Protokoll schreiben: Ein umfassender Leitfaden

Erfahre, wie sich ein Protokoll definiert, wie du ein Protokoll schreibst, welche Struktur ein Protokoll haben sollte und welche Arten von Protokollen es gibt. Lies alles Wichtige von der Vor- bis zur Nachbereitung, einschließlich spezieller Kontexte und fortgeschrittener Techniken.

Protokoll schreiben: Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Ein Protokoll dokumentiert Formalien, Verlauf und Ergebnisse einer Veranstaltung schriftlich, und zwar in der Zeitstufe Präsens. In der Öffentlichen Verwaltung heißt es in der Regel Niederschrift.
• Aufbau: Es besteht aus einem formalen Teil (Protokollkopf und Protokollfuß) und einem inhaltlichen Teil mit den Tagesordnungspunkten, ihren Ergebnissen und gegebenenfalls dem Verlauf.
• Zwei Protokollarten: Methodisch gibt es nur das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll. Mischungen sind üblich, aber jeder einzelne Tagesordnungspunkt folgt genau einer der beiden Arten.
• Sprache: Kurze Hauptsätze oder Stichwörter, präzise Fachbegriffe und neutrale Formulierungen. Ergebnisse dürfen niemals im Konjunktiv stehen.
• Vor- und Nachbereitung: Eine gute Vorbereitung (Checkliste, Vorlage, Absprache mit der Moderation) und eine zeitnahe Ausfertigung samt Verteilung machen das Protokoll zur verlässlichen Arbeitsgrundlage.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll ist ein Dokument, das die Formalien, den Verlauf und die Ergebnisse von Veranstaltungen festhält. In der Öffentlichen Verwaltung heißt das Protokoll i. d. R. Niederschrift.

Ob ein Protokoll geschrieben wird, hängt vom Wunsch der Teilnehmenden oder von gesetzlichen Vorgaben (= Gremienprotokoll) ab.

Das Protokoll dient im Management vor allem dazu, den Arbeitsprozess zu steuern und alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Bei den gesetzlich vorgegebenen Protokollen geht es darum, die Sachverhalte (z. B. Beschlüsse) juristisch korrekt zu dokumentieren.

Wie setzt sich das Protokoll zusammen?

Das Protokoll hat einen formalen und einen inhaltlichen Teil.

Formaler Teil (Kopf und Fuß des Protokolls = Protokollrahmen)

Im Protokollkopf stehen:

• Absender (Firma, Bereich, …)
• Bezeichnung des Protokolls (z. B. Protokoll des Aufsichtsrates)
• Zeitliche Einordnung der Veranstaltung (Datum, Uhrzeit)
• Veranstaltungsort
• Teilnehmende und Abwesende
• Moderation (Vorsitz) und Protokollführung

Zum formalen Teil gehören weiterhin – wenn notwendig – folgende Tagesordnungspunkte:

• Begrüßung der Teilnehmenden, Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Bestätigung oder Änderung der Tagesordnung
• Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

Im Protokollfuß stehen:

• Unterschriften – soweit diese von Gesetzen oder Satzungen vorgegeben sind.
• Anlagen – soweit notwendig.

Inhaltlicher Teil

Hier stehen die einzelnen Tagesordnungspunkte mit Ihren Ergebnissen und evtl. der Verlauf der Veranstaltung (je nach Protokollart).

Unsere Seminarempfehlung

Protokolle - professionell, korrekt und schnell

Lerne, wie du mit klaren Formulierungen und übersichtlicher Struktur Besprechungsprotokolle erstellst, die Entscheidungen sicher festhalten und Aufgaben einfach nachverfolgbar machen. So werden deine Protokolle zum praktischen Werkzeug, mit dem du Vereinbarungen zuverlässig umsetzt.

Seminar: Protokolle - professionell, korrekt und schnell

Abgrenzung Protokoll – Bericht

Bei einem Bericht legst du Sachverhalte dar, die in der Vergangenheit liegen. Deshalb steht der Bericht in einer Zeitstufe der Vergangenheit.

Ein Protokoll ist ein Live-Mitschnitt. Du erstellst während der Veranstaltung in der Regel eine Mitschrift. Später nimmst du die Mitschrift und fertigst das Protokoll aus. Du versetzt dich dabei in den Veranstaltungszeitpunkt zurück. Deshalb steht das Protokoll in der Zeitstufe „Präsens“ (Gegenwart).

 Zusammengefasst:

Ein Protokoll ist die formale und inhaltliche schriftliche Dokumentation einer Veranstaltung in der Zeitstufe Präsens.

Arten von Protokollen

Es gibt grundsätzlich – methodisch gesehen – nur zwei Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll.

Ergebnisprotokoll

Die Ergebnisse sind das Allerwichtigste einer Veranstaltung. Diese musst du in jedem Fall dokumentieren. Beachte: Auch kein Ergebnis ist ein Ergebnis!

Wichtige Ergebniskategorien:

1. Beschlüsse = Abstimmungen über einen Text (Abstimmungsergebnisse gehören dazu)
2. Feststellungen = Mess-Ergebnisse (Feststellung eines Ist-Standes, z. B. Bauabnahme)
3. Festlegungen = Bestimmungen von Führungskräften
     a. Aufgaben (To-do-Liste): Was – Wer – Bis wann
     b. Dienstanweisungen: Was – alle – Ab wann
4.  Informationen = Sonderform von Ergebnissen
Informationshandlungen (Präsentationen, Berichte, …). Erfolgen in der Regel am Anfang eines Tagesordnungspunktes. Sie dienen einerseits dazu, alle beteiligten Personen (auch die Abwesenden im Nachhinein) auf den aktuellen Stand zu bringen. Andererseits dienen Informationen auch dazu, eine Diskussion/Erörterung einzuleiten, einen Sachverhalt zu problematisieren.

Das Ergebnis von Informationen ist das Wissen in den Köpfen der beteiligten Personen.

Verlaufsprotokoll

In diesem Protokoll wird neben den Ergebnissen auch der Verlauf der Veranstaltung (Wortmeldungen in Diskussionen, Anträge, …) dokumentiert. Wie ausführlich das geschieht, hängt von den Wünschen der Teilnehmenden bzw. von den gesetzlichen Vorgaben ab. Die ausführliche Form des Verlaufsprotokolls ist das Wortprotokoll. Hier wird alles – auch jeder Zwischenruf – festgehalten.

Protokollmischung: Ergebnis- und/oder Verlaufsprotokoll?

Selten wird ein „reines“ Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll geschrieben. Oft kommt es zu Mischungen. Beachte bei der Mischung Folgendes:

Die kleinste Einheit eines Gesamtprotokolls ist der Tagesordnungspunkt.

Ein Tagesordnungspunkt ist entweder Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll!  Eine Mischung innerhalb eines Tagesordnungspunktes ist nicht möglich.

• TOP 1 (Ergebnisprotokoll)
  Hier geht es beispielsweise um die Organisation einer Veranstaltung. Es werden nur die Festlegungen dokumentiert, wer macht was bis wann.
• TOP 2 (Verlaufsprotokoll)
  Hier geht es beispielsweise um eine Grundsatzentscheidung, ob ein Gebäude abgerissen oder saniert wird. Dabei hältst du neben dem Ergebnis auch wichtige Beiträge (Argumente) fest, die für oder gegen die jeweilige Variante sprechen.

Entscheide zwischen Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll bitte immer anhand des Tagesordnungspunktes. Unter der Hauptüberschrift Protokoll können Tagesordnungspunkte mit verschiedenen Ausrichtungen vereint sein (=Protokollmischung).

Vorbereitung beim Protokollschreiben

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für die effektive Protokollführung. Sie legt den Grundstein für ein strukturiertes und vollständiges Protokoll. Das sind die wesentlichen Schritte:

• Checkliste erstellen: Erstelle eine Checkliste mit den notwendigen Materialien, die du zur Protokollführung benötigst und die die Teilnehmenden für die Veranstaltung benötigen. Stelle auf dieser Basis vor jedem Meeting sicher, dass du alle wichtigen Utensilien zur Hand hast und etwaige Technik funktioniert.
• Vorlage vorbereiten: Erstelle eine Protokollvorlage anhand der Agenda, um während der Veranstaltung strukturiert mitschreiben zu können.
• Vorabinformation einholen: Kläre im Vorfeld wichtige Themen bzw. Begriffe, die auf der Agenda stehen. Nutze dazu die Künstliche Intelligenz (KI). Die Protokollführung kann nicht Expertenwissen aus allen Fachgebieten haben. Aber ein solides Hintergrundwissen erleichtert das Mitschreiben.
• Protokollart und Ergebnisse antizipieren: Stelle anhand der Agenda Überlegungen an, welche Protokollart – je nach Tagesordnungspunkt – auf dich zukommt und welche Ergebnisse zu erwarten sind.

Wenn es möglich ist, sprich diese Punkte auch mit der Moderation durch. Welche Ergebnisse erwartet die Moderation? Mithilfe dieser Vorüberlegungen kannst du zielgerichteter mitschreiben.

Geeignete Software zum Protokoll schreiben

Verwende eine Software, mit der du während des Protokollierens gut zurechtkommst und die einen geeigneten Funktionsumfang bietet, wie etwa:

Microsoft Word:

• Hoher Bekanntheitsgrad: Weit verbreitet und bekannt.
• Formatierungsoptionen: Umfangreiche Formatierungs- und Layoutoptionen.
• Vorlagen: Viele Vorlagen für verschiedene Protokollarten verfügbar.

Google Docs:

• Echtzeit-Kollaboration möglich: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
• Integration: Nahtlose Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Drive und Google Calendar.
• Zugänglichkeit: Zugriff von überall mit Internetverbindung.

Notion:

• All-in-One-Workspace: Kombination aus Notizen, Datenbanken, Aufgaben und Kalendern.
• Kollaboration: Unterstützt Teamarbeit und Echtzeitbearbeitung.
• Vorlagen: Zahlreiche Vorlagen für verschiedene Arten von Notizen und Protokollen.

Die Sprache im Protokoll

Das Protokoll ist in erster Linie ein Fachtext für Fachleute.

Daraus ergibt sich, dass du im Protokoll die jeweilige Fachsprache verwendest. Das Thema Verständlichkeit spielt keine Rolle. Die Nachnutzer, die nicht mit der Fachsprache vertraut sind, müssen sich entsprechend erkundigen.

Daraus ergibt sich weiterhin, dass die Protokollführung ein Grundwissen (kein Expertenwissen) zu den Fachwörtern braucht. Ansonsten ist übrigens auch kein sinnvolles Mitschreiben möglich.

Aus der Präzision im sprachlichen Ausdruck ergibt sich der Wert des Protokolls beim Nachnutzen. Weitere sprachliche Anforderungen sind:

• Präzise Zwischenüberschriften: Kennzeichne vor allem die Ergebnisse durch Zwischenüberschriften (Aufgabe, Hinweis, Vorschlag, …). Daran kann sich ein Nachnutzer perfekt orientieren.
• Hauptsätze oder Wortgruppen: Formuliere Informationen und Ergebnisse in kurzen Sätzen (möglichst ohne Nebensätze) oder in Stichwörtern. Damit sicherst du ein schnelles Erfassen und damit ein optimales Nachnutzen.
• Verbindliche Sprache: Benenne die Sachverhalte mit Ihren korrekten Bezeichnungen. Scheue dich bei Fachwörtern nicht vor Wiederholungen. Wenn es im ersten Satz „Protokoll“ heißt, dann heißt es im vierten Satz wieder „Protokoll“ und nicht „Niederschrift“. Keine poetische Vielfalt.
  Schärfe sprachliche Formulierungen dort, wo es möglich ist und und du als Protokollführung einen Handlungsspielraum hast. Eine Aufgabe soll nicht „zeitnah“ oder „so schnell wie möglich“ erledigt werden, sondern bis zu einem konkreten Termin. Hinterfrage die Ergebnisse auf präzise und eindeutige sprachliche Formulierungen.
• Konjunktiv zur Wiedergabe direkter Rede:  In Gremienprotokollen ist es mitunter notwendig oder gewünscht, dass ein Redebeitrag wortwörtlich in das Protokoll aufgenommen wird. Dazu nutzt man die grammatische Form „Konjunktiv“ (Möglichkeitsform). Eine Aussage wird dadurch objektiviert. (Beispiel: Frau Muster fordert, das Projekt müsse sofort gestoppt werden.) Die indirekte Rede im Konjunktiv zeigt an, dass es sich um eine Möglichkeit handelt. Die Realität ist nicht gegeben.

Beachte bitte: Die indirekte Rede im Konjunktiv spielt immer nur bei der wortwörtlichen Wiedergabe von Redebeitragen im Verlauf eine Rolle.

Ergebnisse dürfen niemals im Konjunktiv dargestellt werden! Darauf können sich die Nachnutzer ansonsten nicht verlassen.

Unsere Seminarempfehlung

Smart protokollieren – mit KI

Du erstellst mit KI-Unterstützung schnell und rechtssicher präzise Protokolle – von Meeting‑Vorbereitung und automatischer Transkription bis zur direkten Aufgabenverteilung und DSGVO‑konformen Ablage. So sparst du Zeit, vermeidest Zettelwirtschaft und machst deine Meetings zur smarten Schaltzentrale.

Seminar: Smart protokollieren – mit KI

Tipps zur Protokollführung

Effektive Protokollführung erfordert nicht nur eine gute Vorbereitung, sondern auch spezifische Techniken und Herangehensweisen während der Veranstaltung. Hier sind einige bewährte Tipps, die dir dabei helfen, ein präzises und nützliches Protokoll zu erstellen:

• Mitschrift: Notiere während der Besprechung in Stichpunkten mit. Je nach Protokollart unterscheidet sich der nötige Detailgrad. Nutze Abkürzungen und Visualisierungen (Linien, Zeichen, …), um deine Geschwindigkeit beim Protokollschreiben zu verbessern und Zusammenhänge zu verdeutlichen. Wenn du am Laptop mitschreibst, ist es hilfreich, einen entsprechenden Stift zur Verfügung zu haben. Damit kannst du am Bildschirm mit Linien schnell Zusammenhänge herstellen.
• Aktives Zuhören: Achte aufmerksam auf die Redebeiträge, um die Sachverhalte beim Protokollschreiben korrekt festzuhalten. Die Protokollführung ist verantwortlich für ein exaktes Protokoll. In diesem Zusammenhang kann sie sich auch in die Veranstaltung „einschalten“. Zum Beispiel mit einer Bitte um Wiederholung fürs Protokoll.
• Konzentration auf das Wesentliche: Fokussiere dich sich auf die wichtigsten Aussagen, Argumente usw. Oft stellt sich aber erst im Nachhinein heraus, ob es wirklich wichtig ist. Aus diesem Grund wird zunächst mehr mitgeschrieben, als dann ins Protokoll aufgenommen wird.
• Neutralität: Bleibe objektiv und gib die Aussagen der Teilnehmer neutral – ohne deine Sichtweise – wieder.
• Klärende Fragen stellen: Scheue dich nicht, bei Unklarheiten – insbesondere bei der Ergebnissicherung – nachzufragen, um Missverständnisse zu vermeiden. Stelle Vergewisserungsfragen.
• Zwischenzusammenfassungen: Fasse nach jedem Tagesordnungspunkt die Ergebnisse zusammen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Am besten ist es, wenn du die Ergebnisse mittels Beamer oder anderer Technik auch visualisierst. So hören die Teilnehmenden nicht nur die Ergebnisse, sondern sehen diese auch auf einer Projektionsfläche. Damit schaffst du eine viel höhere Transparenz.
• Aufgaben vermerken: To-Dos, die während eines Meetings festgelegt werden, sollten gut ersichtlich im Protokoll festgehalten werden.

Die Aufgaben im Protokoll festhalten:

Position des To-Dos im Protokoll: To-Dos sollten beim Protokollschreiben klar und deutlich dokumentiert werden. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmenden wissen, welche Aufgaben bis wann erledigt werden müssen. Es gibt zwei gängige Methoden, um To-Dos im Protokoll festzuhalten: 

a) Innerhalb der Tagesordnungspunkte: Erfasse To-Dos unmittelbar nach dem entsprechenden Tagesordnungspunkt, in dem diese festgelegt wurden. Dies hilft den Verantwortlichen, den Kontext und die Details der Aufgaben zu verstehen.

b) Am Ende des Protokolls: Fasse alle To-Dos am Ende des Protokolls in einer separaten Liste zusammen. Diese Übersicht ist besonders nützlich, um einen schnellen Überblick über die Aufgaben (z. B. für Führungskräfte) zu erhalten.

Struktur der Aufgaben: Unabhängig davon, wo du die To-Dos im Protokoll platzierst, sollten Sie immer klar strukturiert und leicht nachvollziehbar sein. Am besten eignet sich dafür eine Tabelle. Eine gängige Tabellen-Struktur kann wie folgt aussehen:

• Aufgabe: Kurzbeschreibung der Aufgabe.
• Verantwortlicher: Person(en), die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist/sind.
• Fälligkeitsdatum: Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
• Priorität: Dringlichkeit der Aufgabe (hoch, mittel, niedrig).
• Status: Stand der Aufgabenerfüllung bei längeren Projekten.

Nachbereitung des Protokolls

Ausfertigung und Korrektur: Erstelle das Protokoll möglichst zeitnah nach der Veranstaltung. Deine Erinnerungen können ansonsten schnell verblassen, was die exakte Erstellung des Protokolls erschwert.

Die Protokollführung kann und sollte „Offenbare Unrichtigkeiten“ korrigieren:

– Rechtschreibfehler
– Zahlendreher
– Stilfehler

• Rücksprache mit Teilnehmenden: Gib Sie das Protokoll zur Überprüfung an die Teilnehmenden, um deren Feedback einzuholen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.
• Genehmigung des Protokolls: Im gesetzlichen Kontext muss das Protokoll genehmigt werden. Das heißt, es muss aktiv eine Zustimmung von den Verantwortlichen und den Teilnehmenden eingeholt werden.
• Verteilung: Verteile Sie das fertige Protokoll zeitnah an alle relevanten Personen.
• Nachverfolgen von Aufgaben: Mitunter ist die Protokollführung auch bei der Aufgabenkontrolle eingebunden. Das heißt, du kümmerst dich um die termingerechte Ausführung der Aufgaben, z. B. durch Termin-Erinnerungen und Weiterschreiben der Agenda.

Protokollierung in speziellen Kontexten

Die Protokollführung kann je nach Art der Veranstaltung und den spezifischen Anforderungen variieren. Folgende besondere Aspekte sind beim Protokollschreiben in verschiedenen Kontexten zu beachten:

Virtuelle Meetings:

• Technische Vorbereitungen: Stelle sicher, dass alle technischen Hilfsmittel (z. B. Aufnahmegeräte, Protokoll-Software, Programme zum Mitschneiden) einsatzbereit sind.
• Teilnehmerliste und Anwesenheit: Die Dokumentation der Teilnehmenden ist besonders wichtig bei virtuellen Sitzungen. Es können technische Probleme auftreten, die verhindern, dass Teilnehmende sich erfolgreich einloggen oder teilnehmen können. Die Dokumentation hilft, diese Probleme nachzuvollziehen und gegebenenfalls Unterstützung zu leisten.
• Bildschirmfreigabe und Dokumentation: Nutze bei Bedarf die Bildschirmfreigabe, um wichtige Punkte und Dokumente bzw. die Ergebnisse in Echtzeit zu zeigen und festzuhalten. Achte hierbei darauf, keine sensiblen Daten zu teilen. Pausiere unbedingt die Benachrichtigungen deiner Chats.
• Bei Gremiensitzungen der Öffentlichen Verwaltung müssen die Teilnehmenden am Bildschirm zu sehen sein, ansonsten gelten Sie als nicht anwesend.

Protokollführung in internationalen Kontexten:

• Interkulturelle Kommunikation: Bringe Sensibilität für unterschiedliche Kommunikationsstile und Protokollführungen in multikulturellen Teams auf.
• Sprache: Schreibe das Protokoll in der gemeinsamen Arbeitssprache oder erstelle mehrsprachige Protokolle.
• Zeitzonen: Berücksichtige die Zeitzonen bei der Terminierung und Dokumentation von Besprechungen.

Rechtliche Aspekte der Protokollführung

• Dokumentationspflichten: Beachte etwaige gesetzliche Anforderungen an die Protokollführung, z. B. in der Unternehmensführung (Vorstand, Geschäftsführung), in Vereinen oder in Öffentlichen Verwaltungen. Schaue in die Satzungen oder Geschäftsordnungen, welches Protokoll geschrieben werden soll, was festgehalten werden soll und wer das Protokoll unterschreiben muss.
• Aufbewahrungsfristen: Für Protokolle gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist. Deshalb gilt: Protokolle mit juristischen Konsequenzen (z. B. mit Beschlüssen) müssen „unendlich“ aufbewahrt werden. Die Rechtswirksamkeit von Beschlüssen ist zeitlich nicht begrenzt.
  Protokolle über Projekte (z. B. Baumaßnahmen) sollten langfristig aufbewahrt werden, weil die Projekte zu einem späteren Zeitpunkt wieder „aufleben“ können. Informiere dich über eventuelle vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen in deinem Arbeitsbereich.
• Zustimmung der Teilnehmenden zur Aufzeichnung: Vergewissere dich, dass alle Teilnehmenden einverstanden sind, wenn du eine Veranstaltung aufzeichnest. Hole, wenn nötig und es nicht anderweitig geregelt ist (z. B. in der Geschäftsordnung), die Zustimmung der Teilnehmenden ein.

Zusammenarbeit im Team

• Rollenverteilung: Definiere klar die Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Protokollführung, wenn mehrere Personen an einem gemeinsamen Protokoll schreiben: Wer hat die Gesamtleitung? Wer hat die Fäden in der Hand?
• Sprich dich mit der Moderation ab: Welches Protokoll erwartet die Moderation? Welche Ergebnisse erwartet die Moderation?

Die Moderation kann die Protokollführung wie folgt unterstützen:

• Die Tagesordnung durchsetzen. Den Roten Faden halten.
• Keine Abschweifungen zulassen. Redezeiten beachten.
• Die Ergebnisse am Ende eines Tagesordnungspunktes zusammenfassen und der Protokollführung „diktieren“.

Mit dieser Unterstützung durch die Moderation wird die Protokollführung optimiert.

Häufige Fehler beim Protokollieren und wie man diese vermeidet

• Subjektive Formulierungen: Vermeide beim Protokoll schreiben persönliche Meinungen und formuliere neutral.
• Unvollständige Angaben: Achte darauf, alle wichtigen Informationen wie Datum, Ort und Teilnehmende/Abwesende vollständig zu erfassen. Kläre die Dinge während der Veranstaltung. Im Nachhinein wir die Klärung oft kompliziert.
• Verspätete Fertigstellung: Schreibe das Protokoll zeitnah nach der Veranstaltung, um Erinnerungsverluste zu vermeiden. Darüber hinaus sicherst du mit einer schnellen Ausfertigung ab, dass die entsprechenden Personen nach den Festlegungen unverzüglich handeln können.
• Vertrauliche Informationen: Kläre vor der Veröffentlichung des Protokolls den Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen (Betriebsgeheimnisse und Datenschutz).

Vorteile eines gut geführten Protokolls

Wenn du beim Protokollschreiben alles Wesentliche beachtet hast, können alle Nachnutzer von den folgenden Vorteilen profitieren:

• Nachvollziehbarkeit: Alle Teilnehmer können den Verlauf und die Ergebnisse der Veranstaltung transparent verfolgen.
• Verbindlichkeit: Die Aufgaben, Regelungen, Beschlüsse sind präzise dokumentiert und damit eine verlässliche Arbeitsgrundlage.
• Informationsgehalt und Erinnerungshilfe: Abwesende Personen können sich auf den aktuellen Stand bringen. Für die Teilnehmenden ist das Protokoll eine gute Gedächtnisstütze.
• Effektive Arbeitsperspektive: Das Protokoll kann als Handlungsrahmen für die nächste Veranstaltung betrachtet werden. Was ist noch offen und muss wieder auf die Agenda? Was ist erledigt?

Unsere Seminarempfehlung

Mit guten Prompts effizienter zur Datenschutz-Dokumentation

In diesem Webinar lernst Du, wie Du mit praxisnahen Prompts schnell und strukturiert belastbare Entwürfe für Verarbeitungsverzeichnisse, Beschreibungen zu Sicherheitsmaßnahmen, die Struktur von Datenschutz‑Folgenabschätzungen und Löschkonzepte erstellst. Anhand synthetischer Live‑Demos bekommst Du klare Dos & Don’ts für den Umgang mit sensiblen Informationen – die KI liefert Entwürfe, Du prüfst und entscheidest.

Seminar: Mit guten Prompts effizienter zur Datenschutz-Dokumentation

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

FAQs

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll (eine Niederschrift) ist die formale und inhaltliche schriftliche Dokumentation einer Veranstaltung in der Zeitstufe Präsens.

(Davon zu unterscheiden ist das so genannte „Diplomatische Protokoll“. Dieses beinhaltet den festgelegten Ablauf, z. B. bei einem Staatsbesuch.). Wird hier in diesem Artikel nicht thematisiert.

Wozu schreibt man ein Protokoll?

Im Arbeitsalltag werden Aufgaben verteilt oder Regeln festgehalten, um den Arbeitsprozess zu steuern. Des Weiteren geht es darum alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen.

Im juristischen Kontext geht es darum, mit Beschlüssen eine abgesicherte Grundlage für Verwaltungshandeln zu haben.

Was gehört in ein Protokoll?

Das Protokoll hat einen formalen Teil (Protokollkopf und Protokollfuß) und einen inhaltlichen Teil (Tagesordnungspunkte mit den Ergebnissen und evtl. dem Verlauf).

Welche Protokollarten gibt es?

Es gibt grundsätzlich – methodisch gesehen – nur zwei Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll. Das Gesamtprotokoll kann eine Mischung sein. Ein Tagesordnungspunkt ist entweder Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll.

Des Weiteren gibt es andere Benennungen von Protokollen, die auf bestimmte Besonderheiten hinweisen: Gedächtnisprotokoll, Simultanprotokoll, Wortprotokoll, Kurzprotokoll, …

Protokollschreiben als Kompetenz:

Das Protokollschreiben perfekt zu beherrschen, ist im Berufsleben eine wertvolle Qualifikation. Dies gilt im besonderen Maße für die Assistenz. Darüber hinaus können aber auch alle anderen Mitarbeitenden in verschiedenen Veranstaltungen ihre Kompetenz zeigen.

Literaturhinweis:
Beckmann/Walter. Protokollführung – juristisch und sprachlich korrekt. Verlag C.H.Beck, 3. Auflage