Unterscheidung nach Anlass:<\/p>\n
- \n
- Gesch\u00e4ftlich veranlasst:<\/strong> z.\u202fB. ein Essen bzw. das klassische \u201eGesch\u00e4ftsessen\u201c mit Kund:innen, Lieferant:innen, Gesch\u00e4ftspartner:innen, um gesch\u00e4ftsrelevante Themen zu besprechen<\/li>\n
- Betrieblich veranlasst:<\/strong> z.\u202fB. Jubil\u00e4en, Betriebsfeiern, Teamevents, Schulungen, interne Meetings mit Verpflegung innerhalb eines Unternehmens<\/li>\n
- Privat veranlasst:<\/strong> z.\u202fB. ein Geburtstagsessen ohne dienstlichen Bezug \u2013 solche privaten Anl\u00e4sse sind nicht abzugsf\u00e4hig<\/li>\n<\/ul>\n
Wichtig:<\/strong> Nur die ersten beiden Kategorien gelten als abzugsf\u00e4hig. Die Grenze zwischen betrieblich und privat kann dabei im Alltag flie\u00dfend sein \u2013 achte also immer auf die nachvollziehbare Begr\u00fcndung. Eine nachvollziehbare Dokumentation des Anlasses hilft au\u00dferdem, Probleme bei einer sp\u00e4teren Pr\u00fcfung zu vermeiden.<\/p>\n
Ausnahmen<\/strong> bei der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten treten auf, wenn diese Kosten 60 Euro pro Person<\/strong> \u00fcbersteigen (z. B. bei Dienstreisen) oder wenn die Kosten pro Person inklusive Umsatzsteuer 110 Euro \u00fcbersteigen<\/strong> (z. B. bei Betriebsfeiern). In diesen F\u00e4llen m\u00fcssen Arbeitnehmer:innen den geldwerten Vorteil<\/strong> versteuern. Ebenso m\u00fcssen Mitarbeiter:innen ab der dritten Betriebsfeier im Jahr die Kosten f\u00fcr die Bewirtung als geldwerten Vorteil versteuern.<\/p>\n
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Bewirtungskosten oder Bewirtungsspesen \u2013 was ist der Unterschied?<\/h3>\n
In der Praxis tauchen h\u00e4ufig beide Begriffe auf \u2013 doch sie bezeichnen nicht dasselbe:<\/p>\n
Bewirtungskosten<\/strong> sind die tats\u00e4chlichen Ausgaben f\u00fcr Essen, Getr\u00e4nke und Service im Rahmen eines gesch\u00e4ftlichen oder betrieblichen Anlasses. Diese Kosten werden in der Buchhaltung als Betriebsausgaben erfasst.<\/p>\n
Bewirtungsspesen <\/strong>dagegen beschreiben den Anteil dieser Kosten, den ein:e Mitarbeitende:r selbst bezahlt hat und zur Erstattung einreicht \u2013 etwa nach einem Termin mit Kund:innen oder einem internen Workshop mit Verpflegung. Sie werden im Rahmen der Entgeltabrechnung verarbeitet und k\u00f6nnen \u2013 je nach Anlass und Dokumentation \u2013 steuerfrei oder steuerpflichtig sein.<\/p>\n
Kurz gesagt: Bewirtungskosten betreffen die Unternehmensausgaben, Spesen die individuelle Abrechnung.<\/p><\/blockquote>\n
Kassenbon oder Bewirtungsbeleg?<\/h3>\n
Ein h\u00e4ufiger Fehler in der Praxis: Der Kassenbon aus dem Restaurant reicht allein nicht aus. F\u00fcr steuerliche Zwecke wird ein separater Bewirtungsbeleg<\/strong> ben\u00f6tigt. Dieser enth\u00e4lt neben dem Rechnungsbetrag auch weitere Pflichtangaben wie den Anlass der Bewirtung und die Namen der Teilnehmenden. Manche Restaurants stellen daf\u00fcr spezielle Vordrucke bereit oder drucken auf der R\u00fcckseite des Kassenbons ein entsprechendes Formular aus. Wichtig ist, dass alle erforderlichen Angaben vollst\u00e4ndig und gut lesbar sind.<\/p>\n
Bewirtungsbelege auf Thermopapier? So bleiben Ihre Nachweise lesbar<\/strong>
\nViele Restaurants drucken Bewirtungsbelege auf Thermopapier \u2013 einer empfindlichen Papierart, bei der Schriftz\u00fcge mit der Zeit verblassen k\u00f6nnen. Um wichtige Angaben langfristig zu sichern, solltest du die Belege fr\u00fchzeitig kopieren oder digital archivieren. Dadurch bleiben alle Informationen auch bei sp\u00e4teren Pr\u00fcfungen gut lesbar.<\/p><\/blockquote>\nNeue Anforderungen an Bewirtungsbelege ab 2023<\/h2>\n
Seit dem 1. Januar 2023 ist Schluss mit handgeschriebenen Quittungen. Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 (BMF, Schreiben v. 30.06.2021, IV C 6 \u2013 S 2145\/19\/10003 :003) verlangt eine maschinelle und elektronische Erstellung der Bewirtungsbelege \u2013 aus einem System mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).<\/p>\n
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Definition: Was ist ein Bewirtungsbeleg?<\/h3>\n
Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis, der bei gesch\u00e4ftlichen Bewirtungen im Restaurant ausgestellt und erg\u00e4nzt wird, um die Kosten steuerlich als Betriebsausgabe absetzen zu k\u00f6nnen.<\/p><\/blockquote>\n
Wie f\u00fclle ich den Bewirtungsbeleg richtig aus?<\/h3>\n
Um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu k\u00f6nnen, muss der Bewirtungsbeleg alle n\u00f6tigen Informationen enthalten. Nur so wird er vom Finanzamt akzeptiert. Folgende Details sind dabei unverzichtbar:<\/p>\n
- \n
- Ort und Datum der Bewirtung (Rechnungsdatum)<\/li>\n
- Name und Anschrift des Restaurants<\/li>\n
- Konkreter Anlass der Bewirtung<\/li>\n
- Auflistung der konsumierten Speisen und Getr\u00e4nke (Netto- und Bruttobetrag sowie Umsatzsteuer)<\/li>\n
- H\u00f6he des Trinkgeldes (kann bis zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden)<\/li>\n
- Bewirtetes Unternehmen und vollst\u00e4ndige Namen der G\u00e4ste<\/li>\n
- Unterschrift der Gastgeberin oder des Gastgebers auf dem Bewirtungsbeleg<\/li>\n<\/ul>\n
Tipp: Bewirtungsbeleg sofort pr\u00fcfen<\/strong>
\nPr\u00fcfe den Beleg gleich vor Ort. Fehlen maschinelle Angaben, kannst du ihn im Zweifel nicht geltend machen. \u00dcbrigens: Bei der Bewirtung von Gesch\u00e4ftspartner:innen m\u00fcssen immer mindestens zwei Personen anwesend sein.<\/p><\/blockquote>\n
- Betrieblich veranlasst:<\/strong> z.\u202fB. Jubil\u00e4en, Betriebsfeiern, Teamevents, Schulungen, interne Meetings mit Verpflegung innerhalb eines Unternehmens<\/li>\n
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