Die Entgeltabrechnung ist im Wandel: Prozesse müssen neu gedacht, Effizienz gesteigert und Chancen genutzt werden. Denn die Entgeltabrechnung ist ein unverzichtbarer und anspruchsvoller Prozess, der weit über die reine Gehaltsberechnung hinausgeht. Sie erfordert eine Kombination aus Fachwissen, technischer Unterstützung und strategischer Planung. In einer sich rasant wandelnden Arbeitswelt steigen auch die Anforderungen an diesen Prozess. Zukunftsweisende Technologien bieten dir dabei die Chance, Effizienz zu steigern und dein Unternehmen optimal auf kommende Herausforderungen vorzubereiten.
Moderne HR-Software kann dabei helfen, die Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Der Einsatz von Digitalisierung, Automatisierung oder Künstlicher Intelligenz ermöglicht es dir zudem, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und flexible Arbeitsmodelle besser umzusetzen. Gleichzeitig sorgen leistungsstarke Schnittstellen sowie Employee Self-Service-Lösungen für schlankere administrative Abläufe und setzen wertvolle Ressourcen frei.
Wichtig dabei ist: Die Expertise von qualifizierten Fachkräften bleibt unverzichtbar. Jedoch gemeinsam mit innovativen Tools können Entgeltabrechnende eine transparente, effiziente und zukunftssichere Entgeltabrechnung realisieren. Entdecke jetzt, wie du diese innovativen Möglichkeiten gezielt nutzen kannst.
HR-Software: Möglichkeiten kennen, Vorteile nutzen
Die Nutzung von HR-Software bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, um die Effizienz und Transparenz in der Personalabteilung zu steigern und strategische Prozesse zu optimieren. Ein zentraler Vorteil liegt in der Digitalisierung und Automatisierung von Routineaufgaben. Durch digitale Personalakten, automatisierte Zeugniserstellung und standardisierte Workflows können administrative Tätigkeiten schneller und fehlerfreier erledigt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Ressourcenaufwand erheblich. Zudem ermöglichen moderne HR-Softwarelösungen die Nutzung von HR-Analytics, wodurch datenbasierte Entscheidungen getroffen und zukünftige Entwicklungen besser prognostiziert werden können.
Ein weiterer Vorteil moderner HR-Software liegt in der zentralen Datenverwaltung. Eine integrierte Datenbank, die alle HR-Module speist, minimiert Fehler und reduziert den Pflegeaufwand. Leistungsfähige Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen sorgen zudem für eine reibungslose Datenübertragung und gewährleisten eine hohe Datenqualität.
Die HR-Software unterstützt zudem die Flexibilisierung des Arbeitens im Unternehmen. Sie ermöglicht ein ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten, was insbesondere in Zeiten von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen von großer Bedeutung ist. Gleichzeitig können Mitarbeitende durch agile Tools selbstorganisiert arbeiten, was die Anpassungs- und Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens stärkt.
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Effizienzsteigerung mit Employee Self-Service (ESS)
Die Entgeltabrechnung im Self-Service (Employee Self Service, ESS) bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, eigenständig und digital auf entgeltbezogene Prozesse zuzugreifen und diese zu verwalten. Dies entlastet die Personalabteilung und beschleunigt administrative Abläufe. Nachfolgend die aus heutiger Sicht wichtigsten Funktionen und Leistungen im Self-Service:
| Zugriff auf persönliche Daten | Selbständige Datenpflege | Anträge und Genehmigungen |
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Die Vorteile des Self-Service sind im Wesentlichen Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Flexibilität und Kostenersparnis: Die Mitarbeitenden können 24/7 auf ihre Daten zugreifen. Gleichzeitig wird die Personalabteilung entlastet, sodass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Ganz wichtig ist hierbei der Datenschutz: Individuelle Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder Mitarbeitende nur Zugriff auf seine eigenen Daten hat. Darüber hinaus setzen ESS-fähige Systeme auf verschlüsselte Verbindungen und strenge Sicherheitsstandards.
Schnittstellen für den reibungslosen Datentransfer leistungsstark gestalten
Die Entgeltabrechnung erfordert eine Vielzahl von Schnittstellen, um einen reibungslosen und effizienten Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Institutionen zu gewährleisten. Diese Schnittstellen sind essenziell, um Daten sicher, fehlerfrei und automatisiert zu übertragen. Wichtige Schnittstellen im Bereich der Entgeltabrechnung sind:
- Die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist eine standardisierte elektronische Schnittstelle, die von der deutschen Finanzverwaltung entwickelt wurde, um die Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern.
- Die Schnittstellen zur Sozialversicherung ermöglicht es Arbeitgebern, alle sozialversicherungsrelevanten Daten ihrer Beschäftigten an die zuständigen Sozialversicherungsträger zu übermitteln.
- Eine systemintegrierte Zeitwirtschaft stellt die Arbeitszeitdaten kalendertäglich der Entgeltabrechnung zur Verfügung.
- Die Finanzbuchhaltung erhält von der Entgeltabrechnung Daten zur Verbuchung des Monatsabschlusses sowie für weitere buchhalterische Zwecke.
- Employee Self Service (ESS) und Manager Self Service (MSS) reduzieren den administrativen Aufwand und verbessern die Datenqualität.
- Die behördlichen Schnittstellen dienen u.a. zur Bereitstellung von Daten für gesetzlich vorgeschriebene Statistiken.
- Sofern Teilaufgaben aus der Entgeltabrechnung auf externe Dienstleister ausgelagert sind, ermöglicht diese Schnittstellen die Übertragung aller relevanten Daten.
Beispiel:
Übermittlung von Daten an Steuerberater oder spezialisierte Abrechnungsdienstleister.
Gut programmierte und integrierte Schnittstellen sind entscheidend für die Effizienz und Fehlerfreiheit der Entgeltabrechnung. Sie vermeiden Medienbrüche, reduzieren manuelle Eingriffe und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)
Künstliche Intelligenz kann die Entgeltabrechnung auf vielfältige Weise unterstützen, indem sie Prozesse automatisiert, Daten analysiert und Fehler minimiert. Sie ermöglicht es, große Datenmengen effizient zu verarbeiten. Durch den Einsatz von KI können Abweichungen und Fehler in der Abrechnung frühzeitig erkannt und korrigiert werden, was deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit erhöht.
Darüber hinaus kann KI historische Daten analysieren, um Muster zu erkennen und Prognosen zu erstellen, beispielsweise zur Gehaltsentwicklung oder zu potenziellen Risiken. Dies erleichtert die strategische Planung und Entscheidungsfindung. Auch Routineaufgaben wie die Erstellung und der Versand von Entgeltabrechnungen können durch KI vollständig automatisiert werden und führen zur Entlastung der Personalabteilung.
Ein weiterer Vorteil ist die Integration von KI in bestehende HR-Systeme, wodurch eine zentrale Verwaltung von Daten ermöglicht wird. Dies sorgt für konsistente Informationen und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Gleichzeitig müssen jedoch rechtliche Anforderungen wie Datenschutz und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachtet werden, um den Einsatz von KI rechtssicher zu gestalten.
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KI, Transparenz, Datenschutz: Zukunft der Lohnabrechnung rechtssicher gestalten.
Umsetzungstipps für die Entgeltabrechnung: Neben der DSGVO bringen der EU AI Act, das Entgelttransparenzgesetz, das Nachweisgesetz sowie Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz neue Herausforderungen. Im Seminar lernst du praxisnah, wie du Daten sicher verarbeitest, Pflichten erfüllst und Fehler vermeidest.
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Prozesse bereichsübergreifend neu denken
Über den „Tellerrand“ schauen und das Wissen aller in neue Prozesse zu formulieren macht Unternehmen zukunftsfähig und transparent. Darüber hinaus fördert es ein neues Miteinander.
Der Weg zum bereichsübergreifenden Denken erfordert eine strategische und kulturelle Transformation, die auf Zusammenarbeit, Kommunikation und gegenseitigem Verständnis basiert. Zunächst ist es wichtig, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Respekt und Anerkennung fördert. Dies kann durch klare Kommunikationsstrukturen und offene Dialoge erreicht werden.
Die Einführung von Kompetenzmodellen, die unternehmerisches Denken und Handeln fördern, ist ebenfalls entscheidend. Diese Modelle sollten Mitarbeitende dazu befähigen, über die Grenzen ihrer eigenen Abteilung hinauszudenken und Entscheidungen im Kontext des gesamten Unternehmens zu treffen. Führungskräfte spielen hierbei eine Schlüsselrolle, indem sie Mitarbeitende unterstützen, strategische Prioritäten zu setzen und eine Balance zwischen operativer und strategischer Arbeit zu finden.
Schließlich ist es wichtig, eine positive Fehlerkultur zu etablieren, die es Mitarbeitenden ermöglicht, aus Fehlern zu lernen und kreative Lösungen zu entwickeln.
Klassisches Beispiel für eine bereichsübergreifende Prozessoptimierung:
Die Zusammenführung und Digitalisierung von Reiseantrag und Reisekostenabrechnung, die heute vielfach noch auf der Papierebene oder ausschließlich in der Finanzbuchhaltung stattfinden.
Der Workflow „Reise“ im HR-System: mit wenigen Klicks von der Beantragung bis zur Erstattung:
Checkliste: Erfolgreiche Digitalisierung planen
Die Überführung von manuellen Aufgaben in die digitale Welt muss gut durchdacht sein. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:
- Bedarfsanalyse durchführen
- Rechtskonformität prüfen
- Mitbestimmung des Betriebsrats beachten
- Auswahl der geeigneten Software (i.d.R. die eingesetzte HR-Software)
- Projektteam zusammenstellen und Rollen klären
- Projektplan erstellen
- Testphase einplanen
- Zugriffsmöglichkeiten über Berechtigungskonzepte schaffen
- Integration von Schnittstellen
- Datenschutz und Sicherheit
- Monitoring und Optimierung (Systemupdates, Feedbackkultur, Prozessanpassung)
- Dokumentation (auf dem Weg vom IST- zum SOLL)
- Kommunikation und Change-Management
Hierbei kann auch die KI unterstützen.
Die Zukunft beginnt hier
Die Entgeltabrechnung steht vor einem Wandel, der durch den Einsatz moderner Technologien wie HR-Software, Employee Self-Service (ESS), Digitale Lohnschnittstellen (DLS) und Künstliche Intelligenz (KI) geprägt ist. Diese Innovationen ermöglichen nicht nur eine effizientere und fehlerfreie Abwicklung, sondern schaffen auch neue Standards in der Datenverarbeitung und Automatisierung. ESS fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, DLS standardisiert den Datenaustausch für Prüfungen, und KI eröffnet Potenziale für Prozessoptimierung und strategische Analysen. Solche zukunftsweisenden Ansätze sind entscheidend, um die Entgeltabrechnung nachhaltig und wettbewerbsfähig zu gestalten.
