tats\u00e4chlichen Aufwendungen nicht \u00fcberschreitet. Mitarbeitende m\u00fcssen dem Arbeitgebendem Unterlagen vorlegen, aus denen die tats\u00e4chlichen Aufwendungen ersichtlich sein m\u00fcssen. Der Arbeitgebende hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Ma\u00dfgeblich ist jedoch, dass diese durch eine beruflich veranlasste Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit (\u00a7 9 Abs. 4a Satz 2 und 4 EStG) des Arbeitnehmenden entstehen.<\/p>\n<p>Bei Nutzung des privaten Telefons m\u00fcsste die berufliche Nutzung durch Einzelverbindungsnachweise nachgewiesen werden oder ein prozentualer Anteil, sofern dieser plausibel gemacht werden kann. Insbesondere im aktuellen Zeitalter, in dem die Handytarife eine Flatrate f\u00fcr Telefonate vorsehen, l\u00e4sst sich meist nur ein prozentualer Ansatz verfolgen.<\/p>\n<h2>Abrechnungsprozess<\/h2>\n<h3>Vorbereitung der Reise<\/h3>\n<p>Eine Gesch\u00e4ftsreise beginnt grunds\u00e4tzlich mit der Vorbereitung. Die Vorbereitung der Reise erfolgt je nach Unternehmen und dessen Gr\u00f6\u00dfe unterschiedlich. Beginnend mit der Beantragung und Genehmigung der Reise, verf\u00fcgen einige Unternehmen \u00fcber ein spezielles Travel-Management-Team, das auch die weitergehenden Schritte, wie Reise- und Hotelbuchung, aber auch Visa-Beantragung und weitere rechtliche Anforderungen bei Auslandsreisen \u00fcbernimmt. Die Kosten fallen in diesem Fall direkt beim Arbeitgebenden an und m\u00fcssen nachfolgenden von den Mitarbeitenden nicht mehr geltend gemacht werden, jedoch gleicherma\u00dfen dokumentiert und belegt werden.<\/p>\n<p>Da jedoch nicht alle Unternehmen \u00fcber eine solches Travel-Management verf\u00fcgen, \u00fcbernehmen die reisenden Mitarbeitenden nach Genehmigung der Reise durch den Vorgesetzten meist selbst die organisatorische Vorbereitung der Reise.<\/p>\n<h4><strong>Reiseantrag und Genehmigung<\/strong><\/h4>\n<p>Im Vorfeld sind Gesch\u00e4ftsreisen zu beantragen und zu genehmigen, unter Nutzung bestimmter Reisegenehmigungstools. \u00dcber solche digitalen Methoden verf\u00fcgen jedoch nicht alle Unternehmen.<\/p>\n<h4><strong>Vorschussanforderung<\/strong><\/h4>\n<p>Werden die Reisekosten, beispielsweise f\u00fcr die \u00dcbernachtung und Anreise, nicht direkt vom Arbeitgebenden \u00fcbernommen und k\u00fcmmern sich die Arbeitnehmenden eigenst\u00e4ndig um Hotel- und Reisebuchung, sind die damit verbundenen Kosten regelm\u00e4\u00dfig zu verauslagen, was eine hohe finanzielle Belastung mit sich bringen kann. Daher besteht grunds\u00e4tzlich die M\u00f6glichkeit einen Vorschuss beim Arbeitgebenden anzufordern. Dieser wird abschlie\u00dfend nach Einreichen der tats\u00e4chlichen Reisekosten verrechnet.<\/p>\n<h3>Durchf\u00fchrung der Reise und Dokumentation der Ausgaben<\/h3>\n<p>Mit Antritt der Reise und Anfallen der Kosten sowie um die Reisekostenabrechnung richtig durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen, aber auch die Steuerfreiheit belegen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen etwaige Ausgaben von den reisenden Mitarbeitenden laufend dokumentiert und Belege gesammelt werden.<\/p>\n<h3>Nachbereitung der Reise<\/h3>\n<h4>Einreichen der Reisekostenabrechnung<\/h4>\n<p>Die Einreichung von Reisekostenabrechnungen erfolgt in der Regel nach festgelegten Abl\u00e4ufen und Verfahren, die sich je nach Unternehmen oder Organisation unterscheiden k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Regelm\u00e4\u00dfig verf\u00fcgen Unternehmen \u00fcber ein vordefiniertes Formular oder ein digitales Reisekostenabrechnungstool bzw. Reisemanagementprogramm, welches ebenfalls die Reisekostenabrechnung beinhaltet.<\/p>\n<h4>Pr\u00fcfung und Kostenerstattung<\/h4>\n<p>Die eingereichte Reisekostenabrechnung, inklusive der Belege, wird dann von den zust\u00e4ndigen Abteilungen im Unternehmen gepr\u00fcft und freigegeben sowie die Kosten entsprechend erstattet.<\/p>\n<h4><strong>Aufbewahrung von Belegen<\/strong><\/h4>\n<p>Wichtig ist auch die Aufbewahrung von Belegen. Hier sind die steuerlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten.<br \/>\nB\u00fccher, Aufzeichnungen und Belege, die f\u00fcr die Besteuerung relevant sind, m\u00fcssen von den Arbeitgebenden 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies betrifft vor allem:<\/p>\n<ul>\n<li>Reisekostenabrechnungen.<\/li>\n<li>Belege zu Ausgaben wie Hotelrechnungen, Flugtickets, Parkgeb\u00fchren, Verpflegungen usw.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Frist gilt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Reise stattgefunden hat.<\/p>\n<div class=\"seminartipp\">\r\n\t\r\n\t<div class=\"content-wrapper\">\r\n\t\t\r\n\t\t\t<div class=\"image\">\r\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"153\" height=\"143\" src=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/seminartipp-mann-laechelt-elevate.jpg\" class=\"attachment-pod size-pod\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/seminartipp-mann-laechelt-elevate.jpg 620w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/seminartipp-mann-laechelt-elevate-150x140@2x.jpg 300w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/seminartipp-mann-laechelt-elevate-150x140.jpg 150w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/seminartipp-mann-laechelt-elevate-300x280@2x.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 153px) 100vw, 153px\" \/>\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\t<div class=\"content\">\r\n\t\t\t<h2>Unsere Empfehlung<\/h2>\r\n\t\t\t\r\n\t\t\t<p>Eine korrekte Reisekostenabrechnung ist nicht nur f\u00fcr Besch\u00e4ftigte wichtig, um alle Kosten erstattet zu bekommen. Besonders f\u00fcr Unternehmen ist sie bei Betriebspr\u00fcfungen wichtig, um dort Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gew\u00e4hrleisten. F\u00fcr Ihre Reisekostenabrechnungen \u2013 auch die kniffligen F\u00e4lle \u2013 sind Sie Bestens vorbereitet und auf dem aktuellen Stand mit den Seminaren und dem Lehrgang der Haufe Akademie.<\/p>\n<br\/>\r\n\t\t\t<a class=\"btn\" href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/reisekosten\" onclick=\"target_econda_article()\" data-track-style=\"clickbtn\" data-track-type=\"link\" data-track-action=\"recoprimary\" target=\"_blank\">Zu unseren Weiterbildungsangeboten<\/a>\r\n\t\t<\/div>\r\n\t<\/div>\r\n\t<div class=\"clear\"><\/div>\r\n\t\r\n<\/div><h2>Sonderf\u00e4lle und Besonderheiten<\/h2>\n<h3>Auslandsreisen<\/h3>\n<p>Auch bei beruflich bedingten Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten im Ausland gelten regelm\u00e4\u00dfig dieselben Regelungen zur steuerfreien Erstattung von Reisekosten. F\u00fcr das Ausland gibt es besondere gesetzlich vorgesehene Verpflegungspauschalen die zu ber\u00fccksichtigen sind.<\/p>\n<h4><strong>W\u00e4hrungskonvertierung<\/strong><\/h4>\n<p>Da der Auslandsaufenthalt auch in Nicht-Euro-L\u00e4ndern erfolgen kann, kommt es im Rahmen der Reisekostenabrechnung nicht selten vor, dass Belege mit ausl\u00e4ndischer W\u00e4hrung vorgelegt werden.<\/p>\n<p>Folglich muss der zu erstattender Betrag in Euro umgerechnet werden. In Bezug auf den Umrechnungskurs gibt es verschiedene Ans\u00e4tze:<\/p>\n<ul>\n<li>Tageskurs: In der Regel wird der Wechselkurs am Tag der Zahlung oder der Rechnungsstellung verwendet. Viele Unternehmen und Beh\u00f6rden nutzen daf\u00fcr die Kurse der Europ\u00e4ischen Zentralbank (EZB) oder die Kurse, die von gro\u00dfen Banken ver\u00f6ffentlicht werden.<\/li>\n<li>Monatsdurchschnitt: In einigen F\u00e4llen kann auch ein Monatsdurchschnittskurs angewendet werden, insbesondere wenn mehrere Zahlungen in einer Fremdw\u00e4hrung innerhalb eines Monats erfolgt sind.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Auch der Umrechnungskurs sollte dokumentiert werden. Da zwischen Reise sowie Verauslagung der Kosten sowie Einreichen der Reisekostenabrechnung einige Zeit liegen kann, kann es zu Kursdifferenzen kommen.<\/p>\n<h4><strong>L\u00e4nderspezifische Reisekostenpauschalen<\/strong><\/h4>\n<p>Eine Abweichung gilt jedoch bei den anzusetzenden Pauschalen in Zusammenhang mit den Verpflegungsmehraufwendungen und den \u00dcbernachtungspauschalen.<\/p>\n<p>F\u00fcr den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbetr\u00e4ge (Auslandstagegelder), die vom BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbeh\u00f6rden der L\u00e4nder auf der Grundlage der h\u00f6chsten Auslandstagegelder nach dem BRKG bekannt gemacht werden. F\u00fcr die in der Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der f\u00fcr Luxemburg geltende Pauschbetrag ma\u00dfgebend; f\u00fcr die in der Bekanntmachung nicht erfassten \u00dcbersee- und Au\u00dfengebiete eines Staates ist der f\u00fcr das Mutterland geltende Pauschbetrag ma\u00dfgebend. Werden an einem Kalendertag Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeiten im In- und Ausland durchgef\u00fchrt, ist f\u00fcr diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld ma\u00dfgebend, selbst dann, wenn die \u00fcberwiegende Zeit im Inland verbracht wird.<\/p>\n<p>Im \u00dcbrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten:<\/p>\n<ul>\n<li>Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unber\u00fccksichtigt, es sei denn, dass durch sie \u00dcbernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise \u00fcber mehr als zwei Kalendertage, ist f\u00fcr die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das f\u00fcr \u00d6sterreich geltende Tagegeld ma\u00dfgebend.<\/li>\n<li>Bei Schiffsreisen ist das f\u00fcr Luxemburg geltende Tagegeld ma\u00dfgebend. F\u00fcr das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie f\u00fcr das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. F\u00fcr die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das f\u00fcr den Hafenort geltende Tagegeld ma\u00dfgebend.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Auslandstage- und Auslands\u00fcbernachtungsgelder werden j\u00e4hrlich angepasst. Die f\u00fcr das Kalenderjahr 2024 festgelegten Pauschbetr\u00e4ge wurden mit Rundschreiben vom 17.10.2023 festgelegt.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-28947 size-full\" src=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"800\" srcset=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik.jpg 800w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik-150x150@2x.jpg 300w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik-100x100.jpg 100w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/reisekostenabrechnung-fuer-entgeltabrechenerinnen-grafik-300x300@2x.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/p>\n<p>Quelle: https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/Downloads\/BMF_Schreiben\/Steuerarten\/Lohnsteuer\/2023-11-21-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2024.pdf<\/p>\n<h3>Mischreisen (beruflich und privat)<\/h3>\n<p>Reisekosten k\u00f6nnen nur vom Arbeitgebenden steuerfrei erstattet werden, wenn diese beruflich veranlasst sind. Erfolgen Reisen von Mitarbeitenden mit einer Vermischung beruflicher und privater Gr\u00fcnde, muss die Trennung der Kosten, die in Zusammenhang mit der beruflichen Veranlassung stehen und den Kosten, die in Zusammenhang mit dem Privataufenthalt stehen, deutlich getrennt werden. Hier helfen beispielsweise konkrete Reisepl\u00e4ne.<\/p>\n<h3>Spesenabrechnung f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige (Unternehmer)<\/h3>\n<p>Eine betrieblich veranlasste Gesch\u00e4ftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer au\u00dferhalb seiner Wohnung oder Betriebsst\u00e4tte t\u00e4tig wird. Betrieblich veranlasst sind beispielweise Besuche beim Kunden oder das Aufsuchen einer Messe. F\u00fcr den Unternehmer gelten die gleichen steuerfreien Erstattungsm\u00f6glichkeiten bzw. der steuerliche Betriebsausgabenabzug wie f\u00fcr Arbeitnehmenden.<\/p>\n<h2>Wichtige Aspekte und h\u00e4ufige Fehler<\/h2>\n<h3>Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte<\/h3>\n<ul>\n<li>Ma\u00dfgeblichkeit der beruflichen Veranlassung von Reisekosten<\/li>\n<li>Eindeutige Zuordnung der Kosten und Nachweis durch geeignete Belege<\/li>\n<li>Erforderlichkeit von klaren Prozessen<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Vermeidung h\u00e4ufiger Fehler<\/h3>\n<ul>\n<li>Unvollst\u00e4ndige Belege<\/li>\n<li>Falsche Zuordnung von Kosten<\/li>\n<li>Nicht eingehaltene Fristen<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Korrekt, transparent und nachvollziehbar muss sie sein, die Reisekostenabrechnung. F\u00fcr Besch\u00e4ftigte, um alle Kosten erstattet zu bekommen und f\u00fcr das Unternehmen bei Betriebspr\u00fcfungen. 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