Datenschutzerklärung

für die Verarbeitung Ihrer Daten im Registrierunsgprozess als externe:r Vertragspartner:in. (Stand: Februar 2026)

Datenschutzhinweise

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Registrierungsprozesses als externe:r Vertragspartner:in und über Ihre Rechte informieren.

Wir verwenden für die Durchführung des Registrierungsprozesses als Bewerbermanagementsystem die Dienste der SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin (nachfolgend „SmartRecruiters“), mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Für die hierüber erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten sind wir gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben.

I. Wer sind wir und wie können Sie uns erreichen?

Wir, die

Haufe Akademie GmbH & Co. KG (nachfolgend auch „Haufe Akademie“, „wir“, „uns“, „unser“, etc.)
Ein Unternehmen der Haufe Gruppe
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: trainermanagement@haufe-akademie.de

sind betreffend die Verarbeitung Ihrer Daten Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) und insoweit auch dafür zuständig, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

II. Welche Daten werden wozu verarbeitet, wenn Sie sich bei uns registrieren?

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn Sie sich bei uns registrieren, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

A. Übermittlung der Daten durch das Registrierungsformular und Durchführung des Registrierungsprozesses als externe:r Vertragspartner:in

1. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen des Registrierungsverfahrens erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten.

Folgende Datenarten werden im Rahmen einer Bewerbung ggf. durch uns verarbeitet:

• Personenstammdaten (z.B. Anrede, Vorname und Nachname)
• Adressdaten (z.B. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, ggf. auch Anschreiben, Zertifikate)
• Kenntnisse (z.B. Sprachkenntnisse, Angaben zu Fortbildungen, Qualifikationen)
• Daten für die Tätigkeit als externe:r Vertragspartner:in (z.B. thematische Einsatzgebiete, Honorarvorstellung)
• Daten aus geführter Korrespondenz (z.B. Klärung von Fragen, Abstimmung von Terminen)
• Ggf. Profilfoto
• Ggf. Links zu Profilen in beruflichen sozialen Netzwerken

Die von Ihnen angegebenen Daten im Registrierungsformular werden für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens als externe:r Vertragspartner:in verwendet.

Sofern wir uns für Sie entscheiden, werden wir Ihre Daten in unser Datenverwaltungstool übertragen. Weitere Informationen erhalten Sie bei Einstellung im Informationsschreiben.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Registrierungsverfahrens zu folgenden Zwecken:

• Zur Durchführung des Registrierungsverfahrens und zur Bewertung Ihrer Eignung als externe:r Vertragspartner:in.
• Zur Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses, einschl. der Abstimmung und Vereinbarung von Terminen (bspw. für Interviews).
• Zur Unterbreitung des Angebots zur Zusammenarbeit
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder gesetzlicher Anforderungen, dies einschl. ggf. vorgeschriebener Datenabgleiche mit EU-Sanktionslisten.
• Ggf. zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme).

4. Empfänger

Innerhalb der Haufe Akademie erhalten diejenigen Stellen (insb. Personen, Bereiche und/oder Abteilungen) Ihre Daten, die diese für die Durchführung des Registrierungsprozesses benötigen (z. B. Trainer Relation Management, Produktmanager:innen, Kundenansprechpartner:innen) und solche Kolleg:innen, die in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören beispielsweise Hosting- und IT-Service-Dienstleister. So nutzt die Haufe Akademie beispielsweise Softwarelösungen für ein effizientes Registrierungsverfahren und zur Durchführung der Terminvereinbarung.

Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

• Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen oder eine Rechtspflicht unsererseits besteht.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Sofern die Registrierung zu einer externen Vertragspartnerschaft führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Achtung der gesetzlichen Vorschriften auch für die Durchführung des externen Vertragsverhältnisses entsprechend gespeichert. Nach der Beendigung des Registrierungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich vier Monate nach Absage oder Rückzug aus unserem System entfernt, wobei die Vorschriften zum AGG, insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden.

Die viermonatige Aufbewahrungsdauer gilt nicht, sofern und soweit gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen (bspw. steuerliche Aufbewahrungsfristen).

6. Herkunft der Daten

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen selbst.

B. Talent Community

Sie können im Rahmen des Registrierungsprozesses auswählen, ob Sie Interesse haben in eine Talent Community aufgenommen zu werden. Sollten Sie dazu Ihr Einverständnis gegeben haben, werden Sie zu unserem Talentpool hinzugefügt und wir kontaktieren Sie, falls wir weiteren Bedarf zu bestimmten Themengebieten haben.

1. Umfang der Datenverarbeitung

Es werden dieselben Daten wie im Registrierungsprozess verarbeitet. Für den Umfang der Datenverarbeitung möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.1. verweisen.

2. Zweck der Verarbeitung

Communities in SmartRecruiters dienen dazu, Talentpools gezielt aufzubauen und zu pflegen, um passende Kandidat:innen proaktiv anzusprechen und zukünftige Trainer:innen-Bedarfe schneller zu besetzen.

3. Rechtsgrundlage einschl. Einwilligungswiderruf

Sofern Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme in die Communities bereits zu Beginn des Registrierungsverfahrens gegeben haben, erfolgt die Speicherung Ihres Profils einschließlich Ihrer Bewerbungsunterlagen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entsprechend wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können sich hierfür an trainermanagement@haufe-akademie.de wenden.

4. Empfänger

Für den Betrieb unseres Bewerbermanagementsystems und die Kommunikation über die Communities setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags über die Auftragsverarbeitung ein.

Zudem können Ihre Daten auch an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfänger weitergegeben werden.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Ihre Daten werden in den Communities auf Grundlage Ihrer Einwilligung für 4 Monate gespeichert. Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden Sie nach einem Bearbeitungszeitraum von einem Monat aus den Communities entfernt.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

C. Login (SmartProfile)

1. Umfang der Verarbeitung / Verarbeitete Datenarten

Nach Einreichen Ihrer Unterlagen über unseren Registrierungslink wird für Sie auch ein Login angelegt, über den Sie sich mittels eines Einmal-Passcodes anmelden können. Für dieses Profil verarbeiten wir Ihre privaten Kontaktdaten, Ihre Personenstammdaten sowie die unter Punkt II.A.1 angegebenen Datenkategorien, die Sie über Ihr Registrierungskonto einsehen, bearbeiten und auch Ihre Registrierung zurückziehen bzw. löschen können.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Bereitstellung einer einfachen Verwaltungsmöglichkeit von Registrierungen für externe Vertragspartner:innen sowie einer Möglichkeit, diese Unterlagen einfach im Rahmen eines Selfservices aktualisieren sowie löschen zu können und damit auch die Effizienz unseres Registrierungsprozesses zu steigern.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung des SmartProfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes insbesondere wirtschaftliches und rechtliches Interesse daran, externe:n Vertragspartner:innen eine einfache Möglichkeit zu geben, ihre Registrierungsdaten zu verwalten und damit zu ermöglichen, dass stets aktuelle Daten verarbeitet werden.

4. Empfänger

Ihre Daten werden ggf. an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfängerkategorien weitergegeben.

5. Speicherdauer

Eine Löschung des SmartProfiles erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

D. Durchführung des Video-Recruitings

1. Verarbeitete Datenarten

Im Rahmen des Auswahlprozesses verarbeiten wir mit Cammio folgende Daten:

• Videoaufnahmen
• Kontaktdaten (Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse)

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Verbesserung des Auswahlprozesses durch asynchrone Videointerviews. Der Mehrwert liegt in einer erheblichen Zeitersparnis und einer besseren Vergleichbarkeit von Kandidaten.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Video-Recruitings durch Cammio ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Wir benötigen die Informationen, um Ihre Eignung für die Stelle zu bewerten, da die Trainer:innen als Videotrainer:innen eingesetzt werden können. Eine schriftliche Beantwortung der Fragen wäre nicht gleich geeignet, um sich ein Bild über die Kandidatin oder den Kandidaten zu machen.

4. Empfänger

Die Daten werden für diese Zwecke an unseren Auftragsverarbeiter Cammio GmbH, Gehrtsstraße 14, 40235 Düsseldorf, weitergeleitet, Wir haben mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5. Speicherdauer

Die Videoaufzeichnungen werden spätestens nach 4 Monaten ab Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

III. Was passiert generell mit Ihren Daten und müssen Sie uns diese bereitstellen?

A. Keine Bereitstellungspflicht

Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, wonach Sie verpflichtet wären, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist es uns nicht möglich eine Entscheidung zur Zusammenarbeit zu treffen, wenn Sie uns für die dahingehende Entscheidung benötigte Informationen nicht zu Verfügung stellen.

B. Drittlandübermittlungen

Grundsätzlich übermitteln wir personenbezogene Daten, die wir über unser Registrierungsportal erheben, nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer). Es ist jedoch möglich, dass Daten, die über unser Registrierungsportal erhoben werden, in Drittländer übermittelt werden, sofern und soweit dies bspw. zur Kommunikation erforderlich ist (bspw., weil sich Ihr E-Mailprovider in einem Drittland befindet) oder aufgrund der Nutzung eines Dienstleisters in einem Drittland erfolgt. Wir gewährleisten in diesen Fällen ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung, indem wir angemessene Schutzmaßnahmen gemäß Art. 44 ff. DSGVO einführen. Details zu den von uns verwendeten Garantien und weitere Informationen können Sie bei unserem Konzerndatenschutzbeauftragten erfragen, dessen Kontaktdaten unter Punkt IV.D angegeben sind.

C. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen, einschließlich Profiling, gemäß Artikel 22 DSGVO verwendet.

IV. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese wahrnehmen?

A. Widerruf der Einwilligung

Sie können ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf entsprechend keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf zusätzliche anderweitige Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne Ihre Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

B. Weitere Betroffenenrechte

1. Auskunft

Sie können von uns jederzeit verlangen, dass wir Ihnen Auskunft darüber erteilen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO.

2. Berichtigung

Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

3. Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können von uns in bestimmten Fällen die Löschung der durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt bspw. dann, wenn die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten für keinen der unter Punkt II. dargestellten Zwecke mehr notwendig ist, Sie eine Einwilligung widerrufen und wir die Verarbeitung der Daten auf keine anderweitige Rechtsgrundlage stützen können. Bitte beachten Sie, dass von der Löschung Daten ausgenommen sind, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder Sie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt haben. Dies führt dazu, dass Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

5. Widerspruch gegen die Datenverarbeitung:

Sie haben die Möglichkeit, jederzeit der Datenverarbeitung zu Direktwerbezwecken zu widersprechen. Einen solchen Widerspruch werden wir stets berücksichtigen.

Zudem können Sie bei Vorliegen besonderer Gründe, die sich aus Ihrer individuellen Situation ergeben, jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen. Welche Verarbeitungen dies sind, haben wir unter Punkt II beim jeweiligen Punkt „Rechtsgrundlage“ dargestellt, Art. 21 DSGVO.

6. Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

C. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, haben Sie das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, Art. 77 DSGVO. Die für unseren Hauptsitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Heilbronner Straße 35 70191 Stuttgart poststelle@lfdi.bwl.de

D. Unser Konzerndatenschutzbeauftragter

Sie können sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte sowie im Falle von anderweitigen Anfragen zum Datenschutz auch an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten wenden:

Haufe Group
Herrn Raik Mickler
Datenschutzbeauftragter
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: dsb@haufe-lexware.com