Alles Wichtige in K\u00fcrze<\/strong><\/p>\n Bevor es um die elektronische F\u00fchrung von Entgeltunterlagen geht, lohnt sich ein Blick auf den Grundbegriff: Was genau sind eigentlich Entgeltunterlagen? Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gibt hier den rechtlichen Rahmen vor und verpflichtet Arbeitgeber, f\u00fcr jeden Besch\u00e4ftigten Entgeltunterlagen zu f\u00fchren, aus denen sich das Arbeitsentgelt sowie die Berechnung der Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge nachvollziehen lassen. Diese Unterlagen bilden die Grundlage f\u00fcr die Betriebspr\u00fcfung durch die Deutsche Rentenversicherung.<\/p>\n Bereits seit dem 1. Januar 2022 gilt die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu f\u00fchren. Grundlage daf\u00fcr bildet \u00a7 8 der Beitragsverfahrensverordnung<\/a> (BVV). Betroffen sind u. a. folgende Unterlagen:<\/p>\n \u00dcbergangsfrist l\u00e4uft zum 31. Dezember 2026 aus<\/strong><\/p>\n Arbeitgeber k\u00f6nnen sich von der Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung auf Antrag beim zust\u00e4ndigen Pr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Wird der Antrag bewilligt, gilt die Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 \u2013 dann l\u00e4uft die \u00dcbergangsregelung aus. Die F\u00fchrung von elektronischen Entgeltunterlagen ist dann ab dem 1. Januar 2027 Pflicht. An dieser Stelle lohnt sich ein kurzer Zwischenstopp, denn in der Praxis werden beide Begriffe gerne durcheinandergeworfen. Die digitale Personalakte<\/a> ist das Pendant zur Papierakte, nur liegen die Unterlagen digital in einer HR-Software ab. Das F\u00fchren von Personalakten ist in Deutschland gesetzlich nur im \u00f6ffentlichen Dienst verpflichtend \u2013 aber: Hier lauert der Fallstrick. Denn mit der Pflicht zur F\u00fchrung von elektronischen Entgeltunterlagen, wird durch die Hintert\u00fcr auch die digitale Personalakte Pflicht. In dieser m\u00fcssen die elektronischen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden. Darum bietet es sich an, weitere Unterlagen, die das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis betreffen, ebenfalls digital in der Personalakte vorzuhalten.<\/p>\n Alle Arbeitgeber, die der Betriebspr\u00fcfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen, sind von der Umstellung betroffen. Eine r\u00fcckwirkende Digitalisierung von Dokumenten f\u00fcr Zeitr\u00e4ume vor Inkrafttreten der Pflicht ist nicht n\u00f6tig. Jedoch ist zu beachten, dass die Rentenversicherung etwa alle vier Jahre pr\u00fcft und dabei zur\u00fcckliegende Jahre kontrolliert. Darum sollten auch Unternehmen, die bisher von der elektronischen F\u00fchrung befreit waren, vorbereitet sein. Denn f\u00fcr Pr\u00fcfungszeitr\u00e4ume ab 2027 sind vollst\u00e4ndig digital gef\u00fchrte Dokumente quasi unerl\u00e4sslich.<\/p>\n Outsourcing: Wer ist verantwortlich?<\/strong><\/p>\n Sind Teile der Lohnabrechnung ausgelagert, liegt die Pflicht zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung der Entgeltunterlagen weiterhin beim Arbeitgeber. Alle notwendigen Unterlagen m\u00fcssen f\u00fcr die Betriebspr\u00fcfung bereitgestellt werden k\u00f6nnen.<\/p><\/blockquote>\n Die F\u00fchrung elektronischer Entgeltunterlagen unterliegt einigen Anforderungen, die sich aus den \u201eGemeinsamen Grunds\u00e4tzen\u201c der Sozialversicherungstr\u00e4ger nach \u00a7 9a BVV ergeben. Diese beinhalten u. a. Vorgaben zu Pr\u00fcfbarkeit, Archivierung, Formaten, Dateibenennung und Ordnungssystemen.<\/p>\n Die technischen Anforderungen orientieren sich dabei an den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form \u2013 kurz: GoBD. Digitale Entgeltunterlagen m\u00fcssen demnach u. a. revisionssicher archiviert sein (mit Pr\u00fcfprotokoll) und jederzeit maschinell ausgewertet werden k\u00f6nnen. Die genutzte Software muss GoBD- und DSGVO-konform sein.<\/p>\n Wichtig ist, dass jedes Dokument als separate Datei vorliegen muss. Zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei sind nicht gestattet. Dabei sind folgende Dateiformate zul\u00e4ssig:<\/p>\n Eine detaillierte Auflistung aller Anforderungen sowie eine Verfahrensbeschreibung liefern die Gemeinsamen Grunds\u00e4tze, die auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung<\/a> heruntergeladen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n KI, Transparenz, Datenschutz: Zukunft der Lohnabrechnung rechtssicher gestalten<\/p>\r\n\t\t\t Konkrete Umsetzungstipps f\u00fcr die Entgeltabrechnung in Bezug auf Entgelttransparenzgesetz, KI-Verordnung und Nachweisgesetz sowie dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz. Erfahre in diesem Seminar, wie du personenbezogene Daten sicher verarbeitest, gesetzliche Pflichten zuverl\u00e4ssig erf\u00fcllst und typische Fehler vermeidest.<\/p>\n F\u00fcr manche Dokumente verlangt das Gesetz die Schriftform. Das ist z. B. bei folgenden Unterlagen der Fall:<\/p>\n Grunds\u00e4tzlich gen\u00fcgt f\u00fcr die Schriftform ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Erh\u00e4lt der Arbeitgeber das Dokument elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur, so muss er es in dieser Form zu den Entgeltunterlagen nehmen. Ansonsten ist es in Papierform entgegenzunehmen. Bei der Digitalisierung des Dokuments ist dabei Folgendes zu beachten:<\/p>\n Werden Entgeltunterlagen nicht wie vorgeschrieben gef\u00fchrt oder fehlen, hat dies weitreichende Konsequenzen. So zum Beispiel:<\/p>\n Internes Kontrollsystem (IKS) in der Entgeltabrechnung<\/p>\r\n\t\t\t\n
Was sind Entgeltunterlagen?<\/h2>\n
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027<\/h2>\n
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\nAuch wenn noch Befreiungsantr\u00e4ge gestellt werden k\u00f6nnen, lohnt es sich f\u00fcr Unternehmen mit Blick auf die auslaufende \u00dcbergangsregelung zum Dezember hin nicht mehr. Wichtiger ist jetzt, eine zukunftsorientierte L\u00f6sung zu finden und Prozesse umzustellen.<\/p><\/blockquote>\nExkurs: Digitale Personalakte vs. elektronische Entgeltunterlagen \u2013 was ist der Unterschied?<\/h2>\n
Wer ist von der F\u00fchrung elektronischer Entgeltunterlagen betroffen?<\/h2>\n
Technische Anforderungen f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen: Was gilt?<\/h2>\n
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\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\tUnsere Seminarempfehlungen<\/h2>\r\n\t\t\t
Was gilt f\u00fcr Dokumente, die der Schriftform bed\u00fcrfen?<\/h2>\n
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Was geschieht bei Nichtumsetzung?<\/h2>\n
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\r\n\t\t\t<\/div>\r\n\t\t\r\n\t\tUnsere Seminarempfehlung<\/h2>\r\n\t\t\t
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