Papierloses Büro: So gelingt die Umstellung für Assistenz und Office-Manager

Eine gute Nachricht für alle, die schon einmal in einem überfüllten Ordner nach dem richtigen Dokument gesucht haben: Das papierlose Büro ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Laut einer Bitkom-Umfrage nutzten 2025 bereits 72 Prozent der deutschen Unternehmen weniger Papier als noch fünf Jahre zuvor.¹ Für Assistenz und Office-Manager bietet das die Chance, Prozesse effizienter, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. Im Beitrag erfährst du, wie der Umstieg auf ein papierloses Büro – inklusive eines Blicks auf die Vorteile und Herausforderungen gelingt.

Das Wichtigste in Kürze

• Assistenz und Office-Manager sind zentrale Treiber der Digitalisierung und überführen papierbasierte Prozesse in digitale Workflows.
• Die Umstellung gelingt in 6 Schritten – von der Bestandsaufnahme bis zur Einführung digitaler Prozesse.
• Bei einem papierlosen Büro sind gesetzliche Vorgaben wie die GoBD und DSGVO zu beachten.

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro beschreibt eine Arbeitsweise, bei der Unternehmen Dokumente und Prozesse überwiegend digital organisieren, statt sie auf Papier auszudrucken und in Aktenordnern abzulegen. Wichtige Unterlagen wie Buchungsbelege, Lieferscheine oder Protokolle werden eingescannt oder von Anfang an digital erstellt und anschließend strukturiert gespeichert.

Entscheidend ist dabei eine übersichtliche digitale Ablage: Mitarbeitende müssen Dokumente schnell finden, bearbeiten und an berechtigte Personen weitergeben können. „Papierlos“ bedeutet dabei nicht, dass überhaupt kein Papier mehr verwendet werden darf. Ziel ist vielmehr, papierbasierte Abläufe und physische Archive auf das notwendige Maß zu reduzieren.

Assistenz und Office-Manager gestalten digitale Prozesse

Office-Manager und Assistenzen sind zentrale Treiber der Digitalisierung im Büro. Sie steuern Informationsflüsse, strukturieren die digitale Dokumentenablage und begleiten Führungskräfte und Teams bei der Einführung neuer digitaler Workflows. Dank ihres Überblicks über unternehmensweite Abläufe erkennen sie schnell, wo digitale Lösungen den Büroalltag verschlanken und Prozesse effizienter machen. Konkret unterstützen sie dabei, papierbasierte Aufgaben wie Postbearbeitung, Terminabstimmung oder Rechnungsfreigabe in digitale Abläufe zu überführen.

Papierlos arbeiten: Vorteile und Herausforderungen

Ein papierloses Büro bietet zahlreiche Vorteile, von geringeren Kosten bis zu effizienteren Abläufen. Bei der Einführung müssen Unternehmen allerdings auch Herausforderungen bewältigen.

Vorteile eines papierlosen Büros auf einen Blick:

• Langfristige Kosteneinsparungen: Geringere Ausgaben für Papier, Druckerpatronen und physische Archivflächen.
• Schneller Zugriff auf Dokumente: Mit einer digitalen Ablagestruktur sowie einer Schlagwortsuche lassen sich Unterlagen schneller finden.
• Bessere Zusammenarbeit: Geeignete Systeme ermöglichen es mehreren Personen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass verschiedene Versionen entstehen.
• Zentrale Ablage: Berechtigte Mitarbeitende können auch im Homeoffice oder unterwegs auf wichtige Unterlagen zugreifen.
• Schneller Informationsaustausch: Dokumente lassen sich direkt weiterleiten, kommentieren und zur Freigabe bereitstellen.
• Mehr Nachhaltigkeit: Ein geringer Papierverbrauch schont Ressourcen und reduziert Abfall.

Herausforderungen eines papierlosen Büros:

• Zeit- und Ressourcenaufwand bei der Umstellung: Neue Prozesse müssen geplant und eingeführt werden.
• Schulungsbedarf der Mitarbeitenden: Mitarbeitende müssen lernen, digitale Tools, Ablageregeln und Workflows sicher und einheitlich anzuwenden.
• Digitalisierung der bestehenden Unterlagen: Alte Dokumente zu sortieren, zu scannen und korrekt abzulegen kostet viel Zeit.
• Erstinvestitionen: Für Scanner, Software, Cloud-Speicher oder ein Dokumentenmanagementsystem entstehen Anschaffungskosten.
• Abhängigkeit von Technik: Bei einer schlechten Internetverbindung oder Systemausfällen ist der Zugriff auf digitale Dokumente möglicherweise eingeschränkt.
• Cyberrisiko: Unternehmen müssen digitale Unterlagen durch Zugriffsrechte, sichere Passwörter, Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen vor Verlust oder unbefugtem Zugriff schützen.
• Wachsende Datenmenge: Durch die Digitalisierung entstehen große Datenmengen, die Speicherplatz und Ressourcen benötigen. Daher sind klare Regeln für Archivierung und Löschung notwendig.

Papierloses Büro einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein papierloses Büro entlastet die Assistenz vor allem dort, wo täglich viele Informationen zusammenlaufen: bei der Postbearbeitung, Terminorganisation, Rechnungsfreigabe und der Meetingvorbereitung. Entscheidend ist jedoch nicht, möglichst schnell alle Unterlagen einzuscannen. Wichtiger sind klare Zuständigkeiten und digitale Prozesse, die im Arbeitsalltag zuverlässig und langfristig funktionieren.

In 6 Schritten zum papierlosen Büro:

1. Bestandsaufnahme durchführen: Prüfe, in welchen Bereichen du Papier nutzt und welche Dokumente und Prozesse zuerst digitalisiert werden sollten.
2. Regeln und Zuständigkeiten festlegen: Lege fest, wer Dokumente digitalisiert, ablegt, freigibt und auf vertrauliche Unterlagen zugreifen darf. Halte die wichtigsten Abläufe und Zuständigkeiten schriftlich fest.
3. Passende Tools auswählen: Wähle ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem und ggf. eine Cloud-Lösung. Beachte, dass die Tools zu den Anforderungen deines Unternehmens passen, z. B. Sicherheit, automatische Suchfunktion und Speicherplatz.
4. Dokumente digitalisieren und sichern: Scanne die relevanten Unterlagen, prüfe die Dateien und sichere sie regelmäßig durch Backups.
5. Digitale Ablage organisieren: Erstelle eine einheitliche Ordnerstruktur, klare Dateinamen und verbindliche Ablageregeln, damit alle Dokumente schnell wiedergefunden werden.
6. Digitale Workflows einführen: Ersetze papierbasierte Prozesse wie die Postverteilung, Rechnungsfreigaben oder die Weitergabe von Meeting-Unterlagen durch digitale Prozesse. Informiere alle Beteiligten über die neuen Abläufe und unterstütze sie bei der Anwendung der Tools, z. B. durch Anleitungen oder Schulungen.

GoBD und DSGVO: Rechtliche Vorgaben für das papierlose Büro

Bei einem papierlosen Büro sind insbesondere folgende Vorgaben zu beachten:

1. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
2. DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

GoBD: Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an digitale Dokumente

Die GoBD verpflichten Unternehmen dazu, steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen vollständig, nachvollziehbar, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzubewahren. Nachträgliche Änderungen müssen so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Inhalt sowie die Art und der Zeitpunkt der Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Darüber hinaus müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Für bestimmte Unterlagen wie Jahresabschlüsse gelten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren, für Buchungsbelege – etwa Rechnungen – acht Jahre und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.

DSGVO-konforme Ablage: Pflichten und Maßnahmen

Bei der digitalen Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden. Konkret bedeutet das: Personenbezogene Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden. Typische Maßnahmen sind Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Backups.

Gleichzeitig gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Häufige Fragen zum papierlosen Büro (FAQ)

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro bedeutet, Dokumente und Prozesse überwiegend digital zu organisieren. Ziel ist eine strukturierte digitale Ablage, in der Dokumente schnell gefunden, bearbeitet und weitergegeben werden können.

Wie gelingt die Umstellung auf ein papierloses Büro?

Analysiere zunächst, in welchen Bereichen noch Papier eingesetzt wird und welche Abläufe sich besonders gut digitalisieren lassen. Lege anschließend Zuständigkeiten und Ablageregeln fest, wähle geeignete Tools aus und digitalisiere die relevanten Unterlagen. Danach führst du die neuen Workflows schrittweise ein und unterstützt die Beteiligten bei der Anwendung.

Worauf muss ich bei der digitalen Ablage achten?

Achte auf eine einheitliche Ordnerstruktur, klare Dateinamen und festgelegte Zuständigkeiten, damit Dokumente schnell wiedergefunden werden. Gleichzeitig solltest du Datenschutz, Zugriffsrechte, Backups und gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.

¹ Bitkom e. V.: Deutsche Büros nehmen Abschied von Papier und Aktenordner, zuletzt abgerufen am 25.09.2026.