Unser neues Ausschreibungs- und Beauftragungsportal

Mit dem neuen Ausschreibungs- und Beauftragungsportal schaffen wir einen transparenten und einheitlichen Prozess für Ihre Anfragen, Rückmeldungen sowie Beauftragungen. Ausschreibungen und Beauftragungen können so künftig strukturiert und effizient bearbeitet werden.

Bisher wurden Terminanfragen direkt an Sie versendet. Künftig erhalten Sie Ausschreibungen und – sofern Sie für eine Veranstaltung ausgewählt wurden – anschließend Angebote über das Ausschreibungs- und Beauftragungsportal. Ihre Rückmeldungen sowie die Bestätigung von Angeboten erfolgen künftig direkt im Portal.

Ab dem 1. September 2026 finden Sie den Zugang zum neuen Ausschreibungs- und Beauftragungsportal in Ihrer AK(A)tivity – an der Stelle, an der Ihnen bisher die Terminanfragen angezeigt wurden.

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Ja. Sobald im Portal etwas für Sie zu bearbeiten ist, erhalten Sie täglich um 18 Uhr eine Benachrichtigung per E-Mail über neue Ausschreibungen oder Angebote.

Der Prozess erfolgt in mehreren Schritten:

1. Ausschreibung:
   Sie erhalten eine Ausschreibung mit den relevanten Informationen zur geplanten Veranstaltung.
2. Rückmeldung:
   Sie können sich auf die Ausschreibung bewerben, sie ablehnen oder – sofern vorgesehen – unter Vorbehalt zusagen.
3. Abschluss der Ausschreibung:
   Die Ausschreibung wird geschlossen, sobald alle Vertragspartner:innen, an die die Ausschreibung versendet wurde, ihre Rückmeldung abgegeben haben oder wenn die angezeigte Frist abgelaufen ist.
4. Auswahl:
   Nach Abschluss der Ausschreibung prüft der zuständige Fachbereich die eingegangenen Bewerbungen und entscheidet, wer für die Veranstaltung ausgewählt wird.
5. Angebot:
   Wurden Sie ausgewählt, erhalten Sie ein verbindliches Angebot über das Ausschreibungs- und Beauftragungsportal.
6. AEB bestätigen:
   Sie prüfen das Angebot und bestätigen die darin hinterlegten Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) digital. Erst mit dieser digitalen Bestätigung kommt die Einzelbeauftragung verbindlich zustande.

In jeder Ausschreibung finden Sie alle relevanten Informationen zur geplanten Veranstaltung. Dazu gehören insbesondere:

• Termin: Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Gesamthonorar (netto)
• Lernziele der Veranstaltung
• Zu liefernde Fachinhalte
• Weitere Leistungsgegenstände
• Ort der Durchführung
• Geschäftsbereich
• Lernformat

Bitte prüfen Sie diese Angaben sorgfältig, bevor Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben oder eine Rückmeldung unter Vorbehalt abgeben.

Wenn Sie eine Ausschreibung erhalten, prüfen Sie bitte zunächst die hinterlegten Informationen, wie Produkt, Termin, Format und weitere Rahmenbedingungen. Anschließend können Sie Ihre Rückmeldung direkt im Portal abgeben. Je nach Ausschreibung haben Sie die Möglichkeit, sich zu bewerben, die Ausschreibung abzulehnen oder unter Vorbehalt zuzusagen. Wichtig: Ihre Bewerbung auf eine Ausschreibung stellt noch keine verbindliche Beauftragung dar.

Ja, Sie können sich auf mehrere Ausschreibungen gleichzeitig bewerben und diese unabhängig voneinander bearbeiten.

Künftig erfolgen die Beauftragungen unserer Produkte über das Ausschreibungs- und Beauftragungsportal. Welche Ausschreibungen Sie erhalten, hängt davon ab, für welche Produkte Sie vom jeweiligen Fachbereich angefragt werden.

Ja, sofern die grundsätzlichen Rahmenbedingungen für Sie passen. Haben Sie beispielsweise beim angegebenen Termin keine Möglichkeit, können Sie sich unter Vorbehalt bewerben und einen alternativen Termin angeben. Die Angabe einer konkreten Alternative ist dabei erforderlich.

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Die jeweilige Rückmeldefrist wird direkt in der Ausschreibung angezeigt und kann je nach Ausschreibung variieren. Bitte geben Sie Ihre Rückmeldung innerhalb der angegebenen Frist ab.

Nein. Sie können sich innerhalb der angegebenen Rückmeldefrist Zeit für Ihre Entscheidung nehmen. Eine frühzeitige Rückmeldung unterstützt jedoch eine zügige Bearbeitung und Planung der Veranstaltung.

Wenn Sie innerhalb der angegebenen Frist keine Rückmeldung abgeben, können wir Sie für diese Ausschreibung nicht weiter berücksichtigen.

Nein. Die Ausschreibung wird erst geschlossen, wenn alle Vertragspartner:innen, an die sie versendet wurde, ihre Rückmeldung abgegeben haben oder die angegebene Frist abgelaufen ist. Anschließend prüft der zuständige Fachbereich die eingegangenen Zusagen und entscheidet, welche:r Vertragspartner:in für die Durchführung ausgewählt wird und ein Angebot erhält.

Eine Ausschreibung kann nicht zwischengespeichert werden und ist ausschließlich zur direkten Beantwortung vorgesehen. Ihre Rückmeldung können Sie jedoch jederzeit innerhalb der angegebenen Frist abgeben.

Nein. Sie können nicht einsehen, welche weiteren Trainer:innen die Ausschreibung erhalten haben oder wie viele Personen insgesamt angefragt wurden.

Nach Abschluss der Ausschreibung prüft der zuständige Fachbereich die eingegangenen Zusagen und entscheidet, welche:r Vertragspartner:in für die Veranstaltung ausgewählt wird. Sobald die zuständigen internen Mitarbeiter:innen die Ausschreibung bearbeitet haben, wird der entsprechende Status im Portal aktualisiert. Einen festen Zeitpunkt hierfür gibt es nicht.

Nein. Eine Bewerbung auf eine Ausschreibung führt nicht automatisch zu einem Angebot. Der zuständige Fachbereich entscheidet anhand der eingegangenen Zusagen und der jeweiligen Anforderungen, welche:r Vertragspartner:in für die Veranstaltung ausgewählt wird.

Wenn Sie für die Durchführung ausgewählt wurden, erhalten Sie über das Ausschreibungsportal ein Angebot. Dieses können Sie prüfen und durch die digitale Bestätigung, unter Einbeziehung der darin hinterlegten Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB), annehmen.

Alle Angebote sind im Ausschreibungsportal ersichtlich:

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Eine Veranstaltung gilt erst dann als verbindlich beauftragt, wenn Sie nach erfolgreicher Auswahl das entsprechende Angebot erhalten und dieses durch die digitale Bestätigung der AEB angenommen haben. Eine Bewerbung auf eine Ausschreibung oder eine Zusage – auch unter Vorbehalt – stellt keine verbindliche Beauftragung dar.

Die digitale Bestätigung der AEB ist Voraussetzung für die Annahme des Angebots und damit für den Abschluss der Einzelbeauftragung. Ohne diese Bestätigung kommt die Einzelbeauftragung nicht zustande.

Die finale Entscheidung, welche:r Vertragspartner:in den Auftrag erhält, trifft die Haufe Akademie – unter Berücksichtigung der eingegangenen Zusagen sowie der bestmöglichen Passung für die jeweilige Veranstaltung.

Ja, Sie erhalten Ihre Bestellung und den dazugehörigen Vertrag per E-Mail.

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Solange die Ausschreibung noch offen ist, können Sie Ihre Rückmeldung im Rahmen der im Portal vorgesehenen Möglichkeiten anpassen.  

Bei Änderungen nach einer erfolgten Beauftragung wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Ansprechpartner:innen.  

Wird eine Terminänderung nach erfolgter Beauftragung an die Ansprechpartner:innen gemeldet, wird der ursprüngliche Termin vom Planning-Team erneut im Ausschreibungsportal ausgeschrieben. Sie können sich darauf erneut bewerben und dabei bis zu fünf Alternativtermine unter Vorbehalt angeben.  

Wichtig: Da der Termin erneut ausgeschrieben wird, können sich auch andere Trainer:innen darauf bewerben und den Zuschlag erhalten.

Eine Rückmeldung auf eine Ausschreibung stellt keine verbindliche Beauftragung dar. Wenn Sie bereits ausgewählt wurden und ein Angebot angenommen haben, kann die Veranstaltung unter bestimmten Umständen dennoch abgesagt werden. In diesem Fall werden Sie entsprechend informiert und die Beauftragung im System storniert.

Als Vertragspartner:in mit Status einer Gesellschaft sehen Sie im Ausschreibungsportal neben Ihren eigenen Ausschreibungen auch die Ausschreibungen und Angebote der Trainer:innen Ihrer Gesellschaft.

Die Ausschreibungen und Angebote der Gesellschaften laufen wie die eigenen Vorgänge in das Ausschreibungsportal ein. Wenn weitere Trainer:innen Ihrer Gesellschaft angefragt werden, erhalten Sie die entsprechenden Ausschreibungen ebenfalls im Portal.

Künftig laufen die Beauftragungen unserer Produkte über das Ausschreibungs- und Beauftragungsportal. Sie erhalten daher im Portal die für Sie bzw. Ihre Gesellschaft relevanten Ausschreibungen.

Das Ausschreibungsportal kann grundsätzlich auch mobil genutzt werden. Die Darstellung ist derzeit jedoch noch nicht für die mobile Nutzung optimiert.

Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie angemeldet sind und ob die Ausschreibung noch innerhalb der Rückmeldefrist liegt. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Ansprechperson.

Wenn Sie ein Angebot erhalten, können Sie dieses entweder annehmen oder ablehnen. Beide Optionen finden Sie direkt beim jeweiligen Angebot in AK(A)tivity.

Auch für die Rückmeldung auf ein Angebot gibt es eine Frist. Bitte nehmen Sie das Angebot innerhalb der angegebenen Frist an oder lehnen Sie es ab. Wenn Sie innerhalb dieser Frist nicht reagieren, kann der Termin erneut ausgeschrieben werden.