„Unsere Prozesse? Da hakt es zwar mal, aber über kurz oder lang kommen wir zum Ziel”. Der Satz klingt vertraut? Wem „über kurz oder lang“ nicht reicht, der macht sich mit BPM vertraut. Dahinter verbirgt sich Business Process Management. Geschäftsprozesse können damit systematisch gestaltet, gesteuert und kontinuierlich verbessert werden. Unternehmen gelingt es damit Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Prozesse gezielt an neue (Markt-) Anforderungen anpassen. In diesem Beitrag erfährst du die wichtigsten Grundlagen – vom Prozesslebenszyklus über die Abgrenzung zum Workflow-Management bis hin zu hilfreichen Tools.
Das Wichtigste in Kürze
- Mit BPM können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse systematisch gestalten, steuern und kontinuierlich optimieren.
- Ein häufig verwendeter BPM-Lebenszyklus umfasst Prozessdesign, Modellierung, Implementierung und Ausführung, Monitoring sowie Optimierung.
- Mithilfe von BPM steigern Unternehmen u. a. ihre Effizienz und Produktivität, sparen Kosten und reagieren flexibel auf künftige Herausforderungen.
Was ist Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM), auf Deutsch Geschäftsprozessmanagement, ist ein systematischer Ansatz, der den gesamten Ablauf von Geschäftsprozessen abbildet. Dazu gehören:
- Gestaltung
- Ausführung
- Analyse
- Überwachung
- Steuerung
- Kontinuierlichen Verbesserung
BPM umfasst sowohl manuelle als auch automatisierte Abläufe – von der Auftragsbearbeitung über interne Freigaben bis hin zu Beschaffungs- oder Personalprozessen. Ziel ist es, Geschäftsprozesse transparent, effizient und anpassungsfähig zu gestalten, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, unnötige Prozessschritte zu vermeiden sowie geeignete Prozesse oder einzelne Prozessschritte zu digitalisieren beziehungsweise zu automatisieren.
Da sich Geschäftsprozesse wiederholen, ist BPM kein einmaliges Optimierungsprojekt: Unternehmen überprüfen ihre Prozesse regelmäßig und passen sie an neue strategische, organisatorische und technologische Anforderungen an. So werden wiederkehrende Geschäftsprozesse und darin enthaltene Workflows effizienter.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten bzw. Teilprozessen, die logisch miteinander verknüpft sind, um ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen.
Warum ist BPM für Unternehmen unverzichtbar?
Gut funktionierende Geschäftsprozesse sind die Grundlage eines erfolgreichen Unternehmens. Indem Prozesse systematisch gesteuert, gemessen und kontinuierlich verbessert werden, können Prozessmanager:innen diese Prozesse effizient gestalten, Fehler vermeiden, Zeit sparen, Kosten senken und das Unternehmen auf künftige Veränderungen vorbereiten.
Beispiel: Technologien wie Künstliche Intelligenz zeigen, wie wichtig es ist, Prozesse und Abläufe regelmäßig zu analysieren und anzupassen.
BPM-Prozesslebenszyklus: 5 Phasen
Ein häufig verwendetes BPM-Lebenszyklusmodell unterscheidet fünf Phasen: Design, Modellierung, Implementierung sowie Ausführung, Monitoring und Optimierung. Je nach Methodik und Unternehmenssituation können die Phasen anders bezeichnet, erweitert oder teilweise zusammengefasst werden.
In der Praxis wählen Prozessmanager:innen einen Prozess aus, erfassen den Ist-Zustand und analysieren Schwachstellen. Anschließend startet der Prozesslebenszyklus mit dem Prozessdesign:
- Prozessdesign
In der Designphase legt das Team fest, wie der Prozess künftig aussehen soll. Dazu werden die Ziele, gewünschten Ergebnisse, Prozessumfang und passende KPIs definiert. Gleichzeitig werden wichtige Prozessschritte, Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Prozesskennzahlen festgelegt.
- Prozessmodellierung
In der Prozessmodellierungsphase wird der geplante Prozess detailliert beschrieben und visualisiert. Dafür hält das Team z. B. die einzelnen Aktivitäten, Zuständigkeiten, Übergaben und Datenflüsse (visuell) fest. So werden unnötige Schleifen oder unklare Verantwortlichkeiten sichtbar.
- Implementierung und Ausführung
Bei der Implementierung wird der neue Prozess technisch und organisatorisch umgesetzt. Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung von Systemen und Workflows, die Integration von Schnittstellen sowie die Schulung von Mitarbeitenden. Je nach Projekt wird der Prozess zunächst in einem begrenzten Rahmen getestet. Die daraus gewonnenen Learnings kann das Team anschließend nutzen, um den Prozess anzupassen. Nach der Implementierung wird der Prozess im laufenden Betrieb ausgeführt.
- Monitoring
Das Team überprüft, ob der Prozess wie geplant funktioniert und die Zielvorgaben erreicht werden. Dafür können KPIs wie beispielsweise Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten überwacht werden. Merke: Kontinuierliches Monitoring hilft dabei, Abweichungen und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
- Kontinuierliche Optimierung
In der letzten Phase wertet das Team die Erkenntnisse aus dem Monitoring aus und nimmt gezielte Anpassungen vor. Das kann z. B. durch vereinfachte Prozessschritte oder neu geregelte Verantwortlichkeiten erfolgen.
Aber Achtung: Phase fünf endet nicht! Da es sich um einen Prozesslebenszyklus handelt, wird der Prozess kontinuierlich verbessert und an neue Anforderungen angepasst.
7 Vorteile von Business Process Management
Business Process Management bietet einige Vorteile, hier ein Überblick:
- Erhöhte Produktivität und Effizienz: Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe reduzieren Zeit- sowie Arbeitsaufwand und steigern dadurch die Produktivität und Effizienz.
- Gezielte Kosteneinsparung: Optimierte Prozesse, weniger Ineffizienzen und der Abbau von Redundanzen senken Kosten und schaffen zusätzliche Ressourcen.
- Mehr Flexibilität und Agilität: Mit BPM stellen Unternehmen sicher, dass sie Prozesse schnell und effizient verändern bzw. anpassen können. Das ermöglicht ihnen, flexibel auf verändernde Marktbedingungen, Kundenwünsche, Chancen und Herausforderungen zu reagieren.
- Höhere Qualität und weniger Fehler: Standardisierte Prozesse und automatisierte Kontrollen reduzieren Fehler und sorgen für konsistentere und qualitativ hochwertigere Ergebnisse.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Effizientere Prozesse und eine höhere Qualität ermöglichen bessere Produkte sowie Dienstleistungen und steigern dadurch die Kundenzufriedenheit.
- Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation: Standardisierte Prozesse schaffen klare Abläufe und ermöglichen so eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen.
- Mehr Transparenz: Manager:innen erhalten bessere Einblicke in verschiedene Geschäftsprozesse, können z. B. Engpässe erkennen und Entscheidungen datengestützt treffen.
BPM vs. Workflow-Management: Was ist der Unterschied?
Definition Workflow
Ein Workflow ist eine strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten, die dazu dient, eine Aufgabe effizient und nachvollziehbar durchzuführen. Ziel ist es, wiederkehrende Prozesse zu strukturieren und – wo sinnvoll – automatisieren, um Zeit, Kosten und Ressourcen zu sparen. Workflows helfen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Verantwortlichkeiten sowie Regeln festzulegen und Transparenz sicherzustellen.
Sowohl das BPM als auch Workflows zielen auf Effizienzsteigerung ab, allerdings sind die Unterschiede klar zu benennen:
| BPM | Workflow-Management | |
|---|---|---|
| Fokus | Steuerung, Messung und Verbesserung ganzer Geschäftsprozesse | Steuerung einer definierten Aufgaben-, Informations- oder Dokumentenfolge |
| Ziel | Prozesse an Unternehmenszielen ausrichten, messen und kontinuierlich verbessern | Aufgaben strukturiert, regelbasiert und fristgerecht bearbeiten |
| Kennzahlen | End-to-End-Durchlaufzeit, Prozesskosten, Fehlerquote, Kundenzufriedenheit | Bearbeitungszeit eines Schritts, Fristeneinhaltung |
Business Process Management in 3 Schritten einführen
Der Einstieg in BPM gelingt am besten schrittweise und mit einem klaren Bezug zu den Unternehmenszielen. Die folgenden drei Schritte helfen dabei, erste Prozesse gezielt zu verbessern und BPM nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
- Prozesse priorisieren
Bewerte Prozesse z. B. nach Aufwand, Häufigkeit, Fehleranfälligkeit, strategischer Relevanz und Verbesserungspotenzial. Wähle zunächst einen Prozess, bei dem ein konkreter Handlungsbedarf besteht und sich Verbesserungen nachvollziehbar messen lassen. Ein Pilotprozess kann schnelle Erfolge ermöglichen und dadurch die Akzeptanz für weitere BPM-Initiativen fördern.
- Passende BPM-Lösung/- Software auswählen
Wähle eine BPM-Lösung, die zu deinen Zielen und den Anforderungen des Unternehmens passt. Relevante Kriterien können u. a. Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz, Systemintegration, Prozessmodellierung, Automatisierung, Monitoring und Auswertungsmöglichkeiten sein. Fehlt internes Know-how, kann eine externe Beratung bei Methodik, Auswahl und Einführung unterstützen.
- BPM nachhaltig etablieren
Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt können weitere Prozesse folgen. Eine Roadmap mit Zielen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen hilft dabei. Regelmäßiges Monitoring anhand geeigneter Kennzahlen sowie die kontinuierliche Analyse und Verbesserung der Prozesse sind nützlich, um BPM dauerhaft in der Organisation zu verankern.
BPM-Software und Tools: Technologien im Überblick
Prozessmanager:innen können auf verschiedene Technologien und Tools einsetzen, um den Prozesslebenszyklus effektiv zu gestalten und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Zu diesen gehören insbesondere eine BPM-Software, Workflow-Management-Systeme sowie Robotic Process Automation (RPA). Die Technologien können entweder einzeln eingesetzt oder kombiniert werden.
| BPM-Software | ist ein Werkzeug zur technischen Umsetzung des BPMs. Sie unterstützt Unternehmen bei der Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Prozesse lassen sich damit zentral dokumentieren, visualisieren, analysieren und bei Bedarf anpassen. |
| Workflow-Management-System | steuert die operative Abfolge von Aufgaben innerhalb eines Prozesses. So werden konkrete Verantwortlichkeiten, die Reihenfolge der Bearbeitung sowie geltende Fristen und erforderliche Freigaben abgebildet und gesteuert. |
| Robotic Process Automation (RPA) | automatisiert wiederkehrende sowie regelbasierte Tätigkeiten und entlastet so Mitarbeitende von Routineaufgaben. RPA ergänzt das BPM, indem einzelne Aufgaben oder Prozessschritte automatisiert werden. |
BPM im HR: Anwendungsbeispiel aus dem Personalwesen
Mit BPM können Personaler:innen zentrale Prozesse entlang des gesamten Employee Life Cycle gestalten, standardisieren und durch Workflows unterstützen – von der Einstellung eines Mitarbeitenden über Weiterbildungen bis hin zum Offboarding. Digitalisierte Prozesse, etwa beim Onboarding oder bei der Leistungsbeurteilung, reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben wie Talententwicklung und Personalplanung.
Fazit: Business Process Management als Grundlage effizienter Prozesse
Business Process Management hilft Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse ganzheitlich zu gestalten, transparent zu machen und kontinuierlich zu verbessern. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung einzelner Arbeitsschritte, sondern um die End-to-End-Steuerung von Prozessen – von der Modellierung über die Umsetzung und das Monitoring bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung.
Methoden und Technologien wie BPMN, Process Mining, Workflow-Management oder Automatisierung können dabei unterstützen. Entscheidend ist jedoch, Prozesse konsequent an den Unternehmenszielen auszurichten und Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Verbesserungspotenziale regelmäßig zu überprüfen. So wird BPM zu einem kontinuierlichen Managementansatz, der Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit langfristig stärkt.
Häufige Fragen zu BPM (FAQ)
Was bedeutet Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM) bezeichnet die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Abläufe effizienter, transparenter und anpassungsfähiger zu machen.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und Workflow-Management?
BPM betrachtet und verbessert Geschäftsprozesse ganzheitlich und umfasst deren Gestaltung, Analyse, Steuerung, Überwachung und kontinuierliche Optimierung. Workflow-Management konzentriert sich dagegen auf die operative Ausführung von Arbeitsabläufen, insbesondere auf die Reihenfolge der Aufgaben, Zuständigkeiten und Freigaben.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und Prozessmanagement?
Business Process Management und Geschäftsprozessmanagement werden in der Regel synonym verwendet. Beide Begriffe bezeichnen die ganzheitliche Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. „Prozessmanagement“ kann je nach Kontext auch weiter gefasst sein und sich allgemein auf das Management unterschiedlicher Arten von Prozessen beziehen.
Welche Phasen hat der BPM?
Ein häufig verwendetes Modell unterteilt den BPM-Prozesslebenszyklus in fünf Phasen:
- Prozessdesign
- Prozessmodellierung
- Implementierung und Ausführung
- Monitoring
- Kontinuierliche Optimierung
Je nach Modell oder Methodik können die einzelnen Phasen anders bezeichnet, weiter unterteilt oder zusammengefasst werden.
Ist Business Process Management eine Methode oder eine Software?
Business Process Management ist in erster Linie ein Managementansatz und keine einzelne Software oder Methode. Unternehmen nutzen unterschiedliche Methoden und Technologien, um BPM umzusetzen. BPM-Software kann beispielsweise dabei unterstützen, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu dokumentieren, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren.
Was ist BPMN und welche Rolle spielt BPMN im Business Process Management?
BPMN steht für „Business Process Model and Notation“ und ist eine standardisierte grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Mit BPMN lassen sich unter anderem Aktivitäten, Ereignisse, Entscheidungen und Abläufe eines Prozesses visualisieren. Im Business Process Management kann BPMN dabei helfen, Prozesse einheitlich zu dokumentieren und für unterschiedliche Beteiligte verständlich darzustellen.
Welche Technologien werden im Business Process Management eingesetzt?
Je nach Anwendungsfall können unterschiedliche Technologien eingesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise BPM-Software, Workflow-Management-Systeme, Process-Mining-Lösungen und Robotic Process Automation (RPA). Während BPM-Software verschiedene Phasen des Prozessmanagements unterstützt, steuern Workflow-Systeme konkrete Arbeitsabläufe. Process Mining hilft dabei, tatsächliche Prozessabläufe auf Basis vorhandener Prozessdaten zu analysieren, während RPA vor allem regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert.
Welche Vorteile bietet Business Process Management?
Business Process Management kann dazu beitragen, Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Typische Vorteile sind kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten, klarere Verantwortlichkeiten, weniger Fehler sowie eine höhere Prozessqualität. Zudem können Unternehmen Veränderungen und Verbesserungspotenziale schneller erkennen und ihre Prozesse gezielt weiterentwickeln.