Bewerbungsgespräche erfolgreich führen: So triffst du bessere Personalentscheidungen

Fehlentscheidungen im Recruiting zählen zu den kostspieligsten Fehlern in Unternehmen. Um das Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren, ist ein professionelles und strukturiertes Bewerbungsgespräch entscheidend. Es ermöglicht, die fachliche und persönliche Eignung von Bewerber:innen objektiv zu beurteilen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Hier erfährst du, wie ein strukturiertes Bewerbungsgespräch abläuft, wie du Kompetenzen gezielt abfragst und welche Fragen absolut tabu sind.

Das Wichtigste in Kürze

• Mit verschiedenen Fragetypen kannst du das Bewerbungsgespräch gezielt steuern.
• Besonders schützenswerte und private Fragen (z. B. zur Familienplanung) sind rechtlich unzulässig.
• Strukturierte Bewerbungsgespräche mit einem Fragenkatalog und klaren Bewertungsrichtlinien erhöhen Fairness sowie Vergleichbarkeit und reduzieren das Risiko von Fehlbesetzungen.

Was macht ein gutes Bewerbungsgespräch aus?

Ein gutes Bewerbungsgespräch ist sorgfältig vorbereitet, klar strukturiert und findet in einer offenen sowie wertschätzenden Atmosphäre statt. Es bietet beiden Seiten die Möglichkeit, sich kennenzulernen und wichtige Informationen auszutauschen. Dabei werden nicht nur die fachlichen Qualifikationen von Bewerber:innen geprüft, sondern auch Persönlichkeit, Motivation, Arbeitsweise und die Passung zum Unternehmen. Gezielte Fragen schaffen eine fundierte Grundlage für eine faire und objektive Personalentscheidung und helfen, das Risiko kostspieliger Fehlbesetzungen zu verringern.

Wie bereite ich mich auf ein Bewerbungsgespräch vor?

Eine gute Vorbereitung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch. Dabei arbeiten Personalabteilung und Fachabteilung eng zusammen: Während die Fachabteilung die fachlichen Anforderungen und Auswahlkriterien definiert, organisiert die Personalabteilung den Bewerbungsprozess und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Gemeinsam bereiten beide Abteilungen das Gespräch vor und schaffen die Grundlage für eine faire und fundierte Auswahl.

Bewerbungsgespräch vorbereiten:

• Leitfaden für das Bewerbungsgespräch erstellen
  Ein strukturierter Gesprächsleitfaden hilft dir, das Bewerbungsgespräch zielgerichtet zu führen. Lege im Vorfeld relevante Themen, Fragen und Bewertungskriterien fest. So stellst du sicher, dass alle Kandidat:innen unter vergleichbaren Bedingungen beurteilt werden und wichtige Aspekte nicht in Vergessenheit geraten.
• Teilnehmer im Bewerbungsgespräch festlegen
  Am Bewerbungsgespräch nehmen in der Regel die zuständige Führungskraft und eine Person aus der Personalabteilung teil; bei Bedarf kommt ein:e Mitarbeiter:in aus der Fachabteilung hinzu. Um Bewerber:innen nicht einzuschüchtern, sollten jedoch nicht mehr als drei Personen teilnehmen. Wenn das gesamte Team den:die Bewerber:in kennenlernen soll, bietet sich ein späteres, informelles Kennenlernen an.
• Bewerbungsunterlagen sichten
  Notiere dir vorab die wichtigsten Punkte aus Lebenslauf und Anschreiben, damit du relevante Qualifikationen und Erfahrungen im Gespräch gezielt aufgreifen kannst. Überlege dir außerdem passende Rückfragen, zum Beispiel zu bisherigen Aufgaben, Erfolgen oder besonderen Erfahrungen.

Leitfaden: Ablauf des Bewerbungsgesprächs

1. Begrüßung

Ein gelungener Einstieg beginnt mit einer freundlichen Begrüßung und einer kurzen Vorstellung der Gesprächsteilnehmenden. Damit sich die Bewerber:innen entspannen, kannst du ihnen ein Getränk anbieten und einen kurzen Überblick über den Gesprächsverlauf geben.

2. Vorstellung der Bewerbenden

Im zweiten Schritt erhalten Bewerber:innen die Gelegenheit, sich und ihren Werdegang in eigenen Worten vorzustellen.

3. Das Interview

Im eigentlichen Interview stehen die wichtigsten Themenbereiche im Mittelpunkt, etwa Motivation, Berufserfahrung, persönliche Eigenschaften, Arbeitsweise sowie Wünsche und Erwartungen.

4. Vorstellung des Unternehmens

Im Anschluss folgt eine kurze Vorstellung des Unternehmens und der offenen Position.

5. Fragen des Bewerbers

Im vorletzten Schritt gibst du den Bewerber:innen die Möglichkeit, eigene Fragen zu stellen.

6. Abschluss

Zum Schluss bedankst du dich für das Gespräch und erklärst die nächsten Schritte, z. B. wann sich das Unternehmen zurückmeldet.

Der Goldstandard: ein strukturiertes Interview

Ein strukturiertes Interview ist eine Form des Bewerbungsgesprächs, bei der alle Kandidat:innen nach demselben festen Schema befragt werden. Der Gesprächsverlauf folgt einem einheitlichen Fragekatalog, sodass vergleichbare und faire Bedingungen für alle Bewerber:innen geschaffen werden. Die Fragen beziehen sich in der Regel auf Motivation, Fachwissen, Persönlichkeit, Arbeitsweise und berufliche Ziele. Die Antworten werden anschließend nach einheitlichen Bewertungskriterien ausgewertet und verglichen.

Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch

Fragen für ein strukturiertes Interview sind beispielsweise:

• Motivation
  • Welche beruflichen Ziele verfolgen Sie, und wie arbeiten Sie darauf hin?
  • Wo sehen Sie sich in drei bis fünf Jahren?
  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Was finden Sie an unserem Unternehmen besonders interessant?
• Berufserfahrung und Qualifikation
  • Warum haben Sie sich für diesen Studiengang, diese Ausbildung entschieden?
  • Welche Aufgaben haben Sie in Ihrem bisherigen Job ausgeübt?
  • Worin waren Sie besonders erfolgreich, was ist Ihnen weniger leicht gefallen?
  • Von welcher beruflichen Erfahrung profitieren Sie bis heute?
• Persönliche Eigenschaften und Werte
  • Wie verhalten Sie sich, wenn etwas nicht nach Plan verläuft?
  • Wie gehen Sie mit Feedback oder Kritik um?
  • Welche Werte sind Ihnen im beruflichen Kontext besonders wichtig?
• Arbeitsweise
  • Wie strukturieren Sie einen Arbeitstag?
  • Arbeiten Sie lieber allein oder im Team?
  • Wie gehen Sie damit um, wenn Sie eine Aufgabe nicht sofort lösen können?
  • Auf welchen beruflichen Erfolg oder welche Leistung (z. B. an der Uni) sind Sie besonders stolz?
• Wünsche und Erwartungen
  • Was hat Sie an diesem Jobangebot am meisten angesprochen?
  • Was erwarten Sie von Ihrer Führungskraft?
  • Wie stellen Sie sich Ihren idealen Arbeitstag bei uns vor?
  • Was wünschen Sie sich in Bezug auf die Zusammenarbeit?

STAR-Methode: Kompetenzen gezielt abfragen

Die STAR-Methode ist eine Interviewtechnik, mit der du herausfinden kannst, wie Bewerber:innen in konkreten Arbeitssituationen gehandelt haben und welche Kompetenzen sie dabei eingesetzt haben:

Bitte die Bewerber:innen, eine Situation (S) aus ihrer bisherigen Tätigkeit zu schildern, ihre Aufgabe (T = Task), ihr Vorgehen (A = Action) und das Ergebnis (R = Result) zu erläutern. So erhältst du ein realistisches Bild von ihrer Arbeitsweise sowie ihrer Entscheidungs- und Problemlösungsfähigkeit.

3 Fragetechniken im Überblick

Mit geeigneten Fragetechniken kannst du ein Gespräch leiten, den Gesprächsverlauf gezielt lenken und damit sicherstellen, dass du alle Informationen erhältst, die du brauchst.

Diese drei Fragetypen solltest du kennen:

1. Offene Fragen: Es werden keine Antwortmöglichkeiten vorgegeben, sodass die Bewerber:innen frei antworten können. Dadurch erhältst du ausführliche Antworten und gewinnst umfassende Einblicke in Erfahrungen, Kompetenzen und Sichtweisen.

Stelle dafür W-Fragen:

• Was hat Ihnen an der Stellenausschreibung besonders gefallen?
• Wie stellen Sie sich Ihren optimalen Arbeitstag vor?

2. Entweder-oder-Fragen: Diese Fragen sind auch als Alternativfragen bekannt, da sie Alternativen zur Wahl bereitstellen. Im Gegensatz zu offenen Fragen werden sie weniger ausführlich beantwortet:

• Arbeiten Sie lieber im Team oder allein?
• Bevorzugen Sie klare Vorgaben oder Eigenverantwortung?

3. Geschlossene Fragen: Mit einer geschlossenen Frage wird auf eine eindeutige Entscheidung abgezielt. Die Bewerber:innen müssen in diesem Fall mit „ja“ oder „nein“ antworten:

• Haben Sie bereits Berufserfahrung in diesem Bereich?
• Verfügen Sie über einen Führerschein der Klasse B?

Je nach Situation und Bewerber:in solltest du die verschiedenen Fragetypen gezielt kombinieren. Wirkt ein:e Bewerber:in nervös oder erzählt nur wenig von sich, kannst du mit offenen Fragen ausführliche Informationen über Erfahrungen, Fähigkeiten und Motivation erhalten. Wenn ein:e Bewerber:in dazu neigt, weit auszuholen oder vom Thema abzuschweifen, helfen dir geschlossene Fragen dabei, das Gespräch zu strukturieren.

Diese Themen gehören nicht in ein Bewerbungsgespräch

In Bewerbungsgesprächen gibt es bestimmte Fragen, die unzulässig sind, weil sie in besonders geschützte, private Lebensbereiche eingreifen. Dazu zählen Fragen zu Familienstand, Kinderwunsch, Schwangerschaft oder Heiratsabsichten sowie zu Partnerschaften und familiären Verpflichtungen.

Ebenfalls unzulässig sind Fragen zur gesundheitlichen Situation, zu Behinderungen, Krankheiten in der Familie oder Vorerkrankungen, sofern diese nicht unmittelbar für die konkrete Tätigkeit relevant sind. Fragen nach Religion, Konfession, parteipolitischer Ausrichtung oder einer Gewerkschaftszugehörigkeit sind ebenso tabu wie Fragen nach Alter, ethnischer Herkunft, Vermögensverhältnissen, Verschuldung oder nicht einschlägigen Vorstrafen.

Strukturierte Bewertung mit Evaluationsbögen

Mit Evaluationsbögen lassen sich Eindrücke aus einem Bewerbungsgespräch strukturiert, objektiv und transparent festhalten. Eine Bewertungsskala – z. B. von 1 bis 5 – ermöglicht es dir, selbst komplexe Kriterien wie Führungskompetenzen oder Teamfähigkeit differenziert zu bewerten und Bewerber:innen gezielt miteinander zu vergleichen:

Verfügt der:die Bewerber:in über Führungskompetenzen?

Achte darauf, dass die Evaluationsbögen immer an die jeweilige Position angepasst werden. Die Anforderungen an eine Führungsposition unterscheiden sich deutlich von denen einer Junior-Stelle – das sollte sich in den Bewertungsrubriken widerspiegeln.

Bias bei der Personalauswahl vermeiden

Ein Bias (engl.), also eine Voreingenommenheit, beeinflusst deine Entscheidungen meist unbewusst. Die Folgen können weitreichend sein: Vorurteile gegenüber Bewerbenden, beispielsweise in Bezug auf Geschlecht, Herkunft oder Alter, können im schlimmsten Fall zu Diskriminierung und in der Folge einem weniger diversen Team führen.

Das kannst du tun, um Bias zu minimieren:

• Hinterfrage deine Entscheidungen aktiv, um deine eigene Voreingenommenheit zu erkennen.
• Nutze Schulungen oder den Austausch mit Kolleg:innen, um neue Perspektiven zu gewinnen.
• Formuliere Stellenausschreibungen inklusiv und gendergerecht, damit sich alle qualifizierten Personen angesprochen fühlen (m/w/d).
• Lege vorab objektive Bewertungskriterien fest, um die Kandidat:innen fair und neutral zu bewerten.

Ergänzende Auswahlmethoden

Neben dem klassischen Bewerbungsgespräch stehen dir weitere Instrumente zur Verfügung, um die Fähigkeiten von Kandidat:innen zu prüfen. Dazu gehören beispielsweise Tests zu kognitiven Fähigkeiten oder Persönlichkeitsmerkmalen, Arbeitsproben sowie praxisnahe Aufgaben – etwa die Entwicklung eines Lösungsansatzes für ein spezifisches Problem. Eine besonders umfassende Auswahlmethode ist dabei das Assessment-Center.

Assessment-Center

Das Assessment-Center ist ein strukturiertes Auswahlverfahren, in dem fachliche, soziale und methodische Kompetenzen von Bewerbern anhand praxisnaher Aufgaben gezielt erfasst und bewertet werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Vor- und Nachteile eines Assessment-Centers zusammengefasst:

Vorteile:

• Gezielte Vorauswahl zur Reduktion der Bewerberzahl
• Objektive Einschätzung der Teilnehmer:innen durch mehrere Beobachter und dadurch geringeres Risiko subjektiver Fehlentscheidungen
• Höhere Wahrscheinlichkeit, den:die passenden Bewerber:in auszuwählen
• Mehr Transparenz durch eine bessere Vergleichbarkeit der Leistungen
• Nachweis einer Auswahl auf Grundlage fachlicher und sozialer Kompetenzen
• Stärkung der Arbeitgebermarke durch transparentes und professionelles Auswahlverfahren

Nachteile:

• Hoher organisatorischer und finanzieller Aufwand
• Zeitintensives Auswahlverfahren
• Erhöhter Stress- und Leistungsdruck während des Auswahlverfahrens

Was muss ich bei Remote- und Videointerviews beachten?

Unsere Arbeitswelt wird zunehmend digital – das gilt auch für Bewerbungsgespräche. Besonders die erste Vorstellungsrunde findet häufig als Videointerview statt. Damit das Gespräch reibungslos verläuft, solltest du diese vier Punkte beachten:

1. Technik vorab testen. Prüfe Kamera, Mikrofon und Internetverbindung, um technische Probleme zu vermeiden.
2. Blickkontakt halten. Schau beim Sprechen in die Kamera. Da die Körpersprache im Videointerview nur eingeschränkt wahrgenommen wird, gewinnen Mimik und aktives Zuhören an Bedeutung.
3. Auf gute Beleuchtung achten. Sorge für ausreichend Licht von vorne und vermeide Gegenlicht und Schatten.
4. Professionelles Umfeld sicherstellen. Wähle einen ruhigen Ort mit einem neutralen Hintergrund und stelle sicher, dass du während des Gesprächs ungestört bist.

Wie kommuniziere ich Absagen richtig?

Eine Absage sollte klar, höflich und professionell formuliert sein. Bedanke dich für das Interesse am Unternehmen sowie für die Zeit und Mühe, die die Bewerber:innen in den Bewerbungsprozess investiert haben. Ein wertschätzender Abschluss mit guten Wünschen für den weiteren beruflichen und persönlichen Weg rundet die Absage ab.
Wenn du den Grund für die Absage nennst, sollte dieser sachlich formuliert und ausschließlich auf die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle bezogen sein. Viele Unternehmen verzichten jedoch bewusst auf eine ausführliche Begründung, um Missverständnisse und rechtliche Risiken im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu vermeiden.

FAQ

Was ist ein strukturiertes Bewerbungsgespräch?

Ein strukturiertes Bewerbungsgespräch folgt einem festen Schema mit einheitlichen Fragen und klaren Bewertungskriterien. Alle Kandidat:innen werden zu den gleichen Themen befragt, damit vergleichbare und faire Bedingungen entstehen.

Welche Fragen sind im Bewerbungsgespräch wichtig?

Wichtig sind Fragen zu Motivation, Berufserfahrung, Qualifikationen, persönlichen Eigenschaften, Arbeitsweise sowie Wünschen und Erwartungen. So kannst du die fachliche und persönliche Eignung sowie die Passung zum Unternehmen besser einschätzen.

Welche Fragen sind im Bewerbungsgespräch verboten?

Verboten sind Fragen zu besonders geschützten, privaten Bereichen: u. a. zu Familienstand, Kinderwunsch, Schwangerschaft, Religion, politischer Ausrichtung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Vermögensverhältnissen, Verschuldung oder nicht relevanten Krankheiten und Vorstrafen.