Warenwirtschaftssysteme

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, alle Prozesse rund um den Einkauf, die Lagerhaltung und den Verkauf von Waren effizient zu verwalten. Es ermöglicht eine zentrale Steuerung und Überwachung des gesamten Material- und Informationsflusses innerhalb eines Unternehmens.

Welche Aufgaben erfüllt ein Warenwirtschaftssystem?

Die Hauptaufgabe eines WWS besteht darin, Transparenz über Bestände, Bewegungen und Verfügbarkeiten von Waren zu schaffen. Dadurch wird der gesamte Geschäftsprozess optimiert – vom Einkauf bis zum Vertrieb. In den folgenden Aufgabenfeldern ist ein WWS eine hilfreiche Unterstützung:

• Bestandsmanagement: Sicherstellen optimaler Lagerbestände zur Vermeidung von Überbeständen oder Engpässen.
• Prozessautomatisierung: Reduzierung manueller Tätigkeiten durch automatisierte Abläufe, z. B. bei Nachbestellungen.
• Kostenkontrolle: Minimierung von Lager-, Beschaffungs- und Verwaltungskosten.
• Auftragsabwicklung: Schnelle Lieferfähigkeit durch bessere Planung und damit eine höhere Kundenzufriedenheit.

Unterschiede zwischen ERP-Systemen und reinen WWS

Ein WWS ist häufig Bestandteil eines umfassenderen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) oder kann als eigenständige Lösung genutzt werden:

Merkmal	Warenwirtschaftssystem	ERP-System
Fokus auf	Verwaltung des Materialflusses	Ganzheitliche Unternehmenssteuerung
Funktions-umfang	Beschränkt auf Logistik und Handel	Integriert auch Finanzen, HR etc.
Zielgruppe	Häufig KMU oder Einzelhändler	Eher größere Unternehmen

 

Während ein reines WWS nur Einkaufs-, Verkaufs- und Lagerprozesse abdeckt, bietet ein ERP-System zusätzlich Module für Buchhaltung oder Personalmanagement.

Für welche Unternehmen sind WWS relevant?

Warenwirtschaftssysteme sind besonders relevant für Handelsunternehmen mit umfangreichen Sortimenten sowie Produktionsbetriebe mit komplexen Lieferkettenstrukturen.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Einzelhandel: Verwaltung großer Produktpaletten in Filialen oder Onlineshops.
• Großhandel: Steuerung internationaler Lieferketten mit vielen Zwischenstationen.
• Produktion: Koordination zwischen Rohstoffbeschaffung, Fertigungsschritten und Endproduktlagerung.

FAQ

Welche Arten von WWS gibt es?

Es gibt drei Arten von Warenwirtschaftssystemen: geschlossene, offene oder integrierte WWS. Sie unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Geschlossene Systeme decken alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben ab und werden von einem einzigen System verwaltet. Ein offenes System hingegen kann über Schnittstellen an andere Systeme angebunden werden und integrierte Systeme wiederum sind eine Weiterentwicklung der offenen Systeme und bieten durch ihre modulare Struktur eine breite Anbindungsmöglich an z. B. externe Dienstleister wie Banken oder Lieferanten an.

Wie wählt man das richtige System aus?

Die Wahl hängt ab von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche sowie spezifischen Anforderungen, z. B. Schnittstellen zu externen Dienstleistern. Eine Bedarfsanalyse hilft dabei herauszufinden, ob einfache Standardlösungen ausreichen oder individuelle Anpassungen notwendig sind.

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Ein WWS sorgt für mehr Effizienz und Transparenz in allen Warenbewegungen. Unternehmen profitieren unter anderem von einer automatisierten Bestandsführung, weniger Fehlbestellungen, schnelleren Reaktionsmöglichkeiten bei Engpässen und einer besseren Auswertung von Verkaufszahlen. Außerdem lassen sich viele Systeme mit Buchhaltungs- oder Kassensoftware verknüpfen, was Doppelarbeit vermeidet und zur Fehlerreduktion beiträgt.

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