„Hoffentlich hat der Kollege den Anlass und die Namen gleich richtig auf dem Bewirtungsbeleg notiert …“ Solche Gedanken kennen viele, die tagtäglich Spesen und Reisekosten prüfen. Denn spätestens bei der Kontrolle in der Entgeltabrechnung zeigt sich: Nur vollständig und korrekt ausgestellte Bewirtungsbelege sind steuerlich absetzbar. Fehlt etwas – etwa der Anlass der Bewirtung oder die Liste der Teilnehmenden – droht Ärger mit der Buchhaltung oder dem Finanzamt. Im schlimmsten Fall kann der Vorsteuerabzug verloren gehen.
Zwischen der Beleganforderung im Restaurant und der sauberen Abrechnung im Unternehmen liegt ein weiter Weg. Welche Aufwendungen dabei überhaupt als Bewirtungskosten gelten und welche formalen und steuerlichen Vorgaben bei der Abrechnung einzuhalten sind, erfährst du in diesem Beitrag. Außerdem werfen wir einen Blick auf die Änderungen seit 2023 und zeigen, worauf du bei der elektronischen Erfassung besonders achten solltest.
Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind Ausgaben für Speisen, Getränke und damit verbundene Dienstleistungen – etwa Trinkgelder oder Raumkosten –, die aus einem betrieblichen oder geschäftlichen Anlass entstehen. Entscheidend ist dabei der Anlass der Bewirtung.
Unterscheidung nach Anlass:
- Geschäftlich veranlasst: z. B. ein Essen bzw. das klassische „Geschäftsessen“ mit Kund:innen, Lieferant:innen, Geschäftspartner:innen, um geschäftsrelevante Themen zu besprechen
- Betrieblich veranlasst: z. B. Jubiläen, Betriebsfeiern, Teamevents, Schulungen, interne Meetings mit Verpflegung innerhalb eines Unternehmens
- Privat veranlasst: z. B. ein Geburtstagsessen ohne dienstlichen Bezug – solche privaten Anlässe sind nicht abzugsfähig
Wichtig: Nur die ersten beiden Kategorien gelten als abzugsfähig. Die Grenze zwischen betrieblich und privat kann dabei im Alltag fließend sein – achte also immer auf die nachvollziehbare Begründung. Eine nachvollziehbare Dokumentation des Anlasses hilft außerdem, Probleme bei einer späteren Prüfung zu vermeiden.
Ausnahmen bei der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten treten auf, wenn diese Kosten 60 Euro pro Person übersteigen (z. B. bei Dienstreisen) oder wenn die Kosten pro Person inklusive Umsatzsteuer 110 Euro übersteigen (z. B. bei Betriebsfeiern). In diesen Fällen müssen Arbeitnehmer:innen den geldwerten Vorteil versteuern. Ebenso müssen Mitarbeiter:innen ab der dritten Betriebsfeier im Jahr die Kosten für die Bewirtung als geldwerten Vorteil versteuern.
Bewirtungskosten oder Bewirtungsspesen – was ist der Unterschied?
In der Praxis tauchen häufig beide Begriffe auf – doch sie bezeichnen nicht dasselbe:
Bewirtungskosten sind die tatsächlichen Ausgaben für Essen, Getränke und Service im Rahmen eines geschäftlichen oder betrieblichen Anlasses. Diese Kosten werden in der Buchhaltung als Betriebsausgaben erfasst.
Bewirtungsspesen dagegen beschreiben den Anteil dieser Kosten, den ein:e Mitarbeitende:r selbst bezahlt hat und zur Erstattung einreicht – etwa nach einem Termin mit Kund:innen oder einem internen Workshop mit Verpflegung. Sie werden im Rahmen der Entgeltabrechnung verarbeitet und können – je nach Anlass und Dokumentation – steuerfrei oder steuerpflichtig sein.
Kurz gesagt: Bewirtungskosten betreffen die Unternehmensausgaben, Spesen die individuelle Abrechnung.
Kassenbon oder Bewirtungsbeleg?
Ein häufiger Fehler in der Praxis: Der Kassenbon aus dem Restaurant reicht allein nicht aus. Für steuerliche Zwecke wird ein separater Bewirtungsbeleg benötigt. Dieser enthält neben dem Rechnungsbetrag auch weitere Pflichtangaben wie den Anlass der Bewirtung und die Namen der Teilnehmenden. Manche Restaurants stellen dafür spezielle Vordrucke bereit oder drucken auf der Rückseite des Kassenbons ein entsprechendes Formular aus. Wichtig ist, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und gut lesbar sind.
Bewirtungsbelege auf Thermopapier? So bleiben Ihre Nachweise lesbar
Viele Restaurants drucken Bewirtungsbelege auf Thermopapier – einer empfindlichen Papierart, bei der Schriftzüge mit der Zeit verblassen können. Um wichtige Angaben langfristig zu sichern, solltest du die Belege frühzeitig kopieren oder digital archivieren. Dadurch bleiben alle Informationen auch bei späteren Prüfungen gut lesbar.
Neue Anforderungen an Bewirtungsbelege ab 2023
Seit dem 1. Januar 2023 ist Schluss mit handgeschriebenen Quittungen. Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 (BMF, Schreiben v. 30.06.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003) verlangt eine maschinelle und elektronische Erstellung der Bewirtungsbelege – aus einem System mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).
Definition: Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis, der bei geschäftlichen Bewirtungen im Restaurant ausgestellt und ergänzt wird, um die Kosten steuerlich als Betriebsausgabe absetzen zu können.
Wie fülle ich den Bewirtungsbeleg richtig aus?
Um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu können, muss der Bewirtungsbeleg alle nötigen Informationen enthalten. Nur so wird er vom Finanzamt akzeptiert. Folgende Details sind dabei unverzichtbar:
- Ort und Datum der Bewirtung (Rechnungsdatum)
- Name und Anschrift des Restaurants
- Konkreter Anlass der Bewirtung
- Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke (Netto- und Bruttobetrag sowie Umsatzsteuer)
- Höhe des Trinkgeldes (kann bis zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden)
- Bewirtetes Unternehmen und vollständige Namen der Gäste
- Unterschrift der Gastgeberin oder des Gastgebers auf dem Bewirtungsbeleg
Tipp: Bewirtungsbeleg sofort prüfen
Prüfe den Beleg gleich vor Ort. Fehlen maschinelle Angaben, kannst du ihn im Zweifel nicht geltend machen. Übrigens: Bei der Bewirtung von Geschäftspartner:innen müssen immer mindestens zwei Personen anwesend sein.
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Steuerliche Aspekte der Bewirtungskosten
Wie viel du steuerlich absetzen kannst, hängt vom Anlass der Bewirtung ab. Die Finanzverwaltung unterscheidet dabei zwischen geschäftlich und betrieblich veranlasster Bewirtung. Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten gelten als Betriebsausgaben und können handelsrechtlich vollständig angesetzt werden. Steuerlich sieht es etwas anders aus: Handelt es sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, dürfen nur 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen abgezogen werden. Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Nachweise vollständig und korrekt vorliegen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EstG).
| Art der Bewirtung | Steuerlich absetzbar | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Geschäftlich | 70 % | 30 % gelten als privat mitveranlasst |
| Betrieblich | 100 % | z. B. bei Schulungen oder Betriebsfesten |
| Privat | 0 % | keine Abzugsfähigkeit möglich |
Angemessen bewirten: Warum nicht jedes Menü durchgeht
Bewirtungskosten müssen immer in einem angemessenen Rahmen bleiben. Ein einfaches Mittagessen im Restaurant ist unproblematisch. Wird dagegen für ein erstes Kennenlerngespräch ein Drei-Gänge-Menü und Champagner im Sternerestaurant serviert, kann das bei einer späteren Prüfung schnell Fragen aufwerfen. Achte daher darauf, dass Anlass und Aufwand in einem nachvollziehbaren Verhältnis stehen.
Abrechnung und Erstattung von Bewirtungskosten
In vielen Unternehmen läuft die Erstattung digital über ein Spesenabrechnungssystem.
Der typische Ablauf:
- Beleg direkt im Restaurant anfordern (maschinell)
- Anlass und Teilnehmende direkt auf dem Beleg notieren
- Scan oder Foto hochladen, z. B. in Concur, Lexware Office oder DATEV
- Buchhaltung prüft auf Vollständigkeit
- Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung oder Gehaltslauf
Achte bei der Buchung auf das richtige Sachkonto und ggf. auf den Vorsteuerabzug – dieser ist nur möglich, wenn der Beleg alle Pflichtangaben enthält.
Auswirkungen von Bewirtungskosten auf die Lohnsteuer
Sobald Mitarbeitende bewirtet werden, kann Lohnsteuer ins Spiel kommen. Besonders relevant sind hier Betriebsveranstaltungen, etwa Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern.
Zuwendungen im Rahmen von bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind bis zu einem Betrag von 110 EUR pro Veranstaltung und Mitarbeiter:in steuerfrei. Nur Beträge, die diese Grenze überschreiten, müssen versteuert werden. Die Obergrenze von 110 EUR gilt gleichmäßig für alle Mitarbeiter:innen. Dieser Betrag kann übrigens nicht bei nur einer Feier verdoppelt werden. Auch ein nicht voll ausgeschöpfter Betrag für die Bewirtung kann nicht auf eine zweite Betriebsveranstaltung übertragen werden.
Bewirtungskosten: Besondere Fälle und Herausforderungen
- Gemischte Gruppen
Wird gemeinsam mit internen und externen Personen gegessen, ist eine anteilige Aufteilung der Kosten notwendig. Die externen Anteile für Geschäftspartner:innen sind zu 70 Prozent abzugsfähig, während die Bewirtung für eigene Arbeitnehmer:innen zu 100 Prozent abzugsfähig sind. - Bewirtungsbeleg im Ausland
Im Ausland sind die Regeln ähnlich – allerdings kann es sein, dass maschinelle Belege nicht üblich sind. Dann hilft ein Eigenbeleg mit detaillierter Begründung und Übersetzung ins Deutsche. - Abgrenzung zu Geschenken
Einladungen zu Kaffee und Kuchen? Oder doch ein Präsentkorb? Die Grenze zwischen Bewirtung und Geschenk ist schmal – steuerlich macht es aber einen großen Unterschied. Hier gilt: Geschenke sind nur bis 50 Euro (bis 1.1.2024 sind es 35 Euro) pro Jahr und Person absetzbar – Bewirtungskosten dagegen (teilweise) sofort.
Auf den Punkt gebracht: Bewirtungskosten sicher abrechnen
Bewirtungskosten gehören im Arbeitsalltag von Entgeltabrechner:innen fest dazu. Gerade deshalb lohnt es sich, bei der Abwicklung genau hinzusehen. Kleine Nachlässigkeiten – wie ein fehlender Name oder ein unvollständig ausgefüllter Beleg – können schnell teuer werden. Wer jedoch gleich beim Essen Anlass und Teilnehmende sauber notiert, den Beleg prüft und die Abrechnung digital organisiert, erspart sich später viel Aufwand – und bleibt auch bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.
Weitere Informationen zu „Reisekostenabrechnung“ erhälst du in diesem Beitrag:
