Kassenbuch
Definition von Kassenbuch
Ein Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung, in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, die Barbewegungen betreffen. Es dokumentiert sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens chronologisch und lückenlos. Ziel ist die präzise Abbildung des Kassenbestands zu jedem Zeitpunkt.
Die Kassenbuchführung ist insbesondere für Unternehmen mit Publikumsverkehr, wie im Einzelhandel oder in der Gastronomie, verpflichtend. Sie dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und muss den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.
Wie führt man ein Kassenbuch richtig?
Ein Kassenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Wichtig ist, dass jede Buchung nachvollziehbar, zeitnah, vollständig und unveränderbar erfolgt. Die Einträge bestehen typischerweise aus Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag und dem aktuellen Kassenbestand.
- Datum: Tag der Barbewegung
- Belegnummer: Eindeutige Zuordnungsmöglichkeit zu einem Beleg
- Buchungstext: Beschreibung der Geschäftsvorfälle
- Betrag: Höhe der Ausgabe oder Einnahme
- Kassenbestand: neuer Stand nach der Buchung
Wird das Kassenbuch manuell geführt, muss es gebunden sein. Elektronische Varianten müssen GoBD-konform sein – Änderungen dürfen nicht heimlich möglich sein.
Anwendungsbereiche und Branchen
Kassenbücher sind für alle Unternehmen relevant, die mit Bargeld arbeiten. Dazu zählen unter anderem:
- Einzelhändler:innen
- Gastronomiebetriebe
- Handwerksbetriebe
- Kleinunternehmer:innen
Auch bei Nutzung einer Registrierkasse ist ein zusätzliches Kassenbuch sinnvoll oder vorgeschrieben, sofern die Kasse keine vollständige GoBD-konforme Speicherung bietet.
Typische Fehler bei der Kassenbuchführung
Viele Fehler entstehen durch Unachtsamkeit oder fehlendes Wissen. Häufige Probleme sind:
- Nachträgliche Änderungen: Diese sind unzulässig und führen zu Beanstandungen
- Unvollständige Belege: Jede Buchung braucht einen nachvollziehbaren Beweis
- Fehlende Tagesabschlüsse: Der tägliche Kassenbericht ist Pflicht
- Negativer Kassenbestand: Ein Kassenminus ist in der Realität nicht möglich
Um diese Probleme zu vermeiden, empfiehlt sich die Nutzung professioneller Kassenbuchsoftware mit GoBD-Testat.
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FAQ
Wie oft muss man ein Kassenbuch führen?
Ein Kassenbuch muss täglich geführt werden, sobald Bargeld im Spiel ist. Das bedeutet: Jeder Geschäftstag mit Barbewegungen erfordert einen Tagesabschluss.
Ist eine Excel-Tabelle als Kassenbuch erlaubt?
Nein, Excel erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD, da die Daten leicht veränderbar sind. Für die elektronische Kassenbuchführung ist eine zertifizierte Software notwendig.
Was passiert bei falscher Kassenbuchführung?
Fehlerhafte oder unvollständige Kassenbücher können bei einer Betriebsprüfung zum Verwerfen der Buchführung führen. Es drohen Steuernachzahlungen und Bußgelder.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?
Der Kassenbericht ist die tägliche Zusammenfassung der Bareinnahmen und -ausgaben. Er ist Teil des Kassenbuchs, das alle Einträge über einen längeren Zeitraum enthält.
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