{"id":50185,"date":"2026-10-30T10:24:01","date_gmt":"2026-10-30T09:24:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/?p=50185"},"modified":"2026-10-28T12:04:14","modified_gmt":"2026-10-28T11:04:14","slug":"papierloses-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haufe-akademie.de\/blog\/themen\/assistenz-und-office-management\/papierloses-buero\/","title":{"rendered":"Papierloses B\u00fcro: So gelingt die Umstellung f\u00fcr Assistenz und Office-Manager"},"content":{"rendered":"<p>Eine gute Nachricht f\u00fcr alle, die schon einmal in einem \u00fcberf\u00fcllten Ordner nach dem richtigen Dokument gesucht haben: Das papierlose B\u00fcro ist l\u00e4ngst keine Zukunftsmusik mehr. Laut einer Bitkom-Umfrage nutzten 2025 bereits 72 Prozent der deutschen Unternehmen weniger Papier als noch f\u00fcnf Jahre zuvor.<a href=\"#quelle-1\"><sup>1<\/sup><\/a> F\u00fcr Assistenz und Office-Manager bietet das die Chance, Prozesse effizienter, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. <strong>Im Beitrag erf\u00e4hrst du, wie der Umstieg auf ein papierloses B\u00fcro \u2013 inklusive eines Blicks auf die Vorteile und Herausforderungen gelingt.<\/strong><\/p>\n<blockquote class=\"\"><p><strong>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Assistenz und Office-Manager sind zentrale Treiber der Digitalisierung und \u00fcberf\u00fchren papierbasierte Prozesse in digitale Workflows.<\/li>\n<li>Die Umstellung gelingt in 6 Schritten \u2013 von der Bestandsaufnahme bis zur Einf\u00fchrung digitaler Prozesse.<\/li>\n<li>Bei einem papierlosen B\u00fcro sind gesetzliche Vorgaben wie die GoBD und DSGVO zu beachten.<\/li>\n<\/ul>\n<\/blockquote>\n<h2>Was ist ein papierloses B\u00fcro?<\/h2>\n<p>Ein papierloses B\u00fcro beschreibt eine Arbeitsweise, bei der Unternehmen Dokumente und Prozesse \u00fcberwiegend digital organisieren, statt sie auf Papier auszudrucken und in Aktenordnern abzulegen. Wichtige Unterlagen wie Buchungsbelege, Lieferscheine oder Protokolle werden eingescannt oder von Anfang an digital erstellt und anschlie\u00dfend strukturiert gespeichert.<\/p>\n<p>Entscheidend ist dabei eine \u00fcbersichtliche digitale Ablage: Mitarbeitende m\u00fcssen Dokumente schnell finden, bearbeiten und an berechtigte Personen weitergeben k\u00f6nnen. \u201ePapierlos\u201c bedeutet dabei nicht, dass \u00fcberhaupt kein Papier mehr verwendet werden darf. Ziel ist vielmehr, papierbasierte Abl\u00e4ufe und physische Archive auf das notwendige Ma\u00df zu reduzieren.<\/p>\n<h2>Assistenz und Office-Manager gestalten digitale Prozesse<\/h2>\n<p>Office-Manager und Assistenzen sind zentrale Treiber der Digitalisierung im B\u00fcro. Sie steuern Informationsfl\u00fcsse, strukturieren die digitale Dokumentenablage und begleiten F\u00fchrungskr\u00e4fte und Teams bei der Einf\u00fchrung neuer digitaler Workflows. Dank ihres \u00dcberblicks \u00fcber unternehmensweite Abl\u00e4ufe erkennen sie schnell, wo digitale L\u00f6sungen den B\u00fcroalltag verschlanken und Prozesse effizienter machen. Konkret unterst\u00fctzen sie dabei, papierbasierte Aufgaben wie Postbearbeitung, Terminabstimmung oder Rechnungsfreigabe in digitale Abl\u00e4ufe zu \u00fcberf\u00fchren.<\/p>\n<h2>Papierlos arbeiten: Vorteile und Herausforderungen<\/h2>\n<p>Ein papierloses B\u00fcro bietet zahlreiche Vorteile, von geringeren Kosten bis zu effizienteren Abl\u00e4ufen. Bei der Einf\u00fchrung m\u00fcssen Unternehmen allerdings auch Herausforderungen bew\u00e4ltigen.<\/p>\n<p><strong>Vorteile eines papierlosen B\u00fcros auf einen Blick: <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Langfristige Kosteneinsparungen: <\/strong>Geringere Ausgaben f\u00fcr Papier, Druckerpatronen und physische Archivfl\u00e4chen.<\/li>\n<li><strong>Schneller Zugriff auf Dokumente:<\/strong> Mit einer digitalen Ablagestruktur sowie einer Schlagwortsuche lassen sich Unterlagen schneller finden.<\/li>\n<li><strong>Bessere Zusammenarbeit:<\/strong> Geeignete Systeme erm\u00f6glichen es mehreren Personen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass verschiedene Versionen entstehen.<\/li>\n<li><strong>Zentrale Ablage:<\/strong> Berechtigte Mitarbeitende k\u00f6nnen auch im Homeoffice oder unterwegs auf wichtige Unterlagen zugreifen.<\/li>\n<li><strong>Schneller Informationsaustausch:<\/strong> Dokumente lassen sich direkt weiterleiten, kommentieren und zur Freigabe bereitstellen.<\/li>\n<li><strong>Mehr Nachhaltigkeit:<\/strong> Ein geringer Papierverbrauch schont Ressourcen und reduziert Abfall.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Herausforderungen eines papierlosen B\u00fcros: <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Zeit- und Ressourcenaufwand bei der Umstellung:<\/strong> Neue Prozesse m\u00fcssen geplant und eingef\u00fchrt werden.<\/li>\n<li><strong>Schulungsbedarf der Mitarbeitenden:<\/strong> Mitarbeitende m\u00fcssen lernen, digitale Tools, Ablageregeln und Workflows sicher und einheitlich anzuwenden.<\/li>\n<li><strong>Digitalisierung der bestehenden Unterlagen:<\/strong> Alte Dokumente zu sortieren, zu scannen und korrekt abzulegen kostet viel Zeit.<\/li>\n<li><strong>Erstinvestitionen:<\/strong> F\u00fcr Scanner, Software, Cloud-Speicher oder ein Dokumentenmanagementsystem entstehen Anschaffungskosten.<\/li>\n<li><strong>Abh\u00e4ngigkeit von Technik:<\/strong> Bei einer schlechten Internetverbindung oder Systemausf\u00e4llen ist der Zugriff auf digitale Dokumente m\u00f6glicherweise eingeschr\u00e4nkt.<\/li>\n<li><strong>Cyberrisiko:<\/strong> Unternehmen m\u00fcssen digitale Unterlagen durch Zugriffsrechte, sichere Passw\u00f6rter, Backups und geeignete Sicherheitsma\u00dfnahmen vor Verlust oder unbefugtem Zugriff sch\u00fctzen.<\/li>\n<li><strong>Wachsende Datenmenge:<\/strong> Durch die Digitalisierung entstehen gro\u00dfe Datenmengen, die Speicherplatz und Ressourcen ben\u00f6tigen. Daher sind klare Regeln f\u00fcr Archivierung und L\u00f6schung notwendig.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Papierloses B\u00fcro einf\u00fchren: Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung<\/h2>\n<p>Ein papierloses B\u00fcro entlastet die Assistenz vor allem dort, wo t\u00e4glich viele Informationen zusammenlaufen: bei der Postbearbeitung, Terminorganisation, Rechnungsfreigabe und der Meetingvorbereitung. Entscheidend ist jedoch nicht, m\u00f6glichst schnell alle Unterlagen einzuscannen. Wichtiger sind klare Zust\u00e4ndigkeiten und digitale Prozesse, die im Arbeitsalltag zuverl\u00e4ssig und langfristig funktionieren.<\/p>\n<p><strong>In 6 Schritten zum papierlosen B\u00fcro:<\/strong><\/p>\n<ol>\n<li><strong>Bestandsaufnahme durchf\u00fchren:<\/strong> Pr\u00fcfe, in welchen Bereichen du Papier nutzt und welche Dokumente und Prozesse zuerst digitalisiert werden sollten.<\/li>\n<li><strong>Regeln und Zust\u00e4ndigkeiten festlegen:<\/strong> Lege fest, wer Dokumente digitalisiert, ablegt, freigibt und auf vertrauliche Unterlagen zugreifen darf. Halte die wichtigsten Abl\u00e4ufe und Zust\u00e4ndigkeiten schriftlich fest.<\/li>\n<li><strong>Passende Tools ausw\u00e4hlen:<\/strong> W\u00e4hle ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem und ggf. eine Cloud-L\u00f6sung. Beachte, dass die Tools zu den Anforderungen deines Unternehmens passen, z. B. Sicherheit, automatische Suchfunktion und Speicherplatz.<\/li>\n<li><strong>Dokumente digitalisieren und sichern:<\/strong> Scanne die relevanten Unterlagen, pr\u00fcfe die Dateien und sichere sie regelm\u00e4\u00dfig durch Backups.<\/li>\n<li><strong>Digitale Ablage organisieren:<\/strong> Erstelle eine einheitliche Ordnerstruktur, klare Dateinamen und verbindliche Ablageregeln, damit alle Dokumente schnell wiedergefunden werden.<\/li>\n<li><strong>Digitale Workflows einf\u00fchren:<\/strong> Ersetze papierbasierte Prozesse wie die Postverteilung, Rechnungsfreigaben oder die Weitergabe von Meeting-Unterlagen durch digitale Prozesse. Informiere alle Beteiligten \u00fcber die neuen Abl\u00e4ufe und unterst\u00fctze sie bei der Anwendung der Tools, z. B. durch Anleitungen oder Schulungen.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>GoBD und DSGVO: Rechtliche Vorgaben f\u00fcr das papierlose B\u00fcro<\/h2>\n<p>Bei einem papierlosen B\u00fcro sind insbesondere folgende Vorgaben zu beachten:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>GoBD<\/strong> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)<\/li>\n<li><strong>DSGVO<\/strong> (Datenschutz-Grundverordnung)<\/li>\n<\/ol>\n<h3>GoBD: Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an digitale Dokumente<\/h3>\n<p>Die GoBD verpflichten Unternehmen dazu, steuerlich relevante B\u00fccher, Aufzeichnungen und Unterlagen vollst\u00e4ndig, nachvollziehbar, richtig, zeitgerecht, geordnet und unver\u00e4nderbar aufzubewahren. Nachtr\u00e4gliche \u00c4nderungen m\u00fcssen so dokumentiert werden, dass der urspr\u00fcngliche Inhalt sowie die Art und der Zeitpunkt der \u00c4nderungen nachvollziehbar bleiben.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. F\u00fcr bestimmte Unterlagen wie Jahresabschl\u00fcsse gelten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren, f\u00fcr Buchungsbelege \u2013 etwa Rechnungen \u2013 acht Jahre und f\u00fcr Handels- und Gesch\u00e4ftsbriefe sechs Jahre.<\/p>\n<h3>DSGVO-konforme Ablage: Pflichten und Ma\u00dfnahmen<\/h3>\n<p>Bei der digitalen Verarbeitung personenbezogener Daten m\u00fcssen Datenschutz und Datensicherheit gew\u00e4hrleistet werden. Konkret bedeutet das: Personenbezogene Daten m\u00fcssen vor unbefugtem Zugriff und Verlust gesch\u00fctzt werden. Typische Ma\u00dfnahmen sind Zugriffsrechte, Verschl\u00fcsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelm\u00e4\u00dfige Backups.<\/p>\n<p>Gleichzeitig gilt: Personenbezogene Daten d\u00fcrfen nur so lange gespeichert werden, wie es f\u00fcr den Verarbeitungszweck erforderlich ist.<\/p>\n<p><em>Aus Gr\u00fcnden der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und m\u00e4nnlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. S\u00e4mtliche Personenbezeichnungen gelten gleicherma\u00dfen f\u00fcr alle Geschlechter.<\/em><\/p>\n<h2>H\u00e4ufige Fragen zum papierlosen B\u00fcro (FAQ)<\/h2>\n<h3>Was ist ein papierloses B\u00fcro?<\/h3>\n<p>Ein papierloses B\u00fcro bedeutet, Dokumente und Prozesse \u00fcberwiegend digital zu organisieren. Ziel ist eine strukturierte digitale Ablage, in der Dokumente schnell gefunden, bearbeitet und weitergegeben werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Wie gelingt die Umstellung auf ein papierloses B\u00fcro?<\/h3>\n<p>Analysiere zun\u00e4chst, in welchen Bereichen noch Papier eingesetzt wird und welche Abl\u00e4ufe sich besonders gut digitalisieren lassen. Lege anschlie\u00dfend Zust\u00e4ndigkeiten und Ablageregeln fest, w\u00e4hle geeignete Tools aus und digitalisiere die relevanten Unterlagen. Danach f\u00fchrst du die neuen Workflows schrittweise ein und unterst\u00fctzt die Beteiligten bei der Anwendung.<\/p>\n<h3>Worauf muss ich bei der digitalen Ablage achten?<\/h3>\n<p>Achte auf eine einheitliche Ordnerstruktur, klare Dateinamen und festgelegte Zust\u00e4ndigkeiten, damit Dokumente schnell wiedergefunden werden. Gleichzeitig solltest du Datenschutz, Zugriffsrechte, Backups und gesetzliche Aufbewahrungsfristen ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n<p id=\"quelle-1\"><sup>1<\/sup> Bitkom e. V.: <a href=\"https:\/\/www.bitkom.org\/Presse\/Presseinformation\/Deutsche-Bueros-nehmen-Abschied-von-Papier-und-Aktenordner\">Deutsche B\u00fcros nehmen Abschied von Papier und Aktenordner<\/a>, zuletzt abgerufen am 25.09.2026.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine gute Nachricht f\u00fcr alle, die schon einmal in einem \u00fcberf\u00fcllten Ordner nach dem richtigen Dokument gesucht haben: Das papierlose B\u00fcro ist l\u00e4ngst keine Zukunftsmusik mehr. 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