Proforma-Rechnung
Definition: Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das zu Informationszwecken erstellt wird und keine rechtliche Zahlungsaufforderung darstellt. Sie wird typischerweise dann verwendet, wenn keine tatsächliche Rechnung gestellt wird, aber Angaben zu Warenwert, Menge oder Lieferung benötigt werden. Eine Proforma-Rechnung enthält ähnliche Informationen wie eine reguläre Handelsrechnung, ist jedoch nicht verbindlich im rechtlichen Sinne.
Anwendungsbereiche der Proforma-Rechnung
Die Proforma-Rechnung findet in verschiedenen Situationen Anwendung, insbesondere im internationalen Handel:
- Proforma-Rechnung für Zoll: Zur Deklaration von Sendungen ohne kommerziellen Wert, etwa bei Mustersendungen oder Geschenken. Sie hilft dem Zoll, den Handelswert einer Ware zu bestimmen.
- Proforma-Rechnung bei Angeboten: Vor Angebotsannahme kann eine Proforma-Rechnung erstellt werden, um dem potenziellen Empfänger Details zur geplanten Lieferung und zum Warenwert zu übermitteln.
- Proforma-Rechnung in der Buchhaltung: Sie dient lediglich als internes Dokument und wird nicht wie eine echte Rechnung verbucht.
Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?
Nein, eine Proforma-Rechnung ist rechtlich nicht bindend. Sie stellt keine zahlungspflichtige Rechnung dar und darf nicht mit einer echten Handelsrechnung verwechselt werden. Ihr Zweck ist rein informativ. Daher entsteht durch sie weder eine Zahlungs- noch eine Lieferverpflichtung.
Proforma-Rechnung und Vorsteuerabzug
Ein häufiger Irrtum: Für eine Proforma-Rechnung kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Da sie keine gültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, erfüllt sie nicht die formalen Anforderungen, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen. Hier ist eine ordentliche Rechnung erforderlich.
Proforma-Rechnung buchen oder nicht?
Da eine Proforma-Rechnung keine steuerlich relevante Rechnung ist, darf sie in der Buchhaltung nicht als Einnahme oder Ausgabe verbucht werden. Sie erzeugt keine Buchungspflicht, sondern dient lediglich zur Vorabinformation. Bei tatsächlichem Leistungs- oder Warenaustausch muss zusätzlich eine reguläre Rechnung erstellt werden.
Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?
Obwohl sie keine rechtliche Wirkung hat, sollte eine Proforma-Rechnung bestimmte Angaben enthalten, um ihren Zweck zu erfüllen:
- Absender und Empfänger
- Beschreibung der Ware oder Leistung
- Stückzahl und Einzelpreise
- Gesamter Warenwert
- Hinweis, dass es sich um eine Proforma-Rechnung handelt
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FAQ
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein informatives Dokument ohne Zahlungsaufforderung, das häufig für Zollzwecke oder Angebotsvorschauen verwendet wird.
Kann ich mit einer Proforma-Rechnung Vorsteuer abziehen?
Nein, eine Proforma-Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, da sie keine rechtsgültige Rechnung nach UStG darstellt.
Muss ich eine Proforma-Rechnung in der Buchhaltung erfassen?
Nein, da keine steuerliche Relevanz besteht, wird die Proforma-Rechnung nicht als Geschäftsvorfall gebucht.
Ist eine Proforma-Rechnung für den Zoll ausreichend?
Ja, für bestimmte Sendungen wie Muster oder Geschenke ist sie als Nachweis des Warenwerts beim Zoll ausreichend.
Wie kann ich eine Proforma-Rechnung erstellen?
Die Erstellung erfolgt ähnlich wie bei einer regulären Rechnung. Wichtig ist der Hinweis „Proforma-Rechnung“ und dass keine Zahlung gefordert wird.
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