Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen, die wir haben. Im Arbeitsalltag scheint sie bei all den offenen To-dos immer wieder Mangelware zu sein. Doch ist das wirklich so oder müssen wir nur lernen, unsere Zeit besser zu managen? Was du tun kannst, um deinen Arbeitsalltag produktiver und trotzdem stressfreier zu gestalten, erfährst du in diesem Blogbeitrag. Wir stellen dir sechs Zeitmanagement-Tipps vor, die dir deinen Alltag erleichtern.
Tipp 1: Setze klare Prioritäten
Ein effektives Zeitmanagement beginnt mit klaren Zielen und Prioritäten. Frage dich: Was ist wirklich wichtig? Welche Aufgaben bringen mich meinen Zielen näher? Ein hilfreiches Werkzeug dafür ist die Eisenhower-Matrix, bei der Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt werden:
Dringend und wichtig:
Diese Aufgaben erledigst du sofort. Gibt es mehrere Aufgaben dieser Art, priorisierst du sie nach Dringlichkeit. Halte diesen Stapel an Aufgaben so gering wie möglich. Das gelingt dir durch gute und vorausschauende Planung.
Beispiel: Krisenmanagement, Abgabefristen für wichtige Projekte.
Wichtig, aber nicht dringend:
Plane und terminiere diese Aufgaben in deinem Kalender für später.
Beispiel: Persönliche Entwicklung, Beziehungsaufbau.
Dringend, aber nicht wichtig:
Aufgaben, die dringend sind, aber bei genauerem Hinsehen gar nicht deine Expertise erfordern, kannst du delegieren.
Beispiel: Mails beantworten, Meetings, Gefälligkeiten für Kollegen und Kolleginnen.
Weder dringend noch wichtig:
Aufgaben aus dieser Kategorie, die keinen Mehrwehrt schaffen, streichst bzw. ignorierst du.
Beispiel: Bereits irrelevante Mails sortieren, an Bürotratsch teilnehmen.
Mit dieser Methode stellst du sicher, dass du deine Energie auf das Wesentliche konzentrierst – einer der besten Zeitmanagement-Tipps, wenn es darum geht, deinen Fokus zu behalten.
Tipp 2: Nutze das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse oft aus nur 20 % des Aufwands resultieren. Dieses Prinzip lässt sich hervorragend im Zeitmanagement anwenden:
- Identifiziere Aufgaben, die den größten Einfluss auf dein Ziel haben.
- Fokussiere dich auf diese „wichtigen 20 %“ und reduziere unwichtige Tätigkeiten.
Beispiel: Du musst bis morgen eine Power-Point-Präsentation erstellen. Trage dazu die wichtigsten Informationen zusammen, lass alles Unwichtige außen vor. Statt fünfzehn hast du dann vielleicht nur fünf Folien, auf diesen steht dann aber kompakt das, was deine Auftraggeber:innen wirklich interessiert. Halte dich außerdem nicht mit dem Einfügen von Effekten oder Animationen auf, sondern konzentriere dich auf den Inhalt.
Das Pareto-Prinzip gehört zu den effektivsten Zeitmanagement-Tools, denn es hilft dir, gezielt effizienter zu arbeiten.
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Tipp 3: Plane deinen Tag im Voraus
Wenn du bereits weißt, was du am Tag zu erledigen hast, startest du strukturierter und kannst deine Konzentration auf die wichtigen Dinge legen. Nimm dir darum am Abend vorher oder morgens kurz Zeit für einen Überblick über deine anstehenden Aufgaben:
- Schreibe alle Aufgaben nieder.
- Ordne sie nach ihrer Wichtigkeit (z. B. mithilfe der Eisenhower-Matrix).
- Lege feste Zeiten für jede Aufgabe fest.
Ein unterstützendes Konzept kann hier das sogenannte Time Blocking sein. Dabei teilst du deinen Kalender in feste Blöcke ein, z. B.: von 9 bis 9:30 Uhr Mails bearbeiten; von 9:30 bis 11:00 Uhr Projektarbeit, 11:00 Uhr bis 12:00 Uhr Meeting, 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr Pause usw.
So vermeidest du Leerlaufzeiten. Achte bei all den durchgetakteten Aufgaben aber darauf, wenigstens jede Stunde einmal aufzustehen und in Bewegung zu kommen. Dein Körper dankt es dir.
Tipp 4: Vermeide Multitasking
Multitasking klingt verlockend, schließlich kannst du dabei mehrere Dinge gleichzeitig erledigen. Grundsätzlich ist jeder Mensch in gewissem Maße zu Multitasking fähig: Man denke daran, ein Auto zu fahren oder Gitarre zu spielen und gleichzeitig zu singen. Musst du dich aber auf eine Aufgabe fokussieren, dann sind alle anderen Dinge, die von der Seite reinflattern, wie z. B. Mails, Unterbrechungen, die von deiner eigentlichen Aufgabe ablenken. Letztendlich brauchst du also für deine dringend zu erledigende Aufgabe länger. Gleichzeitig leidet durch die Unterbrechungen die Konzentration und Fehler passieren schneller.
Versuche also, die Ablenkungen so gering wie möglich zu halten. Schließe dein Mailprogramm für eine Weile oder setze deinen Status im Chat auf „Nicht stören“.
Ein weiterer Zeitmanagement-Tipp an dieser Stelle, um fokussiert zu bleiben: Nutze die Pomodoro-Methode (25 Minuten konzentriertes Arbeiten + kurze Pause von 2–3 Minuten). Einfach einen Timer stellen und los geht’s!
Tipp 5: Lerne, nein zu sagen
Effizientes Zeitmanagement kann auch bedeuten: Nein sagen können. Zusätzliche Verpflichtungen, die vielleicht nicht mal in deinen Aufgabenbereich gehören, die du aber aus reiner Nettigkeit übernimmst, sorgen bei dir für Stress und bringen dein Zeitmanagement durcheinander.
Lerne daher bewusst, nein zu sagen:
- Prüfe jede neue Anfrage oder Aufgabe daraufhin, ob sie mit deinen Zielen übereinstimmt bzw. in deinen Aufgabenbereich fällt.
- Kommuniziere höflich, aber bestimmt deine Grenzen („Ich würde gerne helfen, habe jedoch momentan keine Kapazität.“).
Denke daran: Jedes Nein ist ein Ja zu deinen offenen Aufgaben und beugt vor, dass du dich übernimmst. Wenn du mit deinen Aufgaben nicht mehr nachkommst, ist schließlich weder dir noch dem Unternehmen geholfen.
Tipp 6: Zeitmanagement-Tipps umsetzen: Taste dich ran
Um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert, hilft nur Eins: ausprobieren. Aber am besten nicht alles auf einmal, denn wenn du dich gleich zu Beginn mit zu viel Neuem überforderst, setzt du am Ende aus Frust gar nichts an Zeitmanagement-Tipps um. Mach es dir also leicht: Starte zunächst mit einer Methode und teste, wie gut sie in deinen Berufsalltag passt. Wenn du merkst, so ganz harmoniert ihr beiden nicht, dann optimiere sie, indem du sie mit einer anderen Methode kombinierst, oder du probierst ein anderes Zeitmanagement-Tool aus.
Du hast es in der Hand: Effektives Zeitmanagement baut auf klaren Zielen, dazu passenden Routinen und einem guten Handwerkskoffer an Tools auf. Probiere dich aus und finde heraus, welche Zeitmanagement-Tools sich am besten für dich eignen.
