So delegieren Sie richtig

Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an andere abzugeben. Sie schaffen sich Freiräume und Sie geben dem anderen das Vertrauen, dass auch er die Aufgabe schafft. Mitarbeitende, denen Verantwortung übertragen wird, sind motivierter, arbeiten eigenständiger und denken mit. Die Leistungsfähigkeit des Teams steigt dadurch. Voraussetzung hierfür ist, dass sie die richtigen Aufgaben an den geeigneten Mitarbeitenden delegieren und dass sie mit den notwendigen Informationen die Aufgabe übertragen.

Vorteile einer gezielten Delegation:

Für die Delegierenden:	Für die Mitarbeitenden:
Entlastung von Routineaufgaben Zeit für spezifische Fachaufgaben mehr Zeit für Führungsaufgaben Motivation der Mitarbeitenden Förderung und Forderung der Mitarbeitenden Teamzusammenhalt wird gefördert Informationsfluss wird verstärkt	Kompetenz und Verantwortung ist gefragt Mitwirken an wichtigen Aufgaben Teil der Wertschöpfungskette Erweiterung der Kompetenz selbstständiges Arbeiten gesteigerte Arbeitszufriedenheit Wir-Bewusstsein entsteht

Delegation von Verantwortung

Die Meinungen scheinen auseinanderzugehen, während die einen sagen, Verantwortung kann man nicht übertragen, sie verbleibt immer bei der Führungskraft, sagen die anderen: Richtig delegieren heißt auch, die Verantwortung zu übertragen. Was ist richtig? Beides!

Die Auflösung dieses Paradoxons gelingt, wenn man sich die verschiedenen Verantwortungstypen anschaut:

• Gesamtverantwortung
• Entscheidungsverantwortung
• Ausführungsverantwortung

Die Ausführungsverantwortung liegt immer beim Mitarbeiter. Jeder ist für sein Tun verantwortlich.

Die Gesamtverantwortung verbleibt immer bei der Führungskraft. Zwar sollen sich die Mitarbeitenden durchaus auch im Sinne der Gesamtverantwortung verantwortlich fühlen und mitdenken. Geht aber etwas schief, so ist es immer die Führungskraft, die hierfür geradestehen muss.

Beispiel

Aufgrund der fehlerhaften Bedienung einer Maschine kommt es zum Stillstand einer ganzen Produktionsstraße. Hier muss sich die Führungskraft der Verantwortung stellen, da sie sicherstellen muss, dass die Mitarbeitenden ausreichend qualifiziert sind, bevor sie die Maschine bedienen.

Da Gesamtverantwortung nicht delegierbar ist und Ausführungsverantwortung bei den Mitarbeitenden liegt, ist die entscheidende Frage bei der Delegation also: Wie viel Entscheidungsverantwortung wird mit der Aufgabe an die Mitarbeitenden delegiert?

Dabei geht es hier nicht um Entweder-Oder, sondern vielmehr um ein Mehr-oder-Weniger. Als Führungskraft müssen Sie genau abwägen, wie viel Entscheidungsverantwortung Sie abgeben können. Die Crux: Delegieren Sie zu wenig Entscheidungsverantwortung, fühlt sich der Mitarbeiter schnell gegängelt, seine Motivation sinkt. Delegieren Sie zu viel Verantwortung, ist das Risiko für Sie nicht tragbar. Legen Sie daher fest, wann Sie sich über den Fortgang berichten lassen und an welchen Stellen Sie die Entscheidungsbefugnisse bei sich behalten.

Stellen Sie sich daher für die Delegation von Entscheidungsverantwortung folgende Fragen:

• Wer ist die richtige Person für diese Aufgabe?
• Wie viel Erfahrung haben die Mitarbeitenden?
• Haben die Mitarbeitenden genug Übersicht und Informationen, um die richtigen Ent­scheidungen treffen zu können?
• Sind die Mitarbeitenden sehr risikofreudig?
• Sind die Mitarbeitenden sehr sicherheitsbedacht? (Achtung: Zu viel Sicherheitsdenken kann zu Entscheidungsschwäche führen.)
• Sind die Entscheidungssituationen berechenbar oder unvorhersehbar und komplex?

Praxistipp

Auch bei der Entscheidungsdelegation müssen Sie nicht alles allein entscheiden. Fragen Sie ruhig Ihren Mitarbeitenden, wie er in bestimmten Situationen vorgehen würde und was er denkt, was geeignete Berichtszeitpunkte sind. Ihr Mitarbeiter wird den Bericht dann weniger als Kontrolle erleben.

Was kann delegiert werden?

Grundsätzlich entscheidet die Kompetenz der Mitarbeitenden darüber, wie komplex die Aufgaben sein können, die Sie delegieren. In jedem Fall sollten Sie aber Routineaufgaben delegieren, hierfür fehlt Ihnen schlicht die Zeit. Strategisch wichtige Aufgaben können nicht delegiert werden, wenn nicht alle relevanten Informationen weitergegeben werden können. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Mitarbeitenden mit den Aufgaben nicht unterfordern.

So delegieren Sie richtig

• Beschreiben Sie das angestrebte Ergebnis, legen Sie konkrete Kriterien eines guten Ergebnisses fest.
• Legen Sie Termine für die Erledigung und für Zwischenberichte fest.
• Geben Sie alle notwendigen Informationen, die zur Aufgabenerledigung notwendig sind.
• Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung der Aufgabe.
• Delegieren Sie nicht nur Aufgaben, sondern auch Entscheidungsverantwortung.
• Delegieren Sie die notwendigen Ressourcen und die notwendigen Handlungsbefugnisse, die zur Aufgabenerledigung notwendig sind.
• Versichern Sie sich, dass die Aufgabe und die Ergebniserwartung richtig verstanden wurden.
• Stehen Sie als Ansprechpartner zur Verfügung und geben Sie konstruktives Feedback.
• Überlassen Sie das Wie der Aufgabenerfüllung den Mitarbeitenden.
• Übertragen Sie nicht nur anspruchslose Routine-Aufgaben, fordern Sie die Mitarbeitenden.
• Delegieren Sie dieselbe Aufgabe nicht gleichzeitig an zwei Mitarbeitende.
• Vermeiden Sie es, etwas zu tun, was als „Kontrolle zwischendurch“ missverstanden werden könnte.