<\/div>\r\n\t\r\n<\/div>
Beispiel: Kontrollen im Rahmen des Monatsabschlusses<\/h2>\n
1. Die Erfassung der Stamm-, Bewegungs- und Systemdaten<\/strong>
\nerfolgt unter Einhaltung des 4-Augen-Prinzips. So ist sichergestellt, dass alle Stamm- (z. B. Steuer-ID, SV-Nummer, Gehaltsdaten) und Bewegungsdaten (z.B. Arbeitszeit\u00e4nderungen oder Gehaltsanpassungen) korrekt und aktuell sind. Idealerweise werden die Daten dort erfasst, wo sie anfallen, d.h.:<\/p>\n\n- Eintritte, Austritte, Versetzungen, Entgeltregulierungen im Personalmanagement.<\/li>\n
- Zeitdaten (Buchungen und Fehlzeiten) vom Mitarbeitenden mittels Workflows und Freigabe durch den jeweiligen Vorgesetzten.<\/li>\n
- \u00c4nderungen von Adress-, Familien- und Kommunikationsdaten vom Mitarbeitenden.<\/li>\n
- Gesetzliche \u00c4nderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht per Patch oder Update durch den Softwareanbieter.<\/li>\n<\/ul>\n
2. Start der Abrechnung<\/strong>
\nDie monatlichen Abrechnungsstichtage mit Wertstellung der L\u00f6hne und Geh\u00e4lter sind in einem Jahresplan hinterlegt und von Gesch\u00e4ftsleitung, Finanzen und Personal abgestimmt. Viele Unternehmen f\u00fchren heute schon n\u00e4chtlich eine Simulationsabrechnung mittels Jobsteuerung (automatisch zu einer festgelegten Uhrzeit) durch. Dies hat zur Folge, dass sich das Abrechnungsvolumen und die Fehler zum Stichtag reduzieren und der Arbeitsaufwand \u00fcber den ganzen Monat verteilt wird. Hierbei ist sicherzustellen,<\/p>\n\n- dass alle Abrechnungen korrekt durchgef\u00fchrt werden, einschlie\u00dflich der Berechnung von Zuschl\u00e4gen, Abz\u00fcgen und Einmalzahlungen,<\/li>\n
- die Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge korrekt ermittelt werden.<\/li>\n<\/ul>\n
Als Hilfsmittel dienen Fehlerlisten, die entsprechend zu bearbeiten sind. Warnfehler k\u00f6nnen gepr\u00fcft werden und verstehen sich als Hinweis. Sogenannte Error-Fehler m\u00fcssen vor der Produktivabrechnung behoben werden.<\/p>\n
3. Die Buchungsliste<\/strong>
\nbeinhaltet die Verbuchung der Lohnarten auf den Sachkonten. Diese wird im Format .txt, .csv, oder .xml an die Finanzbuchhaltung \u00fcbermittelt. Die Buchungsliste ist korrekt, wenn SOLL- und HABEN aufgehen. Unter das IKS fallen die Aktivierung neuer Lohnarten oder Kostenstellen, die verantwortlich von der Finanzbuchhaltung den jeweiligen Sachkonten zuzuordnen sind.<\/p>\n4. Lohnsteuer<\/strong>
\nPayroll ruft monatlich die \u00c4nderungsliste \u00fcber ELStAM beim Finanzamt ab. Diese beinhaltet die Lohnsteuermerkmale aller Mitarbeitenden, die nach dem letzten Abruf \u00c4nderungen vorgenommen haben, z.B. Steuerklassenwechsel, Eintrag von Freibetr\u00e4gen, etc. Diese Datei ist im Original in das HR-System zu \u00fcbernehmen. Im Rahmen des IKS ist eine Sichtpr\u00fcfung durchzuf\u00fchren und zu dokumentieren. Gleiches gilt f\u00fcr die An- und Abmeldungen (Ein- und Austritte).<\/p>\n5. Sozialversicherung<\/strong>
\nIm Rahmen der Beitragsabrechnung werden alle sozialversicherungsrechtlichen Tatbest\u00e4nde mitarbeiter- und kassenbezogen ermittelt, bewertet und abgerechnet. Diese Abrechnungsergebnisse werden sodann in den Beitragsnachweisen, die den Krankenkassen f\u00fcr den Beitragseinzug zur Verf\u00fcgung gestellt werden, kumuliert. Eine Vollst\u00e4ndigkeitskontrolle (Anzahl Beitragsnachweise = Anzahl Krankenkassen) ist durchzuf\u00fchren. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen die Beitr\u00e4ge optional mit dem Vormonat oder dem gleichen Monat Vorjahr verprobt werden. Es ist sicherzustellen, dass alle An-, Ab- und Unterbrechungsmeldungen korrekt und fristgerecht erfolgen.<\/p>\n6. Der Zahlungsverkehr teilt sich auf in<\/strong><\/p>\n\n- Zahlungsverkehr Arbeitgeber (AG): dieser beinhaltet alle Zahlungen an die Krankenkassen, die Finanz\u00e4mter sowie an die betriebliche Altersversorgung.<\/li>\n
- Zahlungsverkehr Arbeitnehmer (AN): dieser beinhaltet alle Girozahlungen, VL, Direktversicherungen, Pf\u00e4ndungen, \u2026<\/li>\n<\/ul>\n
Hier liefert die HR-Software Fehlerlisten, die Mitarbeitende mit fehlender Bank oder ohne Entgelt (Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit oder erhalten Lohnersatzleistungen) ausweisen. Mit Durchf\u00fchrung des Zahlungsverkehrs werden auch die Datentr\u00e4ger mit allen Zahlungsdetails erstellt und in das Bankenprogramm geladen. Das IKS verlangt hier jeweils zwei Unterschriften berechtigter Personen, die legitimiert sind, entsprechende Summen freizugeben.<\/p>\n
7. Die Archivierung und Kommunikation<\/strong> schlie\u00dft den Monatsabschluss ab. Hier<\/p>\n\n- werden die Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und DE\u00dcV-Meldungen an die Mitarbeitenden \u00fcbermittelt (HR-Portal, per Mail mit verschl\u00fcsselter Anlage oder per Zusendung).<\/li>\n
- werden die Buchungsunterlagen der Finanzbuchhaltung zur Verf\u00fcgung gestellt. Dies sind u.a. die Buchungsliste, Lohnsteueranmeldung, Informationen zum Zahlungsverkehr.<\/li>\n
- wird der Monat freigegeben. Eine \u00c4nderung der Daten ist dann nur noch per R\u00fcckrechnung in die Vorperiode m\u00f6glich.<\/li>\n
- werden automatisierte Berichte erstellt und bereitgestellt. Intern: z.B. Entgeltstatistiken, Fehlzeitenreports. Extern: Erstellung und \u00dcbermittlung gesetzlich vorgeschriebener Statistiken.<\/li>\n<\/ul>\n
Schauen wir abschlie\u00dfen noch kurz auf die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Hier ist wichtig, dass die Aufzeichnungspflichten<\/strong> eingehalten werden. Das bedeutet konkret das F\u00fchren detaillierter Aufzeichnungen f\u00fcr jeden Abrechnungszeitraum, einschlie\u00dflich Verzeichnissen aller Besch\u00e4ftigten und deren Entgeltdaten. Im Ergebnis k\u00f6nnen alle Abrechnungen sowie steuer- sowie sozialversicherungsrechtlichen Beurteilungen jederzeit pr\u00fcfbar im Rahmen von Betriebspr\u00fcfungen abgerufen werden.<\/p>\nAbstimmung mit der Finanzbuchhaltung (auf was ist zu achten?)<\/h2>\n
Die Sachkontenkl\u00e4rung im Rahmen der Entgeltabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des IKS. Sie dient dazu, Unstimmigkeiten oder Fehler in den Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen zu identifizieren und zu korrigieren. Dabei geht es insbesondere um die Kl\u00e4rung von Differenzen zwischen den Entgeltabrechnungsdaten und den entsprechenden Buchungskonten in der Finanzbuchhaltung.<\/p>\n
Wesentliche Aspekte der Sachkontenkl\u00e4rung sind:<\/h3>\n
Pr\u00fcfung der Entgeltunterlagen:<\/strong><\/p>\n\n- Keine Buchung ohne Beleg<\/li>\n
- Die Angaben m\u00fcssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere gem\u00e4\u00df \u00a7 28f SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung.<\/li>\n<\/ul>\n
Abgleich mit der Finanzbuchhaltung:<\/strong><\/p>\n\n- Besprechung der Buchungsergebnisse und Kl\u00e4rung der Verrechnungskonten<\/li>\n
- Differenzen, wie z. B. fehlerhafte Buchungen, sind zu identifizieren und zu korrigieren.<\/li>\n<\/ul>\n
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit:<\/strong><\/p>\n\n- Die durchgef\u00fchrten Kontenkl\u00e4rungen m\u00fcssen dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit im Rahmen von Betriebspr\u00fcfungen sicherzustellen: Warum ist ein Fehler entstanden und wie wurde dieser dauerhaft bereinigt?<\/li>\n<\/ul>\n
Regelm\u00e4\u00dfige Kontrollen:<\/strong><\/p>\n\n- Die Sachkontenkl\u00e4rung sollte regelm\u00e4\u00dfig, idealerweise monatlich, durchgef\u00fchrt werden, um Fehler fr\u00fchzeitig zu erkennen und zu beheben.<\/li>\n<\/ul>\n
Ausblick<\/h2>\n
Das IKS stellt die Funktionsf\u00e4higkeit des Abrechnungssystems sicher und gew\u00e4hrleistet eine nahezu fehlerfreie Entgeltabrechnung. Alle Prozesse und Daten werden dokumentiert, durch regelm\u00e4\u00dfige Pr\u00fcfungen und Kontrollen werden Fehler, Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten und potenzielle Compliance-Verst\u00f6\u00dfe fr\u00fchzeitig erkannt und behoben. Es sch\u00fctzt Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken, gleichzeitig erfordert es eine kontinuierliche Weiterentwicklung, um den steigenden Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Compliance gerecht zu werden.<\/p>\n
Entscheidend f\u00fcr den Erfolg ist, dass das IKS anforderungs- und bedarfsgerecht eingerichtet und in Betrieb genommen wird.<\/p>\n
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