Betriebliches Eingliederungsmanagement

Isabell Vahtrik

Mitarbeitende, die häufig oder lange arbeitsunfähig sind, haben Anspruch auf ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM). Hier erfährst du kompakt zusammengefasst, welche Voraussetzungen gelten, wie ein BEM gestaltet werden kann und welche Vorteile Unternehmen und Beschäftigte davon haben.

Was ist Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Instrument des betrieblichen Gesundheits- und Arbeitsschutzes. Arbeitnehmende sollen dadurch ihre Arbeitsunfähigkeit überwinden, außerdem soll das BEM einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und den Arbeitsplatz langfristig sichern.

Gesetzliche Grundlage: Wo ist das BEM geregelt?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist in § 167 Abs. 2 SGB IX geregelt und gilt für alle Arbeitgeber – unabhängig von ihrer Größe. Der Arbeitgeber muss die Initiative ergreifen und ein ergebnisoffenes BEM-Verfahren starten, um gemeinsam zu prüfen, wie die Arbeitsfähigkeit erhalten oder wiederhergestellt werden kann.

Auch wenn das Gesetz keine zwingenden Maßnahmen vorgibt, gibt es einiges zu beachten. Hier erfährst du mehr über die 10 häufigsten Fehler beim BEM.

Wichtig zu beachten:

Das BEM funktioniert nur auf freiwilliger Basis.
Die betroffene Person muss vorab umfassend informiert werden – über die Ziele des Verfahrens, mögliche Beteiligte und den Umgang mit ihren Gesundheitsdaten. Erst dann kann sie wirksam zustimmen oder ablehnen.
Die Beschäftigten behalten die Kontrolle.
Der BEM-Nehmer bzw. die BEM-Nehmerin entscheidet, wer am BEM mitwirkt. Er bzw. sie kann Beteiligte ablehnen und jederzeit eine frei wählbare Vertrauensperson hinzuziehen.
Sensible Gesundheitsdaten dürfen nur für das BEM genutzt werden.
Sie müssen u.a. getrennt von der Personalakte geführt werden.
Der Arbeitgeber muss ernsthaft nach Lösungen suchen.
Das heißt, er muss relevante interne und externe Stellen einbeziehen und Vorschläge zur Anpassung des Arbeitsplatzes sachlich prüfen.
Wer das BEM vernachlässigt, trägt rechtliche Konsequenzen.
Unterbleibt ein BEM oder wird es nicht richtig durchgeführt, hat das vor allem Folgen bei einer krankheitsbedingten Kündigung: Der Arbeitgeber trägt dann eine deutlich erhöhte Darlegungs- und Beweislast dafür, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Mittel zur Vermeidung der Kündigung ergeben hätte.
Das BEM ist kein einmaliger Vorgang
Kommt es innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines BEM erneut zu längerer Arbeitsunfähigkeit, muss der Arbeitgeber das Verfahren erneut anbieten.

Voraussetzungen: Wann „greift“ das BEM?

Der Arbeitgeber muss seinen Mitarbeitenden ein BEM anbieten, wenn folgende Schwelle erreicht, ist: Der oder die Beschäftigte ist innerhalb von 12 Monaten

länger als 6 Wochen ununterbrochenoder

wiederholt insgesamt mehr als 6 Wochen
arbeitsunfähig erkrankt.

Dann ist der Arbeitgeber – unabhängig von der Betriebsgröße – verpflichtet, ein BEM anzubieten und zunächst ein entsprechendes Gesprächsangebot zu unterbreiten.

Worum geht es inhaltlich?

Sind die 6‑Wochen‑Voraussetzungen erfüllt und stimmt der oder die Mitarbeitende zu, klärt der Arbeitgeber gemeinsam mit den Beteiligten,

wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann,
wie die Gesundheit dauerhaft erhalten werden kann,
wie der Arbeitsplatz erhalten und ggf. gesundheitsgerecht gestaltet werden kann.

Was sind die Ziele und Vorteile von BEM?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement bietet Arbeitnehmenden große Vorteile. Aber auch der Arbeitgeber profitiert.

Perspektive	Ziele des BEM	Vorteile
Arbeitnehmende	Überwindung der Arbeitsunfähigkeit Vorbeugung erneuter Arbeitsunfähigkeit Erhalt des Arbeitsplatzes	Sicherung der Erwerbsfähigkeit und Beschäftigung Weitere Teilhabe am Arbeitsleben Sicherung des Lebensunterhalts durch Arbeit Anpassung von Arbeitsplatz und Arbeitsinhalten an gesundheitliche Beeinträchtigungen Chance, auch bei länger andauernden gesundheitlichen Problemen im Unternehmen zu bleiben
Arbeitgeber	Prävention von (wiederholten) Fehlzeiten Sicherung der Arbeitsfähigkeit bzw. Leistung Erhalt des Arbeitsplatzes und der Beschäftigungsfähigkeit im Unternehmen	Reduzierung von Fehlzeiten und damit von Kosten (u. a. Entgeltfortzahlung, Überbrückung durch Überstunden/Aushilfen, Rekrutierung und Einarbeitung von Ersatz) Sicherung von Erfahrung, Kompetenz und Know-how im Unternehmen Steigerung der Einsatzfähigkeit und Produktivität Höhere Mitarbeiterbindung und -motivation Stärkung des Images als verantwortungsbewusster Arbeitgeber Möglichkeit von Prämien/Boni der Rehabilitationsträger bzw. Integrationsämter für die Einführung eines BEM

Überblick: Wer ist am BEM-Verfahren beteiligt?

Zwingend beteiligt sind (Kernkreis):

Der Arbeitgeber bzw. die von ihm benannte vertretungsberechtigte Person und die betroffene beschäftigte Person (BEM-berechtigte Person)

Regelmäßig beteiligt werden außerdem (jeweils nur mit Zustimmung der betroffenen Person):

Die Führungskraft der BEM-berechtigten Person
Die betriebliche Interessenvertretung, d. h. der Betriebsrat oder Personalrat, bei leitenden Angestellten ggf. der Sprecherausschuss
Die Schwerbehindertenvertretung, sofern vorhanden

Weitere mögliche Beteiligte (bei Bedarf, jeweils nur mit Zustimmung der betroffenen Person):

Werks- bzw. Betriebsarzt oder -ärztin
Träger der Sozialversicherung/Rehabilitationsträger, z. B. Krankenkasse, Renten-, Unfallversicherung
Integrationsamt
Fachkraft für Arbeitssicherheit, Arbeitsschutzstellen, Sozialdienst
externe Fachleute, z. B. Reha-Berater:innen
Vertrauensperson eigener Wahl der betroffenen Person, z. B. Kollegin bzw. Kollege, Rechtsanwalt bzw. Rechtsanwältin.

Schritt für Schritt: Wie läuft ein BEM-Verfahren ab?

Der BEM-Prozess lässt sich in sieben Schritte unterteilen:

Prüfung der BEM-Voraussetzungen: Der Arbeitgeber prüft, ob im letzten 12‑Monats‑Zeitraum bei Mitarbeitenden mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit vorliegen.

BEM-Angebot an den oder die Beschäftigte: Die betroffene Person erhält vom Arbeitgeber eine schriftliche Information über das BEM und eine Einladung zur Teilnahme.

Zustimmung oder Ablehnung: Die beschäftigte Person stimmt dem BEM zu oder lehnt ab. Bei einer Ablehnung endet das Verfahren hier.

BEM-Erstgespräch: Der Arbeitgeber und die beschäftigte Person klären die Zielsetzung des BEM, die Belastungen, verschiedene Einsatzmöglichkeiten und das weitere Vorgehen. Bei Bedarf werden die betriebliche Interessenvertretung und der Betriebsarzt oder die -ärztin hinzugezogen.

Analyse und Maßnahmenplanung: Der Arbeitgeber analysiert mit der beschäftigten Person und ggf. Expert:innen den Arbeitsplatz und das Leistungsvermögen der betroffenen Person. Dabei legen sie konkrete Maßnahmen fest, z. eine stufenweise Wiedereingliederung, Arbeitszeitanpassung oder Umgestaltung des Arbeitsplatzes.

Umsetzung der Maßnahmen: Die vereinbarten Maßnahmen werden in die Praxis gebracht.

Kontrolle und Abschluss: Der Arbeitgeber und die beschäftigte Person überprüfen die Wirksamkeit der Maßnahmen und führen ggf. Anpassungen durch. Die Ergebnisse werden abschließend dokumentiert.

Welche BEM-Maßnahmen kommen in Frage?

Das BEM ist ein verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess mit individuell angepassten Lösungen. D. h., es kommen alle Strategien in Betracht, die die Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit erhalten können. Je nach Art der Arbeitsunfähigkeit, z. B. physische oder psychische Erkrankung können unterschiedliche Schwerpunkte sinnvoll sein.

Man kann vier Maßnahmenbereiche unterscheiden:

Folgende Beispiele kommen als BEM-Maßnahmen in Frage:

Anpassung der Arbeitsaufgaben, z. B. werden bestimmte (nicht mehr zumutbare) Tätigkeiten ausgeschlossen.
Anpassung der Arbeitszeit, z. B. Wechsel auf andere Arbeitszeitmodelle oder eine reduzierte Stundenanzahl.
Anpassung des Arbeitsplatzes, z. B. Lärmreduzierung oder ergonomische Verbesserungen.
Anpassung der Arbeitsorganisation, z. B. feste statt wechselnder Einsatzorte oder vermehrtes Arbeiten von zu Hause.
Stufenweise Wiedereingliederung: Die betroffene Person kehrt zunächst in reduziertem Umfang an den Arbeitsplatz zurück, testet ihre Leistungsfähigkeit und steigert Arbeitszeit und -belastung schrittweise.
Medizinische Rehabilitation, z. B. verschiedene Reha-Maßnahmen, Psychotherapie, Sehhilfen.
Beratung, z. B. zur Gesundheitsprävention und passenden Unterstützungsangeboten.

Datenschutz und Vertraulichkeit im BEM: Was gilt?

Da im BEM hochsensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden, gilt hier ein besonders hoher Datenschutzstandard. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber die BEM-Unterlagen in einer eigenen BEM-Akte aufbewahrt – strikt getrennt von der Personalakte. Die Daten müssen verschlossen aufbewahrt werden und nur bestimmte Personen sind zugangsberechtigt.

Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten verständlich darüber informiert, welche Daten wofür genutzt werden und dass diese nur für Zwecke des BEM verwendet werden. Für andere personalrelevante Entscheidungen sind die Informationen tabu. Diese Transparenz schafft Vertrauen und nimmt mögliche Vorbehalte gegenüber dem Verfahren.

Außerdem gilt: Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung oder andere Stellen erhalten nur dann Einblick in personenbezogene BEM‑Daten, wenn die betroffene Person dem ausdrücklich zustimmt.

Ein wirksamer Datenschutz im BEM ist die Grundlage dafür, dass Beschäftigte dem Verfahren vertrauen und offen daran teilnehmen.

BEM erfolgreich im Unternehmen implementieren

Zuerst sollten die Grundvoraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden:

Strukturen schaffen

Eine klare, schriftliche BEM‑Grundsatzvereinbarung hält die Ziele, Abläufe und Zuständigkeiten fest. Diese sollte ggf. mit dem Betriebsrat/Personalrat abgestimmt werden.
Ein:e BEM‑Beauftragte:r bzw. ein BEM‑Team wird als zentrale Anlaufstelle und Prozessverantwortliche:r festgelegt.
BEM wird in vorhandene Systeme integriert, z. B. Personalprozesse, Arbeitsschutz und Betriebliches Gesundheitsmanagement.

Eine Systematik zur Fallidentifikation hilft dabei, betroffene Mitarbeitende zu identifizieren, z. B. durch eine datenschutzkonforme AU‑Erfassung und monatlichen Auswertung der letzten 12 Monate (AU‑Liste).

Prozess definieren

Für die Einleitung und Kommunikation helfen Musterschreiben und klare Regelungen zum Ablauf.

Der Prozessablauf wird definiert und strukturiert, inklusive Beteiligung der vorgesehenen Stellen nach Zustimmung der oder des Beschäftigten und Dokumentation der besprochenen Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und einer verbindlichen Nachverfolgung.

Nachhaltig verankern

Interne Kommunikation macht das BEM im Unternehmen sichtbar und baut Unsicherheiten ab.
Schulungen für Führungskräfte und BEM‑Akteure stärken die Handlungssicherheit.
Regelmäßige Auswertungen und kontinuierliche Anpassungen der BEM‑Prozesse runden die Implementierung ab.

Exkurs: Hier berichtet die BEM-Beauftragte eines mittelständischen Unternehmens, wie dort das BEM abläuft.

Fazit: Warum sich ein gutes BEM langfristig auszahlt

Ein gut durchgeführtes Betriebliches Eingliederungsmanagement ist weit mehr als eine gesetzliche Pflichtaufgabe – es ist eine Investition, die sich für alle Beteiligten auszahlt.

Für Arbeitgebende bedeutet BEM: weniger Fehlzeiten, geringere Kosten und der Erhalt wertvollen Know-hows. Gleichzeitig stärkt ein fairer BEM-Prozess Motivation, Mitarbeiterbindung und das Arbeitgeberimage. Für Beschäftigte schafft er Sicherheit und Perspektive, indem individuelle gesundheitliche Einschränkungen ernst genommen werden und der Arbeitsplatz erhalten wird. Wer das Verfahren sorgfältig durchführt und dokumentiert, ist auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Am Ende ist BEM ein Realitätscheck für Unternehmen. Bleibt es bei Prozessen auf dem Papier oder gelingt es, tragfähige Lösungen im Arbeitsalltag zu schaffen? Genau daran entscheidet sich, ob Beschäftigte zurückkehren können oder dauerhaft ausfallen. BEM ist kein Zusatzaufwand. Es ist der Punkt, an dem sich zeigt, wie ernst ein Unternehmen Verantwortung nimmt.

FAQ

Ist BEM nur etwas für größere Unternehmen?

Nein, das betriebliche Eingliederungsmanagement gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Auch kleine und mittlere Betriebe sind verpflichtet, ein BEM anzubieten, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Was ist das BEM-Gespräch?

Das BEM-Gespräch ist ein vertrauliches Gespräch zwischen der betroffenen Person und der BEM-Ansprechperson (ggf. plus weiteren Beteiligten), in dem die individuelle Situation analysiert und die nächsten Schritte zur gesundheitsgerechten Wiedereingliederung vereinbart werden.

Was ist die stufenweise Wiedereingliederung?

Die stufenweise Wiedereingliederung ist ein freiwilliges Verfahren, bei dem arbeitsunfähige Beschäftigte auf Basis eines ärztlichen Stufenplans ihre Arbeitszeit und -belastung nach und nach steigern, um schrittweise in ihren alten Job zurückzukehren.