Aktenordner waren gestern: Die Novellierung der Beitragsverfahrensordnung macht die digitale Personalakte ab 2027 obligatorisch. Was HR jetzt tun sollte, welche Vorteile die elektronische Personalakte bietet und wie die Einf\u00fchrung im Unternehmen gelingt, liest du hier.<\/p>\n
Alles Wichtige in K\u00fcrze<\/strong><\/p>\n
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- Ab 2027 wird die F\u00fchrung bestimmte Entgeltunterlagen in digitaler Form Pflicht.<\/li>\n
- Mit der Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte spart HR Zeit und Geld und gewinnt an Effizienz.<\/li>\n
- Auch bei der digitalen Personalakte m\u00fcssen Aufbewahrungsfristen gewahrt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/blockquote>\n
Was ist eine digitale Personalakte?<\/h2>\n
Die digitale Personalakte ist das Pendant zur klassischen Personalakte in Papierform. Auch hier werden alle f\u00fcr das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis relevanten Unterlagen abgelegt. Der Unterschied: Bei der elektronischen Personalakte liegen diese Unterlagen in digitaler Form gesammelt in einer HR-Software ab.<\/p>\n
Bereits seit \u00fcber zwei Jahrzehnten gibt es digitale Personalakten, dennoch sind sie noch nicht in allen Unternehmen angekommen. Mit der Pflicht, bestimmte Dokumente digital vorzuhalten, lohnt es sich f\u00fcr Unternehmen allerdings, Personalakten komplett digital zu f\u00fchren.<\/p>\n
Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?<\/h2>\n
Auch wenn die Umstellung von Papier zu digital erst einmal mit Aufwand verbunden ist \u2013 das F\u00fchren einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Vorteile:<\/p>\n
Kostenreduktion:<\/strong> Digitale Dokumente ben\u00f6tigen kein Papier und keinen Lagerplatz. Das sorgt f\u00fcr Einsparungen bei Raum-, Papier- und Druckkosten und ist zudem nachhaltiger.<\/p>\n
Mobile Verf\u00fcgbarkeit: <\/strong>Auf die digitalen Unterlagen kann ortsunabh\u00e4ngig zugegriffen werden, z.\u00a0B. in anderen Niederlassungen oder aus dem Homeoffice.<\/p>\n
Self-Service f\u00fcr Mitarbeitende: <\/strong>Pers\u00f6nliche Daten k\u00f6nnen von Mitarbeitenden selbst gepflegt und aktuell gehalten werden. Das bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung f\u00fcr HR.<\/p>\n
Datenschutz: <\/strong>Mit einer HR-Software ist automatisch sichergestellt, dass alle Unterlagen datenschutzkonform gespeichert sind und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erf\u00fcllt sind.<\/p>\n
Effizienzgewinn und Prozessbeschleunigung: <\/strong>Kein l\u00e4stiges Suchen mehr, alle Unterlagen sind an einem Ort gesammelt und f\u00fcr alle Berechtigten ist der derzeitige Stand einsehbar. Auch Verwaltungsarbeiten, die sonst aufwendig mit ausgedruckten Unterlagen erledigt werden mussten, k\u00f6nnen nun elektronisch und zeitsparend ausgef\u00fchrt werden. Automatisierte Prozesse, definierte Workflows und Freigabeprozesse machen das Arbeiten effizienter.<\/p>\n
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?<\/h2>\n
Mit Ausnahme des \u00f6ffentlichen Dienstes, gibt es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht zur F\u00fchrung von Personalakten \u2013 egal, ob digital oder in Papierform. Aber mit der novellierten Beitragsverfahrensordnung (BVV) sind Arbeitgeber seit dem 1.\u00a0Januar\u00a02022 verpflichtet bestimmte Entgeltunterlagen, die sich aus \u00a7\u00a08\u00a0Abs.\u00a02\u00a0BVV ergeben, digital vorzuhalten. Darunter fallen u.\u00a0a.:<\/p>\n
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- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse<\/li>\n
- Nachweise der Elternschaft<\/li>\n
- A1-Bescheinigungen<\/li>\n
- Immatrikulationsbescheinigungen<\/li>\n<\/ul>\n
Bis Ende 2026 gilt eine \u00dcbergangsfrist, Arbeitgeber k\u00f6nnen sich von der F\u00fchrung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen. Ab 1.\u00a0Januar\u00a02027 m\u00fcssen Entgeltunterlagen nach \u00a7\u00a08\u00a0Abs.\u00a02\u00a0BVV jedoch zwingend digital gef\u00fchrt werden. Auch wenn das Gesetz die F\u00fchrung von Personalakten nicht direkt verlangt, kommen Unternehmen durch diese gesetzliche Regelung nicht mehr drumherum, digitale Personalakten zu f\u00fchren.<\/p>\n
Welche Unterlagen m\u00fcssen in die digitale Personalakte?<\/h2>\n
Es gibt kein einzelnes Gesetz, das regelt, welche Inhalte eine Personalakte enthalten muss. Eine strukturierte, elektronische und datenschutzkonforme F\u00fchrung bestimmter Entgeltunterlagen ergibt sich allerdings aus der novellierten BVV.<\/p>\n
Grunds\u00e4tzlich gilt, dass alles, was die Privatsph\u00e4re von Besch\u00e4ftigten betrifft, nicht in die Personalakte geh\u00f6rt (z.\u00a0B. Gewerkschaftszugeh\u00f6rigkeit, politische Einstellung). Sie sollte nur Inhalte enthalten, die f\u00fcr das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis relevant sind wie:<\/p>\n
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- Stammdaten des:der Besch\u00e4ftigten<\/li>\n
- Bewerbungsunterlagen<\/li>\n
- Arbeitsvertrag und Vertrags\u00e4nderungen<\/li>\n
- Zwischenzeugnisse und Beurteilungen<\/li>\n
- Gehaltsdaten<\/li>\n
- Arbeitszeiten<\/li>\n
- Daten zu Urlaub oder Krankheit<\/li>\n
- Weiterbildungsma\u00dfnahmen<\/li>\n
- Abmahnungen<\/li>\n
- Entgeltunterlagen nach \u00a7\u00a08\u00a0Abs.\u00a02\u00a0BVV<\/li>\n<\/ul>\n
Aufbewahrungsfristen beachten<\/strong><\/p>\n
Wie f\u00fcr die Personalakte in Papierform gelten auch f\u00fcr die Unterlagen in der digitalen Personalakte bestimmte Aufbewahrungsfristen. Hier ein kleiner \u00dcberblick:
\nArbeitsvertr\u00e4ge:<\/strong> 8 Jahre
\nArbeitszeugnis:<\/strong> 3 Jahre
\nEntgeltabrechnungen:<\/strong> 8 Jahre
\nK\u00fcndigung:<\/strong> 8 Jahre
\nPersonalbogen:<\/strong> 3 Jahre
\nUnterlagen zu einem BEM-Verfahren:<\/strong> 3 Jahre
\nSensible Daten:<\/strong> F\u00fcr die Dauer des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/p><\/blockquote>\nWie gelingt die Umstellung auf eine digitale Personalakte?<\/h2>\n
Damit die Umstellung von Papier zu digital reibungslos funktioniert, ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll.<\/p>\n
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- Verantwortliche bestimmen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Zun\u00e4chst ist es wichtig, ein Team aus HR-Verantwortlichen, Compliance und der IT zu bestimmen, die sich mit dem Thema digitale Personalakte besch\u00e4ftigen und im Prozess unterschiedliche Aufgaben \u00fcbernehmen, wie z. B. sicherzustellen, dass die vorhandene Hardware zu den technischen Anforderungen der gew\u00fcnschten Software passt oder compliance-konform ist.<\/p>\n
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- Belegschaft informieren<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Die Umstellung auf die digitale Personalakte sollte an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden. Auch Zwischenst\u00e4nde d\u00fcrfen ruhig bekanntgegeben werden. So f\u00fchlen sich Besch\u00e4ftigte transparent informiert und im Prozess mitgenommen. Sobald die Software implementiert ist, sollte es nicht nur f\u00fcr HR-Verantwortliche, sondern auch f\u00fcr Besch\u00e4ftigte die n\u00f6tigen Schulungen geben.<\/p>\n
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- HR-Prozesse festlegen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Das Team aus HR-Verantwortlichen legt u.\u00a0a. fest, welche HR-Prozesse mit der Software umgesetzt werden sollen, welche Dokumente in der elektronischen Personalakte gespeichert werden sollen und wer welche Zugriffsrechte ben\u00f6tigt.<\/p>\n
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- Personalmanagement-Software ausw\u00e4hlen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Wenn klar ist, welche Anforderungen die Software erf\u00fcllen soll, gilt es, die passende HR-Software auszuw\u00e4hlen. Dabei lohnt es sich, zu vergleichen und \u00fcber den Anbieter einen umfangreichen Einblick zu erhalten oder sogar eine Demo-Version zu testen. M\u00f6gliche Fragen, die bei der Auswahl helfen:<\/p>\n
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- Wie gut ist die Bedienbarkeit?<\/li>\n
- Gibt es einen Kundenservice?<\/li>\n
- Verf\u00fcgt die Software \u00fcber die n\u00f6tigen Schnittstellen, um sie in bestehende Systeme zu integrieren?<\/li>\n
- Ist die Software rechtssicher und DSGVO-konform?<\/li>\n<\/ul>\n
Digitale Personalakte und Datenschutz: DSGVO beachten<\/strong>
\nIm Umgang mit personenbezogenen Daten gelten beim Datenschutz strenge Regeln. Darum sollte bei der Auswahl einer geeigneten Personalmanagement-Software unbedingt darauf geachtet werden, dass sie DSGVO-konform ist, also den Anspr\u00fcchen der Datenschutzgrundverordnung gen\u00fcgt.<\/p><\/blockquote>\n\n
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- Personalunterlagen digitalisieren<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Um einen \u00dcberblick \u00fcber die zu digitalisierenden Dokumente zu bekommen, ist es ratsam, erst einmal gr\u00fcndlich auszumisten. Personalunterlagen, die nicht mehr gebraucht werden und keiner Aufbewahrungsfrist unterliegen, k\u00f6nnen aussortiert werden. Alle anderen Dokumente m\u00fcssen eingescannt werden. Gibt es gro\u00dfe Mengen an analogen Unterlagen, ist es ratsam sich externe Hilfe zu suchen. Zwar fallen dann zun\u00e4chst Kosten an, diese zahlen sich am Ende jedoch aus.<\/p>\n
Sobald alle relevanten Dokumente digitalisiert wurden, k\u00f6nnen sie in die Software importiert werden.<\/p>\n
D\u00fcrfen Originale vernichtet werden?<\/strong>
\nGenerell gibt es keine Pflicht, digitalisierte Dokumente aufzubewahren, sofern sie nicht der Schriftform bed\u00fcrfen, doch bei manchen Dokumenten kann es sinnvoll sein, das Original nicht zu vernichten. Denn: Im Streitfall kann das Original als Beweismittel von Vorteil sein, da original unterschriebene Dokumente eine h\u00f6here Beweiskraft vor Gericht haben.<\/p><\/blockquote>\nFazit: Digitale Personalakte als Grundlage moderner HR-Arbeit<\/h2>\n
Wer im HR-Alltag schnell und verl\u00e4sslich arbeiten will, braucht eine solide Basis \u2013 und genau das ist die digitale Personalakte. Statt Dokumente in dicken Ordnern zu suchen oder zwischen verschiedenen Systemen hin- und herzuspringen, liegen alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden an einem zentralen Ort: \u00fcbersichtlich, aktuell und f\u00fcr alle Berechtigten jederzeit abrufbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch die Voraussetzung daf\u00fcr, dass HR-Teams den Kopf frei haben f\u00fcr das, was wirklich z\u00e4hlt \u2013 n\u00e4mlich Menschen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Aktenordner waren gestern: Die Novellierung der Beitragsverfahrensordnung macht die digitale Personalakte ab 2027 obligatorisch. Was HR jetzt tun sollte, welche Vorteile die elektronische Personalakte bietet und wie die Einf\u00fchrung im Unternehmen gelingt, liest du hier. Alles Wichtige in K\u00fcrze Ab 2027 wird die F\u00fchrung bestimmte Entgeltunterlagen in digitaler Form Pflicht. Mit der Einf\u00fchrung einer digitalen<\/p>\n