Belege

Was sind Belege?

Belege sind schriftliche Nachweise über einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Sie dienen in der Buchhaltung als Grundlage für jede Buchung. Ohne Belege darf keine Buchung vorgenommen werden – das ist ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Ein Beleg dokumentiert dabei alle relevanten Angaben wie Datum, Betrag, Leistung und beteiligte Parteien.

Belegarten im Überblick

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Hauptkategorien von Belegen: Eigenbelegen und Fremdbelegen. Darüber hinaus gibt es noch spezielle Formen wie Notbelege.

• Fremdbelege: Belege, die von Dritten ausgestellt werden, z. B. Rechnungen, Quittungen oder Eingangsrechnungen.
• Eigenbelege: Belege, die vom Unternehmen selbst erstellt werden, z. B. Ausgangsrechnungen oder interne Buchungsbelege.
• Notbelege: Ersatzbelege, wenn kein anderer Nachweis vorhanden ist. Sie sollten nur im Ausnahmefall verwendet und genau dokumentiert werden.

Belege in der Buchhaltung

Belege sind das Rückgrat der Buchführung. Jeder Vorgang, ob Zahlung, Verkauf, Einkauf oder Umbuchung, muss durch einen Beleg nachvollziehbar sein. Die Belege dienen dabei nicht nur der internen Kontrolle, sondern auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Für eine gültige Buchung muss ein Beleg bestimmte Angaben enthalten:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Betrag in Euro
• Leistungsbeschreibung
• Namen der beteiligten Personen oder Unternehmen
• Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung

Typische Fehler und Missverständnisse bei Belegen

Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass nur externe Rechnungen als Belege gelten. Tatsächlich sind auch Eigenbelege zulässig, vorausgesetzt, sie enthalten alle notwendigen Informationen. Auch handschriftliche Quittungen werden anerkannt, wenn sie vollständig und lesbar sind. Wichtig: Ohne Beleg keine Buchung – und das kann bei einer Steuerprüfung teuer werden.

FAQ

Was ist ein Beleg in der Buchhaltung?

Ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Er dokumentiert alle wichtigen Angaben und ist Grundlage jeder Buchung.

Welche Belegarten gibt es?

Die wichtigsten Belegarten sind Fremdbelege, Eigenbelege und Notbelege. Sie unterscheiden sich durch den Aussteller und den Verwendungszweck.

Wie müssen Belege aufbewahrt werden?

Belege müssen in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden – digital oder in Papierform, aber immer vollständig und nachvollziehbar.

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