So gelingt der GoBD-konforme Monatsabschluss

In diesem Artikel erfährst du, wie das IKS den Monatsabschluss unterstützt, was die GoBD´s damit zu tun haben und wie wichtig es ist, Unstimmigkeiten im Abrechnungsprozess zeitnah zu klären.

Was versteht man unter IKS?

IKS steht für Internes Kontrollsystem. Es handelt sich dabei um ein System von Maßnahmen, Verfahren und Kontrollen innerhalb eines Unternehmens, das darauf abzielt, die Einhaltung von Richtlinien, die Verhinderung von Fehlern und Betrug sowie die Sicherstellung der Verlässlichkeit von Finanz- und Managementinformationen zu gewährleisten.

Ein gut funktionierendes IKS ist essenziell, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern und das Vertrauen von Stakeholdern zu stärken. Es umfasst die folgenden Bereiche:

• Risikomanagement: Identifikation und Bewertung von Risiken, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnten.
• Kontrollmaßnahmen: Implementierung von Prozessen und Kontrollen, um Risiken zu minimieren.
• Überwachung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Kontrollen, um deren Wirksamkeit sicherzustellen.
• Dokumentation: Festhalten aller Prozesse und Kontrollen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Die Verpflichtung zur Einführung eines IKS ergibt sich aus den GoBD

Die Grundlagen und Anforderungen, ein IKS in der Entgeltabrechnung anzuwenden, ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hier ist unter Punkt 6 geregelt, dass für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO der Steuerpflichtige (= Arbeitgeber) Kontrollen einzurichten, auszuführen und zu dokumentieren hat.

Wesentlich hierbei sind:

Mit diesem Wissen und den Bausteinen des Risikomanagementprozesses lässt sich der Monatsabschluss revisionssicher durchführen und dokumentieren.

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Internes Kontrollsystem (IKS) in der Entgeltabrechnung

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Beispiel: Kontrollen im Rahmen des Monatsabschlusses

1. Die Erfassung der Stamm-, Bewegungs- und Systemdaten
erfolgt unter Einhaltung des 4-Augen-Prinzips. So ist sichergestellt, dass alle Stamm- (z. B. Steuer-ID, SV-Nummer, Gehaltsdaten) und Bewegungsdaten (z.B. Arbeitszeitänderungen oder Gehaltsanpassungen) korrekt und aktuell sind. Idealerweise werden die Daten dort erfasst, wo sie anfallen, d.h.:

• Eintritte, Austritte, Versetzungen, Entgeltregulierungen im Personalmanagement.
• Zeitdaten (Buchungen und Fehlzeiten) vom Mitarbeitenden mittels Workflows und Freigabe durch den jeweiligen Vorgesetzten.
• Änderungen von Adress-, Familien- und Kommunikationsdaten vom Mitarbeitenden.
• Gesetzliche Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht per Patch oder Update durch den Softwareanbieter.

2. Start der Abrechnung
Die monatlichen Abrechnungsstichtage mit Wertstellung der Löhne und Gehälter sind in einem Jahresplan hinterlegt und von Geschäftsleitung, Finanzen und Personal abgestimmt. Viele Unternehmen führen heute schon nächtlich eine Simulationsabrechnung mittels Jobsteuerung (automatisch zu einer festgelegten Uhrzeit) durch. Dies hat zur Folge, dass sich das Abrechnungsvolumen und die Fehler zum Stichtag reduzieren und der Arbeitsaufwand über den ganzen Monat verteilt wird. Hierbei ist sicherzustellen,

• dass alle Abrechnungen korrekt durchgeführt werden, einschließlich der Berechnung von Zuschlägen, Abzügen und Einmalzahlungen,
• die Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge korrekt ermittelt werden.

Als Hilfsmittel dienen Fehlerlisten, die entsprechend zu bearbeiten sind. Warnfehler können geprüft werden und verstehen sich als Hinweis. Sogenannte Error-Fehler müssen vor der Produktivabrechnung behoben werden.

3. Die Buchungsliste
beinhaltet die Verbuchung der Lohnarten auf den Sachkonten. Diese wird im Format .txt, .csv, oder .xml an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Die Buchungsliste ist korrekt, wenn SOLL- und HABEN aufgehen. Unter das IKS fallen die Aktivierung neuer Lohnarten oder Kostenstellen, die verantwortlich von der Finanzbuchhaltung den jeweiligen Sachkonten zuzuordnen sind.

4. Lohnsteuer
Payroll ruft monatlich die Änderungsliste über ELStAM beim Finanzamt ab. Diese beinhaltet die Lohnsteuermerkmale aller Mitarbeitenden, die nach dem letzten Abruf Änderungen vorgenommen haben, z.B. Steuerklassenwechsel, Eintrag von Freibeträgen, etc. Diese Datei ist im Original in das HR-System zu übernehmen. Im Rahmen des IKS ist eine Sichtprüfung durchzuführen und zu dokumentieren. Gleiches gilt für die An- und Abmeldungen (Ein- und Austritte).

5. Sozialversicherung
Im Rahmen der Beitragsabrechnung werden alle sozialversicherungsrechtlichen Tatbestände mitarbeiter- und kassenbezogen ermittelt, bewertet und abgerechnet. Diese Abrechnungsergebnisse werden sodann in den Beitragsnachweisen, die den Krankenkassen für den Beitragseinzug zur Verfügung gestellt werden, kumuliert. Eine Vollständigkeitskontrolle (Anzahl Beitragsnachweise = Anzahl Krankenkassen) ist durchzuführen. Darüber hinaus können die Beiträge optional mit dem Vormonat oder dem gleichen Monat Vorjahr verprobt werden. Es ist sicherzustellen, dass alle An-, Ab- und Unterbrechungsmeldungen korrekt und fristgerecht erfolgen.

6. Der Zahlungsverkehr teilt sich auf in

• Zahlungsverkehr Arbeitgeber (AG): dieser beinhaltet alle Zahlungen an die Krankenkassen, die Finanzämter sowie an die betriebliche Altersversorgung.
• Zahlungsverkehr Arbeitnehmer (AN): dieser beinhaltet alle Girozahlungen, VL, Direktversicherungen, Pfändungen, …

Hier liefert die HR-Software Fehlerlisten, die Mitarbeitende mit fehlender Bank oder ohne Entgelt (Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit oder erhalten Lohnersatzleistungen) ausweisen. Mit Durchführung des Zahlungsverkehrs werden auch die Datenträger mit allen Zahlungsdetails erstellt und in das Bankenprogramm geladen. Das IKS verlangt hier jeweils zwei Unterschriften berechtigter Personen, die legitimiert sind, entsprechende Summen freizugeben.

7. Die Archivierung und Kommunikation schließt den Monatsabschluss ab. Hier

• werden die Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und DEÜV-Meldungen an die Mitarbeitenden übermittelt (HR-Portal, per Mail mit verschlüsselter Anlage oder per Zusendung).
• werden die Buchungsunterlagen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt. Dies sind u.a. die Buchungsliste, Lohnsteueranmeldung, Informationen zum Zahlungsverkehr.
• wird der Monat freigegeben. Eine Änderung der Daten ist dann nur noch per Rückrechnung in die Vorperiode möglich.
• werden automatisierte Berichte erstellt und bereitgestellt. Intern: z.B. Entgeltstatistiken, Fehlzeitenreports. Extern: Erstellung und Übermittlung gesetzlich vorgeschriebener Statistiken.

Schauen wir abschließen noch kurz auf die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Hier ist wichtig, dass die Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Das bedeutet konkret das Führen detaillierter Aufzeichnungen für jeden Abrechnungszeitraum, einschließlich Verzeichnissen aller Beschäftigten und deren Entgeltdaten. Im Ergebnis können alle Abrechnungen sowie steuer- sowie sozialversicherungsrechtlichen Beurteilungen jederzeit prüfbar im Rahmen von Betriebsprüfungen abgerufen werden.

Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung (auf was ist zu achten?)

Die Sachkontenklärung im Rahmen der Entgeltabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des IKS. Sie dient dazu, Unstimmigkeiten oder Fehler in den Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen zu identifizieren und zu korrigieren. Dabei geht es insbesondere um die Klärung von Differenzen zwischen den Entgeltabrechnungsdaten und den entsprechenden Buchungskonten in der Finanzbuchhaltung.

Wesentliche Aspekte der Sachkontenklärung sind:

Prüfung der Entgeltunterlagen:

• Keine Buchung ohne Beleg
• Die Angaben müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere gemäß § 28f SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung.

Abgleich mit der Finanzbuchhaltung:

• Besprechung der Buchungsergebnisse und Klärung der Verrechnungskonten
• Differenzen, wie z. B. fehlerhafte Buchungen, sind zu identifizieren und zu korrigieren.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit:

• Die durchgeführten Kontenklärungen müssen dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit im Rahmen von Betriebsprüfungen sicherzustellen: Warum ist ein Fehler entstanden und wie wurde dieser dauerhaft bereinigt?

Regelmäßige Kontrollen:

• Die Sachkontenklärung sollte regelmäßig, idealerweise monatlich, durchgeführt werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Ausblick

Das IKS stellt die Funktionsfähigkeit des Abrechnungssystems sicher und gewährleistet eine nahezu fehlerfreie Entgeltabrechnung. Alle Prozesse und Daten werden dokumentiert, durch regelmäßige Prüfungen und Kontrollen werden Fehler, Unregelmäßigkeiten und potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig erkannt und behoben. Es schützt Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken, gleichzeitig erfordert es eine kontinuierliche Weiterentwicklung, um den steigenden Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Compliance gerecht zu werden.

Entscheidend für den Erfolg ist, dass das IKS anforderungs- und bedarfsgerecht eingerichtet und in Betrieb genommen wird.

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