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Digitale Personalakte 2027: Pflicht, DSGVO & Einführung

Digitale Personalakte 2027: Pflicht, Vorteile, DSGVO & Einführung im Unternehmen

Isabell Vahtrik

Aktenordner waren gestern: Die Novellierung der Beitragsverfahrensordnung macht die digitale Personalakte ab 2027 obligatorisch. Was HR jetzt tun sollte, welche Vorteile die elektronische Personalakte bietet und wie die Einführung im Unternehmen gelingt, liest du hier.

Alles Wichtige in Kürze

  • Ab 2027 wird die Führung bestimmte Entgeltunterlagen in digitaler Form Pflicht.
  • Mit der Einführung einer digitalen Personalakte spart HR Zeit und Geld und gewinnt an Effizienz.
  • Auch bei der digitalen Personalakte müssen Aufbewahrungsfristen gewahrt werden.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist das Pendant zur klassischen Personalakte in Papierform. Auch hier werden alle für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Unterlagen abgelegt. Der Unterschied: Bei der elektronischen Personalakte liegen diese Unterlagen in digitaler Form gesammelt in einer HR-Software ab.

Bereits seit über zwei Jahrzehnten gibt es digitale Personalakten, dennoch sind sie noch nicht in allen Unternehmen angekommen. Mit der Pflicht, bestimmte Dokumente digital vorzuhalten, lohnt es sich für Unternehmen allerdings, Personalakten komplett digital zu führen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Auch wenn die Umstellung von Papier zu digital erst einmal mit Aufwand verbunden ist – das Führen einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Vorteile:

Kostenreduktion: Digitale Dokumente benötigen kein Papier und keinen Lagerplatz. Das sorgt für Einsparungen bei Raum-, Papier- und Druckkosten und ist zudem nachhaltiger.

Mobile Verfügbarkeit: Auf die digitalen Unterlagen kann ortsunabhängig zugegriffen werden, z. B. in anderen Niederlassungen oder aus dem Homeoffice.

Self-Service für Mitarbeitende: Persönliche Daten können von Mitarbeitenden selbst gepflegt und aktuell gehalten werden. Das bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung für HR.

Datenschutz: Mit einer HR-Software ist automatisch sichergestellt, dass alle Unterlagen datenschutzkonform gespeichert sind und die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt sind.

Effizienzgewinn und Prozessbeschleunigung: Kein lästiges Suchen mehr, alle Unterlagen sind an einem Ort gesammelt und für alle Berechtigten ist der derzeitige Stand einsehbar. Auch Verwaltungsarbeiten, die sonst aufwendig mit ausgedruckten Unterlagen erledigt werden mussten, können nun elektronisch und zeitsparend ausgeführt werden. Automatisierte Prozesse, definierte Workflows und Freigabeprozesse machen das Arbeiten effizienter.

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Mit Ausnahme des öffentlichen Dienstes, gibt es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht zur Führung von Personalakten – egal, ob digital oder in Papierform. Aber mit der novellierten Beitragsverfahrensordnung (BVV) sind Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet bestimmte Entgeltunterlagen, die sich aus § 8 Abs. 2 BVV ergeben, digital vorzuhalten. Darunter fallen u. a.:

Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist, Arbeitgeber können sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen. Ab 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV jedoch zwingend digital geführt werden. Auch wenn das Gesetz die Führung von Personalakten nicht direkt verlangt, kommen Unternehmen durch diese gesetzliche Regelung nicht mehr drumherum, digitale Personalakten zu führen.

Welche Unterlagen müssen in die digitale Personalakte?

Es gibt kein einzelnes Gesetz, das regelt, welche Inhalte eine Personalakte enthalten muss. Eine strukturierte, elektronische und datenschutzkonforme Führung bestimmter Entgeltunterlagen ergibt sich allerdings aus der novellierten BVV.

Grundsätzlich gilt, dass alles, was die Privatsphäre von Beschäftigten betrifft, nicht in die Personalakte gehört (z. B. Gewerkschaftszugehörigkeit, politische Einstellung). Sie sollte nur Inhalte enthalten, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind wie:

Aufbewahrungsfristen beachten

Wie für die Personalakte in Papierform gelten auch für die Unterlagen in der digitalen Personalakte bestimmte Aufbewahrungsfristen. Hier ein kleiner Überblick:
Arbeitsverträge: 8 Jahre
Arbeitszeugnis: 3 Jahre
Entgeltabrechnungen: 8 Jahre
Kündigung: 8 Jahre
Personalbogen: 3 Jahre
Unterlagen zu einem BEM-Verfahren: 3 Jahre
Sensible Daten: Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses

Wie gelingt die Umstellung auf eine digitale Personalakte?

Damit die Umstellung von Papier zu digital reibungslos funktioniert, ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll.

  1. Verantwortliche bestimmen

Zunächst ist es wichtig, ein Team aus HR-Verantwortlichen, Compliance und der IT zu bestimmen, die sich mit dem Thema digitale Personalakte beschäftigen und im Prozess unterschiedliche Aufgaben übernehmen, wie z. B. sicherzustellen, dass die vorhandene Hardware zu den technischen Anforderungen der gewünschten Software passt oder compliance-konform ist.

  1. Belegschaft informieren

Die Umstellung auf die digitale Personalakte sollte an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden. Auch Zwischenstände dürfen ruhig bekanntgegeben werden. So fühlen sich Beschäftigte transparent informiert und im Prozess mitgenommen. Sobald die Software implementiert ist, sollte es nicht nur für HR-Verantwortliche, sondern auch für Beschäftigte die nötigen Schulungen geben.

  1. HR-Prozesse festlegen

Das Team aus HR-Verantwortlichen legt u. a. fest, welche HR-Prozesse mit der Software umgesetzt werden sollen, welche Dokumente in der elektronischen Personalakte gespeichert werden sollen und wer welche Zugriffsrechte benötigt.

  1. Personalmanagement-Software auswählen

Wenn klar ist, welche Anforderungen die Software erfüllen soll, gilt es, die passende HR-Software auszuwählen. Dabei lohnt es sich, zu vergleichen und über den Anbieter einen umfangreichen Einblick zu erhalten oder sogar eine Demo-Version zu testen. Mögliche Fragen, die bei der Auswahl helfen:

Digitale Personalakte und Datenschutz: DSGVO beachten
Im Umgang mit personenbezogenen Daten gelten beim Datenschutz strenge Regeln. Darum sollte bei der Auswahl einer geeigneten Personalmanagement-Software unbedingt darauf geachtet werden, dass sie DSGVO-konform ist, also den Ansprüchen der Datenschutzgrundverordnung genügt.

  1. Personalunterlagen digitalisieren

Um einen Überblick über die zu digitalisierenden Dokumente zu bekommen, ist es ratsam, erst einmal gründlich auszumisten. Personalunterlagen, die nicht mehr gebraucht werden und keiner Aufbewahrungsfrist unterliegen, können aussortiert werden. Alle anderen Dokumente müssen eingescannt werden. Gibt es große Mengen an analogen Unterlagen, ist es ratsam sich externe Hilfe zu suchen. Zwar fallen dann zunächst Kosten an, diese zahlen sich am Ende jedoch aus.

Sobald alle relevanten Dokumente digitalisiert wurden, können sie in die Software importiert werden.

Dürfen Originale vernichtet werden?
Generell gibt es keine Pflicht, digitalisierte Dokumente aufzubewahren, sofern sie nicht der Schriftform bedürfen, doch bei manchen Dokumenten kann es sinnvoll sein, das Original nicht zu vernichten. Denn: Im Streitfall kann das Original als Beweismittel von Vorteil sein, da original unterschriebene Dokumente eine höhere Beweiskraft vor Gericht haben.

Fazit: Digitale Personalakte als Grundlage moderner HR-Arbeit

Wer im HR-Alltag schnell und verlässlich arbeiten will, braucht eine solide Basis – und genau das ist die digitale Personalakte. Statt Dokumente in dicken Ordnern zu suchen oder zwischen verschiedenen Systemen hin- und herzuspringen, liegen alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden an einem zentralen Ort: übersichtlich, aktuell und für alle Berechtigten jederzeit abrufbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch die Voraussetzung dafür, dass HR-Teams den Kopf frei haben für das, was wirklich zählt – nämlich Menschen.