Professionelle Assistenz für Quer- und Wiedereinsteiger:innen

Assistenz, Office-Manager:in, Sekretär:in – Wer bin ich?

• Rolle und Aufgaben – Erwartungen kennen, klären und erfüllen.
• Assistenz today – neue Anforderungen und Aufgabenfelder.
• Klischees und Mythen im Berufsbild der Assistenz.
• Standortbestimmung: Kenntnisse, Fähigkeiten, Entwicklungspotenzial erkennen und ausbauen.
• The new normal: Die Assistenz im digitalen Büro – Veränderungen wahrnehmen und aktiv begleiten.

Optimierung der Arbeitsorganisation

• Selbstmanagement – mit Struktur im Spannungsfeld zwischen Fremdbestimmung und Eigenständigkeit bestehen.
• Der Werkzeugkoffer für ein erfolgreiches Selbstmanagement:

1. Bestandsaufnahme von Aufgaben und Umfeld.
2. Prioritäten setzen lernen.
3. Mit Störungen umgehen können.
4. Pareto, ALPEN, SMART: Oldies but Goldies.
5. Selektieren und delegieren.
6. Effektives E-Mail-Management.
7. Nein sagen lernen und üben.

• Hot oder Schrott: digitale Tools.
• Ordnung und  Struktur auf dem Schreibtisch und im Büro. Ablage für alle: Übersicht in den digitalen Ordnern.

Erfolgsfaktor Kommunikation und Zusammenarbeit

• Grundlagen der Kommunikation und Gesprächsführung.
• Erfolgreich kommunizieren mit Kund:innen, Kolleg:innen und Vorgesetzten.
• Zuhören next level: Feelgood-Management im Büro.
• Feedback und Lob verteilen.
• Das Wir-Gefühl stärken: vor Ort oder im Homeoffice.

Abschalten und auftanken

• Intelligenter Umgang mit digitalen Helfern: Smartphone, E-Mails, Social Media.
• Motivation stärken.
• Multitasking aus – Konzentration an.
• Resilienz: Gelassen durch den Tag.
• Als Team erfolgreich bleiben – Happiness Tools für den Teamalltag.

Du lernst,

• deine Erfahrung und dein Wissen optimal einzubringen,
• deine Arbeitsweise zu überprüfen und zu optimieren,
• Abläufe zu standardisieren und zu rationalisieren,
• auch in schwierigen Situationen sicher zu kommunizieren sowie
• eigenverantwortlich dein Aufgabengebiet zu gestalten und auszubauen.

Praxisnahe Vermittlung anhand von Fallbeispielen, Trainer-Input, Diskussionen, Einzel- und Gruppenübungen, Plenumsübungen und Erfahrungsaustausch.

Mitarbeiter:innen aus Sekretariat und Assistenz, die dieses Tätigkeitsprofil nicht im Rahmen ihrer Ausbildung erlernt haben oder nach längerer Pause in den Beruf zurückkehren.

• ein gemeinsames Mittagessen pro vollem Seminartag,
• Pausenverpflegung und
• umfangreiche Arbeitsunterlagen.