Die digitale Personalakte

Grundlage für die Personalverwaltung 4.0

Für eine moderne Personalverwaltung ist die Umstellung auf eine digitale Personalakte unverzichtbar. Das notwendige Know-how für die Umstellung von händischer auf digitale Personalakte sowie die rechtlichen Anforderungen wird praxisnah in diesem Seminar thematisiert. Es wird ein kompakter und zielgerichteter Überblick über das ordnungsgemäße und datenschutzkonforme Führen der Personalakten – egal ob digital oder händisch – gegeben. So bleibt die Verwaltung der Mitarbeiter:innen jederzeit im Griff und der schnelle Zugriff auf alle relevanten Daten ist gewährleistet. Außerdem kann der Einsatz von Künstlicher Intelligenz Workflows vereinfachen.

Inhalte

HR-Strategie „Digitalisierung“

  • Abläufe und Prozesse der Personalarbeit digitalisieren – was ist sinnvoll und notwendig?
  • Die digitale Personalakte – damit beginnt die moderne Verwaltung.

Die (digitale) Personalakte

  • Grundlegender Aufbau und Struktur der Personalakte (ob händisch oder digital).
  • Notwendige Inhalte.
  • Inhalte verwalten oder papierloses Büro?
  • Das Personalstammblatt.
  • Relevante Entscheidungskriterien.
  • Auswahl passender Softwareanbieter.
  • IT-Berechtigungssysteme für den Zugriff.
  • Was ist bei der Umstellung auf eine digitale Personalakte zu beachten?
  • Welche Veränderungen ergeben sich beim Einsatz einer digitalen Personalakte für die tägliche Personalverwaltung?

Einsichts- und Berichtigungsanspruch

  • Rechtliche Grundlagen.
  • Anliegen und Ansprüche der betrieblichen Mitbestimmung und der Beschäftigtenvertretung.

Vertraulichkeit der Personalakte

  • Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldaten. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz im Überblick.
  • Fürsorgepflicht der Arbeitgeber.
  • Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer:innen.
  • Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten.
  • Beurteilungen von Beschäftigten.
  • Schnittstelle zur Personalentwicklung.

Aufbewahrungsfristen

  • Was ist bei welchen Themen und Dokumenten in der Praxis zu beachten?
  • Was passiert bei der Digitalisierung automatisch?
  • Wann kann ich Unterlagen vernichten?

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

  • Die Personalprozesse AGG-konform verwalten.

Lernumgebung

In deiner Online-Lernumgebung findest du nach deiner Anmeldung nützliche Informationen, Downloads und Extra-Services zu dieser Qualifizierungsmaßnahme.

Dein Nutzen

  • Es wird ein praxisnaher Überblick über eine zeitgemäße und funktionale Personalakte vermittelt.
  • Mit einer korrekt geführten digitalen Personalakte wird die Basis für eine effektive und moderne Personalarbeit geschaffen.
  • Rechtlich in der Personalverwaltung auf dem aktuellen Stand sein und sich Mehrfacharbeiten ersparen.
  • Klarheit über die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte und die künftige Ausrichtung der Personalverwaltung gewinnen.
  • Fehler beim Kauf von Software vermeiden und die passende Lösung für sich finden.
  • Personalverwaltungsprozesse überprüfen und Tipps erhalten, um diese im Tagesgeschäft effizienter zu gestalten.
  • Erfahren, wie Künstliche Intelligenz sinnvoll eingesetzt werden kann.
  • Checklisten, Formulare, Mustervorlagen und Beispiele unterstützen den direkten Transfer in die Praxis.

Das Seminar sichert den nachhaltig korrekten Umgang mit der Personalakte inklusive der Umwandlung und dem Führen in digitaler Form.

Methoden

Expert:innen-Input, Praxisbeispiele, Fachdiskussionen, Erfahrungsaustausch, Übungen und Checklisten.

Empfohlen für

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich bzw. mit Personalaufgaben, Assistenzen der Geschäftsführung und Verwaltungsmitarbeiter:innen, die sich einen fundierten und kompakten Überblick über das korrekte und sinnvolle Gestalten der Personalakte verschaffen wollen. Personalverantwortliche, Datenschutzbeauftragte und IT-Beschäftigte, die Projekte zur Einführung einer digitalen Personalakte begleiten.

Open Badges - Zeige auch digital, was du kannst.

Open Badges sind anerkannte, digitale Teilnahmezertifikate. Diese verifizierbaren Nachweise sind der aktuelle Standard für die Einbindung in Karrierenetzwerken wie z.B. LinkedIn.

Damit zeigst du digital, über welche Kompetenzen du verfügst. Nach erfolgreichem Abschluss erhältst du von uns ein Open Badge.

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Weitere Empfehlungen zu „Die digitale Personalakte“

Stimmen unserer Teilnehmer:innen

"Sehr praxisnah und kompetent vorgetragen. Reibungslose Durchführung des Online-Seminars von Anfang bis Ende."

Mirko Otter
BIM GmbH

"Sehr guter und lockerer Vortrag. Es konnten alle Fragen beantwortet werden. Die Referentin hat eine hohe Kompetenz und die Unterlagen sind ein gutes Nachschlagewerk."

Nadine Lattrich
BGE

"Die Referentin ist immer gleich und verständlich auf die Rückfragen eingegangen. Ich fühlte mich rundherum gut und kompetent aufgehoben."

Karin Kirchhofer
Develco Pharma GmbH

Seminarbewertung zu „Die digitale Personalakte“

4,6 von 5
bei 152 Bewertungen
Seminarinhalte:
4,6
Verständlichkeit der Inhalte:
4,7
Praxisbezug:
4,5
Fachkompetenz:
4,9
Teilnehmenden­orientiert:
4,9
Methodenvielfalt:
4,5
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