{"id":42755,"date":"2026-02-18T12:00:24","date_gmt":"2026-02-18T11:00:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?p=42755"},"modified":"2026-02-18T12:00:15","modified_gmt":"2026-02-18T11:00:15","slug":"empfangsmitarbeiter","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/berufe\/empfangsmitarbeiter\/","title":{"rendered":"Empfangsmitarbeiter: Berufsbild, Aufgaben &#038; Gehalt"},"content":{"rendered":"<p>Eine Empfangskraft ist f\u00fcr Besucher oder Anrufer oft der erste Kontaktpunkt eines Unternehmens und \u00fcbernimmt damit eine zentrale Rolle f\u00fcr dessen Au\u00dfenwirkung. Sie pr\u00e4gt den ersten Eindruck, bietet Orientierung und Informationen und sorgt daf\u00fcr, dass Anfragen aufgenommen und zielgerichtet weitergeleitet werden. Durch ihre Arbeit tr\u00e4gt sie ma\u00dfgeblich zu einem professionellen Ablauf im Tagesgesch\u00e4ft bei. Wie genau der Beruf von Empfangsmitarbeitern aussieht, erf\u00e4hrst du in diesem Artikel.<\/p>\n<h2>Empfangsmitarbeiter: Key Facts<\/h2>\n<div class=\"scroll-shadow\">\n<div class=\"scroll-shadow__content\">\n<table class=\"table table-facts\" style=\"width: 100%; margin-bottom: 40px;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Ausbildung.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Ausbildung<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li>Kein klassischer Ausbildungsberuf<\/li>\n<li>Quereinstieg m\u00f6glich<\/li>\n<li>Kaufm\u00e4nnische Kenntnisse von Vorteil<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Hard-Skills.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Hard Skills<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li>Begr\u00fc\u00dfung und Betreuung von Besuchern<\/li>\n<li>Ausk\u00fcnfte erteilen<\/li>\n<li>Annahme von Telefonaten und Bearbeitung von E-Mails<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Weiterbildung.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Weiterbildung<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/9278\">Gezielte Weiterbildung im Bereich B\u00fcroorganisation<\/a><\/li>\n<li>Kommunikations- und Service-Training<\/li>\n<li>Fremdsprachenkurse<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Soft-Skills.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Soft Skills<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li>Hilfsbereitschaft<\/li>\n<li>Kommunikationsf\u00e4higkeit<\/li>\n<li>Entscheidungsf\u00e4higkeit<\/li>\n<li>Organisationsgeschick<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Gehalt.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Gehalt<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li>Zwischen 24.700 Euro und 44.100 Euro brutto pro Jahr\u00b9<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<td style=\"vertical-align: middle; text-align: center; padding: 0; min-width: 90px;\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/plugins\/seminartipp\/svgs\/Verwandte-Berufe.svg\" width=\"50px\" height=\"50px\" \/><\/td>\n<td style=\"padding: 15px 20px;\">\n<div style=\"font-size: 16px; font-weight: 600; margin-bottom: 5px;\">Verwandte Berufe<\/div>\n<ul class=\"inner-text-seminartipp\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/berufe\/kauffrau-bueromanagement\/\">B\u00fcrokauffrau\/-mann<\/a><\/li>\n<li>Hotelfachfrau\/-mann<\/li>\n<li>Telefonistin<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/div>\n<h2>Was ist ein Empfangsmitarbeiter?<\/h2>\n<p>Ein Empfangsmitarbeiter ist die erste Anlaufstelle f\u00fcr externe Besucher, interne Kollegen oder Anrufer in Unternehmen, Beh\u00f6rden, Kanzleien, Hotels etc. und agiert als Schnittstelle zwischen externen Besuchern oder Kunden und dem internen Unternehmensgeschehen. Die Empfangskraft ist die Visitenkarte des Hauses und in erster Linie f\u00fcr das Besuchermanagement zust\u00e4ndig, wobei sie einen professionellen ersten Eindruck vermittelt.<\/p>\n<h2>Was sind die Aufgaben von Empfangsmitarbeitern?<\/h2>\n<p>Die Aufgaben von Empfangsmitarbeitern sind vielseitig und erfordern ein hohes Ma\u00df an Organisationstalent sowie Kommunikationsf\u00e4higkeit. Je nach Branche und Einsatzbereich k\u00f6nnen die T\u00e4tigkeiten unterschiedlich ausfallen. Im Folgenden findest du einen \u00dcberblick \u00fcber die wichtigsten Kernaufgaben:<\/p>\n<p><strong>Besuchermanagement<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Besucher freundlich empfangen und betreuen<\/li>\n<li>G\u00e4ste anmelden, registrieren und ggf. Besucherausweise ausgeben<\/li>\n<li>Ansprechpartner im Unternehmen informieren und Besucher weiterleiten<\/li>\n<li>Termine und Besprechungsr\u00e4ume koordinieren<\/li>\n<li>Reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich sicherstellen<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Telefonzentrale und Kommunikation<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Telefonische und pers\u00f6nliche Erstansprache von Besuchern<\/li>\n<li>Anfragen beantworten oder gezielt weiterleiten<\/li>\n<li>Informationen aufnehmen und zuverl\u00e4ssig weitergeben<\/li>\n<li>Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen<\/li>\n<li>Bearbeitung von E-Mails<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Organisation<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Termine koordinieren und verwalten<\/li>\n<li>Besprechungsr\u00e4ume planen und organisieren<\/li>\n<li>Posteingang und -ausgang bearbeiten<\/li>\n<li>Allgemeine administrative Aufgaben im <a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/berufe\/sekretaer-sekretaerin\/\">B\u00fcro unterst\u00fctzen<\/a><\/li>\n<li>Verwaltung von Firmenfahrzeugen<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"seminartipp\">\r\n\t\r\n\t<div class=\"content-wrapper\">\r\n\t\t\r\n\t\t\t<div class=\"image\">\r\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"153\" height=\"143\" src=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/seminartipp-frau-laptop-elevate-filter.jpg\" class=\"attachment-pod size-pod\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/seminartipp-frau-laptop-elevate-filter.jpg 620w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/seminartipp-frau-laptop-elevate-filter-150x141@2x.jpg 300w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/seminartipp-frau-laptop-elevate-filter-150x141.jpg 150w, https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/seminartipp-frau-laptop-elevate-filter-300x281@2x.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 153px) 100vw, 153px\" \/>\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\t<div class=\"content\">\r\n\t\t\t<h2>Unsere Seminarempfehlung<\/h2>\r\n\t\t\t<p class=\"h3\">Der:Die Office-Manager:in<\/p>\r\n\t\t\t<p>Die perfekte Office-Manager:in beherrscht B\u00fcroorganisation, ist motiviert und stressresistent. Studien belegen, dass Assistent:innen Vorgesetzte um 3 Stunden oder mehr entlasten k\u00f6nnen. Dieses Seminar zeigt, wie man Organisation und Selbstmanagement professionalisiert und gibt Tipps zur schriftlichen Korrespondenz. Verleihe deiner Arbeit neuen Schwung.<\/p>\n<br\/>\r\n\t\t\t<a class=\"btn\" href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/5479\" onclick=\"target_econda_article()\" data-track-style=\"clickbtn\" data-track-type=\"link\" data-track-action=\"recoprimary\" target=\"_blank\">Seminar: Der:Die Office-Manager:in<\/a>\r\n\t\t<\/div>\r\n\t<\/div>\r\n\t<div class=\"clear\"><\/div>\r\n\t\r\n<\/div><h2>Wo arbeiten Empfangskr\u00e4fte?<\/h2>\n<p>Die Branchen, in denen Empfangsmitarbeiter angestellt sind, sind breitgef\u00e4chert. Sie arbeiten in Unternehmen, Beh\u00f6rden, Kanzleien, Hotels, Arztpraxen, Krankenh\u00e4usern, Banken, Bildungseinrichtungen sowie in Messe- und Verwaltungsgeb\u00e4uden. \u00dcberall dort, wo Besucher empfangen und Anfragen koordiniert werden.<\/p>\n<p>Empfangskr\u00e4fte sind in der Regel im Eingangsbereich an einem Empfangstresen oder an der Rezeption t\u00e4tig.<\/p>\n<p>Branchen und Einsatzm\u00f6glichkeiten im \u00dcberblick:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen:<\/strong> Rezeptionen vom kleinen Betrieb bis zum gro\u00dfen Konzern<\/li>\n<li><strong>Hotellerie und Gastgewerbe:<\/strong> Check-in, Check-out, G\u00e4steservice<\/li>\n<li><strong>Medizinische Einrichtungen<\/strong>: Patienten- und Besucherempfang in Kliniken und Praxen<\/li>\n<li><strong>\u00d6ffentliche Verwaltung:<\/strong> B\u00fcrger- und Kundenservice (z. B. Rathaus)<\/li>\n<li><strong>Dienstleistungsbranche:<\/strong> Fitness, Kanzleien, Agenturen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Arbeitszeiten richten sich stark nach der Branche und den \u00d6ffnungszeiten des jeweiligen Betriebs. In B\u00fcros, Beh\u00f6rden oder Kanzleien sind meist feste Arbeitszeiten (8\u201317 Uhr montags\u2013 freitags) zu den klassischen B\u00fcrozeiten \u00fcblich. In Hotels, Krankenh\u00e4usern oder Unternehmen mit rund um die Uhr besetztem Empfang kann dagegen Schichtarbeit erforderlich sein, auch am Abend, in der Nacht oder an Wochenenden.<\/p>\n<h2>Wie wird man Empfangsmitarbeiter?<\/h2>\n<p>Empfangsmitarbeiter wird man meist \u00fcber den Quereinstieg, da es kein eigener Ausbildungsberuf ist. H\u00e4ufig sind eine kaufm\u00e4nnische Ausbildung oder Erfahrungen im B\u00fcro- und Servicebereich von Vorteil. Mit einer guten Einarbeitung l\u00e4sst sich einiges aber auch\u00a0\u201eon\u00a0the\u00a0job\u201c\u00a0lernen.<\/p>\n<h3>Anforderungen und Kompetenzen<\/h3>\n<p>Damit Empfangsmitarbeiter die Anfragen und Aufgaben zuverl\u00e4ssig bearbeiten k\u00f6nnen, ist ein sicherer Umgang mit den wichtigsten EDV-Programmen unerl\u00e4sslich. Au\u00dferdem sollten sie gut \u00fcber die Strukturen und Abl\u00e4ufe im Unternehmen informiert sein, um gezielt Auskunft geben zu k\u00f6nnen. Ein freundliches und empathisches Auftreten sowie Organisationstalent geh\u00f6ren ebenfalls zu den zentralen Voraussetzungen. Da am Empfang oft mehrere Dinge gleichzeitig passieren, ist auch eine gewisse Stresstoleranz hilfreich.<\/p>\n<p>Hier ein \u00dcberblick \u00fcber die Hard und Soft Skills, die eine Empfangskraft im besten Fall mitbringen sollte:<\/p>\n<p><strong>Hard Skills<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Sicherer Umgang mit EDV, <a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/kurse-und-trainings-fuer-microsoft\">g\u00e4ngigen Office-Programmen<\/a> (z. B. MS Office, Outlook)<\/li>\n<li>Telefon- und E-Mail-Korrespondenz<\/li>\n<li>Termin- und Raumplanung<\/li>\n<li>Kenntnisse in <a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/assistenz-und-office-management\/bueroorganisation\/\">B\u00fcroorganisation<\/a> und Verwaltung<\/li>\n<li>Umgang mit Besucher- und Anmeldesystemen<\/li>\n<li>Bearbeitung von Posteingang und -ausgang<\/li>\n<li>Fremdsprachenkenntnisse (z. B. Englisch)<\/li>\n<li>Grundwissen in kaufm\u00e4nnischen Abl\u00e4ufen<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Soft Skills<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Freundlichkeit und Serviceorientierung<\/li>\n<li>Kommunikationsf\u00e4higkeit<\/li>\n<li>Empathie und h\u00f6fliches Auftreten<\/li>\n<li>Organisationstalent<\/li>\n<li>Stresstoleranz<\/li>\n<li>Diskretion und Zuverl\u00e4ssigkeit<\/li>\n<li>Teamf\u00e4higkeit<\/li>\n<li>Flexibilit\u00e4t<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/konfliktmanagement\">Konfliktf\u00e4higkeit<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Was verdient eine Empfangskraft?<\/h2>\n<p>Das durchschnittliche Jahresgehalt f\u00fcr Empfangsmitarbeiter liegt laut aktuellen Daten (Stand 2026) in Deutschland bei etwa 31.700 Euro brutto, was rund 2.640 Euro brutto pro Monat entspricht. Je nach Region, Branche und Berufserfahrung kann das Gehalt dabei zwischen ca. 24.700 Euro und 44.100 Euro brutto im Jahr variieren.\u00b9<\/p>\n<h2>Perspektiven und Entwicklungsm\u00f6glichkeiten<\/h2>\n<p>Der Beruf der Empfangskraft bietet vielf\u00e4ltige Perspektiven und Entwicklungsm\u00f6glichkeiten. Mit zunehmender Berufserfahrung und passenden Weiterbildungen ist es beispielsweise m\u00f6glich, zur Teamleitung am Empfang aufzusteigen oder die T\u00e4tigkeit als Sprungbrett f\u00fcr weitere Positionen in der Verwaltung, im Kundenservice, im <a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/hierarchy\/assistenz-office-management\">Office Management<\/a> oder im Veranstaltungsmanagement zu nutzen.<\/p>\n<h2>F\u00fcr wen eignet sich der Beruf der Empfangskraft?<\/h2>\n<p>Wer gerne mit Menschen arbeitet, hilfsbereit ist und seine Kommunikations- sowie Organisationsf\u00e4higkeiten im Berufsalltag einsetzen m\u00f6chte, findet im Beruf als Empfangskraft eine passende T\u00e4tigkeit. Empfangsmitarbeiter sind die \u201eVisitenkarte\u201c eines Unternehmens und pr\u00e4gen den ersten Eindruck nach au\u00dfen durch Serviceorientierung und Professionalit\u00e4t. Gleichzeitig \u00fcbernehmen sie eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen externen Besuchern und internen Kollegen. Der Beruf bietet zudem ein abwechslungsreiches und zukunftssicheres T\u00e4tigkeitsfeld: Auch wenn einzelne Aufgaben zunehmend digital unterst\u00fctzt werden, bleibt die pers\u00f6nliche Begegnung am Empfang oder am Telefon f\u00fcr Unternehmen und andere Einrichtungen unverzichtbar, um einen guten Service zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n<hr \/>\n<p><em>Aus\u00a0Gr\u00fcnden\u00a0der besseren\u00a0Lesbarkeit\u00a0wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und m\u00e4nnlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. S\u00e4mtliche Personenbezeichnungen gelten gleicherma\u00dfen f\u00fcr alle Geschlechter.<\/em><\/p>\n<h2>FAQ<\/h2>\n<h3><strong>Was macht ein Empfangsmitarbeiter genau?<\/strong><\/h3>\n<p>Zu den wichtigsten Aufgaben geh\u00f6ren das Begr\u00fc\u00dfen und Betreuen von G\u00e4sten, das Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten, die Koordination von Terminen sowie organisatorische und administrative T\u00e4tigkeiten wie die Bearbeitung der Post oder die Verwaltung von Besprechungsr\u00e4umen. Dabei sorgt die Empfangskraft f\u00fcr einen professionellen ersten Eindruck und unterst\u00fctzt einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.<\/p>\n<h3>Braucht man f\u00fcr den Job als Empfangskraft eine Ausbildung?<\/h3>\n<p>F\u00fcr den Job als Empfangskraft gibt es keinen gesetzlich geregelten Ausbildungsberuf. Der Einstieg ist h\u00e4ufig auch \u00fcber einen Quereinstieg m\u00f6glich. Dennoch sind eine kaufm\u00e4nnische Ausbildung oder Erfahrungen im B\u00fcro- und Servicebereich von Vorteil, da sie den Umgang mit organisatorischen Aufgaben, Kommunikation und Verwaltung erleichtern.<\/p>\n<h3>Welche Einstiegschancen gibt es f\u00fcr Quereinsteiger?<\/h3>\n<p>Die Einstiegschancen f\u00fcr Quereinsteiger als Empfangskraft sind in der Regel sehr gut. Viele Unternehmen suchen vor allem Bewerber mit einem freundlichen Auftreten, Kommunikationsf\u00e4higkeit und Organisationstalent. Erfahrungen aus serviceorientierten oder kaufm\u00e4nnischen T\u00e4tigkeiten sind hilfreich, aber oft nicht zwingend erforderlich. Durch kurze Schulungen oder Weiterbildungen k\u00f6nnen Quereinsteiger sich schnell die n\u00f6tigen Kenntnisse f\u00fcr den Arbeitsalltag am Empfang aneignen.<\/p>\n<p>\u00b9 Kununu: <a href=\"https:\/\/www.kununu.com\/de\/gehalt\/empfangsmitarbeiter-in-10834\">Empfangsmitarbeiter:in Gehalt<\/a>\u00a0[zuletzt aufgerufen am 2.2.2026].<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine Empfangskraft ist f\u00fcr Besucher oder Anrufer oft der erste Kontaktpunkt eines Unternehmens und \u00fcbernimmt damit eine zentrale Rolle f\u00fcr dessen Au\u00dfenwirkung. Sie pr\u00e4gt den ersten Eindruck, bietet Orientierung und Informationen und sorgt daf\u00fcr, dass Anfragen aufgenommen und zielgerichtet weitergeleitet werden. Durch ihre Arbeit tr\u00e4gt sie ma\u00dfgeblich zu einem professionellen Ablauf im Tagesgesch\u00e4ft bei. Wie<\/p>\n<div class=\"pageReadMore\"><i class=\"fa fa-angle-right\"><\/i><a href=\"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/berufe\/empfangsmitarbeiter\/\" title=\"Beitrag lesen\">Beitrag lesen<\/a><\/div>\n","protected":false},"author":30,"featured_media":42757,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_lmt_disableupdate":"yes","_lmt_disable":"no","_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[95,1786],"tags":[5837,7112,7111],"class_list":{"0":"post-42755","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-assistenz-und-office-management","8":"category-berufe","9":"tag-bueroorganisation","10":"tag-empfangskraft","11":"tag-empfangsmitarbeiter"},"acf":{"p_authors":[42765]},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.4 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Empfangsmitarbeiter: Aufgabenbereich und Gehalt<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ein Empfangsmitarbeiter ist die erste Anlaufstelle im Unternehmen. 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