Die 10 wichtigsten Soft Skills für die Digitalisierung

Die digitale Transformation und die damit verbundenen Herausforderungen für die deutsche Wirtschaft ist ein Dauergast in Nachrichten, Talkshows und Magazinen. Wie aber steht es um die Protagonist:innen der digitalen Transformation, die Menschen? Wie kommen sie mit den Herausforderungen zurecht, vor die sie der Wandel der Arbeitswelt stellt?

Es gibt es ganz konkrete Soft Skills, die jeder benötigt, der sich den Herausforderungen der Digitalisierung nicht nur stellen, sondern diese auch erfolgreich meistern möchte. Wir zeigen die zehn wichtigsten Fähigkeiten, um als Mitarbeiter:in eines Unternehmens der digitalen Transformation zu begegnen:

1. Online-Etikette

Das Internet bietet Raum für Anonymität, hinter der sich manch einer versteckt und jede gute Kinderstube vergisst. Zwar ist die berufliche digitale Kommunikation nur bedingt mit Hasskommentaren bei Facebook zu vergleichen, aber auch hier gilt es, die folgenden Regeln¹ unbedingt einzuhalten:

A) Respektvoller Umgang: Respekt muss über allem stehen. Die einfache Frage „Wie würde ich reagieren, wenn mir jemand so etwas schreiben würde?“ ist immer ein guter Begleiter. Oder auch „Würde ich das dem anderen auch ins Gesicht sagen?“
B) Mit Bedacht formulieren: Aus der Kommunikationstheorie ist bekannt, dass die Absicht des Senders nur bedingt Einfluss darauf hat, wie der Empfänger die Botschaft aufnimmt. Einen gewissen Einfluss hat er aber doch. Worte komplett in Großbuchstaben beispielsweise bedeuten online, dass die Nachricht geschrien wird. Zu viele Ausrufezeichen haben auch ihre Tücken. Der Tipp: Im Zweifelsfall erst selbst laut lesen und dann auf „Senden“ klicken.
C) Vorsicht mit Humor und Sarkasmus: Insbesondere bei der digitalen Kommunikation in internationalen Teams ist Humor ein schwieriges Thema, denn der ist kulturell bedingt. Aber auch, wer sich nur auf nationaler Ebene bewegt oder seine Nachricht sogar nur zwei Büros weitersendet, ist zur Vorsicht aufgefordert. Bei Telefonaten wird keine Mimik übermittelt, bei Chats fehlt auch noch der Tonfall. Hier empfiehlt es sich immer, humorvolle Einlassungen mit einem Emoticon zu markieren.
D) Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig: Für die „Generation WhatsApp“ sind Abkürzungen und Vereinfachungen Pflicht. Nachrichten mit Anrede und ganzen Sätzen schreibt dort nur Mama, kurz nachdem sie ihr erstes Smartphone bekommen hat. Im beruflichen Kontext ist allerdings davon abzuraten, beispielsweise „KO10MISPÄ“ zu schreiben, wenn man sich voraussichtlich 10 Minuten verspäten wird.
E) Ehre, wem Ehre gebührt: Wenn Ideen anderer Menschen geteilt oder verbreitet werden, sollte der Urheber deutlich gemacht werden. Zu leicht ist es, sich mit fremden Federn zu schmücken.
F) Nachsicht üben: Nicht jeder, der online interagiert, kennt diese Regeln. Nachsicht und Geduld mit dem Gegenüber entschärfen viele Situationen.

2. Umgang mit digitalen Tools

Aus vielen Büros sind inzwischen die E-Mail-Ketten „Re: Re: Re: Re: Re: Unwichtige Nachricht” verschwunden. Eine Vielzahl an Tools und Programmen hat Einzug gefunden in die Arbeitswelt, die einzelne Aufgaben und die Zusammenarbeit vereinfachen sollen.
Statt viele Tools zu haben, ist es aber viel wichtiger, sich auf wenige zu beschränken, diese aber konsequent zu nutzen. Sie wollen Dokumente gemeinsam mit Kollegen bearbeiten? Google Docs oder Office 365 sind dafür geeignet. Sie wollen sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und immer den Stand im Blick haben? Jira oder Trello helfen dabei. So sind alle immer auf dem aktuellen Stand. Wichtig ist, dass sich alle auf die Nutzung verpflichten und nicht plötzlich einer anfängt, doch wieder Dokumente per E-Mail herumzuschicken.

3. Teamwork

Die besten Tools zur Zusammenarbeit verlieren ihren Sinn, wenn die Mitarbeitenden nicht zusammenarbeiten wollen oder können. Wenn sie nicht zusammenarbeiten können, weil die nötigen Tools fehlen, kann und muss das Unternehmen das ändern. Macht es das nicht, arbeiten die Mitarbeitenden entweder nicht zusammen oder sie suchen sich eigene Tools, was oft einen technologischen Wildwuchs zur Folge hat.
Nicht zusammenarbeiten zu wollen darf aber keine Option sein, denn ganz alleine kommt heutzutage niemand mehr vorwärts. Teamfähigkeit ist wichtig. Dazu gehören Hilfsbereitschaft, Feedbackkompetenz, Organisations- und Planungs-Fähigkeiten ebenso, wie Entscheidungsfreude und lösungsorientiertes Denken (siehe auch 4.).

4. Lösungsorientiertes Denken

Lösungsorientiertes Denken ist von jeher wichtig, gewinnt mit der digitalen Transformation aber noch stärker an Bedeutung. Wo Technik im Einsatz ist, kann diese versagen. Natürlich muss nicht jede:r Mitarbeiter:in wissen, wie genau das Problem zu lösen ist. Aber jede:r Mitarbeiter:in sollte in der Lage sein, der IT-Abteilung zu erklären, was das Problem ist. Überhaupt sollte er auch wissen, wann die IT zu kontaktieren ist und welche Schritte dem vorausgehen sollten (beispielsweise einfach mal den Rechner neustarten). Wenn doch die IT kontaktiert werden muss, sollte das Problem dort möglichst klar und verständlich erklärt werden.

Aber nicht nur die eigenen Probleme sind hier von Bedeutung. Was, wenn beispielsweise ein:e Kolleg:in nicht weiß, wie er ein bestimmtes Tool bedienen soll? Eine lösungsorientierte Herangehensweise ist, ihm den Umgang mit dem Tool zu erklären oder ihn dabei zu unterstützen, eine Schulung zu bekommen.

5. Aufgeschlossen gegenüber Veränderungen

Wer sich in einer schnell wandelnden Kultur nicht auf den Wandel und Neuerungen einlassen kann, wird schnell an Grenzen stoßen. Offenheit gegenüber Veränderungen ist vielleicht der zentrale Skill im Zeitalter der Digitalisierung. Es geht aber nicht nur um die Veränderungen in der Arbeitswelt durch die digitale Transformation, sondern auch um die Fähigkeit, Kolleg:innen und Kund:innen zu verstehen, auf sie einzugehen und sich immer neuen Umständen und Herausforderungen zu stellen.

Aufgeschlossenheit (auch mit dem englischen Begriff Open-Mindedness umrissen) bedeutet auch, sich auf Neues zu freuen und dazulernen zu wollen. Erfolgreiche Unternehmen brauchen solche Mitarbeitenden. Und sie brauchen viele davon, um die in den Schatten zu stellen, die immer noch sagen: „Das haben wir schon immer so gemacht.”

6. Offene Kultur

Aufgeschlossene Mitarbeitende benötigen eine Kultur, die die Aufgeschlossenheit unterstützt und zu der die Aufgeschlossenheit dann wiederum beitragen kann. Die Kultur der Unternehmen wird von den Mitarbeitenden gestaltet, sollte aber auch vom Management unterstützt und vorgelebt werden.

In einer offenen Kultur ist es die Aufgabe des Managements, dafür zu sorgen, dass jede:r Mitarbeitende sein gesamtes Potenzial ausschöpfen kann (im Rahmen der Vorgaben und Bedürfnisse des Unternehmens). Dazu zählt, Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, die das beeinträchtigen.

Oft stehen Gewohnheiten einer offenen Kultur entgegen. Der Wunsch, alles wie immer zu machen, hilft nicht weiter. Deshalb müssen Veränderungen sichtbar gemacht werden, gegenüber dem Markt, aber auch gegenüber den internen Kunden, den Mitarbeitenden. Ein Ambiente, in dem Veränderung als natürlich wahrgenommen wird, animiert dazu, diese weiter voranzutreiben. Dabei muss nicht jede Idee zur Umsetzung gelangen, aber selbst schlechtere Ideen können ausprobiert werden.

“Fail early and fail often” ist eine Startup-Regel. Fehler früh und oft zu begehen bedeutet, viel auszuprobieren und mögliche Verbesserungen zuzulassen, selbst wenn der Ausgang zu Beginn noch ungewiss ist. Zeitnahe Überprüfungen führen dazu, dass Fehler früh entdeckt und behoben werden können. Die agile Projektmanagementmethode Scrum ist ein gutes Beispiel für eine solche Vorgehensweise.

7. Zielorientierte Denkweise

Die offene Kultur, richtig implementiert, führt dazu, dass die Mitarbeitenden zielorientiert denken. Sie fragen sich, was das Unternehmen weiterbringt. Nicht jede neue digitale Spielerei tut das. Bei der Implementierung und Nutzung von Tools sollten Unternehmen sowieso die Herangehensweise haben: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Die Herangehensweise der Mitarbeitenden muss sein, sich zu fragen, welchem Zweck ein Tool dienen soll. Welche Aufgaben sollen damit einfacher werden oder effizienter? Können Mitarbeitende diese Frage nicht beantworten, kann das an zwei Dingen liegen:

Der Zweck der Tools wurde nicht gut kommuniziert und die Mitarbeitenden nicht abgeholt.
Die Tools sind überflüssig.
In beiden Fällen muss das Unternehmen handeln, will es den Mitarbeitenden nicht das Gefühl geben, eher mit einer Schikane konfrontiert zu sein statt mit einem hilfreichen neuen Tool.

8. Zeit- und Workload-Management

Natürlich war es auch früher wichtig, seine Zeit und den Workload im Griff zu haben. Allerdings hat dieser Aspekt angesichts von stärker verbreiteter Home Office-Arbeitsweise, der Komplexität der Arbeitsinhalte und flacheren Hierarchien in den Unternehmen noch einmal an Bedeutung gewonnen. Deadlines werden nämlich durch die digitale Transformation nicht flexibler. Eher ist das Gegenteil der Fall. Um mit diesen Herausforderungen zurecht zu kommen, muss jeder einzelne Strategien entwickeln, um seine Zeit und seinen Workload für sich optimal zu planen.

9. Sensibilität für Datenschutz und vertrauliche Informationen

WikiLeaks sind nur ein drastisches Beispiel dafür, was passieren kann, wenn sensible Daten an die Öffentlichkeit gelangen. Die Sorgen vieler Unternehmer rund um die Sicherheit ihrer Informationen im Zusammenhang mit Cloud Computing und anderen digitalen Möglichkeiten der Datenweitergabe sind mehr als begründet.

Die größte Gefahr geht für Unternehmer allerdings nicht von obskuren Hackern aus (auch wenn die Bedrohung real ist), sondern von unachtsamen Mitarbeitenden, die sensible Daten nicht mit der nötigen Sorgfalt behandeln.

Zu wissen, wie mit welchen Daten und Informationen umzugehen ist, ist ein Key Skill in Zeiten der Digitalisierung. Unternehmensseitig kann natürlich auf Datenschutzverpflichtungserklärung, e-Trainings, Muster für interne Datenschutzrichtlinien und ähnliches zurückgegriffen werden. Wichtig ist aber, dass jede:r Mitarbeitende die Bedeutung des Themas verinnerlicht.

10. Gefühl für Kommunikation

Auch Kommunikation ist eine zentrale Fähigkeit in der digitalisierten Welt. Dabei geht es aber nicht nur darum, sich gut ausdrücken zu können, sondern auch darum, jederzeit die richtigen Kommunikationsmittel zu wählen. Manchmal ist es besser, kurz zum Hörer zu greifen als eine E-Mail zu schreiben. In einem anderen Fall kann eine kurze Email ein ausschweifendes Meeting ersparen. Meetings sind sowieso große Zeitfresser, insbesondere, wenn sie nicht gut vorbereitet (Agenda), durchgeführt (Disziplin) und nachbereitet (Ergebnisprotokoll mit „Call-to-action”) werden.

¹ http://achievevirtual.org/7-rules-for-online-etiquette/