Wie oft haben Sie sich schon in einem Gespräch den Vorwurf gemacht, Sie hätten einen bestimmten Einwand ihres:r Gesprächspartners:in vorhersehen müssen? Weil ein bestimmtes Gegenargument bei diesem Thema auf der Hand lag? Sie ärgern sich vielleicht, dass Sie Ihre Priorität darauf gesetzt haben, in jedem der heutigen Meetings dabei zu sein oder Ihre Kund:innen sofort zurückzurufen – anstatt sich die Zeit zu nehmen, sich auf den Termin vorzubereiten?
Nun ernten Sie die Früchte Ihrer Entscheidung: Das Gespräch wird wohl einige Zeit mehr in Anspruch nehmen, weil Sie sich inmitten des Termins gemeinsam mit ihrem:r Gesprächspartner:in mit der Lösungssuche beschäftigen müssen, anstatt sich bereits zuvor mit einer guten Vorbereitung zu wappnen. Ein Gesprächsleitfaden für eine erfolgreiche und effiziente Gesprächsführung gibt hier Abhilfe.
Warum sich eine effiziente Vorbereitung lohnt
Gut vorbereitet zu sein bedeutet dabei nicht, in zeitraubender Akribie auch die letzte aller Möglichkeiten im Vorfeld zu erahnen, jeden Einwand vorhersehen zu müssen oder sich für jedes Gespräch ein neues Konzept zu erstellen. Effiziente Vorbereitung ist nicht aufwendig.
Im Gegenteil: Sie erspart uns jede Menge Zeit und Nerven während der Gespräche und danach. Höchste Zeit also, für die eigene Klarheit zu sorgen! Lassen sie sich nicht mehr um den Finger wickeln oder ein Meeting verlassen mit einer ganzen Liste an zusätzlichen Tätigkeiten. Und nie vor lauter Fokus auf die eigenen Anliegen die Sichtweisen und Bedürfnisse der Gesprächspartner:innen außer Acht lassen.
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Trainieren Sie praxiserprobte Gesprächstechniken, um im Umgang mit Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen und Kund:innen noch überzeugender zu kommunizieren! Selbst besondere Gesprächssituationen steuern Sie so souverän zum gewünschten Ergebnis. Oft liegt es an Kleinigkeiten, ob ein Gespräch für beide Seiten zufriedenstellend verläuft. Eine konstruktive, wertschätzende Atmosphäre ist ebenso wichtig wie eine kritische Reflexion Ihres eigenen Kommunikationsstils und eine professionelle Vorbereitung.
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Das 3-Perspektiven-Konzept der effizienten Gesprächsführung
Um sicher zu gehen, dass Sie auch wirklich die wichtigsten Punkte in Ihrer Vorbereitung abgedeckt haben, genügen Ihnen die folgenden drei Perspektiven:
1) Die situative Perspektive
- Um was geht es genau?
Beispiele: Teilnehmende präsentieren ihre Ergebnisse der letzten Woche. Statusbestimmung des Projektes. Motivationslevel hoch halten, damit das Projekt in zwei Monaten abgeschlossen sein kann. - Zahlen, Daten, Fakten?
Beispiele: Wir liegen zwei Wochen hinter dem Zeitplan. Die Lieferkette wurde letzte Woche zwei Mal unterbrochen -> woran lag es genau? Bis wann können wir zuverlässig liefern? - Was ist bisher geschehen?
Beispiele: Die IT hat grünes Licht für die neue Software gegeben. Für die erste Anwenderschulung gibt es jedoch noch keinen Termin. Schnelle Terminrückmeldungen aus den Abteilungen sind erforderlich.
2) Die Ich-Perspektive
- Was genau will ich bei diesem Gespräch erreichen?
Beispiele: Zufriedenstellende Lösung, insbesondere der Liefertermin wird eingehalten. - Was denke, erwarte und empfinde ich im Vorfeld?
Beispiele: Erwartung, dass nicht nur Zahlen, Daten und Fakten besprochen, sondern die Beteiligten auch für ihren bisherigen Einsatz gewürdigt werden. - Was ist meine beste, was meine zweitbeste Lösung bzw. Idee?
Beispiele: Beste Lösung: Würdigung des bisher Erreichten. Deshalb kurze Feedbackrunde vor Faktencheck. Zweitbeste Lösung: Ich nehme kurzen Blickkontakt zu jedem:r Teilnehmer:in vor dem Faktencheck auf. Dadurch würdige ich jede:n Einzelne:n.
3) Die Gesprächspartner:innen-Perspektive
- Was kennzeichnet sie oder ihn insgesamt?
Beispiele: Jana wirkt oft ungeduldig, weil ihre Gedanken um ihre vielen Projekte kreisen. - Was wissen Sie von ihr:ihm?
Beispiel: Jana will ihren Herausforderungen gerecht werden. Sie würde keine zusätzliche Aufgabe ausschlagen. - Was vermuten Sie von ihr:ihm?
Beispiel: Es gibt ein neues, unbeliebtes Projekt zu vergeben. Vermutung: Da sich niemand freiwillig meldet, wird Jana übernehmen. Ich achte darauf, dass die Arbeitslast im Team fairer verteilt wird – auch um schneller mit den Projekten fortzuschreiten.
Um den Leitfaden effizient zu nutzen, halten Sie sich zwei Dinge vor Augen:
- Nicht jeder Punkt dieses Vorbereitungskonzeptes muss für jedes Gespräch beantwortet sein. Gehen Sie intuitiv vor.
- Die Inhalte des Leitfadens sind anpassbar. Je nach Situation ist es sinnvoll, den einen oder anderen Punkt innerhalb der Perspektiven durch einen eigenen zu ersetzen.
Gut trainiert ist voll im Vorteil
Entwickeln Sie ihre eigene Routine! Lassen Sie sich Zeit, ihre eigene Effizienz mit diesem Konzept aufzubauen. Sie werden mit etwas Übung die Fragen immer schneller beantworten und sich damit in nur wenigen Minuten bestmöglich auf ein Gespräch vorbereiten können. Ihr:e Gesprächspartner:in wird es Ihnen danken, wenn Sie das Gespräch kompetent und vorausschauend führen. Und Sie selbst freuen sich über Ihren souveränen Auftritt und jede gewonnene Minute Ihrer kostbaren Zeit.
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