Was passiert, wenn plötzlich wichtige Fachkräfte das Unternehmen verlassen? Oder neue Technologien Kompetenzen erfordern, die im Unternehmen noch nicht vorhanden sind? Genau hier setzt Personalplanung an: Sie hilft Personaler:innen dabei, frühzeitig zu erkennen, welche Mitarbeitenden, Qualifikationen und Ressourcen das Unternehmen künftig benötigt. Welche Teilbereiche zur Personalplanung gehören und wie eine effektive Personalplanung aussieht, erfährst du in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze:
- Mit der Personalplanung stellt ein Unternehmen sicher, zur richtigen Zeit über die passenden Mitarbeitenden und Kompetenzen zu verfügen.
- Eine strukturierte Personalplanung hilft Engpässe zu vermeiden und Personalentscheidungen strategisch zu steuern.
- Sie umfasst Bereiche wie Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und Personalentwicklung.
Was ist Personalplanung? Definition, Aufgaben und Methoden
Personalplanung gehört zu den wichtigsten Aufgaben des HR-Managements. Mit ihr stellen Personaler:innen sicher, dass das Unternehmen genau die Mitarbeitenden, Kompetenzen und Fähigkeiten an Bord hat, die es für die Umsetzung seiner Unternehmensziele benötigt. Gleichzeitig umfasst Personalplanung die gezielte Weiterentwicklung der Mitarbeitenden, die frühzeitige Erkennung personeller Engpässe sowie Maßnahmen zur langfristigen Sicherung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Kurz gesagt: Personalplanung schafft wichtige Voraussetzungen für den langfristigen Unternehmenserfolg.
Die 7 Teilbereiche der Personalplanung im Überblick
1. Personalbestandsplanung
Bei der Personalbestandsplanung ermitteln Personaler den personellen Ist-Zustand in Unternehmen. Sie ermitteln, wie viele Arbeitnehmer:innen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen tätig sind und in welcher Position.
2. Personalbedarfsplanung
Im nächsten Schritt wird der personelle Soll-Zustand ermittelt. Das heißt, es wird die Anzahl der Beschäftigten berechnet, die ein Unternehmen benötigt, um langfristig erfolgreich zu sein. Gleichzeitig ist hier relevant, ob das vorhandene Personal optimal eingesetzt wird oder Änderungen an der Personalstruktur vorgenommen werden müssen:
- Reichen 10 Personen in der Marketingabteilung?
- Erfüllen die Führungskräfte die Anforderungen ihrer Rolle?
3. Personalbeschaffung
Wird in der Personalbedarfsplanung eine Unterbeschäftigung festgestellt, müssen die vakanten Stellen besetzt werden. Durch unterschiedliche Recruiting-Maßnahmen, wie beispielsweise interne Personalgewinnung, versuchen Personaler:innen geeignete Kandidaten für die offenen Stellen zu finden.
4. Personaleinsatzplanung
Mit der Personaleinsatzplanung wird geregelt, wo die Mitarbeitenden konkret eingesetzt werden. Ziel ist, für jede:n Mitarbeiter:in den optimalen Platz im Unternehmen zu finden, wo seine:ihre Fähigkeiten am besten genutzt werden.
5. Personalentwicklung
Im Fokus der Personalentwicklung steht die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen. Hierfür werden geeignete Maßnahmen wie Schulungen, Weiterbildungen oder Coaching angeboten. Davon profitieren sowohl das Unternehmen, das qualifiziertere Mitarbeitende erhält, als auch die Angestellten selbst, die ihre Qualifikationen erweitern können.
6. Personalfreisetzungsplanung
Bei der Personalfreisetzungsplanung wird festgelegt, welche Positionen bei einem Personalüberschuss nicht mehr benötigt werden. Das steht meist mit Umstrukturierung in Unternehmen zusammen. Mögliche Folgen sind beispielsweise Personalabbau, Umschulung, interne Versetzung, Umstellung auf Teilzeit oder ein Einstellungsstopp.
7. Nachfolgeplanung
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, entstehen Lücken. Um das zu verhindern, müssen Personaler:innen vakante Schlüsselpositionen frühzeitig identifizieren sowie potenzielle Nachfolger rekrutieren und gezielt entwickeln.
Quantitative, qualitative & szenariobasierte Personalplanung
Um Personal langfristig richtig zu planen, müssen Unternehmen nicht nur den aktuellen Bedarf an Mitarbeitenden und Kompetenzen ermitteln (qualitative und quantitative Personalplanung), sondern ihre Planung auch flexibel an zukünftige Veränderungen anpassen (szenariobasierte und dynamische Personalplanung).
Quantitative und qualitative Personalplanung: Was ist der Unterschied?
Bei der quantitativen Personalplanung ermitteln Personalverantwortliche, wie viele Mitarbeitende ein Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Grundlage ist der Vergleich von Soll- und Ist-Personalbestand; das Ergebnis zeigt, ob eine Unter- oder Überdeckung vorliegt. Bei einer Unterdeckung sind Maßnahmen wie Rekrutierung, Zeitarbeit oder Outsourcing von Arbeit möglich, bei einer Überdeckung zählen unter anderem Einstellungsstopp, Kurzarbeit oder Versetzungen zu den üblichen Maßnahmen.
Die qualitative Personalplanung beschreibt, welche Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen Mitarbeitende mitbringen müssen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und die Unternehmensziele zu unterstützen. Bei Qualifikationslücken helfen vor allem Weiterbildung, Umschulung oder interne Versetzungen.
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Szenariobasierte und dynamische Personalplanung: Flexibel auf Veränderungen reagieren
Da langfristige Planungssicherheit immer seltener wird – z. B. durch schwankende Märkte oder technologische Veränderungen –, müssen Personalverantwortliche flexibel auf Marktveränderungen reagieren. Mit der szenariobasierten Personalplanung entwickeln Personaler:innen dafür mehrere mögliche Zukunftsbilder und leiten daraus unterschiedliche Personalmaßnahmen ab. Die dynamische Personalplanung ergänzt diesen Ansatz, indem sie aktuelle Markt-, Leistungs- und Personalentwicklungen berücksichtigt und die Planung entsprechend anpasst. So können Unternehmen frühzeitig auf Veränderungen reagieren, Risiken reduzieren und ihre Handlungsfähigkeit sichern.
Strategische, taktische und operative Personalplanung im Vergleich
Personalplanung ist nicht gleich Personalplanung – es gibt drei verschiedene Arten: strategisch, taktisch und operativ.
| Art | Zeitraum | Inhalt/Ziel | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Strategische Personalplanung | Langfristig (+5 Jahre) | Ausrichtung der Personalstrategie an der Unternehmensstrategie. Langfristige Sicherung der benötigten Kompetenzen. | Entwicklung neuer Kompetenzen, langfristige Personalbedarfs-planung |
| Taktische Personalplanung | Mittelfristig (1-5 Jahre) | Anpassung des Personalbestands an interne und externe Veränderungen. | Intern: Personalabbau,
Umstrukturierungen, Expansion Extern: technologische Entwicklung (z. B. Automatisierung) |
| Operative Personalplanung | Kurzfristig (unter einem Jahr) | Planung und Organisation des täglichen Personaleinsatzes zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs. | Schichtplanung, Urlaubsplanung, Einsatzplanung |
Strategische Personalplanung: 5 Schritte für HR-Teams
Schritt 1: Unternehmensstrategie und Ziele analysieren
Im ersten Schritt analysiert HR die Unternehmensstrategie und -ziele. Daraus ergibt sich, welche Kompetenzen und wie viele Mitarbeitende künftig benötigt werden.
Schritt 2: Vorhandenen Personalbestand erfassen
Anschließend wird erfasst, wie viele Mitarbeitende aktuell im Unternehmen tätig sind (Ist-Bestand) und welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen vorhanden sind.
Schritt 3: Zukünftigen Personalbedarf ermitteln und Lücken identifizieren
Im dritten Schritt wird auf Basis der Ergebnisse aus Schritt eins und zwei ermittelt, wie viele Mitarbeitende und welche Kompetenzen künftig benötigt werden. Dabei werden sowohl interne als auch externe Veränderungen, z. B. Umstrukturierungen oder Digitalisierung, berücksichtigt.
Schritt 4: Maßnahmen planen und umsetzen
Auf Basis der Ergebnisse werden passende Maßnahmen festgelegt, zum Beispiel Recruiting, Weiterbildung, Versetzungen oder Personalabbau. Anschließend werden diese Maßnahmen umgesetzt.
Schritt 5: Ergebnisse überwachen und Maßnahmen anpassen
Zum Schluss wird überprüft, ob die Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen – bei Bedarf werden sie angepasst.
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5 Instrumente der Personalplanung
Für eine systematische Personalplanung stehen Personaler:innen verschiedene Instrumente zur Verfügung. Zu den klassischen Verfahren gehören:
Stellenplan: Zeigt alle bestehenden und geplanten Stellen im Unternehmen und bildet den angestrebten Personalbestand (Soll-Zustand) ab.
Stellenbesetzungsplan: Gibt einen Überblick darüber, welche Stellen besetzt sind und welche Positionen aktuell unbesetzt sind (Ist-Zustand).
Skills-Matrix: Erfasst die vorhandenen Fähigkeiten und Kenntnisse innerhalb eines Teams oder Unternehmens.
Kompetenzprofil: Beschreibt die für eine bestimmte Position erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Qualifikationen.
Laufbahnplanung: Plant und gestaltet die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten von Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens.
KPIs der Personalplanung: Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick
Personalplanung kann zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden. Für die Steuerung und Erfolgskontrolle brauchen Personaler:innen jedoch klar definierte Kennzahlen und feste Reporting-Routinen. Wichtige KPIs für die Personalplanung sind beispielsweise:
- Time-to-Fill: beschreibt den Zeitraum von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle.
- Cost-per-Hire: gibt die durchschnittlichen Kosten an, die pro Einstellung entstehen.
- Offer Acceptance Rate: ist der Prozentsatz der Bewerber:innen, die ein Jobangebot annehmen.
- Fluktuationsrate: erfasst den Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen haben.
- Krankheitsquote: beschreibt den Anteil der krankheitsbedingten Fehltage im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen.
Idealerweise werden diese KPIs in übersichtlichen Dashboards gebündelt und den wichtigsten Stakeholdern – beispielsweise der Geschäftsführung – regelmäßig zur Verfügung gestellt. Monatliche Reportings oder quartalsweise Reviews schaffen Transparenz über Entwicklungen, Zielerreichung und mögliche Abweichungen. Sie dienen als Grundlage für die Bewertung der aktuellen Situation und unterstützen das Management bei zukünftigen Entscheidungen.
Häufige Fragen zur Personalplanung (FAQ)
Was ist Personalplanung?
Personalplanung stellt sicher, dass Unternehmen zur richtigen Zeit über die passenden Mitarbeitenden und Kompetenzen verfügen. Sie umfasst u. a. die Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, den Personaleinsatz und die Personalentwicklung.
Warum ist Personalplanung wichtig?
Sie hilft, Personalengpässe und Qualifikationslücken frühzeitig zu erkennen und die Unternehmensziele zu unterstützen. So bleiben Unternehmen langfristig handlungsfähig.
Was ist der Unterschied zwischen strategischer und operativer Personalplanung?
Die strategische Personalplanung richtet sich langfristig an den Unternehmenszielen aus. Die operative Personalplanung organisiert den kurzfristigen Personaleinsatz und stellt den reibungslosen Arbeitsablauf sicher.