Drei laufende IT-Projekte, zwei strategische Initiativen und eine Reorganisation laufen parallel. Klingt nach Ausnahmezustand? In vielen Unternehmen gehört das zum Alltag. Doch genauso gehören gute Ideen und Initiativen dazu, die Zeit und Kapazitäten benötigen, um erfolgreich zu sein. In diesem Spannungsfeld zwischen Aufgaben, erfolgsversprechenden Projekten und knappen Kapazitäten beginnt Multiprojektmanagement.
Das Wichtigste in Kürze
- Multiprojektmanagement bündelt die Steuerung mehrerer Projekte und ordnet Termine, Inhalte, Personal und Budget auf Portfolioebene.
- Ohne verbindliche Priorisierungskriterien und übersichtliche Kapazitätssicht geraten Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele im gesamten Projektportfolio ins Wanken.
- Projekt Management Office und Führungsgremien stellen die Regeln für Entscheidungen, Controlling und Reporting bereit – sie machen das Multiprojektumfeld entscheidungsfähig.
Was ist Multiprojektmanagement? Definition und Abgrenzung
Multiprojektmanagement (MPM) ist der Umgang mit mehreren parallellaufenden Projekten innerhalb einer Organisation. Dabei liegt der Fokus nicht auf den einzelnen Projekten. Vielmehr wird hier die Gesamtheit und das Zusammenspiel dieser betrachtet: Welche Projekte laufen und wie hängen sie zusammen, welche Ressourcen teilen sie und wo entstehen Konflikte?
Multiprojektmanagement weitet den Blick: Es verbindet die Sicht des Projektmanagements, der Bereichsleitung und des Lenkungsausschusses und steuert dabei mehrere Projekte zugleich.
Wichtig ist hierbei die Abgrenzung zwischen zwei Managementebenen:
- Programmmanagement: Gezieltes Management mehrerer gebündelter Projekte, die ein übergeordnetes Ziel verfolgen.
- Projektportfoliomanagement: Steuert, ob und wann Projekte gestartet, fortgeführt oder beendet werden.
Was sind Herausforderungen im Multiprojektmanagement? Typische Probleme und Stolpersteine
Werden mehrere Projekte gleichzeitig verfolgt, können Probleme nicht nur innerhalb dieser entstehen, sondern auch auf der Ebene dazwischen. Genau dort, wo sich Projektbeteiligte Kapazitäten, Budgets und andere Ressourcen teilen.
Typische Stolpersteine können sein:
- Ressourcenkonflikte und Engpässe: Diese treten auf, wenn Ressourcen doppelt belegt oder nicht ausreichend an Veränderungen angepasst werden.
- Abhängigkeiten zwischen Projekten: Laufen mehrere Projekte parallel und stehen diese in Abhängigkeit voneinander, steigt der Koordinationsaufwand exponentiell. Das führt häufig zu Komplikationen und Verzögerungen.
- Mehrfachbelastung sowie konkurrierende Prioritäten: Werden Mitarbeitende in mehrere Projekte eingebunden, ohne dass zwischen den Projekten oder den Aufgaben eine Priorisierung festgelegt wurde, kann daraus eine Mehrfachbelastung
- Fehlende Transparenz über Projektlandschaft und Kapazitäten: Wird die Priorisierung der Aufgaben einzelnen Mitarbeitenden individuell überlassen, kann es zu Fehlentscheidungen kommen.
- Mangelnde Ausschöpfung von Synergien: Durch die separate Bearbeitung gleicher Themen in unterschiedlichen Projekten können potenzielle Synergien leicht übersehen werden.
Diese Herausforderungen zeigen, warum ein strukturiertes Multiprojektmanagement nötig ist. Denn ohne bleibt am Ende nur der Fokus auf das einzelne Projekt, während der Blick für das gesamte Projektportfolio verloren geht.
5 Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement
Um die Herausforderungen zu meistern, solltest du auf die fünf Erfolgsfaktoren des Multiprojektmanagements achten.
| 1. | Realistische Ressourcenplanung | Nur durch zentrale Steuerung der Ressourcen kann die Verschwendung dieser minimiert werden. |
| 2. | Regelmäßige Abstimmung | Kontinuierlicher Austausch zwischen den Projekten, um Veränderungen und Engpässe direkt zu erkennen. |
| 3. | Transparente Prioritäten | Projekte werden anhand klarer, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteter Kriterien bewertet. Beispielsweise durch eine Priorisierungsmatrix. |
| 4. | Klare, zentralisierte Verantwortlichkeiten | Verantwortlichkeiten und Entscheidungshoheiten sind klar und zentralisiert festgelegt. |
| 5. | Einheitliche Entscheidungs- und Reportingprozesse | Zentral verankerte Prozesse für Transparenz und Konsistenz über alle Projekte hinweg. Als Basis für erkennbare Synergien. |
Multiprojektmanagement-Prozess: Wie funktioniert die Steuerung in der Praxis?
Mehrere Projekte zur gleichen Zeit zu managen erfordert viel Planung. Besonders wichtig ist dabei, den Überblick zu gewährleisten, klare Rollen zu verteilen und eindeutige Entscheidungswege festzulegen.
Projektüberblick behalten: Zentrale Steuerung im Multiprojektmanagement
Ohne Gesamtbild bleibt jede Optimierung Stückwerk. In der Praxis gilt es den Überblick zu behalten:
- Eine zentrale, gepflegte Projektliste mit Auftrag, Zielen, Verantwortlichen, Laufzeit und Budget.
- Eine einfache Visualisierung von Abhängigkeiten und kritischen Pfaden zwischen Projekten.
- Ein Reporting, das für jedes Projekt den Status zu Terminen, Kosten und Qualität zusammenführt. Dafür steht idealerweise ein gemeinsames Dashboard zur Verfügung.
Dadurch wird sichtbar, wo das „magische Dreieck“ des Projektmanagements (Zeit, Kosten, Qualität) im Portfolio möglicherweise kippt und wo gegengesteuert werden sollte.
Rollen und Verantwortlichkeiten im Multiprojektmanagement
Neben der Schaffung des Überblicks ist es wichtig, Rollen, und damit verbundene Verantwortungen, klar zu verteilen. Unter anderem sind folgende Rollen für die Ausführung und Koordination sowie Überwachung der Projekte relevant:
Entscheidungswege im Multiprojektmanagement klar definieren
Gerade im MPM ist zentral zu wissen, wer entscheidet was und wann?
- Ab welchem Umfang von Zeit-, Kosten- oder Qualitätsabweichungen wird ein Projekt eskaliert?
- Welche Verantwortlichen bei Ressourcenkonflikten das letzte Wort haben.
- Wie mit Projektveränderungen verfahren wird, und welche Änderung von welcher Instanz entschieden wird.
Durch solche klaren Entscheidungshierarchien kann verhindert werden, dass Entscheidungen zu spät getroffen und Zeit, Budget und Ressourcen verschwendet werden.
Wie du Projekte im Multiprojektmanagement richtig priorisierst: Kriterien und Methoden
Um eine Priorisierung unter den Projekten zu erstellen, musst du die einzelnen Projekte anhand verschiedener Kriterien bewerten. Dabei kannst du für eine strukturierte Bewertung mit unterschiedlichen Priorisierungsmethoden arbeiten. Welche Methode sinnvoll ist richtet sich nach der Art der Projekte.
Mögliche Kriterien:
- Strategische Relevanz
- Dringlichkeit
- Ressourcenbedarf
- Risiken
- Innovationspotential
Diese kannst du in folgenden Priorisierungsmodellen anwenden:
| Modell | Anwendung | Einsatz |
|---|---|---|
| Kosten-Nutzen-Analyse: | Gegenüberstellung der Kosten und des erwarteten Nutzens eines Projekts. | Projekte mit Fokus auf den Return on Investment (ROI). |
| Scorecard-Modell: | Sehr vielseitig und umfangreich, bewertet ganzheitlich. Sehr aufwendig und zeitintensiv. | Geeignet für vielseitige und komplexe Projekte. |
| Eisenhower-Matrix: | Klassifiziert Projekte in einer Matrix nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. | Kurzfristige Projekte. |
| MoSCoW-Methode: | Priorisiert Aufgaben in einem Projekt anhand einer vierstufigen Bewertungsskala. | Geeignet für kurze und agile Projekte. |
| AHP-Methode: | Kriterien und Ziele werden hierarchisch dargestellt, dabei werden Merkmale miteinander verglichen. | Komplexe und langfristige Projekte. |
Kapazitätsplanung im Multiprojektmanagement: Ressourcen projektübergreifend steuern
Die Planung und Verteilung verfügbarer Ressourcen und Kapazitäten ist eine der zentralen Herausforderungen des Multiprojektmanagements.
Dashboards: Anhand von Dashboards kannst du auf einen Blick erkennen, wie es um deine Projekte steht. Dabei können beispielsweise Ampelsysteme oder Meilensteinanalysen verwendet werden.
Ressourcenpool: Mit einem Ressourcenpool behältst du den Überblick darüber, welche Ressourcen bereits eingesetzt werden und wo noch Verfügbarkeiten bestehen.
Laufende Anpassungen: Die Kapazitäten werden nicht nur am Anfang jedes Projekts verteilt. Im Laufe der Projekte evaluierst du immer wieder neu, welche Kapazitäten und Ressourcen tatsächlich benötigt werden und wo mehr Bedarf ist.
Puffer und Risikomanagement: Plane bei der Verteilung von Kapazitäten und Ressourcen immer Puffer mit ein, denn das Risiko für Unvorhergesehenes (Krankheit, ungeplante Aufträge etc.) besteht immer.
Zielkonflikte vermeiden: Um Konflikte der Projektziele vorzubeugen, solltest du von Anfang an genau dokumentieren, welche Ziele bei den jeweiligen Projekten verfolgt werden.
Vorgehensmodelle im Multiprojektmanagement: Klassisch, agil oder hybrid
Nicht jedes Projekt läuft gleich, deshalb ist es ratsam sich mit unterschiedlichen Vorgehensmodellen auszukennen. Klassische Ansätze wie das Wasserfallmodell eignen sich für Projekte mit festen Anforderungen, während dir agile Methoden wie Scrum oder Kanban mehr Flexibilität bei unsicheren oder sich schnell ändernden Rahmenbedingungen bieten.
In der Praxis wirst du häufig hybride Modelle vorfinden, bei denen klassische Planungsstrukturen mit agilen Umsetzungsphasen kombiniert werden. Wichtig ist, dass du die passende Methode je nach Projektkomplexität auswählst.
Multiprojektmanagement einführen: In 5 Schritten zum Erfolg
Wenn du Multiprojektmanagement in deinem Unternehmen etablieren oder bestehende Strukturen verbessern willst, lohnt sich ein Vorgehen in fünf Schritten:
- Bestehende Projektlandschaft erfassen
Zunächst heißt es, die gesamte bereits bestehende Projektlandschaft – inklusive Ressourcenbindung, Status und Verantwortlichen – zu erfassen, um einen Überblick über bereits laufende Projekte zu gewinnen.
- Priorisierungskriterien definieren
Mit der Unternehmensleitung klären, was ein wichtiges Projekt ausmacht: strategischer Beitrag, Wirtschaftlichkeit, Risiko, Pflichtanforderungen.
- Kapazitätstransparenz schaffen
Schlüsselrollen identifizieren, reale Verfügbarkeiten erheben und in einer gemeinsamen Sicht darstellen. Linienaufgaben und „unsichtbare Arbeit“ gehören dazu.
- Verantwortlichkeiten und Regelkommunikation etablieren
Rollen, Gremien und Eskalationswege definieren. Portfolio-Reviews im festen Rhythmus einrichten, in denen Prioritäten, Engpässe und Planabweichungen besprochen werden.
- Prozesse schrittweise weiterentwickeln
Mit dem größten Problemfeld beginnen (z. B. Ressourcenkonflikte) und Prozessschritte in kurzen Zyklen anpassen. Multiprojektmanagement ist weniger ein einmaliger Rollout, eher ein fortlaufender Lernprozess.
Was im Multiprojektmanagement am Ende wichtig ist: Transparenz und Übersicht
Ein oftmals unauffälliger, aber teurer Verlust im Multiprojektmanagement sind übersehene Synergien: zwei Teams, die unabhängig voneinander an ähnlichen Lösungen arbeiten, weil keine Stelle den Gesamtüberblick hatte. Genau diesen Überblick zu schaffen, ist der eigentliche Kern von Multiprojektmanagement.
Schau dir eure aktuelle Projektliste einmal mit dieser Frage an: Gibt es zwei Projekte, die sich eigentlich etwas zu sagen hätten, aber bisher getrennt laufen?
FAQ
Wie unterscheiden sich Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?
Portfoliomanager:innen wählen und bewerten Projekte strategisch. Multiprojektmanagement kümmert sich um die gleichzeitige operative Steuerung der laufenden Projekte – inklusive Ressourcenallokation und Konfliktlösung.
Welche Aufgaben übernimmt ein Projekt Management Officer im Multiprojektumfeld?
Ein Projekt Management Officer entwickelt Standards und Methoden, koordiniert Berichte, unterstützt Projektcontrolling und sorgt für konsistente Informationen über alle Projekte hinweg. Entscheidungen trifft es meist nicht selbst, sondern bereitet sie vor.
Wie kann man Multiprojektmanagement ohne Spezialsoftware starten?
Mit einer sauber gepflegten Projektliste, gemeinsamen Priorisierungskriterien, einfachen Kapazitätsübersichten und regelmäßigen Portfolio-Meetings lässt sich Multiprojektmanagement auch ohne dedizierte Toollandschaft aufbauen.