Die Kosten für eine Betriebsveranstaltung können steuerbegünstigt abgerechnet werden. Unter welchen Voraussetzungen ist das möglich? Wir geben dir einen Überblick über die geltende Rechtslage.
Betriebsfeiern und Firmenevents sind eine willkommene Abwechslung vom Arbeitsalltag. Sie können den Zusammenhalt im Unternehmen und das Wir-Gefühl fördern. Außerdem dienen sie auch als „Dankeschön“ für die von den Beschäftigten geleistete Arbeit.
Ein schöner Nebeneffekt ist, dass der Gesetzgeber die Kosten für Betriebsveranstaltungen steuerlich privilegiert behandelt. Das heißt: Die Zuwendungen an die Mitarbeitenden, die anlässlich einer Betriebsfeier zum Beispiel für das Catering anfallen, sind zwar grundsätzlich wie Arbeitslohn steuerpflichtig. Jedoch darf für diese Ausgaben ein Steuerfreibetrag in Höhe von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter oder teilnehmender Mitarbeiterin genutzt werden. Mit dem 110-Euro-Steuerfreibetrag ist der Bruttobetrag gemeint, also die betrieblichen Ausgaben einschließlich Umsatzsteuer.
Definition: Was ist ein Betriebsveranstaltung?
Als Betriebsveranstaltung gilt eine „Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Dazu gehören zum Beispiel:
- Betriebsausflüge
- Betriebliche Sommerfeste
- Weihnachtsfeiern
- Feiern zu einem Firmenjubiläum
Wichtig:
Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen sowie gegebenenfalls Leiharbeitnehmern und Leiharbeitnehmerinnen oder Beschäftigten anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.
Pro Kalenderjahr dürfen maximal zwei Betriebsveranstaltungen mit dem 110-Euro-Freibetrag abgerechnet werden. Finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr statt, darf der Arbeitgeber wählen, welche beiden Veranstaltungen er mit dem Freibetrag abrechnet. Er muss den Freibetrag nicht zwingend für die zeitlich früher stattfindenden Events ansetzen.
Was sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung?
Nach der Definition des Bundesfinanzministeriums sind Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer – unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001).
Zu den berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten zählen zum Beispiel Ausgaben für:
- Speisen und Getränke
- Catering-Service
- musikalisches Rahmenprogramm
- Anmietung einer Räumlichkeit
- Raumdekoration
- Eintrittskarten
- Reiseunternehmen (zum Beispiel bei Ausflügen per Bus)
Ebenfalls zu den Gesamtkosten zählen Sachgeschenke, die der Arbeitgeber anlässlich der Betriebsveranstaltung an Mitarbeitende überreicht.
Dagegen sind rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn zum Beispiel die Weihnachtsfeier von eigenem Personal vorbereitet wird, nicht bei den Kosten der Betriebsveranstaltung zu berücksichtigen.
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Berechnung der Kosten
Die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten sind durch die teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu teilen. Daraus ergibt sich der zugewendete Arbeitslohn pro Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin.
Wenn auch Begleitpersonen, zum Beispiel die Ehepartner, an der Betriebsveranstaltung teilnehmen, sind die auf die Begleitpersonen entfallenden Kosten – in steuerlicher Hinsicht – den jeweiligen Beschäftigten zuzurechnen.
Bei der Berechnung der auf die Beschäftigten entfallenden Kosten musst du also wie folgt vorgehen:
- Im ersten Schritt musst du die Gesamtkosten ermitteln, die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung anfallen.
- Im nächsten Schritt musst du die Pro-Kopf-Ausgaben berechnen, indem du die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer teilst.
- Schließlich musst du prüfen, ob Begleitpersonen bei der Betriebsveranstaltung anwesend waren. Die Kosten für eine Begleitperson werden dem jeweiligen Mitarbeiter oder der jeweiligen Mitarbeiterin zugerechnet.
Wer gehört zum Teilnehmerkreis?
Relevant für die Steuerfreiheit ist der Teilnehmerkreis. Voraussetzung für die Nutzung des Freibetrags ist, dass die Teilnahme an der Veranstaltung allen Beschäftigten des Unternehmens oder wenigstens allen Beschäftigten eines bestimmten Betriebsteils oder einer Abteilung offensteht. Entscheidend ist, dass nicht eine bestimmte Mitarbeitergruppe bevorzugt wird. Zum Beispiel darf auch ein Abteilungsfest oder ein Treffen von ehemaligen Arbeitnehmern (Pensionärstreffen) mit dem Steuerfreibetrag abgerechnet werden.
Dagegen darf für eine betriebliche Veranstaltung, die nur einem exklusiven Teilnehmerkreis offensteht (zum Beispiel nur den Führungskräften des Unternehmens), der 110-EUR-Freibetrag nicht genutzt werden.
Was passiert mit „No-Show-Kosten“?
Als „No-Show-Kosten“ bezeichnet man Ausgaben, die für Mitarbeitende entstehen, die für die Veranstaltung eingeplant sind, aber kurzfristig absagen und somit nicht teilnehmen. Sind diese Kosten auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umzulegen? Dazu gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs, der damit die gängige Auffassung der Finanzverwaltung bestätigte (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18).
Gemäß der BFH-Entscheidung sind im Hinblick auf die Besteuerung anlässlich einer Betriebsveranstaltung alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer oder bei der Arbeitnehmerin einen Vorteil begründen können. Die zu berücksichtigenden Gesamtkosten des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Personen aufzuteilen.
Daraus folgt: Die Ausgaben, die auf die nicht erschienenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entfallen, müssen den anwesenden Beschäftigten zugerechnet werden.
Aktueller Freibetrag
Wenn die anteiligen Kosten pro Teilnehmer oder Teilnehmerin innerhalb des 110-Euro-Freibetrags liegen, bleiben die Kosten lohnsteuerfrei. Der Betrag ist dann auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Übersteigen die anteiligen Kosten den Freibetrag, so ist nur der Mehrbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. In einem solchen Fall besteht die Möglichkeit, den Mehrbetrag pauschal mit 25 Prozent zu besteuern.
Gemäß einem Urteil des Bundesfinanzhofs darf die Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent auch für Veranstaltungen genutzt werden, die nicht allen Betriebsangehörigen offensteht, sondern nur einem ausgewählten Teilnehmerkreis (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22)
FAQ: Steuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung
Wer darf steuerbegünstigt an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen?
Alle Beschäftigten oder ganze Betriebsteile müssen eingeladen sein. Ist der Teilnehmerkreis zu exklusiv (z. B. nur Führungskräfte), entfällt die Steuervergünstigung.
Was zählt zu den steuerlich relevanten Kosten einer Betriebsveranstaltung?
Alle externen Ausgaben wie Essen, Getränke, Musik, Raummiete, Dekoration oder Geschenke. Interne Leistungen wie Eigenorganisation zählen nicht.
Wie werden die Kosten auf die Teilnehmenden verteilt?
Die Gesamtkosten werden durch die Zahl der Anwesenden geteilt. Kosten für Begleitpersonen werden den jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.
Wann greift der Steuerfreibetrag nicht (mehr)?
Nur zwei Veranstaltungen pro Jahr sind begünstigt. Wird der 110-Euro-Freibetrag pro Person überschritten, ist der Mehrbetrag steuerpflichtig – kann aber pauschal versteuert werden.
Warum ist die genaue Kostenberechnung wichtig?
Nur so lässt sich prüfen, ob der Freibetrag eingehalten wird. Fehler führen schnell zu Steuerpflicht.
Wie wird mit kurzfristigen Absagen umgegangen?
„No-Show-Kosten“ werden auf die erschienenen Mitarbeitenden verteilt. Das kann den Pro-Kopf-Betrag erhöhen und den Freibetrag übersteigen.
