Entsendungen ins Ausland korrekt abrechnen

Auslandsentsendungen bieten immer wieder neue Herausforderungen für Entgeltabrechner:innen. Denn je nach Land, in das entsendet wird, bestehen unterschiedliche rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten und Vorgaben.

Entdecken Sie hier die wesentlichen Grundlagen, die Sie als Entgeltabrecher:in kennen sollten. Zudem wird ein ausführlicher Schwerpunkt auf die zu beachtenden rechtlichen Aspekte gelegt.

Entsendungen: Grundlagen und Begriffe

Was versteht man unter Entsendung?

Eine Entsendung ist ein auf Weisung des Arbeitgebers zeitlich begrenzter, beschäftigungsbedingter Ortswechsel von Mitarbeitenden ins Ausland. Diese Mitarbeitenden werden auch als Expatriats oder kurz Expats bezeichnet.

Exkurs Expatriats:

Allgemein sind Expatriats Personen, die ohne Einbürgerung in einem für sie fremden Land oder Kulturkreis leben. Die Dauer des Aufenthalts ist dabei nicht entscheidend. Häufig handelt es sich bei Expatriates um Arbeitnehmer, die von ihrem Unternehmen/ihrer Organisation in ausländische Niederlassungen entsandt werden. Aber auch Personen, die dauerhaft im Ausland leben werden oft als „Expats“ bezeichnet.

Wann liegt eine Entsendung vor?

Zunächst ist zwingend ein zeitlich befristetes Tätigwerden im Ausland erforderlich. Weiterhin müssen bestimmte Voraussetzungen je nach Rechtsgebiet erfüllt sein:

• Im Arbeitsrecht setzt die Entsendung eine Fortführung des deutschen Arbeitsvertrages voraus.
• Im Sozialversicherungsrecht ist regelmäßig die Fortführung des deutschen Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, wobei die Fortführung des deutschen Arbeitsvertrages hierfür allein nicht ausreichend ist, sondern der Schwerpunkt der rechtlichen und tatsächlichen Merkmale des Beschäftigungsverhältnisses weiterhin bei der deutschen Gesellschaft liegen muss. Hierfür spielen auch steuerrechtliche Fragestellungen in Bezug auf die Kostentragung eine entscheidende Rolle.

Arten von beruflich bedingten Auslandseinsätzen

• Dienstreisen bis zu 3 Monaten
• Entsendung, unter Fortführung des deutschen Arbeitsvertrages
• Versetzungen ins Ausland, unter Abschluss eines lokalen Auslandsarbeitsvertrags mit der aufnehmenden Gesellschaft und Ruhendstellung des deutschen Arbeitsvertrages
  Werden Arbeitnehmende im Ausland beschäftigt, spricht man von Auslandsbeschäftigung. Hier ist es wichtig, zwischen verschiedenen Konzepten zu unterscheiden, da jede Form ihre eigene rechtliche Komplexität hat. Unter Auslandsbeschäftigung fällt somit auch mobiles Arbeiten im Ausland, Homeoffice im Ausland, Workation oder Bleisure Travel. Homeoffice meint hier umgangssprachlich die Erbringung der geschuldeten Arbeitsleistungen im privaten Wohnbereich des oder der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten dagegen bedeutet, dass außerhalb des Betriebsgebäudes gearbeitet wird. Der Begriff „Workation“ oder „Bleisure Travel“ beschreibt die Vermischung von Arbeit und Urlaub bzw. Geschäftsreise und Urlaub während es bei dauerhaftem Arbeiten im Ausland um mehr als nur mobiles Arbeiten geht.

Nachfolgend wird vor allem die zweite Fallkonstellation – die klassische Entsendung – berücksichtigt.

Was ist bei einer Entsendung generell zu beachten?

Generell sind bei Entsendungen aufenthalts-, arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu prüfen. Ebenfalls entscheidend ist die Anpassung der Vergütung an die Lebenshaltungskosten im Ausland. Damit einher geht das richtige Abbilden dieser Aspekte in der Gehaltsabrechnung.

Wie lange darf man entsenden?

Eine Entsendung ist an (rechtliche) Bedingungen geknüpft und muss zeitlich begrenzt sein, damit sie als Entsendung eine rechtliche Gültigkeit hat.
Zeitliche Befristungen ergeben sich dabei häufig aus dem Sozialversicherungsrecht. Nach der EU VO 883/2004 wird eine Entsendung beispielsweise auf 24 Monate begrenzt. In Staaten mit Sozialversicherungsabkommen ist die maximale Dauer im jeweiligen Abkommen geregelt. Ist keine zeitliche Begrenzung vorgesehen, muss die Entsendung dennoch vertraglich zeitlich begrenzt sein, um als Entsendung zu gelten.

Unterschied zwischen Entsendung und Dienstreise

Der Begriff einer Dienstreise ist vor allem steuerrechtlich geprägt. Eine Auslandsdienstreise ist in der Regel deutlich kürzer als eine Entsendung und bis zu einer Dauer von 3 Monaten steuerrechtlich begünstigt. In sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht gibt es den Begriff einer Dienstreise nicht. Vielmehr werden alle Dienstreisen als Entsendungen betrachtet, wenn sie für einen im Voraus begrenzten Zeitraum erfolgen.

In aufenthaltsrechtlicher Hinsicht sind hingegen andere Voraussetzungen an den Begriff einer Dienstreise geknüpft, die sich vor allem nach dem Reisezweck richten und regelmäßig lediglich Meetings und Schulungen erfassen und zeitlich oftmals auf 6 Monate begrenzt sind.

Was ist eine Entsendung im Sinne einer Ausstrahlung?

Die Regelungen zur Ausstrahlung definieren eine Entsendung in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht, bei der das deutsche Sozialversicherungsrecht ins Ausland „ausstrahlt“. Die entsendete Person bleibt nach § 4 SGB IV für den Entsendezeitraum, weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig.

Grundlagen der Entgeltabrechnung

Bedeutung der Entgeltabrechnung bei Entsendungen

Im Falle einer Entsendung, d.h. bei Fortführung des deutschen Beschäftigungsverhältnisses, bleibt der Arbeitgeber zur Durchführung der Entgeltabrechnung verpflichtet und muss alle maßgeblichen Aspekte der Entsendung abbilden. Die Entgeltabrechnung steht dabei im Spannungsfeld mit verschiedenen rechtlichen Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt: aufenthaltsrechtliche Anforderungen, Steuerpflichten im In- und Ausland, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und sozialrechtliche Bestimmungen.

Dabei geht es um die periodische Abrechnung über das gezahlte Arbeitsentgelt mit einer Auflistung, wie sich das Gehalt zusammensetzt, inklusive aller vorzunehmenden Abzüge. Voraussetzung für die korrekte Abrechnung eines Auslandseinsatzes ist die Klärung wesentlicher Aspekte zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Vorab muss geklärt werden:

• Gehaltsbestandteile (Entgelt und Benefits etc.)
• Steuerpflicht im In- und/oder im Ausland
• Sozialversicherungsbeiträge

Gehaltsbestandteile bei Entsendungen

Neben dem Grundgehalt werden bei Entsendungen regelmäßig weitergehende Zulagen und Benefits gewährt, die zum einen eine Schlechterstellung der Mitarbeitenden vermeiden sollen, zum anderen die Auslandsentsendung auch attraktiv machen. Daher setzt sich eine Entgeltabrechnung bei Auslandseinsätzen anders als bei Inlandsbeschäftigung zusammen. Wichtig ist dabei die Kenntnis darüber, ob und wie hoch die darauf anfallende Steuer- und Sozialabgaben ausfallen.

Entscheidens ist daher im ersten Schritt, das erforderliche Auslandsgehalt korrekt zu ermitteln. Das bedeutet auch, dass beispielsweise das ortsübliche Gehalt im Ausland berücksichtigt werden muss.

Auslandszuschläge, Gefahrenzulagen und sonstige Zulagen

Die tatsächlich erforderlichen Auslandszuschläge richten sich immer nach dem jeweiligen Einzelfall, da Mitarbeitende unterschiedliche Rahmenbedingungen mit sich bringen. Hierzu gehören beispielsweise die Familienumstände, die bisherige Wohnsituation, die Kosten am Einsatzort, Mindestgehälter zur Erlangung des Visums sowie die jeweilige Position der Mitarbeitenden.

Übliche Auslandszulagen sind:

• Cost of Living Allowances: zur Kompensation höherer Lebenshaltungskosten (ob diese zu zahlen ist, ist auf Basis bisheriger und zukünftiger Lebenshaltungskosten zu ermitteln)
• Hard-ship Allowances: Zulagen für Länder mit erhöhtem Sicherheits- oder Gesundheitsrisiko
• Housing Allowances: zur Kompensation höherer Wohnkosten im Ausland
• Mobility Allowance: Gehaltszulage für die Bereitschaft im Ausland zu arbeiten
• Car Allowance: eine Mobilitätszulage, um die Kosten für die Nutzung eines Autos im Rahmen der Arbeit zu decken

Darüber hinaus werden oft weitere Kosten durch den Arbeitgeber übernommen, wie:

• Schul- und Kita-Gebühren (sofern die Mitarbeitenden durch ihre Kinder begleitet werden)
• Umzugskosten
• Kosten für die Ersteinrichtung der Wohnung im Ausland
• Einlagerungsgebühren für die Möbel in Deutschland
• Kosten für Steuerberatung und Steuererklärung

Wohnkosten im Ausland, insbesondere bei doppelter Haushaltsführung und sofern diese nicht durch eine Housing-Allowance abgedeckt sind Die entsprechenden Zulagen und Benefits werden dabei vertraglich zugesichert und ausdrücklich festgehalten.

Notwendigkeit einer Probeabrechnung/Gehaltssimulation

Um vor allem einen Überblick über die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen der Entsendung zu bekommen, empfiehlt sich im Einzelfall die Durchführung einer Probeabrechnung und/oder eine Gehaltssimulation.

Damit können auch die Mitarbeitenden die finanziellen Auswirkungen ihrer Entsendung verstehen und auch die Unternehmen bekommen einen weitergehenden Eindruck, welche Kosten die Entsendung beansprucht.

Die Gehaltssimulation dient vor allem dazu eine mögliche Abgabelast im Ausland zu ermitteln, d.h. das Auslandsgehalt wird exemplarisch der Besteuerung im Ausland unterworfen und ggf. auch einer Beitragspflicht. Es wird also eine Gehaltsabrechnung im Ausland simuliert. Hierfür müssen im ersten Schritt jedoch die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen geklärt sein. Fällt die Steuerlast im Ausland deutlich höher aus, muss sich der Arbeitgeber mit möglichen Steuerausgleichsmodellen auseinandersetzen (Tax Protection Modell oder Tax Equalization).
Eine Probeabrechnung dient darüber hinaus auf deutscher Seite dann einer Simulation der zukünftigen Gehaltsabrechnung und soll sicherstellen, dass bei erstmaliger Abrechnung der Entsendung weniger Fehlerpotenzial gegeben ist.

Herausforderungen

Auslandseinsätze haben immer Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. Notwendig sind dabei umfassende Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen, die je nach Land und individuellen Umständen variieren können. Entscheidend sind vor allem diese Aspekte:

• Rechtskonformität: Es muss sichergestellt werden, dass alle Gehaltsbestandteile korrekt versteuert und verbeitragt werden.
• Steuerausgleichsmodelle: Sind essenziell, um die finanziellen Auswirkungen für Mitarbeitende im Ausland zu managen.

Prüfung rechtlicher Aspekte bei Entsendungen ins Ausland

Bei Auslandsentsendungen und vor Durchführung der ersten Gehaltsabrechnung müssen verschiedene rechtliche Aspekte geklärt werden. Dies betrifft vor allem aufenthalts-, arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte unter Einhaltung der deutschen und zwingenden lokalen Gesetze im Gastland.

Aufenthaltsrechtliche Aspekte

• Ist ein Arbeitsvisum erforderlich? (Einwanderungsrecht des Gastlandes)
• Welche Voraussetzungen sind für das Visum zu erfüllen (Gehalt, Qualifikation, Aufgabenbereich)?
• Ist ein lokaler Arbeitsvertrag zur Erlangung des Visums erforderlich?

Arbeitsrechtliche Aspekte und Entsendevertrag

• Kann der deutsche Arbeitsvertrag fortgeführt werden (echte Entsendung)?

Ist ein lokaler Arbeitsvertrag erforderlich oder empfehlenswert? (Anforderung zur Erlangung des Visums, Minimierung eines Betriebsstätten-Risikos, Wirtschaftliche Interessenlage und Kostentragung, Lohnsteuereinbehaltungsverpflichtungen)

Entsendungsvertrag: Wichtige Klauseln und Bestimmungen

Auch die arbeitsvertraglichen Regelungen müssen sich an den gegebenen Umständen orientieren, d.h. auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen sowie die vereinbarte Auslandsvergütung festlegen. Ein Entsendungsvertrag wird dabei grundsätzlich in Ergänzung des bisherigen Arbeitsvertrages zur Regelung der Besonderheiten der Auslandstätigkeit geschlossen. Er sollte vor allem folgende Regelungen enthalten:

• Auslandsgehalt und Benefits
• Zwingendes Arbeitsrecht des Gastlandes (Arbeitszeit und Feiertage)
• Vorzeitige Beendigung/Rückruf und Rückkehrbedingungen
• Soziale Absicherung und Versicherungsschutz
• Steuerrechtliche Verpflichtungen und möglicher Steuerausgleich

Ein Entsendungsvertrag ist grundsätzlich bereits erforderlich bei Auslandstätigkeiten von mehr als 4 Wochen am Stück und unter Berücksichtigung der erforderlichen Regelungsinhalte (§2 Abs. 2 NachwG).

Besondere Anforderungen durch die EU-Entsenderichtlinie

Bei Entsendungen innerhalb der EU gelten darüber hinaus besondere Anforderungen in Zusammenhang mit der EU-Entsenderichtlinie, die es zwingend einzuhalten gilt. Beispielsweise bestehen besondere Meldepflichten sowie zeitliche Grenzen.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

• Welche Rechtsvorschriften /-verordnungen sind einschlägig? (EU-Verordnung, bilaterales Abkommen oder nationales Sozialversicherungsrecht und Sozialversicherungsrecht des Gastlandes)
• Kann ein vollständiger Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem sichergestellt werden?
• Unter welchen Voraussetzungen?
• Welche Anträge sind zu stellen?

Die einschlägigen Rechtsvorschriften sowie die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen sind dabei vor allem abhängig vom Einsatzland:

Innerhalb der EU/EWR und der Schweiz

• Verordnung 883/2004 ist anwendbar
• Geltungsbereich erfasst alle Sozialversicherungszweige
• bei Vorliegen einer sozialversicherungsrechtlichen Entsendung ist daher der Verbleib in allen Sozialversicherungszweigen sichergestellt und eine vollständige Beitragsbefreiung im Gastland
• Befristung von bis zu 24 Monaten erforderlich
• Ausgeschlossen bei Versetzung, d.h. bei lokaler Anstellung im Ausland

Bilaterale Abkommen

• Geltungsbereich erfasst meist nicht alle Sozialversicherungszweige
• Verbleib und Beitragsbefreiung zunächst nur in den vom Abkommen erfassten Sozialversicherungszweigen
• Ergänzende Anwendbarkeit der Ausstrahlungsregelungen (§4 SGB IV) in den nicht vom Abkommen erfassten Sozialversicherungszweigen und damit vollständiger Verbleib in allen deutschen Sozialversicherungszweigen denkbar
• Maßgeblich, dass die Voraussetzungen für eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung vorliegen: Befristung für den im Abkommen definierten Zeitraum erforderlich, ausgeschlossen bei Kostenweiterbelastung an die aufnehmende Gesellschaft oder lokaler Anstellung im Ausland
• Alternativ: Beantragung einer Ausnahmevereinbarung, mit der Rechtsfolge eines Verbleibs in denen vom Abkommen erfassten Sozialversicherungszweigen, bei gleichzeitiger Befreiung von einer Beitragszahlung in diesen Zweigen im Gastland

Länder ohne Abkommen

• Kein übergeordnetes Koordinierungsrecht vorhanden
• Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem bei Anwendbarkeit der Ausstrahlungsregelungen (§4 SGB IV) und damit vollständiger Verbleib in allen deutschen Sozialversicherungszweigen denkbar
• Maßgeblich, dass die Voraussetzungen für eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung vorliegen: Befristung (nicht genau definierter Zeitraum) erforderlich, ausgeschlossen bei Kostenweiterbelastung an die aufnehmende Gesellschaft oder lokaler Anstellung im Ausland
• Aber keine Beitragsbefreiung im Ausland, daher Klärung möglicher Sozialversicherungspflichten im Gastland (mögliche Doppelversicherung)
• Bei Nichtvorliegen einer sozialversicherungsrechtlichen Entsendung sind alternative Absicherungsmöglichkeiten zu klären (bspw. Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag in der Renten- und Arbeitslosenversicherung)

Steuerrechtliche Aspekte

Persönliche Steuerpflicht

Entsendungen haben auch Auswirkungen auf die persönliche Steuerpflicht der im Ausland eingesetzten Mitarbeitenden sowie auf die Verpflichtungen des Arbeitgebers im In- und im Ausland.

Ähnlich wie im Sozialversicherungsrecht kommt es auch entscheidend darauf an, ob ein sog. Doppelbesteuerungsabkommen einschlägig ist. Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) ist ein völkerrechtlicher Vertrag zwischen zwei oder mehreren Staaten, der das Ziel hat, eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Doppelbesteuerung tritt auf, wenn eine Person oder ein Unternehmen in zwei verschiedenen Ländern für dasselbe Einkommen oder Vermögen Steuern zahlen müsste. Gerade in Bezug auf die Besteuerung des Arbeitslohns weist ein DBA einem Staat (Heimat- oder Gastland) unter festgelegten Voraussetzungen eindeutig das Besteuerungsrecht zu.
Maßgebliche Aspekte zur Bewertung der Auswirkungen auf die persönliche Steuerpflicht der Mitarbeitenden sind:

• Anwendbarkeit eines Doppelbesteuerungsabkommens und darin festgelegter Regelungen (bspw. 183-Tage-Regelung)
• Wohnsitz und Lebenssituation zur Bewertung der steuerrechtlichen Ansässigkeit
• Dauer des Auslandsaufenthaltes (über/unter 183-Tage)

Wirtschaftlicher Arbeitgeber und Kostentragung

Die Kostentragung in Bezug auf die Gehaltskosten (Personalaufwendungen) und möglicherweise erforderliche Weiterbelastung der Kosten an die aufnehmende Gesellschaft (im Konzernverbund) sind ebenfalls entscheiden in Bezug auf die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen und damit zwingend klärungsbedürftig. Beispielsweise ist die 183-Tage Regelung ausgeschlossen, sofern Personalaufwendungen an die aufnehmende Gesellschaft weiterbelastet werden (müssen). Beispielsweise kann die deutsche Heimatgesellschaft zivilrechtlicher Arbeitgeber der Mitarbeitenden bleiben, da der deutsche Arbeitsvertrag fortgeführt wird, die aufnehmende Gesellschaft jedoch zum wirtschaftlichen Arbeitgeber werden.
Der wirtschaftliche Arbeitgeber ist vor allem das Unternehmen, das den Arbeitnehmer tatsächlich wirtschaftlich nutzt, also den direkten Vorteil aus seiner Arbeitsleistung zieht, Kosten trägt und das unternehmerische Risiko übernimmt.

Was passiert bei Steuerpflicht im Ausland

Kommt es zu einer Steuerpflicht der Mitarbeitenden im Ausland gilt es folgende Aspekte zu klären und umzusetzen:

• Wie hoch ist die Steuerlast im Ausland und bedarf es eines Steuerausgleichs durch den Arbeitgeber?
• Wie wird die Einkommenssteuer im Ausland entrichtet? Treffen den Arbeitgeber Lohnsteuereinbehaltungsverpflichtungen im Ausland?
• Welche Entgeltbestandteile, die in Deutschland gegebenenfalls steuerlich begünstigt sind, sind im Ausland nach nationalem Steuerrecht zu besteuern und in welcher Höhe?