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Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?

Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?

Annika Müller

Kaum ein KI-Tool ist so bekannt und verbreitet wie ChatGPT. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie setzen 71 Prozent der KI-Nutzenden darauf. Andere Tools wie Gemini oder Microsoft Copilot folgen erst mit deutlichem Abstand.Doch was kann der Chatbot eigentlich, wofür eignet er sich im Berufsalltag und worauf sollten Unternehmen bei der Nutzung achten? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Grundlagen, zeigt praktische Anwendungsbeispiele und gibt Hinweise für einen sicheren und sinnvollen Einsatz im Unternehmen.

Das Wichtigste in Kürze

  • ChatGPT ist ein KI-Assistent von OpenAI, der Fragen beantwortet und Aufgaben in natürlicher Sprache bearbeitet.
  • ChatGPT kann unter anderem Texte erstellen, Dateien analysieren, Informationen recherchieren und Bilder verarbeiten oder generieren.
  • Die Qualität der Ergebnisse hängt von der Aufgabenstellung, dem verfügbaren Kontext und den verwendeten Funktionen ab.
  • ChatGPT kann Fehler machen und Informationen überzeugend darstellen, obwohl sie inhaltlich falsch sind. Ergebnisse sollten deshalb immer geprüft werden.
  • Für den beruflichen Einsatz sind neben dem Nutzen auch Datenschutz, interne Vorgaben und ein bewusster Umgang mit vertraulichen Daten wichtig.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist ein KI-Assistent des US-Unternehmens OpenAI. Er ist seit November 2022 öffentlich zugänglich. Nutzer:innen können ihm in einem Chatfenster eine Frage oder Aufgabe stellen. ChatGPT liefert daraufhin eine passende Antwort, beispielsweise als Text, als Tabelle oder als Bild.

Hinter dem Namen stecken zwei Ebenen:

OpenAI entwickelt ChatGPT kontinuierlich weiter und ergänzt die Anwendung regelmäßig um neue Modelle und Funktionen. Für die Praxis ist deshalb weniger entscheidend, sich einzelne Modellnamen zu merken, als zu verstehen, welche Funktion sich für welche Aufgabe am besten eignet.

Wie funktioniert ChatGPT?

Die Sprachmodelle hinter ChatGPT werden auf großen Datenmengen trainiert, darunter Texte aus dem Internet, Bücher und weitere Datenquellen. Bei der Entwicklung können auch menschliches Feedback und andere Verfahren zur Verbesserung der Antworten eingesetzt werden.

Wird eine Anfrage, auch „Prompt“ genannt, im Chatfenster abgeschickt, verarbeitet das Modell die Eingabe zusammen mit dem bisherigen Gesprächsverlauf und erzeugt eine Antwort. Dabei prognostiziert es, vereinfacht gesagt, welche Textbausteine (Tokens) im jeweiligen Zusammenhang wahrscheinlich als Nächstes passen. Ein Token kann beispielsweise ein ganzes Wort, ein Wortteil oder ein Satzzeichen sein. So entsteht die Antwort Stück für Stück.

Achtung: ChatGPT kann sich irren

Weil ChatGPT die wahrscheinlichste Fortsetzung berechnet, klingen Antworten auch dann überzeugend, wenn sie falsch sind. Mitunter erfindet das System beispielsweise Zahlen, Fakten oder Quellenangaben. Solche Fehler werden häufig als „Halluzinationen“ bezeichnet.

Prüfe deshalb wichtige Aussagen, Zahlen und Quellen sorgfältig, bevor du Ergebnisse weitergibst oder als Grundlage für eine Entscheidung verwendest.

Ohne Zugriff auf aktuelle externe Informationen kann ChatGPT veraltete Angaben machen. Um auf neueste Entwicklungen einzugehen, kann das Tool bei Bedarf im Internet recherchieren. Aber auch dann solltest du die angegebenen Quellen selbst öffnen, ihre Aussagekraft prüfen und sicherstellen, dass sie wirklich zu deiner Fragestellung passen.

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Denkmodi: Schnelle Antwort oder gründliche Analyse?

ChatGPT kann eine Anfrage sofort beantworten oder sich vorher mehr Zeit nehmen. Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt vom Modell und vom Tarif ab. Für einfache Aufgaben wie das Umformulieren eines E-Mail-Textes reicht häufig eine schnelle Antwort.

Bei komplexeren Fragen lohnt es sich dagegen, wenn ChatGPT seine Antwort zunächst strukturiert und Zwischenschritte prüft. Das hilft etwa beim Vergleichen verschiedener Optionen oder beim Zusammenfassen und Bewerten eines Berichts. Die gründlichere Analyse erfasst Zusammenhänge systematischer, garantiert aber kein richtiges Ergebnis. Auch diese Antworten sollten deshalb kritisch geprüft werden.

Als Faustregel gilt: Je vielschichtiger die Aufgabe, desto mehr lohnt sich die zusätzliche Denkzeit von ChatGPT.

Wichtige Funktionen: Was ChatGPT kann

Für die meisten Büroaufgaben reicht das normale Chatfenster. Damit lassen sich E-Mails und Berichte entwerfen, Texte korrigieren oder an eine Zielgruppe anpassen, Inhalte zusammenfassen und übersetzen oder Excel-Formeln erklären. Darüber hinaus stehen, abhängig vom Zugang und den aktuellen Einstellungen, weitere Funktionen zur Verfügung:

Generell unbedingt beachten: Niemals personenbezogene oder sensible Daten eingeben!

Zusätzlich gibt es Funktionen für umfangreichere Recherchen und mehrstufige Aufgaben. Sie können mehrere Arbeitsschritte unterstützen oder Werkzeuge miteinander kombinieren. Verfügbarkeit und Nutzungsumfang hängen vom Tarif und gegebenenfalls von den Vorgaben deines Unternehmens ab. Die Funktionen sind:

Deep Research: Ein systematischer Rechercheprozess, bei dem ChatGPT selbstständig zahlreiche Quellen untersucht, deren Inhalte auswertet und daraus einen strukturierten Bericht mit Quellenangaben erstellt. So lässt sich etwa vor einem neuen Projekt ein erster Marktüberblick gewinnen, der anschließend geprüft und weiter vertieft werden kann. Die Funktion ist auch im kostenlosen Tarif eingeschränkt verfügbar.

Projekte: In einem Projekt lassen sich thematisch zusammengehörige Chats, Dateien und feste Anweisungen bündeln. So steht ein gemeinsamer Kontext für wiederkehrende Aufgaben zur Verfügung. Hinterlegt ein Marketingteam zum Beispiel den Styleguide, Vorgaben zum Schreibstil und Informationen zur Zielgruppe, kann ChatGPT diese bei der Überarbeitung von Texten in diesem Projekt automatisch berücksichtigen. Die Informationen müssen dann nicht für jede einzelne Anfrage neu herausgesucht und angehängt werden.

Agentenfunktionen: Agentenfunktionen können dabei helfen, Aufgaben mit mehreren Arbeitsschritten zu bearbeiten. Je nach Freigabe kann ChatGPT beispielsweise Informationen recherchieren, Dateien auswerten und Ergebnisse zusammenstellen. Bei Aktionen mit Außenwirkung solltest du unbedingt die vorgesehenen Kontroll- und Bestätigungsschritte beachten.

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ChatGPT im Berufsalltag: fünf Beispiele

Im Berufsalltag kann ChatGPT als digitaler Assistent funktionieren. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben mit viel Text kann es einzelne Arbeitsschritte beschleunigen, manuelle Arbeit reduzieren und somit einiges an Zeit einsparen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich die Anwendung in unterschiedlichen Arbeitsbereichen einsetzen lässt.

1. Aus Stichpunkten eine Kunden-E-Mail erstellen (Vertrieb)

Während eines Kundentelefonats ist meist nur Zeit für ein paar schnelle Stichpunkte. Gibst du sie in ChatGPT ein, erstellt die KI dir daraus einen vollständige E-Mail-Entwurf, der alle besprochenen Themen übersichtlich zusammenfasst. Ob der Text eher sachlich, freundlich oder besonders kurz sein soll, bestimmst du in deinem Prompt. Für die anschließende Überarbeitung helfen ein paar einfache Kniffe, um KI-Texte menschlicher klingen zu lassen.
Wichtig: Verwende Kundendaten nur, wenn dies nach den internen Vorgaben zulässig ist.

2. Excel-Daten auswerten (Controlling)

Du erhältst die aktuelle Kostenstellen-Auswertung als Excel-Datei. Nach dem Hochladen in einen dafür von deinem Unternehmen freigegebenen ChatGPT-Zugang bittest du die KI beispielsweise: „Zeig mir, bei welchen Kostenstellen die Ausgaben im Vergleich zum Vormonat besonders stark gestiegen oder gefallen sind.“ ChatGPT kann die Daten untersuchen, Auffälligkeiten zusammenfassen, gegebenenfalls ein Diagramm erstellen und dir eine kurze Zusammenfassung für deinen Monatsbericht rausgeben. Bevor die Auswertung deinen Schreibtisch verlässt, kontrollierst du die Berechnungen und vergleichst wichtige Werte mit der Originaldatei. Auch hier solltest du darauf achten, nur Daten zu teilen, wenn dies nach den Vorgaben deines Unternehmens zulässig ist.

3. Eine Präsentation vorbereiten (Marketing)

Der Kampagnen-Review steht in zwei Tagen an, aber bisher hattest du keine Zeit, die Folien dafür vorzubereiten. Daher gibst du ChatGPT die Ziele und wichtigsten Ergebnisse der Kampagne mit und bittest um einen Gliederungsentwurf für die Präsentation. Sobald der Aufbau steht, erstellt ChatGPT über das Add-in direkt in PowerPoint den ersten Foliensatz. Du prüfst, ob die Inhalte stimmen, ergänzt eigene Schaubilder und schärfst die wichtigsten Aussagen nach Bedarf.

4. Umfangreiche Texte zusammenfassen (Personal)
Soeben ist eine neue Studie zum Thema „Mitarbeiterbindung“ erschienen, das Dokument umfasst 95 Seiten. Anstatt dich Seite für Seite durch das Dokument durchzuarbeiten, lädst du das PDF bei ChatGPT hoch und bittest um eine Zusammenfassung der fünf wichtigsten Ergebnisse mit Seitenangaben. So erkennst du sofort, welche Kapitel deine besondere Aufmerksamkeit bekommen sollten und kannst schneller an die relevanten Stellen im Text springen.

 5. Entscheidungen durchdenken (Führung)

Die Geschäftsführung überlegt, ob ein neues Produkt zuerst in Deutschland oder gleich in der gesamten DACH-Region gelauncht werden soll. Du schilderst ChatGPT die Ausgangslage, aktivierst den Denkmodus und bittest um eine Abwägung beider Optionen mit Chancen, Risiken und offenen Fragen. Im Anschluss bittest du ChatGPT, in die Rolle eines kritischen Aufsichtsrats zu schlüpfen, der deine bevorzugte Option hinterfragt. So entdeckst du blinde Flecken noch bevor es in die Umsetzung geht.

So formulierst du bessere Prompts

Wie gut die Ergebnisse sind, hängt unter anderem davon ab, wie klar du deine Anfrage im Chatfenster formulierst. Je genauer ChatGPT weiß, was du möchtest und welche Informationen dabei beachtet werden sollen, desto passender kann die Antwort ausfallen und desto weniger musst du im Anschluss nachbessern.

Beantwortest du in deinem Prompt folgende Fragen, wird deine Anfrage bereits deutlich präziser:

Zusätzlich hilft es, ChatGPT eine Rolle zuzuweisen, zum Beispiel „Antworte als erfahrene Vertriebsleiterin“. Passt das Ergebnis noch nicht ganz, kannst du es im selben Chat mit einer Rückmeldung nachschärfen. Mit etwas Übung im sogenannten Prompt-Engineering, also der gezielten Formulierung von Anweisungen an eine KI, bekommst du oft schon beim ersten Versuch einen soliden Entwurf, auf dem du aufbauen kannst.

ChatGPT kostenlos oder kostenpflichtig?

ChatGPT gibt es in mehreren Tarifkategorien: kostenlos, kostenpflichtig für Einzelpersonen und für Unternehmen. Sie unterscheiden sich vor allem bei Nutzungslimits, Funktionen sowie dem Umgang mit Daten. Da sich diese Bedingungen regelmäßig anpassen, lohnt sich vor einer Entscheidung immer ein Blick auf die aktuelle Preisseite von OpenAI.

Kostenlose Version
Sie eignet sich, um ChatGPT kennenzulernen und einfache Aufgaben auszuprobieren. Textchats sind unbegrenzt möglich, Funktionen wie Bilderstellung, Datei-Uploads oder Deep Research stehen nur in begrenztem Umfang zur Verfügung. OpenAI nutzt die Eingaben standardmäßig für das Training seiner Modelle. In den Einstellungen kann man dies jedoch manuell abschalten. Die kostenlose Version ist werbefinanziert.

Bezahltarife für Einzelpersonen
Sie bieten höhere Nutzungslimits, zusätzliche Funktionen und einen erweiterten Zugang zu bestimmten Modellen, je nach Tarif in unterschiedlichem Umfang. Die meisten der Bezahltarife sind werbefrei, jedoch gibt es Ausnahmen. Die Regelung zur Nutzung von Eingaben fürs Training entspricht der kostenlosen Version.

Unternehmenstarife
Sie stellen zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit und Verwaltung bereit. Dazu gehören etwa zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung, Integrationen in bestehende Arbeitsumgebungen wie Microsoft 365 und besondere Datenschutzbedingungen. So werden Eingaben standardmäßig nicht für das Training verwendet.

Welcher Zugang ist für den Berufsalltag geeignet?

Zum Ausprobieren und Kennenlernen der Plattform genügt in der Regel ein kostenloser Zugang. Sobald aber personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Daten im Spiel sind, führt kaum ein Weg am Unternehmenstarif vorbei. Nur dort entscheidet das Unternehmen, was mit den Daten geschieht.

In der Praxis greifen Beschäftigte trotzdem oft zu kostenlosen, nicht freigegebenen KI-Zugängen zurück, weil sie unkompliziert und schnell verfügbar sind. So entsteht Schatten-KI: Beschäftigte setzen KI ein, ohne dass das Unternehmen davon weiß oder es genehmigt hat. Vertrauliche Daten wie Kundeninformationen oder interne Zahlen landen dann schnell auf privaten Accounts, außerhalb jeder Kontrolle des Unternehmens.

ChatGPT im Unternehmen: Datenschutz und verantwortungsvoller Einsatz.

Wer ChatGPT im Unternehmen einführen will, schafft mit einem Unternehmenstarif eine wichtige Grundlage. Datenschutzkonform ist der Einsatz damit aber noch nicht automatisch. Unternehmen sollten deshalb früh ihren Datenschutzbeauftragten einbinden, sobald sie KI-Tools wie ChatGPT einführen wollen. Er berät dazu, ob die geplante Nutzung mit der DSGVO vereinbar ist und welche Schutzmaßnahmen nötig sind. Neben dem KI-Datenschutz im Unternehmen spielen auch die KI-Verordnung und das Arbeitsrecht eine Rolle.

Die Belegschaft braucht außerdem klare Regeln für die Nutzung, damit alle Mitarbeiten wissen, was mit KI im Arbeitsalltag erlaubt ist und was nicht. Eine unternehmensweite KI-Richtlinie legt fest, wofür ChatGPT und andere Tools genutzt werden sollen, welche Daten verwendet werden dürfen, wie mit den generierten Inhalten umzugehen ist und an wen man sich für Rückfragen wendet.

Manche Unternehmen schließen personenbezogene Daten bei der Nutzung grundsätzlich aus. Zu strenge Vorgaben können allerdings ausbremsen, und das mit Folgen: Mitarbeitende, die ChatGPT kaum sinnvoll nutzen dürfen, es aber dennoch ausprobieren wollen, weichen schnell wieder auf private Zugänge aus. Dann passiert genau das, was Unternehmen eigentlich vermeiden wollen. Hilfreich ist es also, die Belegschaft früh einzubinden und zu fragen, bei welchen Aufgaben ChatGPT tatsächlich helfen würde. So entstehen echte praxisnahe und sinnvolle Regeln.

Diese Regeln wirken allerdings nur, wenn alle sie kennen. Regelmäßige Schulungen sind essenziell, um zu vermitteln, wie ChatGPT funktioniert, wo Fehler passieren und wie gute Prompts aussehen. Die KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen ohnehin, Maßnahmen zu ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen.

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Checkliste: Sicher mit ChatGPT im Unternehmen arbeiten

So nützlich ChatGPT im Arbeitsalltag auch sein kann: In der Praxis sorgt der Einsatz schnell für Unsicherheit. Was ist erlaubt, was nicht? Um im Unternehmen sicher, regelkonform und verantwortungsvoll mit ChatGPT zu arbeiten, solltest du diese grundlegenden Punkte beherzigen:

Fazit: ChatGPT gezielt und sicher einsetzen

ChatGPT kann im Berufsalltag viele Aufgaben unterstützen, vom E-Mail-Entwurf über die Zusammenfassung umfangreicher Dokumente bis hin zu Datenanalysen, Recherchen und Präsentationen. Und regelmäßig kommen neue Funktionen dazu, die weitere Aspekte vereinfachen. Voraussetzung für eine sichere Nutzung ist jedoch, dass die Ergebnisse geprüft werden und sensible Daten sowie Firmengeheimnisse nur in einem freigegebenen Unternehmenszugang landen.

Für viele Unternehmen ist ChatGPT der Einstieg in die Arbeit mit Künstlicher Intelligenz. Wer KI im Unternehmen von Anfang an strategisch einführen will, sollte über einzelne Tools hinausdenken. Denn besonders interessant wird der Einsatz von KI dort, wo sich Arbeitsabläufe sinnvoll verbessern lassen, ohne Qualität, Datenschutz oder menschliche Verantwortung aus dem Blick zu verlieren.